Imagen de Slack que acompaña al texto sobre teletrabajo

Siete pasos para empezar a teletrabajar con Slack

Esta guía está pensada para aquellas organizaciones que vayan a empezar a utilizar Slack

Slack es la herramienta que buscas para ayudarte a trabajar a distancia. Esta guía te mostrará cómo hacerlo de una forma rápida y efectiva en tu organización.

 

 

Consejo: antes de empezar, crea un canal de Slack (con el nombre #proyecto-slack) e incluye a todos estos componentes para gestionar el proyecto desde un mismo lugar.

1. Cómo conceder acceso a tu espacio de trabajo digital a todos los miembros del equipo

El primer paso es permitir que todo el que necesite utilizar Slack, pueda hacerlo sin problemas. Puedes empezar por un departamento o, directamente, con toda la compañía.

  • Primero, haz clic en Invitar a nuevos miembros.
  • Después, establece el SSO y el resto de configuraciones administrativas de tu equipo.
  • Crea grupos de usuarios para los diferentes departamentos, como @equipo-de-ventas o @equipo-ti.

2. Cómo crear tus primeros canales e integrar al equipo

Es importante que los miembros de tu equipo sepan que vais a usar Slack. Esto, además de enseñarles cómo hacerlo, despertará en ellos el interés por la aplicación.

Crea un canal de anuncios

  • Para compartir un anuncio con toda la empresa, cambia el nombre del canal #general a #anuncios-de-empresa. En este canal podrás compartir anuncios importantes con el resto del equipo.
  • Cuando envíes un mensaje a @canal en el nuevo canal de anuncios, se enviará un mensaje de correo electrónico a todas las personas que no hayan aceptado todavía su invitación a Slack. Si mencionas a @canal, harás que todos vean los mensajes más importantes. Pero cuidado, no es bueno abusar.
  • Puedes restringir los mensajes del canal #anuncios-empresa para que solo se publiquen anuncios importantes de parte del equipo de comunicaciones interno y de la dirección.
  • Inicia el canal #anuncios-empresa con una nota de tu patrocinador. Este es un ejemplo de un mensaje de bienvenida:

Hola, @canal: Espero que estéis bien. En estos tiempos, todos estamos lidiando con la incertidumbre y con un sinfín de cambios diferentes. Os puedo garantizar que no hemos dejado de trabajar para tomar las decisiones más adecuadas para todo el mundo. Nuestra prioridad principal es mantener al equipo informado y ayudaros a trabajar de forma segura y sin problemas desde casa, siempre que sea posible.

Por eso, vamos a utilizar Slack a partir de ahora como nuestro espacio de trabajo digital, os doy la bienvenida.

Hemos decidido invertir en Slack porque su calidad está a la altura de nuestras expectativas y porque la manera en la que trabajemos juntos será esencial para el éxito de la empresa. Por eso, para nosotros es una prioridad contar con las mejores herramientas del mercado. Slack es un entorno centralizado en el que podemos trabajar juntos, compartir archivos y conectar con diferentes herramientas. Con Slack, será mucho más fácil colaborar entre departamentos y funciones y, así, fortaleceremos nuestra filosofía y espíritu de equipo.

Consejos para empezar:

  • Los canales son espacios virtuales que reúnen a personas de ciertos departamentos, equipos, proyectos e intereses comunes.
  • En este canal encontraréis actualizaciones y noticias importantes.
  • Si necesitáis ayuda, podréis usar los canales de #ayuda, como #ayuda-para-personas
  • Comparte consejos con el resto del equipo en #consejos-teletrabajo

Estaremos siempre atentos a cualquier novedad y ajustaremos nuestra estrategia según sea necesario. Mientras tanto, vamos a cerrar otras herramientas de mensajería, para que todo el mundo esté en un solo lugar.

Por último, espero que tanto vosotros como vuestras familias estéis bien. Esta lucha es de todos y todas. ¡Nos vemos en los canales! ✊

Hasta que todo el equipo empiece a usar Slack, es una buena idea que el patrocinador envíe este mensaje por correo electrónico. Puedes incluir los pasos que los usuarios deben seguir para iniciar sesión o pedir ayuda si la necesitan. Por ejemplo:

Para unirte a Slack:

  1. Descarga la aplicación de Slack para ordenador y smartphone.
  2. Para conectarte, busca el correo electrónico de invitación o pide ayuda al equipo de TI.
  3. Echa un vistazo a las Guías para usar Slack. Luego puedes empezar por explorar los canales de Slack y unirte a ellos. Únete primero a los canales de tu departamento, equipo y oficina.

