Workflows verwalten, an denen du als MitarbeiterIn beteiligt bist

Wer kann diese Funktion benutzen?
  • Alle Mitglieder mit der Berechtigung, Workflows zu erstellen oder daran mitzuarbeiten
  • Standard-, Plus- und Enterprise Grid-Plan

Wenn du einen Workflow erstellt hast oder als MitarbeiterIn hinzugefügt wurdest, erfährst du, wie du einen Workflow bearbeitest, dessen Veröffentlichung rückgängig machst oder ihn löschst und wie du andere MitarbeiterInnen verwalten kannst. 


Workflows bearbeiten

Schritte ändern oder entfernen

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Workflow-Builder aus.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Deine Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, den du ändern möchtest, auf das Symbol mit den drei Punkten ( ). Wähle dann Bearbeiten aus.
  5. Klicke neben dem Auslöser des Workflows oder einem Schritt auf Bearbeiten. Nimm danach Änderungen vor und klicke abschließend auf Speichern
  6. Wenn dein Workflow live ist, klickst du oben rechts auf Änderungen veröffentlichen.

Hinweis: Es ist derzeit nicht möglich, die Art und Weise, wie ein Workflow gestartet wird, zu ändern. Du kannst jedoch den Channel ändern, über den ein Workflow gestartet wird.

Den Titel oder das Symbol eines Workflows ändern

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Workflow-Builder aus.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Deine Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, den du ändern möchtest, auf das   Symbol mit den drei Punkten. Wähle dann „Bearbeiten“ aus.
  5. Klicke auf das Tab Einstellungen.
  6. Klicke neben der Einstellung, die du ändern möchtest, auf Bearbeiten
  7. Nimm die gewünschten Änderungen vor und klicke abschließend auf Speichern.


Workflow-Formulardaten herunterladen

Wenn in deinem Workflow ein Formular enthalten ist, möchtest du vielleicht auch außerhalb von Slack mit den Formulardaten arbeiten. Du kannst dazu Daten von einem beliebigen Workflow-Formular als CSV-Datei herunterladen. 

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Workflow-Builder aus. 
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Deine Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, von dem du Formulardaten herunterladen möchtest, auf das   Symbol mit den drei Punkten. Wähle dann Formulardaten herunterladen aus. 
  5. Wenn dein Workflow mehrere Formulare enthält, wähle eines aus dem Drop-down-Menü aus. Klicke dann auf Formulardaten herunterladen
  6. Du wirst eine Direktnachricht von Slackbot mit einem Link zur Datei erhalten, sobald sie fertig ist.

Hinweis: Wenn du die Option zum Herunterladen von Formulardaten im Menü nicht siehst, wende dich an eine/n Workspace-InhaberIn oder -AdministratorIn, um dir helfen zu lassen. Es kann nämlich sein, dass er/sie den Zugriff auf diese Funktion deaktiviert hat.


Workflow-Dateien herunterladen

Lade einen Workflow herunter, um ihn als JSON-Datei auf deinem Computer zu speichern. Nachdem du eine Workflow-Datei heruntergeladen hast, kannst du sie in den Workflow-Builder importieren, um automatisch einen neuen Workflow zu erstellen.

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Workflow-Builder aus.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Deine Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, den du herunterladen möchtest, auf das Symbol mit den drei Punkten ( ). Wähle dann Eine Workflow-Datei herunterladen aus.
  5. Klicke auf Speichern.

 

MitarbeiterInnen verwalten

Wenn Team-Mitglieder in eine andere Abteilung wechseln oder an einem anderen Projekt arbeiten, benötigst du im Rahmen eines bestimmten Workflows möglicherweise nicht länger ihre Hilfe. Jede/r MitarbeiterIn eines Workflows kann andere MitarbeiterInnen hinzufügen oder entfernen. Genauso kannst du dich auch selbst entfernen.

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Workflow-Builder aus.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Deine Workflows.
  4. Klicke neben einem Workflow auf das Symbol mit den drei Punkten ( ). Wähle dann Bearbeiten aus.
  5. Klicke auf das Tab Einstellungen.
  6. Wählen neben „MitarbeiterInnen“ die Option Verwalten aus.
  7. Öffne das Dropdown-Menü und klicke auf den Namen einer Person, um sie als MitarbeiterIn hinzuzufügen. Um eine/n MitarbeiterIn zu entfernen, klicke in der Liste unterhalb des Dropdown-Menüs neben seinem/ihrem Namen auf Entfernen.

Tipp: Wenn du dich versehentlich als MitarbeiterIn entfernst, bitte eine/n andere/n MitarbeiterIn, dich wieder hinzuzufügen.

 

Veröffentlichung eines Workflows aufheben oder ihn löschen

Veröffentlichung eines Workflows aufheben

Hebe die Veröffentlichung eines Workflows auf, um den Zugriff darauf in einem Channel zu unterbinden. Du und andere MitarbeiterInnen können einen unveröffentlichten Workflow einsehen und aktualisieren und ihn dann erneut veröffentlichen, damit die Mitglieder ihn wieder verwenden können.

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Workflow-Builder aus.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Deine Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, dessen Veröffentlichung du aufheben möchtest, auf das Symbol mit den drei Punkten ( ). Klicke dann auf Bearbeiten.
  5. Wähle Veröffentlichung rückgängig machen aus.


