Personnaliser les règles de conservation des messages et des fichiers

Par défaut, Slack conserve tous les messages et tous les fichiers tant que votre espace de travail existe. Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser les paramètres de conservation et supprimer tous les messages et fichiers au bout d’une période donnée. Par exemple, une règle de conservation des messages pendant 10 jours supprimera automatiquement tous les messages publiés il y a plus de 10 jours dans votre espace de travail. 

Principes de base

  • La suppression des messages et des fichiers est définitive. Tenez-en compte lorsque vous modifiez ces paramètres.
  • Avec les forfaits Standard et Plus, vous pouvez ajuster les paramètres de conservation pour l’ensemble de l’espace de travail ou pour des canaux spécifiques.
  • Dans une organisation Enterprise Grid, vous pouvez définir des règles qui s’appliquent à chaque espace de travail de l’organisation.
  • Quand vous définissez ou modifiez une règle, les éventuelles suppressions n’ont lieu que lors de l’exécution suivante de la règle, généralement à 21 h 00 PST. 
  • Les suppressions régies par des règles de conservation des messages ont lieu une fois par jour selon un cycle.
  • Les paramètres de conservation s’appliquent à tous les messages et à tous les fichiers, y compris ceux qui sont épinglés ou ajoutés aux favoris.
  • Lorsque les règles de conservation sont modifiées, Slackbot envoie une notification à tous les propriétaires de l’espace de travail.

Remarque : si votre demande d’utilisation de l’exportation Corporative est approuvée et que vous avez activé cet outil, les paramètres de conservation personnalisés seront définies sur le paramètre par défaut afin que tous les fichiers soient conservés.


Conservation des messages

Vous disposez de quatre options pour la conservation des messages dans les canaux ou dans les messages directs :

  • Tout conserver
    Slack conserve tous les messages échangés dans votre espace de travail, ainsi que les journaux de modifications et de suppressions qui se trouvent dans une exportation de données.
  • Garder tous les messages, mais ne pas suivre les révisions
    Slack conserve tous les messages, mais pas les journaux des messages originaux (avant révision ou suppression).
  • Supprimer les messages et leurs révisions après... 
    Ce paramètre vous permet de fixer une période après laquelle Slack supprimera définitivement les messages (y compris les révisions des messages et les journaux de suppression) provenant des canaux et des messages directs. La période minimale est fixée à un jour.
  • Autoriser les membres de l’espace de travail à modifier ces paramètres
    Ce paramètre permet aux membres de définir leur propre période de conservation (ils peuvent allonger ou raccourcir la valeur par défaut) pour les canaux privés et les messages directs. Les propriétaires des espaces de travail peuvent également modifier ce paramètre pour les canaux publics.


Définir une règle de conservation des messages

Forfaits Standard et Plus

Forfait Enterprise Grid

Pour définir une règle de conservation des canaux ou des messages directs, procédez comme suit :

  1. Sur votre ordinateur, cliquez sur le nom de votre espace de travail en haut à gauche.
  2. Sélectionnez Administration, puis Paramètres de l’espace de travail dans le menu.
  3. Sous Paramètres, développez Conservation et suppression des messages.
  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Appliquer les paramètres.

Rappel : si les membres sont autorisés à définir des règles de conservation différentes pour les messages directs et les canaux privés dont ils font partie, ces règles remplaceront la règle définie pour l’espace de travail.

Remarque : pour pouvoir ajouter des règles de conservation à votre organisation ou modifier les règles existantes, un des propriétaires de l’organisation doit contacter Slack.

Les propriétaires d’une organisation peuvent définir des règles de conservation des messages qui s’appliquent à tous les espaces de travail de l’organisation. Lorsque ces règles sont définies, Slackbot envoie une notification au propriétaire principal de l’organisation pour lui demander d’approuver l’application des règles. Une fois que les règles ont été appliquées, les propriétaires des espaces de travail n’ont plus la possibilité de modifier la conservation des messages dans leur propre espace de travail.


Pour consulter les règles de conservation des messages au niveau de l’organisation :

  1. Sur votre ordinateur, connectez-vous à votre Slack Enterprise Grid, puis cliquez sur Gérer l’organisation.
  2. Sous Paramètres  , cliquez sur Messages et fichiers.
  3. Consultez les règles pour les canaux et les messages directs sous Règles de conservation des messages.

