Eine beigelegte Abbildung von Slack zum Home-Office

7 Schritte, die dir bei der Einführung von Slack im Home-Office helfen

Ein Leitfaden für alle, die Slack in ihrem Unternehmen einführen sollen

Auch wenn du wenig Zeit hast, kannst du Slack erfolgreich launchen. Dieser Leitfaden hilft dir, Slack schnell und effektiv in deinem Unternehmen einzuführen.

 

 

Tipp: Bevor wir beginnen, solltest du einen Slack-Channel (nenne ihn #proj-slack) mit den genannten Leuten erstellen, um das Projekt zentral zu verwalten.

1. Allen Zugriff auf deinen digitalen Workspace gewähren

Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass alle, die Slack benötigen, Zugriff darauf haben. Du kannst mit einer einzelnen Abteilung beginnen oder gleich das gesamte Unternehmen einbeziehen.

  • Zunächst lädst du neue Mitglieder ein.
  • Anschließend richtest du SSO und andere administrative Einstellungen für dein Team ein.
  • Erstelle für die einzelnen Abteilungen Benutzergruppen, z. B. @sales-team oder @it-team.

2. Deine ersten Channels erstellen und deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beim Einstieg unterstützen

Gute Kommunikation bedeutet, dass alle darüber Bescheid wissen, dass du Slack verwenden wirst. Das sorgt dafür, dass sie nicht nur wissen, wie sie mit Slack arbeiten, sondern dass sie auch damit arbeiten wollen.

Mit einem Ankündigungs-Channel beginnen

  • Benenne den Channel #allgemein zunächst in #ankündigungen-unternehmen um, um eine Ankündigung mit dem gesamten Unternehmen zu teilen. Über diesen Channel teilst du wichtige Informationen mit allen.
  • Wenn du in deinem neuen Ankündigungs-Channel eine Nachricht an @channel sendest, benachrichtigst du außerdem per E-Mail alle, die ihre Slack-Einladung noch nicht angenommen haben. Durch das Taggen von @channel wird gewährleistet, dass alle deine wichtigsten Nachrichten sehen – nutze diese Option sparsam.
  • Du kannst festlegen, dass nur interne Kommunikationsteams und Führungskräfte wichtige Informationen im Channel #ankündigungen-unternehmen posten dürfen.
  • Starte deinen Channel #ankündigungen-unternehmen mit einer Mitteilung deines Sponsors oder deiner Sponsorin. Hier ein Beispiel für eine Willkommensbotschaft, die du gern verwenden kannst:

Hallo @channel, ich hoffe, es geht euch allen gut. Wir alle haben im Moment mit vielen Veränderungen und Unsicherheiten zu kämpfen, und ich versichere euch, dass wir hart daran arbeiten, die richtigen Entscheidungen für alle zu treffen. Es ist unsere oberste Priorität, euch auf dem Laufenden zu halten und dabei zu unterstützen, möglichst sicher und reibungslos – egal von wo – zu arbeiten.

Ab heute ist Slack offiziell unser digitaler Arbeitsplatz – willkommen!

Wir investieren in Slack, da die Art und Weise unserer Zusammenarbeit entscheidend für unseren Erfolg ist. Und wir wollen euch die besten Tools zur Verfügung stellen. Slack ist der zentrale Ort, an dem wir zusammenarbeiten, Dateien teilen und uns mit Tools verbinden können. Dadurch wird die funktionsübergreifende Zusammenarbeit wesentlich einfacher und unsere Kultur und das Engagement im Team gestärkt.

Einige Tipps für den Einstieg:

  • Channels sind wie Räume, die Menschen in Abteilungen, Teams, Projekten und mit gemeinsamen Interessen zusammenbringen.
  • Achtet in diesem Channel auf wichtige Mitteilungen.
  • Sucht in relevanten #hilfe-Channels, wie #hilfe-leute, nach Unterstützung.
  • Teilt hilfreiche Tipps in #remote-tipps.

Wir bemühen uns, neue Entwicklungen aufmerksam zu verfolgen und unseren Ansatz bei Bedarf anzupassen. In der Zwischenzeit stellen wir andere Messaging-Tools ein, damit alle an einem Ort zusammenarbeiten.

Abschließend möchte ich euch bitten, euch gegenseitig zu unterstützen und während dieser Zeit gut auf euch und eure Familien aufzupassen. Wir packen das zusammen an. Wir sehen uns im Channel. ✊

Bis alle bei Slack sind, ist es sinnvoll, dass dein Sponsor oder deine Sponsorin diese Mitteilung auch per E-Mail versendet. Du kannst für Benutzer und Benutzerinnen auch Schritte hinzufügen, die erklären, wie sie sich anmelden und bei Problemen Hilfe erhalten. Zum Beispiel:

Damit auch du Slack beitreten kannst:

  1. Lade die Slack Apps für Desktop und mobile Geräte herunter.
  2. Suche die E-Mail-Einladung, die du erhalten hast, oder die Anleitung von der IT, um dich anzumelden.
  3. Schau dir unsere Serie Slack für Einsteiger an. Du kannst zum Einstieg in Slack nach Channels suchen und diesen beitreten. Tritt zunächst den Channels deiner Abteilung, deines Teams und den Channels für deinen Standort bei.

