Slack in 7 Schritten starten

Auch wenn du dich schnell vorwärts bewegen musst, kannst du Slack immer noch erfolgreich starten. Dieser Leitfaden unterstützt dich dabei, Slack schnell und effektiv für deine Organisation zu implementieren.

Tipp: Bevor du beginnst, solltest du einen Slack-Channel (nenne ihn #proj-slack) mit diesen Leuten erstellen, um das Projekt zentral zu verwalten.

1. Gewähre allen Zugriff auf deinen digitalen Workspace

Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass jeder, der Slack benötigt, Zugriff darauf hat. Du kannst mit einer einzelnen Abteilung beginnen oder gleich das gesamte Unternehmen einbeziehen.

• Zunächst lädst du neue Mitglieder ein.
• Anschließend richtest du SSO und andere administrative Einstellungen für dein Team ein.
• Erstelle Benutzergruppen für die einzelnen Abteilungen, z. B. @vertrieb-team oder @it-team.

2. Erstelle deine ersten Channels und unterstütze deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beim Einstieg

Eine gute Kommunikation bedeutet, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darüber Bescheid wissen, dass du Slack verwenden wirst. Außerdem wird dadurch sichergestellt, dass sie nicht nur wissen, wie sie mit Slack arbeiten, sondern dass sie auch damit arbeiten wollen.

Mit einem Channel zu Ankündigungen beginnen

• Um eine Ankündigung mit dem gesamten Unternehmen zu teilen, benenne den Channel #allgemein zunächst in #ankündigungen-unternehmen um. Über diesen Channel gibst du wichtige Informationen an alle weiter.
• Wenn du in deinem neuen Ankündigungs-Channel eine Nachricht an @channel sendest, benachrichtigst du außerdem per E-Mail alle, die ihre Slack-Einladung noch nicht angenommen haben. Durch das Taggen von @channel wird gewährleistet, dass alle deine wichtigsten Nachrichten sehen – aber nutze diese Option sparsam!
• Du kannst festlegen, dass nur interne Kommunikationsteams und Führungskräfte wichtige Informationen im Channel #ankündigungen-unternehmen posten dürfen.
• Starte deinen Channel #ankündigungen-unternehmen mit einer Mitteilung von deinem Sponsor. Hier ein Beispiel für eine Willkommensbotschaft, die du gern verwenden kannst:

Hallo @channel, ab heute ist Slack offiziell unser digitaler Arbeitsplatz – Willkommen!

Wir investieren in Slack, da die Art und Weise unserer Zusammenarbeit entscheidend für unseren Erfolg ist. Und wir wollen euch die besten verfügbaren Tools zur Verfügung stellen Slack ist ein zentraler Hub, über den wir zusammenarbeiten, Dateien teilen und uns mit Tools verbinden können. Dadurch wird die funktionsübergreifende Zusammenarbeit wesentlich einfacher und unsere Kultur und das Engagement im Team gestärkt.

Einige Tipps für den Einstieg:

• Channels sind wie Räume, die Menschen in Abteilungen, Projekt-Teams, Projekten und gemeinsamen Interessen zusammenbringen.
• Achtet in diesem Channel auf wichtige Mitteilungen.
• In relevanten #hilfe-Channels, wie #hilfe-leute findet ihr Unterstützung.
• In #slack-tipps könnt ihr hilfreiche Tipps teilen.

Wir sehen uns im Channel! 👋

Bis alle bei Slack sind, ist es eine gute Idee, dass dein Sponsor diese Mitteilung auch per E-Mail versendet. Du kannst auch Schritte für Benutzerinnen und Benutzer aufnehmen, die erklären, wie sie sich anmelden und bei Problemen Hilfe erhalten. Zum Beispiel:

Für den erfolgreichen Start mit Slack:

1. Lade die Slack Apps für Desktop und Mobilgeräte herunter.
2. Informationen zum Anmelden findest du in der E-Mail-Einladung, die du erhalten hast, oder in den Schritten von der IT.
3. Schau dir die Slack 101-Anleitungen an.
4. Beginne mit dem Beitritt zu deinen Abteilungs-, Team- und Standort-Channels und suche dann nach weiteren Channels in Slack und tritt ihnen bei.

3. Erstelle Channels für die Arbeit

Nutze standardmäßig Channels anstelle von Direktnachrichten (DMs), vorzugsweise offene Channels, wenn dies möglich ist. Durch die Nutzung von offenen Channels für eure Kommunikation können wichtige Informationen von den richtigen Leuten gefunden werden, Unterhaltungen im Team werden zu kollektivem Wissen, das allen zur Verfügung steht, und alle können aus dem Kontext früherer Entscheidungen lernen.

 

4. Erstelle soziale Channels, um verbunden zu bleiben

 

5. Verbinde Slack mit deinen anderen Tools

Slack verbindet sich mit anderen Tools, die deine Organisation und deine Projekt-Teams nutzen, und fasst alles an einem Platz zusammen – für eine bessere Servicequalität und einen höheren Mehrwert aus deinen bestehenden Investitionen. Schau dir das App-Verzeichnis an, um die Tools zu verbinden, die du bereits nutzt.