Pour définir des règles de conservation des messages au niveau de l’espace de travail :

Remarque : lorsque des règles ont été définies au niveau de l’organisation, les propriétaires des espaces de travail ne peuvent pas définir des règles de conservation des messages au niveau de leur espace de travail. Ces paramètres sont verrouillés et ne peuvent pas être modifiés.

Les propriétaires d’un espace de travail peuvent uniquement définir des règles de conservation pour leur espace de travail si aucune règle n’a été définie au niveau de l’organisation. Les fichiers étant stockés au niveau de l’organisation, les propriétaires des espaces de travail ne peuvent pas définir leur propre règle de conservation des fichiers dans leur espace de travail. Par contre, ils peuvent le faire pour les messages. Procédez comme suit :

  1. Sur votre ordinateur, cliquez sur le nom de votre espace de travail en haut à gauche.
  2. Sélectionnez Administration, puis Paramètres de l’espace de travail dans le menu.
  3. Sous Paramètres, développez Conservation et suppression des messages.
  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Confirmer les paramètres.

Remarque : les membres peuvent définir des politiques de conservation pour leurs messages directs et leurs canaux privés si à la fois les règlements de l’organisation et de l’espace de travail le permettent.


Configurer les paramètres pour un canal spécifique

Vous pouvez également définir une règle de conservation des messages pour les canaux individuels. Tous les paramètres de conservation personnalisés remplacent la règle que vous avez définie dans les paramètres de votre espace de travail.

Remarque : les canaux qui appartiennent à plusieurs espaces de travail suivent les règles de conservation de l’organisation. Dans les cas où le règlement de l’organisation n’est pas encore établi, le paramètre par défaut est de conserver tous les messages et les fichiers.

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez le canal dont vous souhaitez configurer les paramètres de conservation.
  2. Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée   pour accéder au menu Paramètres du canal.
  3. Cliquez sur Modifier la conservation des messages.
  4. Sélectionnez Utiliser des paramètres de conservation personnalisés pour cette conversation.
  5. Choisissez la durée pendant laquelle vous souhaitez conserver les messages dans ce canal et cliquez sur Enregistrer.
  6. Cochez la case Oui, appliquer ces nouveaux paramètres, puis cliquez sur le bouton Appliquer les paramètres. Un message de Slackbot qui confirme ces nouveaux paramètres sera publié dans le canal pour lequel le changement a été effectué.

Conseil : si vous voulez définir des paramètres de conservation pour un canal spécifique, vous devez d’abord activer l’option qui permet aux membres de modifier les règles de conservation des messages de l’espace de travail.


Conservation des fichiers

Lorsque vous définissez une règle de conservation des fichiers, vous avez le choix entre deux options :

  • Conserver tous les fichiers
    Slack conserve tous vos fichiers partagés tant que votre espace de travail existe.
  • Conserver tous les fichiers pendant un nombre de jours donné
    Slack supprimera définitivement les fichiers (extraitsmémos, fichiers téléchargés et fichiers partagés via des applications telles que Dropbox et Google Drive) qui arrivent à la fin de la durée que vous aurez définie (en nombre de jours).

Les fichiers partagés avec des applications comme Dropbox ou Google Drive sont stockés sur le serveur d’origine. La suppression de ces fichiers dans Slack n’a donc aucune incidence sur les fichiers originaux.


Définir une règle de conservation des fichiers

Forfaits Standard et Plus

Forfaits Enterprise Grid

Pour définir une règle de conservation des fichiers partagés dans votre espace de travail, procédez comme suit :

  1. Sur votre ordinateur, cliquez sur le nom de votre espace de travail en haut à gauche.
  2. Sélectionnez Administration dans le menu.
  3. Choisissez Paramètres et autorisations.
  4. Sous Paramètres, développez la section Conservation et suppression des fichiers.
  5. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Appliquer les paramètres.

Remarque : pour pouvoir ajouter des règles de conservation à votre organisation ou modifier des règles existantes, un des propriétaires de l’organisation doit contacter Slack.

Les propriétaires de l’organisation peuvent définir des règles personnalisées de conservation des fichiers pour l’organisation Enterprise Grid. Le propriétaire principal de l’organisation recevra un message Slackbot l’invitant à approuver ou à refuser la nouvelle règle de conservation des fichiers.

Lorsque des règles sont définies au niveau de l’organisation, les membres ne peuvent pas définir leurs propres paramètres de conservation.


