Slack-Verwaltung: Zugriff und Funktionen für den Workflow-Builder verwalten

Wer kann diese Funktion benutzen?
  • Workspace-Inhaberinnen bzw. -Inhaber/-Administratorinnen bzw. -Administratoren und Organisationsinhaberinnen bzw. -inhaber/-administratorinnen bzw. administratoren
  • Verfügbar für kostenpflichtige Pläne

Der Workflow-Builder bietet eine einfache Reihe von Tools zur Automatisierung von Routineprozessen innerhalb von Slack an. Standardmäßig können alle Mitglieder (aber keine Gäste) auf den Workflow-Builder zugreifen, um Workflows zu erstellen.

Danach läuft es folgendermaßen ab:

Tipp: Inhaber:innen und Admins können im Workflow-Dashboard in ihrem Workspace oder ihrer Organisation alle veröffentlichten Workflows anzeigen und sich selbst als Workflow-Manager:innen hinzufügen.


Zugriff auf Workflow-Builder verwalten

Pro-Pläne und Business+ Pläne

Enterprise Grid-Plan

Standardmäßig können alle Mitglieder sowohl Standard- als auch Premium-Workflows erstellen. Du kannst jede Art von Workflow nur auf Inhaber:innen und Administrator:innen beschränken oder den Zugriff auf bestimmte Personen erlauben.

  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Tools und Einstellungen aus und klicke auf Workspace-Einstellungen.
  3. Klicke oben auf der Seite auf den Tab Berechtigungen.
  4. Klicke neben Nur Standard-Workflows veröffentlichen oder Alle Workflows, einschließlich Premium-Workflows, veröffentlichen auf Erweitern.
  5. Bestimme, wer Workflows erstellen kann. Wenn du Alle Inhaber:innen oder Admins auswählst, kannst du das Kontrollkästchen neben Bestimmte Benutzer:innen und Gruppen aktivieren, um bestimmten Mitgliedern oder Benutzergruppen Zugriff zu gewähren.
  6. Klicke auf Speichern.  

Wenn du einer Person den Zugriff auf den Workflow-Builder entziehst, kann sie immer noch Workflows verwalten, die sie vor dem Verlust des Zugriffs erstellt hat. 

Standardmäßig können alle Mitglieder einer Enterprise Grid-Organisation Workflows erstellen. Organisationsinhaber:innen und -admins können den Workflow-Builder für ihre Organisation deaktivieren oder eine Organisationsrichtlinie zur Auswahl der Mitglieder festlegen, die sowohl Standard- als auch Premium-Workflows erstellen können. 

Workflow-Builder aktivieren oder deaktivieren

  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü Tools und Einstellungen aus und klicke auf Organisationseinstellungen.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Einstellungen. Wähle dann Organisationseinstellungen aus.
  4. Wähle neben Workflow-Builder Aktivieren oder Deaktivieren aus. Klicke dann zum Bestätigen auf Aktivieren oder  Deaktivieren.

Alle Workflows, die vor der Deaktivierung des Workflow-Builder erstellt wurden, bleiben aktiv und für alle zugänglich. Wenn du unterbinden möchtest, dass andere einen Workflow verwenden können, füge dich selbst als Workflow-Manager:in hinzu und entferne den Workflow oder bitte eine:n vorhandene:n Workflow-Manager:in, die Veröffentlichung rückgängig zu machen oder den Workflow zu löschen.

Organisationsrichtlinie für die Workflow-Erstellung festlegen

Bei aktiviertem Workflow-Builder können Org.-Inhaber:innen und -Administrator:innen eine Org.-Richtlinie festlegen, mit der sie verwalten können, wer nur Standard-Workflows und wer sowohl Standard- als auch Premium-Workflows erstellen kann:

  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü Tools und Einstellungen aus und klicke auf Organisationseinstellungen.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Einstellungen. Wähle danach Organisationsrichtlinien aus.
  4. Klicke auf das Tab Berechtigungen
  5. Klicke neben Nur Standard-Workflows veröffentlichen oder Alle Workflows, einschließlich Premium-Workflows, veröffentlichen auf Richtlinie hinzufügen
  6. Bestimme, wer Workflows erstellen kann. Bei der Auswahl der Option Alle Inhaber:innen oder Admins oder Organisationsinhaber:innen und -Admins kannst du die Kontrollkästchen neben Reguläre Mitglieder spezifischer Workspaces einbeziehen oder Bestimmte Personen einbeziehen aktivieren, um Berechtigungen für Workspaces oder bestimmte Personen zu vergeben.
  7. Klicke auf Richtlinie speichern und dann zum Bestätigen auf Richtlinie erstellen.


Zugriff auf den Workflow-Builder verwalten

Du hast nur dann weiterhin Zugriff auf den alten Workflow-Builder, wenn einer deiner alten Workflows nicht in die aktuellste Version des Workflow-Builders migriert werden konnte. Im September 2024 wird die Ausführung sämtlicher alter Workflows eingestellt, die Berechtigungen zur Erstellung von Workflows bestimmen nur noch die Erstellung von Standard- und Premium-Workflows, und auf den alten Workflow-Builder kann nicht mehr zugegriffen werden.

