Collaboration

Guide de référence des réunions à distance

Découvrez comment organiser des réunions en ligne efficaces lorsque les membres de votre équipe travaillent à distance

Auteur : Deanna deBara2 janvier 2021

Dans le monde du travail actuel, vous avez autant de chances de travailler avec un interlocuteur basé à l’autre bout du monde qu’avec un collègue d’un autre service. C’est pourquoi il est primordial de bien comprendre le fonctionnement et l’intérêt des réunions à distance et de savoir les organiser efficacement.

Les réunions en ligne font partie intégrante du flux de travail d’une équipe, mais faire en sorte qu’elles soient fructueuses n’est pas si simple. Quel outil utiliser ? Comment s’assurer d’aborder tous les sujets ? Si vous vous posez mille questions au moment d’organiser votre réunion, pas de panique. Nous allons passer en revue tout ce que vous devez savoir pour réussir vos réunions à distance.

Choisir le bon outil

Il existe tout un éventail de technologies pour rendre l’organisation d’une réunion en ligne plus simple, plus rapide et plus collaborative. Nous allons identifier quel outil est le plus adapté à votre équipe.

Au moment de choisir un outil pour organiser votre réunion en ligne, posez-vous les questions suivantes :

De quelle fonctionnalité clé ai-je besoin ?

Avez-vous besoin de voir les réactions de chaque participant lorsque vous leur présentez de nouvelles idées de produits ? Optez alors pour un logiciel de visioconférence. Souhaitez-vous que chaque participant puisse collaborer à la rédaction d’un communiqué de presse ? Privilégiez Google Docs ou un outil équivalent. Souhaitez-vous que chaque participant puisse voir une présentation ou une démonstration en temps réel ? Tournez-vous vers un logiciel de partage d’écran.

Un bon outil répond avant tout à vos besoins. Même si chaque équipe est différente, un aspect reste essentiel : l’outil doit prendre en charge le son et la vidéo. Une étude a révélé que 55 % de la communication passe par le langage du corps et 38 % par le ton de la voix. Ces deux éléments contribuent donc à créer une ambiance conviviale pendant une réunion à distance.

Combien de personnes doivent assister à votre réunion à distance ?

Les outils les plus efficaces pour une discussion virtuelle en tête-à-tête ne sont pas forcément les mêmes que ceux utilisés pour organiser une réunion de 20 personnes réparties sur différents fuseaux horaires. Choisissez un logiciel intuitif, capable de s’adapter au nombre de participants.

Comment les technologies améliorent-elles l’efficacité des réunions à distance ?

Les technologies utilisées dans le cadre professionnel doivent simplifier les processus, mais aussi permettre aux membres d’équipes d’accéder plus facilement à l’information. Elles doivent également les aider à rester concentrés sur leurs objectifs. Par conséquent, au moment d’évaluer des outils potentiels pour organiser des réunions à distance, regardez s’ils proposent d’autres fonctionnalités utiles, telles que le partage d’écran et l’enregistrement, qui vous permettront de partager ultérieurement votre réunion avec les participants pour qu’ils ne soient pas distraits par la prise de notes pendant son déroulement.

Jeter les bases d’une réunion à distance réussie

Lorsque vous travaillez avec des collaborateurs physiquement présents à vos côtés, vous avez de multiples occasions de discuter avec eux au fil de la journée. Ces conversations et interactions informelles permettent de tisser des liens qui vont se prolonger jusqu’à vos réunions et inciter les participants à s’impliquer davantage, voire à les mettre en confiance pour donner leurs avis ou faire des commentaires constructifs. Une étude a révélé que les salariés ayant raconté à leur équipe une histoire drôle ou embarrassante les concernant ont proposé 26 % d’idées en plus pendant les sessions de réflexion que leurs collègues plus timides. De même, une autre étude a aussi démontré l’intérêt d’avoir un meilleur ami au travail.

