Una foto ilustrativa de Slack para acompañar el artículo sobre trabajo a distancia

7 pasos para implementar Slack en el trabajo a distancia

Una guía para las personas encargadas de implementar Slack en su organización

Podrás abrir Slack con éxito incluso cuando tengas poco tiempo. Esta guía te ayudará a implementar Slack de forma rápida y efectiva en tu organización.

 

 

Consejo: Antes de comenzar, crea un canal en Slack (llámalo #proy-slack) con estas personas para administrar el proyecto en un solo lugar.

1. Dale acceso a todos a tu espacio de trabajo digital

El primer paso es asegurarte de que todas las personas que necesiten Slack puedan acceder. Puedes empezar con un solo departamento o bien darle acceso a toda la empresa.

2. Crea tus primeros canales y ayuda a tus empleados a empezar a trabajar con Slack

Una buena comunicación hace saber a tus empleados que utilizarás Slack. También te asegura que sepan usarlo y además quieran hacerlo.

Cómo crear un canal de anuncios

  • Para compartir un anuncio con toda la organización, primero cambia el nombre del canal #general a #anuncios-empresa. Este canal es donde compartirás los anuncios importantes de la organización con todos tus empleados.
  • Cuando envíes un mensaje a @canal en tu nuevo canal de anuncios, también se enviará una notificación por correo electrónico a todas las personas que todavía no hayan aceptado su invitación de Slack. Al mencionar @canal, todas las personas podrán ver los mensajes más importantes, pero trata de utilizar las menciones con moderación.
  • Puedes restringir los permisos de publicación para tu canal de #anuncios-empresa a solo actualizaciones importantes de parte de los equipos y el liderazgo de las comunicaciones internas.
  • Lanza el canal de #anuncios-empresa con una nota de tu Patrocinador. Puedes usar algo como esto de mensaje de bienvenida:

Hola, @canal, espero que todos se encuentren bien. Estamos atravesando por muchos cambios y momentos de incertidumbre. Sin embargo, les aseguramos que trabajamos arduamente para tomar las decisiones correctas para todos. Nuestra máxima prioridad es mantenerlos al tanto y ayudarles a trabajar de manera segura y sin problemas desde casa siempre que sea posible.

Por eso hoy Slack se convierte oficialmente en nuestro espacio de trabajo digital. ¡Les damos la bienvenida!

Invertimos en Slack porque nuestro éxito depende de la forma en que trabajamos en equipo y queremos brindarles las mejores herramientas disponibles. Slack es un centro de actividades donde podemos trabajar juntos, compartir archivos y conectarnos con otras herramientas. Facilitará en gran medida la colaboración multifuncional y reforzará nuestro conocimiento y compromiso grupal.

Algunos consejos para comenzar:

  • Los canales son como espacios para reunir a las personas de los departamentos, equipos, proyectos o con intereses comunes.
  • Mantente al tanto de las actualizaciones importantes en este canal.
  • Busca ayuda en los canales de#ayuda como #ayuda-personas.
  • Comparte lo que te dé resultado en #consejos-a-distancia.

Nos comprometemos a estar informados sobre los nuevos desarrollos y a adaptar nuestro enfoque según sea necesario. Mientras tanto, cerraremos otras herramientas de mensajería para que todos estén disponibles en un solo lugar.

Por último, ayudémonos entre todos y cuidémonos no solo de nosotros mismos sino también de nuestras familias durante este momento. Estamos todos juntos en esto. ¡Nos vemos en el canal! ✊

Hasta que todos utilicen Slack, es buena idea que tu Patrocinador también envíe esta comunicación por correo electrónico. También puedes incluir ciertos pasos para que los usuarios sepan cómo iniciar sesión y pedir ayudar si tienen algún problema. Por ejemplo:

Primeros pasos para unirte a Slack:

  1. Descarga las apps de Slack para computadora y dispositivos móviles.
  2. Para iniciar sesión, busca la invitación que recibiste en el correo electrónico o los pasos a seguir de TI.
  3. Utiliza las guías de introducción a Slack. Comienza a explorar la app y únete a canales en Slack. Primero, únete a los canales de tu departamento, equipo o ubicación de oficina.