Du kannst deine Verbindungen im Laufe der Zeit immer weiter ausbauen, aber hier ist zunächst einmal eine Anleitung, um eine Basis zu schaffen:

• Stelle zunächst eine Verbindung zu deinen wichtigsten Produktivitäts-Tools für Dateien, Anrufe, E-Mail und Kalender her, wie OneDrive, Zoom, Outlook und Gmail.

 

 

• Entscheide als Nächstes, mit welchen wichtigen Abteilungs-Tools eine Verbindung hergestellt werden soll, z. B. ServiceNow für IT, PagerDuty für Technikerinnen und Techniker, Salesforce für den Vertrieb, Marketo für Marketing-Expertinnen und -Experten oder Envoy für Anlagenteams.

 

 

• Auch für alle, die Workflows und Apps in Slack erstellen möchten, gibt es Optionen:
  • Für alle Leute ohne technischen Hintergrund gibt es den Workflow-Builder
  • Und die ganz Technikbegeisterten freuen sich über unsere API-Dokumentation – mit etwas Kreativität und technischen Spielereien ist fast alles möglich!

6. Arbeite mit Kundinnen und Kunden, Partnerinnen und Partnern und Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern in Slack Connect

Direktnachrichten in Slack Connect (DMs) bieten eine einfache Möglichkeit, direkt mit einer anderen Person außerhalb deines Unternehmens zu kommunizieren, ohne Slack jemals zu verlassen.

• Vergewissere dich, dass deine Benutzerinnen und Benutzer wissen, dass sie sich mit ihren externen Kolleginnen und Kollegen in Slack vernetzen können, um Arbeiten schneller zu erledigen
• Lass andere Leute wissen, dass du dich gerne mit ihnen vernetzen würdest, indem du ihnen eine Einladung zu einer Slack Connect DM sendest
• Inhaberinnen und Inhaber sowie Administratorinnen und Administratoren können die Einstellungen und Berechtigungen für Slack Connect-DMs anpassen

Ein Slack Connect-Channel funktioniert genau wie ein normaler Slack-Channel, verbindet jedoch zwei oder mehr (bis zu 20!) Organisationen miteinander. Das bedeutet, dass ein Team aus deinem Unternehmen mit Unternehmen B – zum Beispiel eine Kundin oder ein Lieferant – im selben Channel kommunizieren kann.

• Sprich mit deinen Projekt-Teams, die eng mit externen Partnern zusammenarbeiten, wie z. B. Vertrieb, Business Relations, Einkäuferinnen und Einkäufer, die Vendor Manager, Vertragspartner, und finde heraus, ob sie ihre Kommunikation per E-Mail zu Slack verlagern möchten.
• Lass andere Unternehmen wissen, dass du gerne in Slack mit ihnen arbeiten möchtest, indem du ihnen eine Einladung zu einem Slack Connect-Channel sendest

7. Weitere Tipps und bewährte Methoden für das Arbeiten zu unterschiedlichen Zeiten in Slack

Die oben genannten Schritte bilden die Grundlage für deinen Erfolg in Slack, auf der du aufbauen kannst, um noch viel mehr Spaß und interessante Dinge zu schaffen. Hier sind ein paar abschließende Tipps, um loszulegen:

• Sende über Team-Channels tägliche Updates darüber, woran du arbeitest, und bitte die Kolleginnen und Kollegen, dasselbe zu tun – der Befehl /erinnern kann automatisch eine Erinnerung an alle senden, dies jeden Tag zur gleichen Zeit zu tun, wie ein virtuelles Stand-up-Meeting.
• Verwende Slack Calls und die Bildschirmfreigabe, wenn eine kurze Unterhaltung dabei hilft, die Dinge voranzutreiben, oder verwende einen Befehl wie /zoom, um ein Meeting direkt aus Slack zu starten
• Nutze bei großen Meetings einen Channel für Fragen und Unterhaltungen, damit mehr Leute an der Unterhaltung teilnehmen können.
• Verwende den Workflow-Builder zum Erfassen von Team-Feedback
• Installiere die Donut-App, sodass sich Team-Mitglieder zum gelegentlichen „Kaffeeklatsch“ verabreden können
• Achte auf das Future Forum, um auf dem Laufenden zu bleiben, wie Unternehmen wie deines die notwendigen Veränderungen vornehmen können, um in dieser neuen Wirtschaft erfolgreich zu sein

Zusätzliche Ressourcen

• Dein Leitfaden für Home-Office mit Slack
• Das Manager-Handbuch für Home-Office
• Webinar: Erste Schritte in Slack
• 8 Apps für Slack, um im Home-Office auf Kurs zu bleiben
• 5 neue Workflow-Builder-Vorlagen für Remote-Teams
• Ein Leitfaden für Slack Connect
• Erste Schritte mit Slack Connect
• 20 Slack-Tipps für einen besseren Arbeitsplatz