Acceso y permisos para administrar el Generador de flujos de trabajo

¿Quién puede usar esta función?
  • Los propietarios y los administradores de espacios de trabajo o los propietarios y los administradores de organizaciones
  • Planes Estándar, PlusEnterprise Grid

El Generador de flujos de trabajo ofrece un conjunto de herramientas para automatizar procesos de rutina en Slack (no se requiere codificación). De forma predeterminada, todos los miembros (pero no los invitados) pueden acceder al Generador de flujos de trabajo para crear flujos de trabajo personalizados.

Qué esperar


Cómo administrar el acceso al Generador de flujos de trabajo

Planes Estándar y Plus

Plan Enterprise Grid

De manera predeterminada, todos los miembros de un espacio de trabajo pueden crear flujos de trabajo. Los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden restringir el acceso a determinadas personas si así lo desean: 

  1. Desde tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Administración en el menú y, luego, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. Haz clic en la pestaña Permisos en la parte superior de la página.
  4. Junto a Creación de flujos de trabajo, haz clic en Expandir.
  5. Elige quién puede crear flujos de trabajo. Si seleccionas Cualquier propietario o administrador, puedes marcar la casilla junto a Incluir también usuarios y grupos específicos para otorgar acceso a miembros o grupos de usuarios específicos.
  6. Haz clic en Guardar.  

Nota: Si eliminas el acceso de los miembros al Generador de flujos de trabajo, aún podrán administrar los flujos de trabajo que crearon antes de perder el acceso. 

Por defecto, todos los miembros de una organización de Enterprise Grid pueden crear flujos de trabajo. Los propietarios y administradores de la organización pueden optar por desactivar el Generador de flujos de trabajo para su organización o establecer una política de la organización para administrar qué miembros de su organización pueden acceder al Generador de flujos de trabajo. 

Nota: Si el Generador de flujos de trabajo está activado y no se establece una política de la organización, los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden optar por restringir la creación de los espacios de trabajo que administran. 

Cómo activar o desactivar el Generador de flujos de trabajo

Si deseas activar o desactivar el Generador de flujos de trabajo para tu organización, sigue estos pasos: 

  1. Desde tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Administración en el menú y haz clic en Ajustes de la organización.
  3. Desde la barra lateral izquierda, haz clic enAjustes  . Luego, selecciona Ajustes de la organización.
  4. Junto al Generador de flujos de trabajo, selecciona Activar Desactivar. Luego, haz clic en Activar o en Desactivar   para confirmar.

Cualquier flujo de trabajo creado antes de que se haya desactivado el Generador de flujos de trabajo permanecerá activo y disponible para que todos lo usen. A fin de evitar que los miembros inicien un flujo de trabajo, agrégate como colaborador y elimínalo o pídele a un colaborador existente que lo haga.


Cómo establecer una política de la organización para la creación de flujos de trabajo

Si el Generador de flujos de trabajo está activado, los propietarios y administradores de la organización pueden establecer una política de la organización para administrar quién puede crear flujos de trabajo:

  1. Desde tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Administración en el menú y haz clic en Ajustes de la organización.
  3. Desde la barra lateral izquierda, haz clic enAjustes  . Luego, selecciona Políticas de la organización.
  4. Haz clic en la pestaña Permisos
  5. Junto a Creación de flujos de trabajo, haz clic en Agregar política
  6. Elige quién puede crear flujos de trabajo. Si seleccionas Cualquier propietario o administradorPropietarios y administradores de la organización, puedes marcar la casilla junto a Incluir también usuarios y grupos específicos para otorgar acceso a miembros específicos.
  7. Haz clic en Guardar política y, luego, en Crear política para confirmar. 

Cómo administrar la creación de flujos de trabajo para un espacio de trabajo

Si no se estableció una política de la organización para la creación de flujos de trabajo, los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden restringir la creación del flujo de trabajo a ciertos miembros de su espacio de trabajo: 

  1. Desde tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. Haz clic en Permisos.
  4. Junto a Creación de flujos de trabajo, haz clic en Expandir
  5. Elige quién puede crear flujos de trabajo. Si seleccionas Cualquier propietario o administrador, puedes marcar la casilla junto a Incluir también usuarios y grupos específicos para otorgar acceso a miembros o grupos de usuarios específicos.
  6. Haz clic en Guardar


Cómo administrar el acceso a las funciones del flujo de trabajo

Nota: En los planes Estándar y Plus, estas funciones de flujo de trabajo están disponibles de manera predeterminada. En el plan Enterprise Grid, solo están disponibles si las habilita un administrador o propietario de la organización.

