Crear un flujo de trabajo nuevo en Slack

¿Quién puede usar esta función?

Utiliza el Creador de flujos de trabajo para automatizar las tareas diarias y trabajar de manera más eficiente en Slack. De manera predeterminada, cualquier que tenga un plan de pago puede crear flujos de trabajo. Los propietarios y administradores pueden restringir el acceso al Creador de flujos de trabajo. Si no ves esta opción, busca a un propietario o administrador y pídele ayuda.

¿No conoces los flujos de trabajo? Echa un vistazo a ¿Qué es un flujo de trabajo de Slack? y a nuestro tutorial Crear un flujo de trabajo para aprender lo básico.


abrir el Creador de flujos de trabajo

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Herramientas en el menú, y después haz clic en Creador de flujos de trabajo
  3. Haz clic en Crear flujo de trabajo en la parte superior derecha.


Paso 1: Elige cómo quieres iniciar tu flujo de trabajo:
 

  1. Selecciona una opción de la lista:

       A partir de un enlace en Slack
        Siguiendo un programa
        Cuando se use una reacción emoji
        Cuando una persona se une a un canal
        Desde un webhook
  2. Sigue las instrucciones y, a continuación, haz clic en Continuar

 

Paso 2: cómo añadir pasos al flujo de trabajo

Una vez que hayas decidido cómo iniciar tu flujo de trabajo, debes añadir los pasos para realizar la tarea o el proceso. Los pasos son los bloques de construcción de los flujos de trabajo, pueden realizar una serie de acciones dentro y fuera de Slack y se sucederán en el orden que especifiques. 

Tipos de pasos

Tipo de paso Descripción Quién puede añadir
Slack Realiza una acción en Slack, como enviar un mensaje o añadir a alguien a un canal. Todos (de forma predeterminada)
Conector Realiza una acción en un servicio de terceros, como añadir una fila a una hoja de cálculo de Google o crear una reunión nueva de Zoom. Todos (si se aprueba)*
Plantillas de canvas Creado específicamente para que tu organización realice cualquier acción que especifique el desarrollador. Colaboradores de la aplicación (una vez aprobada la aplicación)**

* Disponible de manera predeterminada si no se requiere aprobación de la aplicación para tu espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid.
** A menos que el desarrollador haya establecido otros permisos.


Más información sobre los pasos de conector

Los conectores incluyen pasos de flujo de trabajo que puedes utilizar para realizar acciones en otros servicios, como añadir una fila a una hoja de Google o iniciar una reunión de Zoom. Si se requiere la aprobación de las aplicaciones en tu espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid, puede que tengas que solicitar acceso a los pasos de conector para poder añadirlos a un flujo de trabajo.

Cuando añades un paso de conector a tu flujo de trabajo, se requiere autenticación con ese servicio. Los creadores de flujos de trabajo pueden elegir entre exigir a las personas que utilicen sus flujos de trabajo que se autentiquen con sus cuentas o que utilicen sus propias credenciales.

En algunos casos, lo mejor será dejar que las personas se autentiquen con sus cuentas, como si un paso de tu flujo de trabajo estuviera asociado a la persona que lo utiliza. En otros, usar tu cuenta ofrece más flexibilidad. Por ejemplo, si tu flujo de trabajo recopila y envía respuestas de formularios en una hoja de cálculo privada de Google a la que no quieres que tenga acceso todo el mundo.

Nota: De forma predeterminada, los creadores de flujos de trabajo pueden elegir cómo quieren que las personas se autentiquen, pero los propietarios y los administradores pueden restringir este permiso. Si no ves esta opción, busca a un propietario o administrador y pídele ayuda. 


añadir pasos

Para añadir pasos a tu flujo de trabajo, búscalos en la biblioteca de pasos y selecciónalos.

  1. Busca un paso o elige uno de la lista.
  2. Sigue las instrucciones para configurar el paso y, a continuación, haz clic en Guardar.

Nota: Si quieres configurar un paso para que envíe mensajes en un canal, debe tener permisos de publicación en ese canal. Si no los tienes, pide a un propietario o administrador que te los conceda.


Personalizar pasos

Algunos pasos pueden personalizarse para incluir la información enviada a tu flujo de trabajo (como la respuesta a una de las preguntas de un formulario, o el nombre de la persona que ha comenzado el flujo de trabajo). Si quieres, puedes usar las variantes y los botones para personalizar tus pasos.

Variables

Botones

Las variantes te permiten insertar información de los pasos anteriores de tu flujo de trabajo en los siguientes. Las variables disponibles dependen de la forma en la que comience su flujo de trabajo, quién interactúe con los pasos en determinados puntos del proceso y la información que se transfiere al flujo de trabajo (como las respuestas a un formulario). Si añades pasos de conector, también podrás usar variables exclusivas para esos pasos.
Al añadir un botón a un paso en tu flujo de trabajo, el flujo no se iniciará hasta que alguien haga clic en el botón. Solo se puede hacer clic en los botones una vez al iniciar un flujo de trabajo.