Mais les salariés à distance ne profitent pas de ces conditions favorables à l’échange. C’est pourquoi les dirigeants et responsables doivent se montrer proactifs et faire en sorte qu’ils puissent aussi en bénéficier d’une autre façon. Si les membres d’une équipe ne se sont jamais rencontrés, ils seront moins disposés à partager ou à débattre d’idées devant les autres. Avant que les réunions à distance ne fassent partie intégrante du flux de travail de votre équipe, veillez à ce que chacun de vos membres se sente suffisamment à l’aise pour communiquer avec les autres.

Le meilleur moyen d’y parvenir ? Créez une « machine à café virtuelle », un endroit convivial en ligne dans lequel les membres de votre équipe en télétravail pourront faire connaissance et interagir hors du cadre de vos réunions. Grâce à cet espace partagé, ils pourront :

  • Se sentir plus à l’aise (et, soyons honnêtes, moins maladroits) lorsqu’ils devront communiquer dans les différents canaux numériques avec des participants qu’ils ne connaissent pas en personne.
  • Faire connaissance avec les autres membres de l’équipe et se familiariser avec leur niveau d’expertise.
  • Être sur un pied d’égalité et se sentir intégrés à l’équipe malgré leur éloignement géographique.
  • Identifier tout problème éventuel lié à des styles de communication utilisés ou des points de vue divergents avant une réunion.

Une machine à café virtuelle peut être un endroit spécifique (par ex. : un canal Slack) ou quelques rituels partagés (par ex. : des mises au point quotidiennes par visioconférence ou un happy hour virtuel hebdomadaire). Dans la mesure où les membres de votre équipe peuvent échanger et apprendre à mieux connaître leurs collègues avant une réunion, ces interactions vont conditionner le bon déroulement de vos réunions à distance.

Organiser une réunion à distance avec des incompatibilités de plannings

« Les réunions à distance permettent à chacun d’être présent dans son propre contexte », explique Bryant Galindo, cofondateur et PDG de CollabsHQ, société de coaching et de conseil spécialisée en stratégie d’entreprise et dans la culture d’entreprise virtuelle. Mais trouver un moyen pour que tous soient présents, dans le contexte de la réunion et au moment où vous le souhaitez, peut être un véritable casse-tête, surtout si vous collaborez avec une équipe répartie sur plusieurs fuseaux horaires.

Pour coordonner les plannings de tous, essayez d’identifier des horaires susceptibles de convenir aux différents fuseaux horaires (par exemple : si certains travaillent à Londres, New York et Los Angeles, l’horaire idéal pour organiser votre réunion est 9 h du matin à Los Angeles, soit 12 h à New York et 16 h à Londres). Il existe tout un éventail d’outils pour vous aider à choisir le meilleur horaire :

  • Every Time Zone dispose d’un curseur vous permettant de connaître en un clin d’œil l’heure qu’il est dans différents fuseaux horaires.
  • Le World Clock Meeting Planner de timeanddate.com vous permet d’indiquer les différentes villes dans lesquelles se trouvent les membres de votre équipe, puis de créer un tableau proposant plusieurs horaires de réunion.
  • Worldtimebuddy vous permet d’indiquer votre localisation, ainsi que celle des membres de votre équipe, puis de créer un tableau affichant l’heure locale pour chaque participant à la réunion.

Dans la mesure du possible, veillez à planifier vos réunions longtemps à l’avance, car plus tôt vos participants en seront informés, plus facilement ils pourront les intégrer à leur emploi du temps. Mais, dans le cas d’une réunion de dernière minute, vérifiez que les plages horaires libres de chaque membre de votre équipe concordent. Ainsi, lorsqu’une réunion doit avoir lieu, vous pouvez réunir tous les participants dans le même espace (virtuel), et ce, même s’ils sont séparés par des milliers de kilomètres.

Définir un ordre du jour et des lignes directrices à suivre pendant votre réunion

Pour que votre réunion à distance planifiée soit efficace et réussie, vous devrez définir un ordre du jour.