 

3. Cómo crear canales para trabajar

La opción predeterminada es usar canales en lugar de mensajes directos. Es preferible utilizar canales abiertos siempre que sea posible. De esta forma, todo el mundo podrá encontrar información importante. Además, los conocimientos de algunos equipos pueden ser de gran ayuda para el resto, que sabrán qué decisiones se tomaron en cada momento para aprender de ellas.

 

4. Cómo crear canales sociales para el día a día

 

5. Cómo conectar Slack con el resto de herramientas

Slack se puede conectar con otras herramientas de tu organización. Así, los equipos pueden usarlo todo desde un mismo entorno y se mejora la rentabilidad de tu inversión. Echa un vistazo al Directorio de Aplicaciones para conectar Slack con las herramientas que utilizas.

Siempre puedes conectar más herramientas, pero aquí te mostramos cómo empezar:

  • Primero, conecta Slack con aquellas que sean esenciales para tu productividad, como las herramientas de administración de archivos, llamadas, correo electrónico y calendarios organizativos (OneDrive, Zoom, Outlook y Gmail, por ejemplo).

 

 

  • Después, pasa a las herramientas clave para algunos departamentos, como ServiceNow para el equipo de TI, PagerDuty para el de Ingeniería, Salesforce para Ventas, Marketo para el equipo de Marketing o Envoy para el equipo logístico. Estas son algunas de las aplicaciones principales que te ayudarán a gestionar el teletrabajo.

 

 

6. Cómo trabajar con clientes, socios y proveedores en canales compartidos

Un canal compartido funciona igual que un canal de Slack normal, pero conecta a dos organizaciones. Esto significa que un equipo de tu empresa puede comunicarse con otra empresa, un cliente o proveedor, por ejemplo, desde un mismo canal.

  • Habla con los equipos que suelan trabajar con socios externos, como el equipo de ventas, relaciones comerciales, compradores, administradores de proveedores, contratistas y pregunta si quieren pasar sus conversaciones de correo electrónico a Slack. Empieza por unos cuantos grupos.
  • Haz saber a la compañía que te interesa conectar con ellos a través de Slack y envía una invitación para usar un canal compartido.

7. Más consejos y prácticas recomendadas para trabajar de forma remota con Slack

Los pasos anteriores sientan las bases para trabajar de forma adecuada con Slack. A partir de ahí, la variedad de cosas interesantes y prácticas que puedes hacer es inmensa. Estos son algunos consejos finales para sacar el máximo partido a Slack:

  • Envía una actualización diaria sobre el estado de los trabajos en un canal de equipo y pide al resto de personas que hagan lo mismo. El comando /recordar permite configurar un recordatorio para que todo el mundo lo haga a la misma hora de cada día. Es como una reunión participativa virtual.
  • Organiza quedadas virtuales para tomar un café o charlar. Instala la app Donut para que los equipos puedan agruparse de forma aleatoria en estas quedadas virtuales.
  • Usa las llamadas de Slack y la función de compartir pantalla cuando sea necesario para agilizar el proceso de un trabajo. También puedes usar un comando como /zoom para crear una reunión en Slack.
  • Muchos equipos creen que es mejor organizar reuniones frecuentes y cortas en lugar de reuniones cara a cara en plataformas de vídeo como Zoom. Además, los equipos necesitan ser más flexibles en cuanto a su disponibilidad. Por eso, es muy importante grabar las reuniones y publicar la grabación en los canales que corresponda.
  • En reuniones más grandes, puedes usar un canal para debatir. De esta forma, más gente podrá participar en la conversación.
  • Deja que todo el equipo participe. Con el creador de flujos de trabajo, podrás conocer la opinión de todos los miembros del equipo.
  • Aunque una reunión cara a cara no sea posible, puedes usar los canales compartidos para afianzar las reuniones con tus socios, clientes y proveedores más importantes.
  • Por último, no olvides que estamos a tu disposición siempre que nos necesites.

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