Workflows löschen

Wenn du einen Workflow löschst, wird er für alle, die ihn derzeit verwenden, nicht mehr ausgeführt und die Mitglieder können ihn nicht mehr starten. Das Löschen eines Workflows ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Workflow-Builder aus.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Deine Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, den du löschen möchtest, auf das Symbol mit den drei Punkten ( ). Klicke dann auf Bearbeiten.
  5. Wähle Löschen aus und klicke dann erneut auf Löschen.
Wer kann diese Funktion benutzen?
  • Alle Mitglieder mit der Berechtigung, Workflows zu erstellen oder daran mitzuarbeiten
  • Standard-, Plus- und Enterprise Grid-Plan

Wenn du einen Workflow erstellt hast oder als Mitarbeiter hinzugefügt wurdest, erfährst du, wie du einen Workflow bearbeitest, dessen Veröffentlichung rückgängig machst oder ihn löschst und wie du andere Mitarbeiter verwalten kannst. 


Workflows bearbeiten

Schritte ändern oder entfernen

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Tools aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Deine Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, den du ändern möchtest, auf das Symbol mit den drei Punkten ( ). Wähle dann Bearbeiten aus.
  5. Klicke neben dem Auslöser des Workflows oder einem Schritt auf Bearbeiten. Nimm danach Änderungen vor und klicke abschließend auf Speichern
  6. Wenn dein Workflow live ist, klickst du oben rechts auf Änderungen veröffentlichen.

Hinweis: Es ist derzeit nicht möglich, die Art und Weise, wie ein Workflow gestartet wird, zu ändern. Du kannst jedoch den Channel ändern, über den ein Workflow gestartet wird.

Den Titel oder das Symbol eines Workflows ändern

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Tools aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Deine Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, den du ändern möchtest, auf das   Symbol mit den drei Punkten. Wähle dann Bearbeiten aus.
  5. Klicke auf das Tab Einstellungen.
  6. Klicke neben der Einstellung, die du ändern möchtest, auf Bearbeiten
  7. Nimm die gewünschten Änderungen vor und klicke abschließend auf Speichern.


Workflow-Formulardaten herunterladen

Wenn in deinem Workflow ein Formular enthalten ist, möchtest du vielleicht auch außerhalb von Slack mit den Formulardaten arbeiten. Du kannst dazu Daten von einem beliebigen Workflow-Formular als CSV-Datei herunterladen. 

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Tools aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Deine Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, von dem du Formulardaten herunterladen möchtest, auf das   Symbol mit den drei Punkten. Wähle dann Formulardaten herunterladen aus. 
  5. Wenn dein Workflow mehrere Formulare enthält, wähle eines aus dem Drop-down-Menü aus. Klicke dann auf Formulardaten herunterladen
  6. Du wirst eine Direktnachricht von Slackbot mit einem Link zur Datei erhalten, sobald sie fertig ist.

Hinweis: Wenn du die Option zum Herunterladen von Formulardaten im Menü nicht siehst, wende dich an Workspace-Inhaber oder -Administratoren, um dir helfen zu lassen. Es kann nämlich sein, dass der Zugriff auf diese Funktion deaktiviert wurde.


Workflow-Dateien herunterladen

Lade einen Workflow herunter, um ihn als JSON-Datei auf deinem Computer zu speichern. Nachdem du eine Workflow-Datei heruntergeladen hast, kannst du sie in den Workflow-Builder importieren, um automatisch einen neuen Workflow zu erstellen.

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Tools aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Deine Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, den du herunterladen möchtest, auf das Symbol mit den drei Punkten ( ). Wähle dann Eine Workflow-Datei herunterladen aus.
  5. Klicke zum Speichern auf Speichern.

 

MitarbeiterInnen verwalten

Wenn ein Teammitglied die Abteilung wechselt oder mit der Arbeit an einem neuen Projekt beginnt, kann es sein, dass die Zusammenarbeit an deinem Workflow nicht mehr erforderlich ist. Alle Mitarbeiter eines Workflows können andere Mitarbeiter hinzufügen oder entfernen, und du hast auch die Möglichkeit, dich selbst von dem Workflow zu entfernen.

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Tools aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Deine Workflows.
  4. Klicke neben einem Workflow auf das Symbol mit den drei Punkten ( ). Wähle dann Bearbeiten aus.
  5. Klicke auf das Tab Einstellungen.
  6. Wählen neben „MitarbeiterInnen“ die Option Verwalten aus.
  7. Öffne das Drop-down-Menü und klicke auf den Namen einer Person, um sie als Mitarbeiter hinzuzufügen. Klicke auf Entfernen neben den Namen von Mitarbeitern in der Liste unter dem Drop-down-Menü, um die Mitarbeiter zu entfernen.

Tipp: Wenn du dich versehentlich als Mitarbeiter entfernst, bitte andere Mitarbeiter darum, dich wieder hinzuzufügen.

 

Veröffentlichung eines Workflows aufheben oder ihn löschen

Veröffentlichung eines Workflows aufheben

Hebe die Veröffentlichung eines Workflows auf, um den Zugriff von Mitgliedern darauf in einem Channel zu unterbinden. Du und andere Mitarbeiter können einen unveröffentlichten Workflow einsehen und aktualisieren und ihn dann erneut veröffentlichen, damit die Mitglieder ihn wieder verwenden können.

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Tools aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Deine Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, dessen Veröffentlichung du aufheben möchtest, auf das Symbol mit den drei Punkten ( ). Klicke dann auf Bearbeiten.
  5. Wähle Veröffentlichung rückgängig machen aus.


Workflows löschen

Wenn du einen Workflow löschst, wird er für alle, die ihn derzeit verwenden, nicht mehr ausgeführt und die Mitglieder können ihn nicht mehr starten. Das Löschen eines Workflows ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Tools aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Deine Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, den du löschen möchtest, auf das Symbol mit den drei Punkten ( ). Klicke dann auf Bearbeiten.
  5. Wähle Löschen aus und klicke dann erneut auf Löschen.