Los propietarios y administradores tienen la opción de administrar el acceso a determinadas funciones del Generador de flujos de trabajo:

  • Crear flujos de trabajo con webhooks
  • Descargar datos de formularios de flujos de trabajo como un archivo CSV
  • Usar pasos de aplicaciones en flujos de trabajo

Planes Estándar y Plus

Plan Enterprise Grid

  1. Desde tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y permisos en el menú y, luego, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo
  3. Haz clic en la pestaña Permisos en la parte superior de la página. 
  4. Haz clic en Expandir junto a la función a la que quieras administrar el acceso. Luego, marca o desmarca la casilla. 
  5. Haz clic en Guardar

Cómo definir una política de acceso a funciones de flujos de trabajo

Los propietarios y administradores de la organización pueden establecer políticas de la organización para administrar el acceso a las funciones del flujo de trabajo.

  1. Desde tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Administración en el menú y haz clic en Ajustes de la organización
  3. Desde la barra lateral izquierda, haz clic en Ajustes  . Luego, selecciona Políticas de la organización
  4. Haz clic en la pestaña Permisos
  5. Junto a la política que deseas establecer, haz clic en Agregar política
  6. Sigue las indicaciones y selecciona Guardar política. Haz clic en Crear política para confirmar. 

Cómo administrar el acceso a las funciones de flujo de trabajo para un espacio de trabajo

Si no se estableció una política de la organización para acceder a una función de flujo de trabajo, los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden determinar el acceso a los espacios de trabajo que administran.

  1. Desde tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Administración en el menú y, luego, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo
  3. Haz clic en Permisos
  4. Haz clic en Expandir junto al permiso del Generador de flujos de trabajo que deseas administrar. 
  5. Haz todos los cambios que desees y haz clic en Guardar


Cómo ver flujos de trabajo publicados

Los propietarios y administradores de espacios de trabajo pueden ver todos los flujos de trabajo publicados creados por miembros de sus espacios de trabajo. 

Nota: Por el momento, no es posible que los propietarios y los administradores de la organización vean todos los flujos de trabajo creados en una organización Enterprise Grid. Para ver todos los flujos de trabajo en un espacio de trabajo, debes ser un propietario o un administrador de ese espacio de trabajo.

  1. Desde tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Herramientas en el menú y haz clic en Generador de flujos de trabajo.
  3. En la parte superior de la pantalla, haz clic en la pestaña Todos los flujos de trabajo publicados.
  4. Junto al flujo de trabajo que quieras ver, haz clic en el ícono con tres puntos  . Luego selecciona Ver.

 

Cómo administrar flujos de trabajo publicados

Los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden agregarse como colaboradores en cualquier flujo de trabajo en su espacio de trabajo. Como colaborador de un flujo de trabajo, si lo deseas, puedes editar los pasos del flujo de trabajo y cambiarles el nombre, cancelar la publicación o eliminarla. 

Cómo agregarte como colaborador

  1. Desde tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Herramientas en el menú y haz clic en Generador de flujos de trabajo.
  3. En la parte superior de la pantalla, haz clic en la pestaña Todos los flujos de trabajo publicados.
  4. Junto al flujo de trabajo que quieras administrar, haz clic en el ícono con tres puntos  .
  5. Selecciona Editar y haz clic en Agregarme para convertirte en colaborador.

Nota: Slackbot notificará a los colaboradores existentes cuando te agregues como colaborador en un flujo de trabajo.

Cómo administrar un flujo de trabajo

  1. Desde tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Herramientas en el menú y haz clic en Generador de flujos de trabajo.
  3. En la parte superior de la pantalla, haz clic en la pestaña Tus flujos de trabajo.
  4. Junto al flujo de trabajo que necesitas administrar, haz clic en el ícono con tres puntos  .
  5. Selecciona una opción del menú y, luego, guarda tus cambios o confirma la acción.

Consejo: Si el único colaborador en un flujo de trabajo abandona su espacio de trabajo, cualquier propietario o administrador del espacio de trabajo puede agregarse como colaborador para administrarlo.