Pour consulter les règles de conservation des fichiers :

    1. Sur votre ordinateur, connectez-vous à votre Slack Enterprise Grid, puis cliquez sur Gérer l’organisation.
    2. Sous Paramètres  , cliquez sur Messages et fichiers.
    3. Consultez la règle sous Règles de conservation des fichiers.

Remarque : il est pour le moment impossible de définir les paramètres de conservation des fichiers canal par canal.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
  • Les propriétaires de l’espace de travail et les propriétaires de l’organisation.
  • Disponible avec les forfaits Standard, Plus et Enterprise Grid.

Par défaut, Slack conserve tous les messages et tous les fichiers tant que votre espace de travail existe. Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser les paramètres de conservation et supprimer tous les messages et fichiers au bout d’une période donnée. Par exemple, une règle de conservation des messages pendant 10 jours supprimera automatiquement tous les messages publiés il y a plus de 10 jours dans votre espace de travail. 

Principes de base

  • La suppression des messages et des fichiers est définitive. Tenez-en compte lorsque vous modifiez ces paramètres.
  • Avec les forfaits Standard et Plus, vous pouvez ajuster les paramètres de conservation pour l’ensemble de l’espace de travail ou pour des canaux spécifiques.
  • Dans une organisation Enterprise Grid, vous pouvez définir des règles qui s’appliquent à chaque espace de travail de l’organisation.
  • Définir ou modifier des règles n’entraînera aucune suppression dans l’immédiat. Les suppressions ayant lieu une fois par jour. Toute suppression de votre part sera donc effective lors de la prochaine mise en œuvre de vos règles, généralement à 21 heures PST.
  • Les paramètres de conservation s’appliquent à tous les messages et à tous les fichiers, y compris ceux qui sont épinglés ou enregistrés.
  • Lorsque les règles de conservation sont modifiées, Slackbot envoie une notification à tous les propriétaires de l’espace de travail.

Remarque : si votre demande d’utilisation de l’exportation Corporative est approuvée et que vous avez activé cet outil, les paramètres de conservation personnalisés seront définis sur le paramètre par défaut afin que tous les fichiers soient conservés.


Conservation des messages

Vous disposez de quatre options pour la conservation des messages dans les canaux ou les messages directs :

  • Tout conserver
    Slack conserve tous les messages échangés dans votre espace de travail, ainsi que les journaux de modifications et de suppressions qui se trouvent dans exportation de données.
  • Conserver tous les messages, mais ne pas effectuer le suivi des révisions
    Slack conserve tous les messages, mais pas les journaux des messages originaux (avant révision ou suppression).
  • Supprimer les messages et leurs révisions après... 
    Ce paramètre vous permet de fixer une période après laquelle Slack supprimera définitivement les messages (y compris les révisions des messages et les journaux de suppression) provenant des canaux et des messages directs. La période minimale est fixée à un jour.
  • Autoriser les membres de l’espace de travail à modifier ces paramètres
    Ce paramètre permet aux membres de définir leur propre période de conservation (ils peuvent allonger ou raccourcir la valeur par défaut) pour les canaux privés et les messages directs. Les propriétaires des espaces de travail peuvent également modifier ce paramètre pour les canaux publics.


Définir une règle de conservation des messages

Forfaits Standard et Plus

Forfait Enterprise Grid

Pour définir une règle de conservation des canaux ou des messages directs, procédez comme suit :

  1. Sur votre ordinateur, cliquez sur le nom de votre espace de travail en haut à gauche.
  2. Dans le menu, sélectionnez Paramètres et administration, puis cliquez sur Paramètres de l’espace de travail.
  3. Dans l’onglet Paramètres, recherchez Conservation et suppression des messages.
  4. Cliquez sur Développer et sélectionnez vos paramètres de conservation préférés.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Cochez la case Oui, appliquer ces nouveaux paramètres, puis cliquez sur Confirmer les paramètres.

Rappel : si les membres sont autorisés à définir des règles de conservation différentes pour les messages directs et les canaux privés dont ils font partie, ces règles remplaceront la règle définie pour l’espace de travail.

Remarque : pour pouvoir ajouter des règles de conservation à votre organisation ou modifier les règles existantes, un des propriétaires de l’organisation doit contacter Slack.

Les propriétaires d’une organisation peuvent définir des règles de conservation des messages qui s’appliquent à tous les espaces de travail de l’organisation. Lorsque ces règles sont définies, Slackbot envoie une notification au propriétaire principal de l’organisation pour lui demander d’approuver l’application des règles. Une fois que les règles ont été appliquées, les propriétaires des espaces de travail n’ont plus la possibilité de modifier la conservation des messages dans leur propre espace de travail.