Editar y reordenar los pasos

Puedes modificar y reordenar los pasos en cualquier momento. Aquí te explicamos cómo:

  • Para editar un paso, abre el flujo de trabajo y haz clic en el icono del lápiz
  • Para reordenar un paso, haz clic en la  flecha arriba o en la  flecha abajo, o arrástralo a un nuevo lugar.


Paso 3: publicar tu flujo de trabajo

Publicar tu flujo de trabajo permite que todos puedan usarlo. Para ello, tendrás que darle unos últimos toques.

Añadir un título, una descripción y un icono

  1. Elige un nombre para tu flujo de trabajo. Es lo que aparecerá cuando se comparta el enlace del flujo de trabajo, cuando el flujo de trabajo publique un mensaje en un canal, etc.
  2. Si quieres, añade una descripción. Para añadir un icono, haz clic en Elegir un archivo y carga una imagen.


Añadir gestores del flujo de trabajo

Cualquier gestor del flujo de trabajo que añadas tendrá los mismos permisos que tú como creador del flujo de trabajo.

  1. Escribe el nombre de la persona que quieras añadir debajo de los gestores del flujo de trabajo.
  2. Selecciona su nombre.


Configurar permisos de acceso

De forma predeterminada, todas las personas que estén en tu espacio de trabajo pueden buscar y usar tu flujo de trabajo, aunque solo los gestores del flujo de trabajo pueden copiarlo. Aquí te explicamos cómo cambiar los permisos predeterminados:

  1. Abre el menú desplegable situado debajo de ¿Quién puede encontrar este flujo de trabajo? o ¿Quién puede copiar este flujo de trabajo?
  2. Selecciona una opción. Para asegurarte de que las personas externas con las que trabajas en Slack Connect tengan permiso para usar tu flujo de trabajo, selecciona todos los canales a los que pertenezcan.
  3. Haz clic en Publicar.

Consejo: Cuando las personas comiencen a utilizar tu flujo de trabajo, podrás ver cómo interactúan con él desde el registro de actividad de flujos de trabajo.

¿Quién puede usar esta función?

Utiliza el Creador de flujos de trabajo para automatizar las tareas diarias y trabajar de manera más eficiente en Slack. De manera predeterminada, cualquier que tenga un plan de pago puede crear flujos de trabajo. Los propietarios y administradores pueden restringir el acceso al Creador de flujos de trabajo. Si no ves esta opción, busca a un propietario o administrador y pídele ayuda.

¿No conoces los flujos de trabajo? Echa un vistazo a ¿Qué es un flujo de trabajo de Slack? y a nuestro tutorial Crear un flujo de trabajo para aprender lo básico.


abrir el Creador de flujos de trabajo

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo en la barra lateral.
  2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú, y después haz clic en Creador de flujos de trabajo
  3. Haz clic en Crear flujo de trabajo en la parte superior derecha.


Paso 1: Elige cómo quieres iniciar tu flujo de trabajo:
 

  1. Selecciona una opción de la lista:

       A partir de un enlace en Slack
        Siguiendo un programa
        Cuando se use una reacción emoji
        Cuando una persona se une a un canal
        Desde un webhook
  2. Sigue las instrucciones y, a continuación, haz clic en Continuar

 

Paso 2: cómo añadir pasos al flujo de trabajo

Una vez que hayas decidido cómo iniciar tu flujo de trabajo, debes añadir los pasos para realizar la tarea o el proceso. Los pasos son los bloques de construcción de los flujos de trabajo, pueden realizar una serie de acciones dentro y fuera de Slack y se sucederán en el orden que especifiques. 

Tipos de pasos

Tipo de paso Descripción Quién puede añadir
Slack Realiza una acción en Slack, como enviar un mensaje o añadir a alguien a un canal. Todos (de forma predeterminada)
Conector Realiza una acción en un servicio de terceros, como añadir una fila a una hoja de cálculo de Google o crear una reunión nueva de Zoom. Todos (si se aprueba)*
Plantillas de canvas Creado específicamente para que tu organización realice cualquier acción que especifique el desarrollador. Colaboradores de la aplicación (una vez aprobada la aplicación)**

* Disponible de manera predeterminada si no se requiere aprobación de la aplicación para tu espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid.
** A menos que el desarrollador haya establecido otros permisos.


Más información sobre los conectores

Para configurar tus flujos de trabajo para realizar acciones en otros servicios, como añadir una fila a una Hoja de cálculo de Google o iniciar una reunión de Zoom, puedes añadir pasos desde conectores. Según la configuración de tu espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid, es posible que debas solicitar acceso o solicitar algunos ajustes adicionales para conectores antes de añadir los pasos a un flujo de trabajo.

Cuando añades un paso de conector a tu flujo de trabajo, se requiere autenticación con ese servicio. Los creadores de flujos de trabajo pueden elegir entre exigir a las personas que utilicen sus flujos de trabajo que se autentiquen con sus cuentas o que utilicen sus propias credenciales.