 

3. Crea canales para trabajar

Configura la app para que la comunicación transcurra en canales y no en mensajes directos, especialmente en los canales públicos cuando puedas. Con los canales públicos las personas correctas pueden encontrar información importante, las conversaciones en equipo pueden ser de conocimiento público y todos pueden beneficiarse del contexto de decisiones tomadas en el pasado.

 

4. Crea canales sociales para conectar más con todos

 

5. Conecta Slack con otras herramientas

Slack se conecta con las otras herramientas que tu organización y equipos utilizan para centralizar todo en un solo lugar, brindando una mejor experiencia a los usuarios y generando más valor a las inversiones existentes. Revisa el Directorio de aplicaciones para conectar las herramientas que necesitas.

Si bien siempre puedes expandir tus conexiones con el paso del tiempo, aquí te mostramos cómo empezar:

  • Primero, conecta tus herramientas principales de productividad para utilizar archivos, llamadas, correos electrónicos y calendario como OneDrive, Zoom, Outlook y Gmail.

 

 

  • Luego, elige algunas herramientas claves de tu departamento como ServiceNow para TI, PagerDuty para ingenieros, Salesforce para ventas, Marketo para los empleados de marketing o Envoy para los equipos de mantenimiento. Aquí encontrarás las apps más destacadas que te ayudarán a administrar el trabajo a distancia.

 

 

6. Trabaja con clientes, socios y proveedores en canales compartidos

Un canal compartido funciona igual que un canal normal de Slack, solo que conecta dos organizaciones. Esto significa que un equipo de tu empresa puede comunicarse con la Empresa B, por ejemplo, un cliente o un proveedor, en el mismo canal.

  • Consulta con los equipos que trabajen con socios externos como ventas, relaciones comerciales, compradores, gerente de proveedores o contratistas si quieren comunicarse a través de Slack en lugar de correo electrónico. Primero, encuentra algunos grupos para empezar.
  • Elige a las organizaciones externas y envía una invitación para formar un canal compartido.

7. Más consejos y prácticas recomendadas para trabajar a distancia con Slack

La información anterior es el punto de partida para trabajar con Slack correctamente aunque también puedes hacer muchas otras cosas divertidas e interesantes. Aquí tienes los últimos consejos:

  • Envía una actualización diaria de tu trabajo en los canales de equipo y pídeles a tus compañeros que hagan lo mismo. Elcomando /recordar puede programar un recordatorio para que todos envíen su actualización al mismo tiempo todos los días como si fuese una presentación virtual.
  • Organiza los cafés o happy hours de equipo virtuales. Instala la app Donut para que los equipos puedan sumarse e a los distintos “cafés virtuales”.
  • Utiliza Slack Calls y la pantalla compartida de Slack cuando puedas lograr resultados más eficientes con una conversación breve. O bien usa un comando como /zoom para iniciar una reunión en Slack.
  • Muchos equipos consideran valiosas las reuniones breves pero más frecuentes en plataformas de video como Zoom, en lugar de más tiempo en reuniones presenciales. También se necesita más flexibilidad, por eso asegúrate de grabar las reuniones importantes y publicar la grabación en el canal.
  • En reuniones de muchas personas, utiliza un canal para los debates y permite que más gente participe en la conversación.
  • Mantén la conexión con tu equipo mediante el uso del Generador de flujos de trabajo para conocer las opiniones de tu equipo.
  • Incluso cuando no puedas estar presente, utiliza loscanales compartidos para seguir profundizando las relaciones con socios, clientes y proveedores importantes.
  • Por último, ¡no olvides levantarte y estirarte cuando lo necesites!

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