« Les réunions à distance les plus efficaces définissent un ordre du jour à l’avance, afin que les participants soient informés des sujets qui seront abordés », précise Bryant Galindo. « Sans quoi, vous allez perdre 15 à 20 minutes à réfléchir de quoi vous allez parler. »

Pour chaque réunion virtuelle, veillez à définir un ordre du jour clair, notamment :

  • Les points de discussion clés
  • Le fil conducteur de la réunion (par exemple : à quel moment et pendant combien de temps vous prévoyez de parler de chaque point de discussion)
  • Les membres d’équipe(s) qui y participeront
  • De quoi chaque membre d’équipe devra parler pendant la réunion
  • Tout document, fichier ou résultat de recherche pertinent

Tout aussi importantes que l’ordre du jour, les lignes directrices servent à définir les règles et attentes que devront respecter les membres d’équipe participant à votre réunion à distance.

« Elles permettent non seulement de vous assurer que chaque participant à votre réunion sait clairement ce que vous attendez de lui, mais expliquent aussi comment utiliser l’espace virtuel », explique Bryant Galindo.

Par exemple, tous les participants pourront-ils parler librement ou le chef d’équipe donnera-t-il tour à tour la parole à chacun ? Tous les participants devront-ils se filmer pendant toute la durée de la réunion ou uniquement l’animateur ? Les participants devront-ils activer le mode silencieux de leurs téléphones pendant que les autres parlent ?

Un ordre du jour et des lignes directrices clairement définis (et envoyés à votre équipe au moins 24 heures avant la réunion) permettent de garantir que tous les participants sont informés du contenu de la réunion virtuelle à venir.

Règles de bonne conduite à suivre pendant votre réunion en ligne

Bien que chaque réunion applique ses propres « règles », il convient de respecter certaines pratiques élémentaires de bonne conduite pour que l’expérience de réunion à distance soit la plus plaisante possible.

Considérez-les comme des principes de base à respecter dans vos réunions en ligne :

  • Présenter tous les participants de la réunion et donner la parole à chacun d’eux.
  • Ne pas tapoter sur son téléphone pendant les présentations des autres participants.
  • Ne pas interrompre un participant quand il parle (ou parler en même temps que lui).
  • Tester toutes les technologies disponibles (notamment les programmes utilisant des caméras/vidéos, le Wi-Fi et le partage d’écran) avant la réunion.
  • Lire l’ordre du jour et être préparé à parler des sujets qui seront abordés.
  • Ne pas faire le travail de vos collègues (comme consulter leurs e-mails) pendant la réunion virtuelle.
  • Désactiver toutes les notifications et activer le mode silencieux de votre téléphone.
  • S’assurer que tous les participants sont dans un endroit calme, loin de toute distraction.

Si aucune règle de conduite n’a été clairement spécifiée, faites simplement preuve de courtoisie. Chaque participant souhaite être entendu, vu et respecté pendant une réunion à distance, comme dans n’importe quelle autre circonstance.

Susciter l’intérêt des membres de votre équipe pendant votre réunion en ligne

Tous les points que nous avons abordés, de la planification à la définition d’un ordre du jour, en passant par l’application de règles de bonne conduite, sont indispensables au bon déroulement d’une réunion virtuelle. Mais ils n’ont aucun intérêt si vous n’avez pas suscité d’engagement particulier chez votre équipe.

Lisez nos conseils suivants pour capter l’attention de votre équipe du début à la fin d’une réunion à distance :

Prendre le temps d’avoir des conversations informelles

Prendre quelques minutes pour discuter amicalement avant le début d’une réunion instaure un climat propice à sa réussite. Cela met votre équipe dans de meilleures dispositions lorsque vous entrerez dans le vif du sujet.

« Dans un espace virtuel vous n’avez pas de relation en face-à-face, alors vous devez redoubler d’efforts pour mettre les participants en confiance et établir une bonne entente », explique Bryant Galindo. « C’est pourquoi vous devez mettre un point d’honneur à établir un climat propice à ce résultat. »

Passez quelques minutes avant le début d’une réunion à prendre des nouvelles de tous les participants ou à parler des dernières nouvelles au bureau. Non seulement vous éveillerez leur engagement, mais vous renforcerez aussi la culture de votre entreprise et vos relations avec votre équipe.

Demander à tous les participants de se présenter

Quand une réunion regroupe un grand nombre de participants, il est difficile de se souvenir de l’identité de chacun. En demandant à chacun de se présenter au début de la réunion (et surtout avant de parler ou d’exposer ses idées), vous faciliterez la mémorisation du nom des différents membres d’équipe et de leur rôle au sein des débats.

