Zugriff und Berechtigungen für den Workflow-Builder verwalten

Wer kann diese Funktion benutzen?
  • Workspace-InhaberInnen/-AdministratorInnen und OrganisationsinhaberInnen/-administratorInnen
  • Verfügbar für bezahlte Pläne

Workflow-Builder bietet eine einfache Reihe von Tools zur Automatisierung von Routineprozessen innerhalb von Slack an. Kein Programmieren erforderlich. Als Standardeinstellung haben alle Mitglieder (aber nicht Gäste) Zugang zu Workflow-Builder, um benutzerdefinierte Workflows zu erstellen.

Danach läuft es folgendermaßen ab:


Zugriff auf Workflow-Builder verwalten

Pro- und Business+ Plan

Enterprise Grid-Plan

Standardmäßig können alle Mitglieder eines Workspace Workflows erstellen. Workspace-Inhaber und Administratoren können den Zugriff auf bestimmte Leute beschränken, wenn sie möchten: 

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke auf Workspace-Einstellungen.
  3. Klicke oben auf der Seite auf den Tab Berechtigungen.
  4. Klicke neben Workflow-Erstellung auf Erweitern.
  5. Bestimme, wer Workflows erstellen kann. Wenn du Alle Inhaber oder Administratoren wählst, kannst du das Kontrollkästchen neben Auch bestimmte Benutzer und Gruppen einbeziehen aktivieren, um bestimmten Mitgliedern oder Benutzergruppen Zugriff zu gewähren.
  6. Klicke auf Speichern.  

Hinweis: Wenn du Mitgliedern den Zugriff auf Workflow-Builder entziehst, können sie immer noch Workflows verwalten, die sie vor dem Verlust des Zugriffs erstellt haben. 

Standardmäßig können alle Mitglieder einer Enterprise Grid-Organisation Workflows erstellen. Organisationsinhaber und Administratoren können Workflow-Builder für ihre Organisation deaktivieren oder eine Organisationsrichtlinie festlegen, um zu verwalten, welche Mitglieder ihrer Organisation Zugriff auf Workflow Builder haben. 

Hinweis: Wenn Workflow-Builder aktiviert und keine Organisationsrichtlinie festgelegt ist, können Workspace-Inhaber und Administratoren die Erstellung von Workspaces, die sie verwalten, einschränken. 

Workflow-Builder aktivieren oder deaktivieren

Gehe folgendermaßen vor, um den Workflow-Builder für deine Organisation zu aktivieren oder zu deaktivieren: 

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Einstellungen und Verwaltung aus dem Menü aus und klicke dann auf Organisations-Einstellungen.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Einstellungen. Wähle dann Organisationseinstellungen aus.
  4. Wähle neben Workflow-Builder Aktivieren oder Deaktivieren aus. Klicke dann zum Bestätigen auf Aktivieren oder  Deaktivieren.

Alle Workflows, die vor der Deaktivierung des Workflow-Builder erstellt wurden, bleiben aktiv und für alle zugänglich. Füge dich als Mitarbeiter hinzu, um zu verhindern, dass Mitglieder Workflows starten können und entferne sie oder bitte einen bestehenden Mitarbeiter darum.


Organisationsrichtlinie für die Workflow-Erstellung festlegen

Wenn Workflow-Builder aktiviert ist, können Organisationsinhaber und Administratoren eine Organisationsrichtlinie festlegen, um zu verwalten, welche Personen Workflows erstellen können:

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Einstellungen und Verwaltung aus dem Menü aus und klicke dann auf Organisations-Einstellungen.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Einstellungen. Wähle danach Organisationsrichtlinien aus.
  4. Klicke auf das Tab Berechtigungen
  5. Klicke neben Workflow-Erstellung auf Richtlinie hinzufügen
  6. Bestimme, wer Workflows erstellen kann. Wenn du Alle Inhaber oder Administratoren oder Organisationsinhaber und Administratoren auswählst, kannst du das Kontrollkästchen neben Diese spezifischen Benutzer ebenfalls berücksichtigen aktivieren, um bestimmten Mitgliedern Zugriff zu erteilen.
  7. Klicke auf Richtlinie speichern und dann zum Bestätigen auf Richtlinie erstellen

Workflow-Erstellung für einen Workspace verwalten

Wenn keine Organisationsrichtlinie für die Workflow-Erstellung festgelegt wurde, können Workspace-Inhaber und Administratoren die Workflow-Erstellung auf bestimmte Mitglieder ihres Workspace beschränken: 

