7 pasos para iniciar Slack

Slack es la herramienta que buscas para ayudarte a trabajar a distancia. Esta guía te mostrará cómo hacerlo de una forma rápida y efectiva en tu organización.

Consejo: antes de empezar, crea un canal de Slack (con el nombre #proyecto-slack) e incluye a todos estas personas para gestionar el proyecto desde un mismo lugar.

1. Cómo conceder acceso a tu espacio de trabajo digital a todos los miembros del equipo

El primer paso es permitir que todo el que necesite utilizar Slack, pueda hacerlo sin problemas. Puedes empezar por un departamento o, directamente, con toda la empresa.

• Primero, haz clic en Invitar a nuevos miembros
• Después, establece el SSO y el resto de configuraciones administrativas de tu equipo
• Crea grupos de usuarios para los diferentes departamentos, como @equipo-de-ventas o @equipo-ti

2. Cómo crear tus primeros canales e integrar al equipo

Es importante que los miembros de tu equipo sepan que vais a usar Slack. Esto, además de enseñarles cómo hacerlo, despertará en ellos el interés por la aplicación.

Crea un canal de avisos

• Para compartir un aviso con toda la empresa, cambia el nombre del canal #general a #avisos-de-empresa. En este canal podrás compartir avisos importantes con el resto del equipo.
• Cuando envíes un mensaje a @canal en el nuevo canal de avisos, se enviará un mensaje de correo electrónico a todas las personas que no hayan aceptado todavía su invitación a Slack. Si mencionas a @canal, harás que todos vean los mensajes más importantes. Pero cuidado, no es bueno abusar.
• Puedes restringir los mensajes del canal #avisos-empresa para que solo se publiquen avisos importantes de parte del equipo de comunicaciones interno y de la dirección.
• Inicia el canal #avisos-empresa con una nota de tu patrocinador. Este es un ejemplo de un mensaje de bienvenida:

Hola, @canal: a partir de ahora, Slack será nuestro espacio de trabajo digital, os doy la bienvenida.

Hemos decidido invertir en Slack porque su calidad está a la altura de nuestras expectativas y porque la manera en la que trabajemos juntos será esencial para el éxito de la empresa. Por eso, para nosotros es una prioridad contar con las mejores herramientas del mercado. Slack es un entorno centralizado en el que podemos trabajar juntos, compartir archivos y conectar con diferentes herramientas. Con Slack, será mucho más fácil colaborar entre departamentos y funciones y, así, fortaleceremos nuestra filosofía y espíritu de equipo.

Consejos para empezar:

• Los canales son espacios virtuales que reúnen a personas de ciertos departamentos, equipos, proyectos e intereses comunes
• En este canal encontraréis actualizaciones y noticias importantes
• Si necesitáis ayuda, podréis usar los canales de #ayuda, como #ayuda-para-personas
• Comparte consejos con el resto del equipo en #consejos-slack

¡Nos vemos en los canales! ✊

Hasta que todo el equipo empiece a usar Slack, es una buena idea que el patrocinador envíe este mensaje por correo electrónico. Puedes incluir los pasos que los usuarios deben seguir para iniciar sesión o pedir ayuda si la necesitan. Por ejemplo:

Para unirte a Slack:

1. Descarga la aplicación de Slack para ordenador y smartphone
2. Para conectarte, busca el correo electrónico de invitación o pide ayuda al equipo de TI
3. Echa un vistazo a las Guías para usar Slack
4. El primer paso es unirte a los canales de tu departamento, equipo y ubicación y, después, seguir buscando otros canales de Slack a los que debas unirte

3. Cómo crear canales para trabajar

La opción predeterminada es usar canales en lugar de mensajes directos. Es preferible utilizar canales abiertos siempre que sea posible. De esta forma, todo el mundo podrá encontrar información importante. Además, los conocimientos de algunos equipos pueden ser de gran ayuda para el resto, que sabrán qué decisiones se tomaron en cada momento para aprender de ellas.

