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Con Slack, Gympass proporciona acceso a más de 50 000 gimnasios y más de 150 000 entrenamientos

“Para nosotros era importante encontrar una herramienta que respaldara nuestro objetivo de acabar con los silos de información y garantizar la transparencia de la comunicación. Además, tenía que ser una empresa líder y pionera en la transformación digital. Slack cumplía con todos estos requisitos”.

Ralf AignerDirector general, Gympass

Mantenerse activo mientras está de viaje es un desafío que César Carvalho conoce muy bien: durante sus años de consultoría en Brasil, su apretada agenda hizo que fuera casi imposible ejercitarse a menos que pagara múltiples membresías en varias ciudades. Esto lo llevó a crear Gympass, una plataforma que ofrece a las empresas y sus empleados un descuento del 50 % al 70 % en una red global de estudios de fitness, entrenamientos digitales y servicios de salud mental y nutrición.

Al llegar el año 2017, Gympass había experimentado un crecimiento constante desde su fundación en 2012. Los empleados trabajaban en varios mercados en tres continentes y necesitaban una herramienta centralizada que pudiera escalar con la empresa y cumplir con los requisitos de seguridad. “Al elegir nuestra plataforma de mensajería, era importante que fuera colaborativa, divertida, intuitiva y personalizable”, dice Ralf Aigner, director ejecutivo de Gympass, Alemania. En noviembre de ese año, Gympass presentó Slack como su herramienta de comunicación oficial tanto para los empleados internos como para los socios externos y las partes interesadas. “Slack era exactamente lo que necesitábamos para llevar la comunicación en Gympass a un nuevo nivel. La implementación produjo una rápida sensación de logro y los empleados se mostraron entusiasmados desde el principio”, señala Aigner. “Personalmente, soy un gran admirador de la experiencia de usuario intuitiva”.

Gympass es ahora la solución de fitness corporativa más grande del mundo, que ofrece a los usuarios acceso a 50 000 gimnasios y estudios en 14 países y más de 7000 ciudades. La empresa tiene un valor de mercado de más de USD 1 mil millones.

RalfAigner

“Slack era exactamente lo que necesitábamos para llevar la comunicación en Gympass a un nuevo nivel. La implementación produjo una rápida sensación de logro y los empleados se mostraron entusiasmados desde el principio. Personalmente, soy un gran admirador de la experiencia de usuario intuitiva”.

Ralf AignerDirector general, Gympass, Alemania, Gympass Germany

Comunicación eficiente a medida que la empresa escalaba

En sus inicios, en Gympass dependían de los correos electrónicos para intercambiar datos confidenciales y de Skype o WhatsApp para una comunicación rápida. Pero los sistemas dispares se volvieron confusos rápidamente y el correo electrónico condujo a comunicaciones aisladas. Si los nuevos empleados no se agregaban a las listas de distribución adecuadas, se veían obligados a perder tiempo valioso rastreando información importante. Sin un espacio seguro para colaborar, los empleados no podían compartir datos confidenciales de forma rápida y transparente. El rápido crecimiento de la empresa solo agravó el problema.

Ahora, todos los empleados nuevos de Gympass comienzan en Slack, lo que otorga acceso instantáneo a información relevante antes oculta en correos electrónicos. Al contar con un contexto completo e información de la empresa, pueden sumergirse directamente en el día a día de su equipo.

Comunicación en canales en Slack

Los equipos de Gympass trabajan en una variedad de canales de Slack, espacios virtuales para compartir mensajes, documentos e información. Más de 1000 empleados utilizan más de 2000 canales abiertos y envían 7000 mensajes todos los días para intercambiar información y facilitar los flujos de trabajo. Los equipos aprovechan los canales para coordinar proyectos, mantenerse conectados entre ubicaciones y departamentos, y facilitar tareas de respuesta rápida, como la planificación de eventos. Cada mercado tiene su propio canal, como #team-germany (#equipo-alemania) y # gympass-usa (# gympass-ee.uu.), y los empleados crean nuevos canales para colaborar con las partes interesadas fundamentales y debatir temas entre equipos. Por ejemplo, si ocurre un problema con una cuenta de usuario en particular, los administradores de cuentas y el equipo de asistencia pueden reunirse rápidamente. Esta resolución de problemas en tiempo real permite a los equipos resolver problemas de una manera que antes no era posible con el correo electrónico.