En algunos casos, lo mejor será dejar que las personas se autentiquen con sus cuentas, como si un paso de tu flujo de trabajo estuviera asociado a la persona que lo utiliza. En otros, usar tu cuenta ofrece más flexibilidad. Por ejemplo, si tu flujo de trabajo recopila y envía respuestas de formularios en una hoja de cálculo privada de Google a la que no quieres que tenga acceso todo el mundo.

Nota: De forma predeterminada, los creadores de flujos de trabajo pueden elegir cómo quieren que las personas se autentiquen, pero los propietarios y los administradores pueden restringir este permiso. Si no ves esta opción, busca a un propietario o administrador y pídele ayuda.


añadir pasos

Para añadir pasos a tu flujo de trabajo, búscalos en la biblioteca de pasos y selecciónalos.

  1. Busca un paso o elige uno de la lista.
  2. Sigue las instrucciones para configurar el paso y, a continuación, haz clic en Guardar.

Nota: Si quieres configurar un paso para que envíe mensajes en un canal, debe tener permisos de publicación en ese canal. Si no los tienes, pide a un propietario o administrador que te los conceda.


Personalizar pasos

Algunos pasos pueden personalizarse para incluir la información enviada a tu flujo de trabajo (como la respuesta a una de las preguntas de un formulario, o el nombre de la persona que ha comenzado el flujo de trabajo). Si quieres, puedes usar las variantes y los botones para personalizar tus pasos.

Variables

Botones

Las variantes te permiten insertar información de los pasos anteriores de tu flujo de trabajo en los siguientes. Las variables disponibles dependen de la forma en la que comience su flujo de trabajo, quién interactúe con los pasos en determinados puntos del proceso y la información que se transfiere al flujo de trabajo (como las respuestas a un formulario). Si añades pasos de terceros, también podrás usar variables exclusivas para esos pasos.
Al añadir un botón a un paso en tu flujo de trabajo, el flujo no se iniciará hasta que alguien haga clic en el botón. Solo se puede hacer clic en los botones una vez al iniciar un flujo de trabajo.


Editar y reordenar los pasos

Puedes modificar y reordenar los pasos en cualquier momento. Aquí te explicamos cómo:

  • Para editar un paso, abre el flujo de trabajo y haz clic en el icono del lápiz
  • Para reordenar un paso, haz clic en la  flecha arriba o en la  flecha abajo, o arrástralo a un nuevo lugar.


Paso 3: publicar tu flujo de trabajo

Publicar tu flujo de trabajo permite que todos puedan usarlo. Para ello, tendrás que darle unos últimos toques.

Añadir un título, una descripción y un icono

  1. Haz clic en el icono de flujo de trabajo en la esquina superior izquierda del creador de flujos de trabajo.
  2. Elige un nombre para tu flujo de trabajo. Es lo que aparecerá cuando se comparta el enlace del flujo de trabajo, cuando el flujo de trabajo publique un mensaje en un canal, etc.
  3. Si quieres, añade una descripción. Para añadir un icono, haz clic en Elegir un archivo y carga una imagen.


Añadir gestores del flujo de trabajo

Cualquier gestor del flujo de trabajo que añadas tendrá los mismos permisos que tú como creador del flujo de trabajo.

  1. Haz clic en el   icono de tres puntos en la esquina superior derecha del creador de flujos de trabajo y selecciona Configuración.
  2. Haz clic en Edit (Editar).
  3. Escribe el nombre de la persona que quieras añadir debajo de los gestores del flujo de trabajo.
  4. Selecciona su nombre.


Configurar permisos de acceso

De forma predeterminada, todas las personas que estén en tu espacio de trabajo pueden buscar y usar tu flujo de trabajo, aunque solo los gestores del flujo de trabajo pueden copiarlo. Aquí te explicamos cómo cambiar los permisos predeterminados:

    1. Haz clic en el   icono de tres puntos en la esquina superior derecha del creador de flujos de trabajo y selecciona Configuración.
    2. Haz clic en Edit (Editar).
    3. Abre el menú desplegable situado debajo de ¿Quién puede encontrar este flujo de trabajo? o ¿Quién puede copiar este flujo de trabajo?
    4. Selecciona una opción. Para asegurarte de que las personas externas con las que trabajas en Slack Connect tienen permiso para utilizar tu flujo de trabajo, marca la casilla junto a Incluir también organizaciones externas conectadas para buscar y ejecutar.
    5. Haz clic en Guardar.
    6. Vuelve al creador de flujos de trabajo y haz clic en Publicar.

Nota: Los canales y las personas externas de Slack Connect pueden obtener acceso a tu flujo de trabajo solo si tus organizadores y administradores han permitido que personas externas ejecuten flujos de trabajo creados por tu organización.

Consejo: Cuando las personas comiencen a utilizar tu flujo de trabajo, podrás ver cómo interactúan con él desde el registro de actividad de flujos de trabajo.