 

4. Cómo crear canales sociales para el día a día

 

5. Cómo conectar Slack con el resto de herramientas

Slack se puede conectar con otras herramientas de tu organización. Así, los equipos pueden usarlo todo desde un mismo entorno y se mejora la rentabilidad de tu inversión. Echa un vistazo al Directorio de Aplicaciones para conectar las herramientas que utilizas.

Siempre puedes conectar más herramientas, pero aquí te mostramos cómo empezar:

• Primero, conecta Slack con aquellas que sean esenciales para tu productividad, como las herramientas de administración de archivos, llamadas, correo electrónico y calendarios organizativos (OneDrive, Zoom, Outlook y Gmail, por ejemplo).

 

 

• Después, pasa a las herramientas clave para algunos departamentos, como ServiceNow para el equipo de TI, PagerDuty para el de Ingeniería, Salesforce para Ventas, Marketo para el equipo de Marketing o Envoy para el equipo de Logística.

 

 

• Para aquellos que quieran crear flujos de trabajo y aplicaciones en Slack, tenemos varias opciones.
  • Para personas que no tengan mucha experiencia informática, tenemos el Creador de flujos de trabajo
  • Los más especializados estarán encantados con nuestra documentación de API. Con ella, prácticamente todo es posible a nivel técnico y creativo.

6. Cómo trabajar con clientes, socios y proveedores en Slack Connect

Los mensajes directos de Slack Connect son una forma sencilla de comunicarte directamente con una persona de otra organización sin tener que salir de Slack.

• Comprueba que tus usuarios saben que pueden hablar con personas de otras empresas directamente desde Slack para sacar adelante su trabajo en menos tiempo
• Envía una invitación a un mensaje directo de Slack Connect para que la otra persona sepa que quieres usar este método de comunicación
• Los propietarios y administradores pueden ajustar la configuración y los permisos de los mensajes directos de Slack Connect

Un canal de Slack Connect funciona igual que un canal de Slack normal, pero permite conectar de 2 a 20 organizaciones. Esto significa que un equipo de tu empresa puede comunicarse con otra empresa, un cliente o proveedor, por ejemplo, desde un mismo canal.

• Habla con los equipos que suelen trabajar con socios externos, como el equipo de ventas, relaciones comerciales, compradores, administradores de proveedores y contratistas y descubre si quieren abandonar el correo electrónico y pasarse a Slack.
• Envía una invitación a un canal de Slack Connect para que la otra organización sepa que quieres colaborar usando este método de comunicación

7. Más consejos y prácticas recomendadas para trabajar de forma asíncrona con Slack

Los pasos anteriores sientan las bases para trabajar de forma adecuada con Slack. A partir de ahí, la variedad de cosas interesantes y prácticas que puedes hacer es inmensa. Estos son algunos consejos finales para sacar el máximo partido a Slack:

• Envía una actualización diaria sobre el progreso del trabajo en los canales de los equipos y pide a los demás que hagan lo mismo. El comando de barra diagonal /recordar permite automatizar un recordatorio para que todo el mundo lo haga a la misma hora cada día, como una especie de reunión informativa virtual
• Utiliza las llamadas de Slack y la función de compartir pantalla si una conversación breve puede ayudar a agilizar tus procesos, o utiliza un comando como /zoom para empezar una reunión directamente desde Slack
• En reuniones más grandes, puedes usar un canal para debatir y plantear preguntas. De esta forma, más gente podrá participar en la conversación
• Utiliza el Creador de flujos de trabajo para recopilar las opiniones y sugerencias del equipo
• Instala la app Donut para que los equipos puedan agruparse de forma aleatoria en estas quedadas virtuales
• Echa un vistazo a Future Forum para conocer las transformaciones necesarias que aplican otras empresas como la tuya para adaptarse y crecer en los tiempos que corren

Recursos adicionales

• Guía para teletrabajar en Slack
• Manual del gerente sobre el teletrabajo 
• Webinario: Primeros pasos con Slack
• 8 aplicaciones para Slack que te permitirán teletrabajar sin problemas
• 5 plantillas del creador de flujos de trabajo para equipos que trabajen de forma remota
• Guía sobre Slack Connect
• Primeros pasos en Slack Connect
• 20 consejos prácticos de Slack para crear un espacio de trabajo mejor