Zugriff und Berechtigungen für den Workflow-Builder verwalten

Wer kann diese Funktion benutzen?
  • Workspace-InhaberInnen/-AdministratorInnen und OrganisationsinhaberInnen/-administratorInnen
  • Standard-, Plus- und Enterprise Grid-Plan

Der Workflow-Builder bietet eine einfache Reihe von Tools zur Automatisierung von Routineprozessen innerhalb von Slack an. Standardmäßig können alle Mitglieder (aber keine Gäste) eines Workspace Workflows erstellen. 

  • Bei den PlänenStandard und Plus können Workspace-Inhaber und -Administratoren die Erstellung von Workflows auf bestimmte Mitglieder beschränken und festlegen, ob Mitglieder Workflows mit Webhooks erstellen und Workflow-Formulardaten herunterladen können.
  • Auf dem Enterprise Grid-Plan können Inhaber/Administratoren von Organisationen Organisationsrichtlinien festlegen, um zu verwalten, wer Workflows erstellen und den Zugriff auf bestimmte Workflow-Funktionen verwalten kann. InhaberInnen/AdministratorInnen von Organisationen können sich auch dafür entscheiden, den Workflow-Builder für ihre Organisation zu deaktivieren.

 

Berechtigungen für den Workflow-Builder einrichten

Standard- und Plus-Plan

Enterprise Grid-Plan

Workflow-Erstellung einschränken

Workspace-Mitglieder können Workflows standardmäßig erstellen. Befolge diese Schritte, um einzuschränken, wer Workflows erstellen kann:

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke auf Workspace-Einstellungen.
  3. Klicke auf Berechtigungen.
  4. Klicke neben Workflow-Erstellung auf Erweitern.
  5. Bestimme, wer Workflows erstellen kann.
  6. Klicke auf Speichern.

Hinweis: Wenn du Mitgliedern die Berechtigung zum Erstellen von Workflows entziehst, können sie die von ihnen zuvor erstellten Workflows weiterhin verwalten.


Zugriff auf Workflow-Funktionen verwalten

Standardmäßig können Mitglieder mit der Berechtigung zum Erstellen von Workflows entsprechende Workflows mit Webhooks erstellen und Workflow-Formulardaten herunterladen. Befolge die nachstehenden Schritte, um den Zugriff auf diese Funktionen zu verwalten: 

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke auf Workspace-Einstellungen
  3. Klicke auf Berechtigungen
  4. Klicke neben der Funktion, für die du den Zugriff verwalten möchtest, auf Erweitern
  5. Aktiviere oder deaktiviere das Kontrollkästchen. 
  6. Klicke auf Speichern

Im Enterprise Grid-Plan können InhaberInnen/AdministratorInnen von Organisationen den Workflow-Builder für ihre Organisation deaktivieren und Organisationsrichtlinien festlegen, um die folgenden Berechtigungen für alle Workspaces zu verwalten:

Hinweis: Wenn der Workflow-Builder aktiviert ist und keine Richtlinie zur Workflow-Erstellungsorganisation eingerichtet ist, können alle Mitglieder (außer Gäste) Workflows erstellen. Bestimmte Workspace-Inhaber oder -Administratoren können die Berechtigung zum Erstellen von Workflows für bestimmte Mitglieder ihrer Workspaces jedoch einschränken.

Zugriff auf den Workflow-Builder für deine Organisation verwalten

Gehe folgendermaßen vor, um den Workflow-Builder für deine Organisation zu aktivieren oder zu deaktivieren: 

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Einstellungen und Verwaltung aus dem Menü aus und klicke dann auf Organisations-Einstellungen.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Einstellungen. Wähle dann Organisationseinstellungen aus.
  4. Wähle neben Workflow-Builder Aktivieren oder Deaktivieren aus. Klicke dann zum Bestätigen auf Aktivieren oder  Deaktivieren.

Hinweis: Alle Workflows, die vor der Deaktivierung des Workflow-Builder erstellt wurden, bleiben aktiv und für alle zugänglich. Füge dich als Mitarbeiter hinzu, um zu verhindern, dass Mitglieder Workflows starten können und entferne sie (oder bitte einen bestehenden Mitarbeiter darum).


Organisationsrichtlinie für den Workflow-Builder festlegen

Wenn der Workflow-Builder aktiviert ist, können Inhaber/Administratoren von Organisationen entsprechende Organisationsrichtlinien verwalten, welche Personen Workflows erstellen und auf die Funktionen zur Workflow-Erstellung zugreifen können.

