Comment garder un environnement de travail productif

Que ce soit en éliminant toute distraction ou en réunissant proactivement des collaborateurs pour identifier et adapter les priorités, voici comment Ali Rayl garantit l’optimisation du temps de travail de chaque membre de son équipe.

La mission d’un dirigeant : minimiser toute distraction

Il y a dix ans, l’un des directeurs d’Ali Rayl lui a appris une règle fondamentale qui lui sert toujours : un directeur doit être dispersé au travail.

« Si c’est vous qui êtes dispersé, cela signifie que vous vous tenez informé de tout ce qui se passe, et donc que chaque membre de votre équipe dispose en fait d’un espace suffisant pour faire son travail », affirme-t-elle.

Un aspect sous-jacent, mais néanmoins important, de ce conseil est que vos collaborateurs sont les seuls à faire évoluer votre entreprise, pas vous. Ali Rayl ajoute qu’« en définitive, vous devez avant tout veiller à ce qu’ils restent concentrés sur leurs objectifs, car ce sont eux qui font le travail que vous leur demandez. »

Pour y arriver, les directeurs doivent filtrer toute distraction et organiser leur temps afin que chaque membre de leur équipe puisse mieux gérer le sien.

Lundi rime avec ambitions...

Que vous aimiez ou pas le lundi, ce premier jour de la semaine est crucial, car il vous permet de définir les orientations que vous devrez suivre les quatre jours suivants.

Pour Ali Rayl, ce jour débute généralement par une réunion d’une heure dans son service, à laquelle est conviée l’équipe de direction. Ils passent en revue les indicateurs que l’équipe a définis comme les plus importants et utilisent ces données pour définir leurs objectifs et priorités de la semaine.

« Nous discutons des défis qui se posent à nous, des objectifs que nous essayons d’atteindre et des éventuelles difficultés que nous rencontrons », confie Ali Rayl.

Alors que tous discutent de leurs problèmes et des solutions possibles, chacun sait clairement sur quoi devra travailler son service.

Pour Ali Rayl, le lundi est la journée où chacun doit se montrer optimiste et afficher fièrement ses ambitions. Il est toujours possible d’adapter les priorités ensuite, mais pour faire avancer votre entreprise de manière notable, vous devrez d’abord placer la barre très haut.

... Et mercredi avec recadrage

Le lundi étant la journée où sont définis objectifs de la semaine, le mercredi doit être consacré à un exercice simple, mais rigoureux : définir ce qui doit être supprimé ou repriorisé.

« Je fait mon autocritique en étant un peu plus dure et réaliste avec moi-même », explique Ali Rayl. « Parmi les objectifs que je souhaite atteindre, lesquels puis-je accomplir de façon réaliste à l’issue des trois jours qu’il me reste cette semaine ? Aucun, telle est toujours ma réponse. »

Il est important d’être honnête avec soi-même, au risque d’être complètement épuisé en fin de semaine. Pire encore, vous risquez de ne pas terminer des projets importants ou urgents.

En revanche, si vous remarquez que vous disposez systématiquement de temps suffisant pour atteindre vos objectifs de début de semaine, il est possible qu’ils ne soient pas suffisamment ambitieux.

Privilégier des outils de gestion adaptés à vos méthodes de travail

Si vous recherchez une liste des meilleurs outils et applications de productivité, Ali Rayl est la dernière personne qui pourra vous conseiller. « Chaque fois que j’ai essayé d’en utiliser un ou une en pensant améliorer mon efficacité, aucun n’a jamais réussi à pleinement me convaincre », confie-t-elle.

Alors, au lieu de se forcer à les utiliser, Ali Rayl canalise désormais sa productivité en l’adaptant à son environnement de travail. Elle s’assure d’être toujours informée de ce qui est important dans l’entreprise, puis elle définit toutes les tâches qui permettront d’atteindre ses objectifs ultimes.

Google Agenda est le seul outil qu’Ali Rayl utilise régulièrement. Des couleurs différentes s’affichent chaque jour, selon les types d’activités prévues. Elle visualise ainsi en un clin d’œil son emploi du temps et les objectifs à atteindre en fin de semaine.

« Un coup d’œil suffit pour mémoriser mon planning de la journée et le temps qui m’est réservé », explique-t-elle. « Et lorsque je travaille, j’essaie de réfléchir à ce que je peux apporter aux autres. »

S’accorder des pauses pour écrire

Veillez toujours à essayer de vous améliorer au sein de votre environnement professionnel. Dans cette logique, Ali Rayl souhaite améliorer ses capacités rédactionnelles.

« Ne pensez pas que je me réserve beaucoup de temps ou que je prends des pauses d’écriture à tout bout de champ », confie-t-elle. « En fait, je devrais le faire plus souvent. »

Sa source d’inspiration ? Un article de blog (dont les ébauches ont d’abord été publiées sur Twitter) rédigé par Steven Sinofsky, investisseur en technologie, intitulé « Writing is Thinking » (Écrire, c’est réfléchir). Non seulement l’écriture peut vous aider à analyser des problèmes, mais peut aussi clarifier certains sujets pour vos collaborateurs.

« L’écriture capture notre esprit tout entier », révèle Ali Rayl. « Elle ne permet pas uniquement de structurer nos pensées, elle aide aussi les collaborateurs qui nous lisent. »