Pro-Pläne und Business+ Pläne

Enterprise Grid-Plan

Die von dir für Alle Workflows, einschließlich Premium festgelegte Berechtigung bestimmt auch, wer Workflows mit dem alten Workflow-Builder erstellen kann.

  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Tools und Einstellungen aus und klicke auf Workspace-Einstellungen.
  3. Klicke oben auf der Seite auf den Tab Berechtigungen.
  4. Klicke neben Alle Workflows veröffentlichen, einschließlich Premium-Workflows auf Erweitern.
  5. Bestimme, wer Workflows erstellen kann. Wenn du Alle Inhaber oder Administratoren wählst, kannst du das Kontrollkästchen neben Auch bestimmte Benutzer und Gruppen einbeziehen aktivieren, um bestimmten Mitgliedern oder Benutzergruppen Zugriff zu gewähren.
  6. Klicke auf Speichern.  

Wenn du eine Org.-Richtlinie für die Erstellung von Premium-Workflows einrichtest, können Workspace-Inhaber:innen und -Administrator:innen in Workspaces, die sie verwalten, keine Workflow-Builder-Einstellungen mehr anpassen.

Stattdessen wird durch die von dir auf Org.-Ebene festgelegten Richtlinien für das Erstellen von Standard- und Premium-Workflows bestimmt, wer Standard-, Premium- und alte Workflows erstellen kann.

Solltest du keine Org.-Richtlinie für das Erstellen von Premium-Workflows festlegen, können alle außer Gäste Premium-Workflows erstellen, und die Erstellung von alten Workflows wird durch die Berechtigungen geregelt, die Workspace-Inhaber:innen oder -Administrator:innen auf Workspace-Ebene festlegen. 


Zusätzliche Workflow-Ausführungen verwalten

Inhaber:innen und Administratoren:innen können außerdem die folgenden Workflow-Builder-Funktionen in den Einstellungen und Berechtigungen ihres Workspace oder ihrer Organisation verwalten:


Workflow-Builder-Einstellungen

Pro-Pläne und Business+ Pläne

Enterprise Grid-Plan

Führe die folgenden Schritte aus, um die Einstellung für Nutzungsbenachrichtigungen von Premium-Workflows zu verwalten.

  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Tools und Einstellungen aus und klicke auf Workspace-Einstellungen
  3. Klicke neben Nutzungsbenachrichtigungen von Premium-Workflows auf Erweitern und aktiviere oder deaktiviere dann das Kontrollkästchen. 
  4. Klicke auf Speichern

Führe die folgenden Schritte aus, um die Organisationseinstellungen für Nutzungsbenachrichtigungen für Premium-Workflows und die Standard-Sichtbarkeit für Schritte von Drittanbietern zu verwalten.

  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü Tools und Einstellungen aus und klicke auf Organisationseinstellungen 
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Einstellungen. Wähle dann Organisationseinstellungen aus. 
  4. Klicke auf das Tab Berechtigungen
  5. Klicke neben der Workflow-Builder-Einstellung, die du verwalten möchtest, auf Bearbeiten
  6. Befolge die Anweisungen und klicke dann auf Speichern


Berechtigungen für den Workflow-Builder

Pro-Pläne und Business+ Pläne

Enterprise Grid-Plan

Führe die folgenden Schritte aus, um die Berechtigungen für die Nutzung von Workflows für Slack Connect, die Standardsichtbarkeit für Schritte von Drittanbietern, das Starten von Workflows mit Webhooks und das Herunterladen von Workflow-Formulardaten zu verwalten.

  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Tools und Einstellungen aus und klicke auf Workspace-Einstellungen
  3. Klicke oben auf der Seite auf den Tab Berechtigungen
  4. Klicke neben der Funktion, für die du den Zugriff verwalten möchtest, auf Erweitern. Aktiviere oder deaktiviere dann das Kontrollkästchen. 
  5. Klicke auf Speichern

Lege eine Organisationsrichtlinie fest, um die Berechtigungen für das Starten von Workflows mit Webhooks und das Herunterladen von Workflow-Formularantworten zu verwalten.

  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü Tools und Einstellungen aus und klicke auf Organisationseinstellungen 
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Einstellungen. Wähle danach Organisationsrichtlinien aus. 
  4. Klicke auf das Tab Berechtigungen
  5. Klicke neben der Richtlinie, die du festlegen möchtest, auf Richtlinie hinzufügen
  6. Befolge die Anweisungen und wähle dann Richtlinie speichern aus. Klicke zur Bestätigung auf Richtlinie erstellen

Hinweis: In der neuen Version des Workflow-Builder hat sich die Verwaltung des Zugriffs auf Schritte aus Drittanbieter-Apps geändert.