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke auf Workspace-Einstellungen.
  3. Klicke auf Berechtigungen.
  4. Klicke neben Workflow-Erstellung auf Erweitern
  5. Bestimme, wer Workflows erstellen kann. Wenn du Alle Inhaber oder Administratoren wählst, kannst du das Kontrollkästchen Auch bestimmte Benutzer und Gruppen einbeziehen aktivieren, um bestimmten Mitgliedern oder Benutzergruppen Zugriff zu gewähren.
  6. Klicke auf Speichern


Zugriff auf Workflow-Funktionen verwalten

Hinweis: Im Rahmen von Pro- und Business+ Plänen sind diese Workflow-Funktionen standardmäßig verfügbar. Im Rahmen eines Enterprise Grid-Plans sind diese Funktionen nur verfügbar, wenn sie von einem Organisationsinhaber oder -administrator aktiviert werden.

Inhaber und Administratoren können den Zugriff auf bestimmte Funktionen von Workflow-Builder verwalten:

  • Workflows mit Webhooks erstellen
  • Herunterladen von Workflow-Formulardaten als CSV-Datei
  • Schritte aus Apps in Workflows verwenden

Pro- und Business+ Plan

Enterprise Grid-Plan

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke auf Workspace-Einstellungen
  3. Klicke oben auf der Seite auf den Tab Berechtigungen
  4. Klicke neben der Funktion, für die du den Zugriff verwalten möchtest, auf Erweitern. Aktiviere oder deaktiviere dann das Kontrollkästchen. 
  5. Klicke auf Speichern

Eine Zugriffs-Richtlinie für Workflow-Features festlegen

Organisationsinhaber und Administratoren können Organisationsrichtlinien festlegen, um den Zugriff auf Workflow-Funktionen zu verwalten.

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke dann auf Organisationseinstellungen
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Einstellungen. Wähle danach Organisationsrichtlinien aus. 
  4. Klicke auf das Tab Berechtigungen
  5. Klicke neben der Richtlinie, die du festlegen möchtest, auf Richtlinie hinzufügen
  6. Befolge die Anweisungen und wähle dann Richtlinie speichern aus. Klicke zur Bestätigung auf Richtlinie erstellen

Zugriff auf Workflow-Funktionen für einen Workspace verwalten

Wenn keine Organisationsrichtlinien für den Zugriff auf eine Workflow-Funktion festgelegt wurden, können Workspace-Inhaber und Administratoren den Zugriff für die von ihnen verwalteten Workspaces bestimmen.

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke auf Workspace-Einstellungen
  3. Klicke auf Berechtigungen
  4. Klicke neben der Workflow-Builder-Berechtigung, die du verwalten möchtest, auf Erweitern
  5. Nimm die gewünschten Änderungen vor und klicke abschließend auf Speichern


Veröffentlichte Workflows einsehen

Inhaber und Administratoren von Workspaces können alle veröffentlichten Workflows einsehen, die von Mitgliedern ihres Workspace erstellt wurden. 

Hinweis: Es ist derzeit für Organisationsinhaber und -administratoren nicht möglich, alle Workflows, die in einer Enterprise Grid-Organisation erstellt wurden, einzusehen. Als Workspace-Inhaber oder -Administrator kannst du alle Workflows in einem Workspace ansehen.

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Tools aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Alle veröffentlichten Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, den du einsehen möchtest, auf das  Symbol mit den drei Punkten. Wähle danach Anzeigen aus.

 

Veröffentlichte Workflows verwalten

Workspace-Inhaber und -Administratoren können sich selbst als Mitarbeiter zu jedem Workflow in ihrem Workspace hinzufügen. Mitarbeiter an einem Workflow können die Schritte des Workflows bearbeiten und ihn umbenennen, die Veröffentlichung rückgängig machen oder ihn löschen. 

Dich selbst als MitarbeiterIn hinzufügen

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Tools aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Alle veröffentlichten Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, den du verwalten möchtest, auf das   Symbol mit den drei Punkten.
  5. Wähle Bearbeiten aus und klicke dann auf Hinzufügen, um als MitarbeiterIn hinzugefügt zu werden.

Hinweis: Slackbot benachrichtigt vorhandene Mitarbeiter, wenn du dich selbst als Mitarbeiter in einem Workflow hinzufügst.

Workflows verwalten

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Tools aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Deine Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, den du verwalten musst, auf das  Symbol mit den drei Punkten.
  5. Wähle eine Option aus dem Menü aus und speichere deine Änderungen oder bestätige die Aktion.

Tipp: Wenn der einzige Mitarbeiter eines Workflows deinen Workspace verlässt, können sich alle Workspace-Inhaber und -Administratoren selbst als Mitarbeiter hinzufügen, um ihn zu verwalten.