 

3. Channels für die Arbeit erstellen

Nutze standardmäßig Channels anstelle von Direktnachrichten (DMs), wenn möglich vorzugsweise offene Channels. Durch die Nutzung von öffentlichen Channels können wichtige Informationen von den richtigen Leuten gefunden werden, Unterhaltungen im Team werden zu kollektivem Wissen, das allen zur Verfügung steht, und alle können aus dem Kontext früherer Entscheidungen lernen.

 

4. Soziale Channels erstellen, um verbunden zu bleiben

 

5. Slack mit deinen anderen Tools verbinden

Slack verbindet sich mit anderen Tools, die dein Unternehmen und deine Teams nutzen, um alles an einem Platz zusammenzufassen – für eine bessere Nutzungserfahrung und einen höheren Mehrwert aus deinen bestehenden Investitionen. Schau dir das App-Verzeichnis an, um Tools, die du nutzt, mit Slack zu verbinden.

Du kannst deine Integrationen im Laufe der Zeit erweitern, aber hier ist erst mal eine Anleitung, für den Anfang:

  • Stelle zunächst eine Verbindung zu deinen wichtigsten Produktivitäts-Tools für Dateien, Anrufe, E-Mail und Kalender her, wie OneDrive, Zoom, Outlook und Gmail.

 

 

  • Entscheide als Nächstes, welche wichtigen Tools integriert werden soll, z. B. ServiceNow für IT, PagerDuty für die Technik, Salesforce für den Vertrieb, Marketo für Marketing-Fachleute oder Envoy für Anlagenteams. Hier ein paar Top-Apps, die dich im Home-Office unterstützen.

 

 

  • Auch für alle, die Workflows und Apps in Slack erstellen möchten, gibt es Optionen.
    • Für nicht-technische Teams bieten wir den Workflow-Builder sowie Vorlagen für Remote-Teams.
    • Und alle Technikbegeisterten freuen sich über unsere API-Dokumentation – mit etwas Kreativität und technischen Spielereien ist fast alles möglich.

6. Mit Kunden, Partnern und Dienstleistern in Geteilten Channels arbeiten

Ein Geteilter Channel funktioniert genau wie ein normaler Slack-Channel, verbindet jedoch zwei Unternehmen miteinander. Das bedeutet, dass ein Team aus deinem Unternehmen mit Unternehmen B – zum Beispiel ein Kunde oder Lieferant – im selben Channel kommunizieren kann.

  • Sprich mit deinen Teams, die eng mit externen Partnern zusammenarbeiten, wie z. B. Vertrieb, Business Relations, Einkauf, Lieferantenmanagement, Vertragspartner, und finde heraus, ob sie ihre E-Mail-Kommunikation zu Slack verlagern möchten. Suche zuerst ein paar Gruppen, um loszulegen.
  • Teile dem jeweiligen Unternehmen mit, dass du interessiert bist, und sende eine Einladung zu einem Geteilten Channel.

7. Weitere Tipps und bewährte Methoden für Home-Office in Slack

Die oben genannten Schritte sind die Grundlage für deinen Erfolg in Slack. Du kannst sie erweitern, um noch viel mehr tolle und nützliche Dinge zu tun. Hier sind ein paar abschließende Tipps, um loszulegen:

  • Sende ein tägliches Update zu deinem aktuellen Arbeitsprojekt in die Team-Channels, und bitte alle anderen darum, das auch zu tun. Der Befehl /erinnere kann für alle eine Erinnerung automatisieren, diese Informationen jeden Tag zur gleichen Zeit zu senden, ähnlich wie ein virtuelles Standup-Meeting.
  • Organisiere für dein Team virtuelle Kaffeerunden oder Happy Hours. Installiere die Donut-App, damit sich Team-Mitglieder zum gelegentlichen „Kaffeeklatsch“ verabreden können.
  • Verwende Slack Calls und die Bildschirmfreigabe, wenn eine kurze Unterhaltung dazu beitragen würde, die Dinge schneller voranzubringen. Oder starte anhand eines Befehls wie /zoom ein Meeting in Slack.
  • Viele Teams bevorzugen häufigere und kürzere Meetings anstelle von persönlichen Besprechungen über Videoplattformen wie Zoom. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen brauchen auch mehr Flexibilität in Bezug auf ihre Verfügbarkeit. Stelle also sicher, dass du wichtige Meetings aufzeichnest und die Aufzeichnung im Channel veröffentlichst.
  • Nutze bei großen Meetings für die Diskussion einen Channel, damit mehr Leute an der Unterhaltung teilnehmen können.
  • Bleibe in Kontakt mit deinem Team, indem du den Workflow-Builder benutzt, um Feedback vom Team einzuholen.
  • Selbst wenn ihr euch nicht persönlich sehen könnt, nutzt Geteilte Channels, um weiterhin Beziehungen zu wichtigen Partnern, Kunden und Lieferanten zu pflegen.
  • Und nicht vergessen: Steh auf und strecke dich, wenn nötig.

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