“Para nosotros era importante encontrar una herramienta que respaldara nuestro objetivo de acabar con los silos de información y garantizar la transparencia de la comunicación”, declara Aigner. “Además, tenía que ser una empresa líder y pionera en la transformación digital. Slack cumplía con todos estos requisitos”.

“Para nosotros era importante encontrar una herramienta que respaldara nuestro objetivo de acabar con los silos de información y garantizar la transparencia de la comunicación. Además, tenía que ser una empresa líder y pionera en la transformación digital. Slack cumplía con todos estos requisitos”.

Ralf AignerDirector general, Gympass, Alemania, Gympass Germany

Fortalecimiento de la cultura, el compañerismo y la colaboración

La capacidad que tiene Slack de conectar a los equipos de Gympass a través de las zonas horarias ha fortalecido la cultura en toda la empresa. Los canales como #team-germany (#equipo-alemania) permiten que los líderes compartan actualizaciones de productos, celebren los éxitos y reconozcan los logros especiales de un equipo. “La colaboración corporativa y mundial de nuestros empleados en Slack ha abierto muchas oportunidades nuevas en términos de formación de equipos”, dice Aigner. “Estamos especialmente satisfechos con esto, ya que uno de nuestros valores corporativos es la cooperación constructiva y el trabajo en equipo. Este es uno de los pilares más importantes de nuestro éxito”.

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Las integraciones facilitan aún más el trabajo en equipo. “La edición conjunta y simultánea de documentos a través de Google Drive directamente en Slack es una gran ventaja, especialmente en situaciones urgentes y de mucha presión”, dice Aigner. “Además de Google Drive, las integraciones como Asana o Google Calendar son esenciales”. Señala que la oportunidad de usar emojis personalizados relaja el ambiente de trabajo y enriquece las rutinas diarias del equipo. “No solo es divertido, sino que fomenta la creatividad y el sentido de comunidad”.

Slack también ofrece a los empleados una forma de comunicarse de manera más directa y personal. “Después de muy poco tiempo en Slack, me di cuenta de que realmente no conocía tan bien a mis colegas porque solo me había conectado con ellos por teléfono o correo electrónico”, señala Aigner. “Ahora los conozco mejor a todos”.

“La colaboración global de nuestros empleados en Slack ha abierto muchas oportunidades nuevas para la formación de equipos”.

Ralf AignerDirector general, Gympass, Alemania, Gympass Germany

Usar Slack Connect para conectarse con socios y mantener la continuidad de las ventas

Gympass usa Slack Connect para reducir la complejidad y comunicarse en canales con socios externos, como agencias de relaciones públicas. Las partes interesadas pueden coordinar rápidamente entre las líneas de la empresa y compartir fácilmente enlaces, gráficos y archivos. “Con Slack podemos garantizar una comunicación fluida no solo al interior de la empresa sino que también con socios y agencias”, manifiesta Aigner. “Esto es especialmente importante para mantener relaciones laborales eficientes a medida que continuamos creciendo”.

Cuando golpeó la pandemia del Covid-19 y el equipo de ventas ya no pudo ofrecer un producto que fomentara las interacciones en persona, mantuvieron la dinámica del negocio con Slack Connect. Mediante el trabajo remoto a través de Slack, los equipos de Gympass colaboraron entre departamentos para crear un nuevo producto en solo dos semanas: transmisión de clases de fitness en línea. El equipo de ventas aprovechó Slack Connect para facilitar las conversaciones con los socios del gimnasio a nivel mundial y comunicar la nueva opción a cada socio en sus respectivos canales. Estos canales se usan a diario con los socios para tratar temas específicos de la cuenta y garantizar una implementación sin problemas durante la incorporación de un producto.

A nivel interno, los equipos de ventas agilizan las tareas administrativas y se comunican de forma rápida y transparente sobre cada socio en los canales de Slack. La integración de Salesforce para Slack permite ver una instantánea holística de un cliente en segundos e ingresar notas de llamadas, documentos y conversaciones relevantes directamente desde Slack en Salesforce. Esto también acelera los procesos rutinarios como aprobar condiciones especiales para un socio: los representantes pueden mencionar a los ejecutivos en el canal de Slack para obtener una aprobación rápida.

Según Aigner, tanto para él como para todo el equipo de Gympass, “Slack ha mejorado la cultura corporativa, ha puesto un sentimiento de proximidad con los compañeros y los equipos de otros lugares; es una forma completamente nueva de cooperación que antes era imposible”. Slack es el centro de colaboración que permite a Gympass ofrecer oportunidades de ejercitarse a cualquier persona, en cualquier lugar, incluso en casa.