Eine Richtlinie zur Erstellung von Workflows festlegen

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Einstellungen und Verwaltung aus dem Menü aus und klicke dann auf Organisations-Einstellungen.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Einstellungen. Wähle danach Richtlinien der Organisation aus.
  4. Klicke auf das Tab Berechtigungen
  5. Bestimme, wer Workflows erstellen kann. Wenn du Alle Inhaber oder Administratoren oder Organisationsinhaber und Administratoren auswählst, kannst du die Checkbox neben Diese spezifischen Benutzer ebenfalls berücksichtigen aktivieren, um weitere Mitglieder aus dem Drop-down-Menü auszuwählen.
  6. Klicke auf Richtlinie speichern und dann zum Bestätigen auf Richtlinie erstellen

Hinweis: Workspace-Inhaber und -Administratoren können keine Berechtigungen zum Erstellen von Workflows für ihren Workspace verwalten, wenn eine Organisationsrichtlinie festgelegt wurde.


Eine Zugriffs-Richtlinie für Workflow-Features festlegen

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke dann auf Organisationseinstellungen
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Einstellungen. Wähle danach Richtlinien der Organisation aus. 
  4. Klicke auf das Tab Berechtigungen
  5. Klicke neben der Richtlinie, die du festlegen möchtest, auf Richtlinie hinzufügen
  6. Befolge die Anweisungen und wähle dann Richtlinie speichern aus. Klicke zur Bestätigung auf Richtlinie erstellen

Workflow-Builder-Berechtigungen für einen Workspace verwalten

Wenn der Workflow-Builder aktiviert ist und keine Organisationsrichtlinien für die Erstellung von Workflows und den Zugriff auf Funktionen festgelegt wurden, können Workspace-Inhaber und -Administratoren die Berechtigungen für ihre Workspaces verwalten. 

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke auf Workspace-Einstellungen.
  3. Klicke auf Berechtigungen.
  4. Klicke neben der Workflow-Builder-Berechtigung, die du verwalten möchtest, auf Erweitern
  5. Nimm die gewünschten Änderungen vor und klicke abschließend auf Speichern

Tipp: Aktiviere die Checkbox neben Diese spezifischen Benutzer und Gruppen ebenfalls berücksichtigen, um außer Inhabern und Administratoren auch spezifischen Workspace-Mitgliedern oder Benutzergruppen Berechtigungen zum Erstellen von Workflows zu erteilen.

 

Veröffentlichte Workflows einsehen

InhaberInnen und AdministratorInnen von Workspaces können alle veröffentlichten Workflows einsehen, die von Mitgliedern ihres Workspace erstellt wurden. 

Hinweis: Es ist derzeit für Organisationsinhaber und -administratoren nicht möglich, alle Workflows, die in einer Enterprise Grid-Organisation erstellt wurden, einzusehen. Als Workspace-Inhaber oder -Administrator kannst du alle Workflows in einem Workspace ansehen.

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Tools aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Alle veröffentlichten Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, den du einsehen möchtest, auf das Symbol mit den drei Punkten ( ). Wähle danach Anzeigen aus.

 

Veröffentlichte Workflows verwalten

Workspace-Inhaber und -Administratoren können auch Workflows aus Slack bearbeiten, deren Veröffentlichung rückgängig machen oder sie entfernen, sofern sie Mitarbeiter sind. 

Dich selbst als MitarbeiterIn hinzufügen

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Tools aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Alle veröffentlichten Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, den du verwalten möchtest, auf das   Symbol mit den drei Punkten.
  5. Wähle Bearbeiten aus und klicke dann auf Hinzufügen, um als MitarbeiterIn hinzugefügt zu werden.

Hinweis: Slackbot benachrichtigt vorhandene Mitarbeiter, wenn du dich selbst als Mitarbeiter in einem Workflow hinzufügst.

Workflows verwalten

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Tools aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Deine Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, den du verwalten musst, auf das Symbol mit den drei Punkten ( ).
  5. Wähle eine Option aus dem Menü aus und speichere deine Änderungen oder bestätige die Aktion.

Tipp: Wenn der einzige Mitarbeiter eines Workflows deinen Workspace verlässt, können sich alle Workspace-Inhaber und -Administratoren selbst als Mitarbeiter hinzufügen, um ihn zu verwalten.