Attribuer une tâche à chaque participant

Avez-vous déjà assisté à une réunion sans connaître la raison de votre présence ?

Un participant qui ignore la raison précise de sa présence se sentira exclu de votre réunion. Veillez à attribuer à chaque membre de votre équipe une tâche précise avant le début de la réunion. Par exemple : demandez à un membre de consigner toutes les questions posées lors d’une session de réflexion, puis à un autre de noter les points de discussion clés et à un autre de faire défiler les diapositives pendant la présentation.

Pour susciter l’engagement de vos salariés pendant une réunion à distance, leurs tâches doivent être :

  • Interactives : il faut que chaque personne participe en temps réel aux discussions et interagisse avec les autres membres de l’équipe.
  • Simples : si une tâche est trop compliquée, votre équipe risque de passer plus de temps à essayer de comprendre ce qu’elle doit faire plutôt que de participer à la réunion.
  • Longues : dans l’idéal, chaque tâche attribuée à un membre d’équipe devra être réalisée pendant toute la durée de la réunion pour que son engagement reste intact du début à la fin.

En attribuant des tâches aux participants, vous leur permettrez de jouer un rôle actif pendant la réunion et d’être au cœur des débats. Vous évitez d’avoir en face de vous un auditoire passif, ce qui est le pire dans une réunion d’équipe.

Inclure des membres plus timides à une réunion à distance

Vous devez veiller à ce que l’ensemble de vos salariés participent pendant une réunion à distance, y compris les plus timides.

« En tant qu’animateur, votre rôle ne se limite pas à réunir tous les interlocuteurs et à les regarder interagir, il doit aussi créer un espace sûr pour les participants plus réservés », explique Bryant Galindo.

Si certains salariés sont plus timides, organisez la réunion pour que chacun puisse s’exprimer, comme dans un tour de table, au cours duquel chacun aura 5 minutes pour partager une information ou raconter une expérience personnelle se rapportant au thème de la réunion.

Si vous remarquez qu’un membre de l’équipe essaie de participer mais que d’autres plus extravertis lui font de l’ombre, réservez-lui du temps pour qu’il puisse s’exprimer (et vous assurer que le reste de l’équipe l’écoute). Certains membres d’équipe peuvent se montrer plus réticents lorsqu’il s’agit d’intervenir lors d’une réunion virtuelle. Prenez alors le temps de planifier un entretien en face à face pour leur demander comment améliorer la participation des membres plus en retrait pendant une réunion à distance. Mieux encore, créez un espace convivial ou un document en ligne dans lequel ils pourront donner leurs avis, partager des informations et des suggestions suite à une réunion.

Le principe est de faire en sorte que les membres plus timides soient aussi actifs dans les réunions en ligne que n’importe quel autre membre. Or l’animateur devra personnellement les y aider.

Effectuer un suivi de votre réunion à distance

Pour qu’une réunion soit efficace, chaque participant devra la quitter en ayant un objectif clair en tête. Les éléments clés que chacun devra connaître sont les suivants :

  • Les éléments livrables et les étapes suivantes
  • Le nom du responsable chargé du suivi de chaque élément ou tâche
  • La date de mise à disposition des éléments livrables
  • La date de la prochaine réunion ou mise au point

Et si vous occupiez le rôle d’animateur, n’oubliez pas qu’une étape importante du suivi de votre réunion consiste à demander aux participants leurs impressions suite à la réunion, que ce soit lors d’un entretien en face-à-face ou par le biais d’une enquête simple et anonyme. Grâce à leurs commentaires, vous saurez alors comment améliorer concrètement la participation et l’efficacité lors vos prochaines réunions.

Devenir un pro de l’organisation de réunions en ligne avec des équipes à distance

Grâce à ce guide, l’organisation réussie d’une réunion à distance ne sera plus un casse-tête, mais un véritable jeu d’enfant. En suivant pas à pas les différentes étapes, vous disposerez de tous les outils nécessaires pour organiser une réunion à distance productive, que votre équipe soit composée de 2 ou 10 membres, à 5 ou à 5 000 kilomètres de vous.

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