Pour consulter les règles de conservation des messages au niveau de l’organisation :

  1. Sur votre ordinateur, cliquez sur le nom de votre espace de travail en haut à gauche.
                                                                                   
  2. Dans le menu, sélectionnez Paramètres et administration, puis cliquez sur Paramètres de l’organisation.
  3. Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale gauche, puis sélectionnez Messages et fichiers
  4. Consultez les règles pour les canaux et les messages directs sous Règles de conservation des messages.

Pour définir des règles de conservation des messages au niveau de l’espace de travail :

Remarque : lorsque des règles ont été définies au niveau de l’organisation, les propriétaires des espaces de travail ne peuvent pas définir des règles de conservation des messages au niveau de leur espace de travail. Ces paramètres sont verrouillés et ne peuvent pas être modifiés.

Les propriétaires d’un espace de travail peuvent uniquement définir des règles de conservation pour leur espace de travail si aucune règle n’a été définie au niveau de l’organisation. Les fichiers étant stockés au niveau de l’organisation, les propriétaires des espaces de travail ne peuvent pas définir leur propre règle de conservation des fichiers dans leur espace de travail. Par contre, ils peuvent le faire pour les messages. Procédez comme suit :

  1. Sur votre ordinateur, cliquez sur le nom de votre espace de travail en haut à gauche.
                                                                                   
  2. Dans le menu, sélectionnez Paramètres et administration, puis cliquez sur Paramètres de l’espace de travail.
  3. Dans l’onglet Paramètres, recherchez Conservation et suppression des messages.
  4. Cliquez sur Développer et sélectionnez vos paramètres de conservation préférés.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Cochez la case Oui, appliquer ces nouveaux paramètres, puis cliquez sur Confirmer les paramètres.

Remarque : les membres peuvent définir des politiques de conservation pour leurs messages directs et leurs canaux privés si à la fois les règlements de l’organisation et de l’espace de travail le permettent.

 
Configurer les paramètres pour un canal spécifique

Vous pouvez également définir une règle de conservation des messages pour les canaux individuels. Tous les paramètres de conservation personnalisés remplacent la règle que vous avez définie dans les paramètres de votre espace de travail.

Remarque : les canaux qui appartiennent à plusieurs espaces de travail suivent les règles de conservation de l’organisation. Dans les cas où le règlement de l’organisation n’est pas encore établi, le paramètre par défaut est de conserver tous les messages et les fichiers.

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez le canal dont vous souhaitez configurer les paramètres de conservation.
  2. Cliquez sur  Détails en haut à droite.
  3. Cliquez sur Plus  , puis sélectionnez Plus d’options.
  4. Sélectionnez Modifier la conservation des messages.
  5. Sélectionnez Utiliser des paramètres de conservation personnalisés pour cette conversation.
  6. Choisissez la durée pendant laquelle vous souhaitez conserver les messages dans ce canal et cliquez sur Enregistrer.
  7. Cochez la case Oui, appliquer ces nouveaux paramètres, puis cliquez sur Appliquer les paramètres. Un message de Slackbot qui confirme ces nouveaux paramètres sera publié dans le canal.

Remarque : les membres peuvent définir des politiques de conservation pour leurs messages directs et leurs canaux privés si à la fois les paramètres de l’organisation et de l’espace de travail le permettent.


Conservation des fichiers

Lorsque vous définissez une règle de conservation des fichiers, vous avez le choix entre deux options :

  • Conserver tous les fichiers
    Slack conserve tous vos fichiers partagés tant que votre espace de travail existe.
  • Conserver tous les fichiers pendant un nombre de jours donné
    Slack supprimera définitivement les fichiers (extraitsmémos, fichiers téléchargés et fichiers partagés via des applications telles que Dropbox et Google Drive) qui arrivent à la fin de la durée que vous aurez définie (en nombre de jours).

Les fichiers partagés avec des applications comme Dropbox ou Google Drive sont stockés sur le serveur d’origine. La suppression de ces fichiers dans Slack n’a donc aucune incidence sur les fichiers originaux.


Définir une règle de conservation des fichiers

Forfaits Standard et Plus

Forfaits Enterprise Grid

Pour définir une règle de conservation des fichiers partagés dans votre espace de travail, procédez comme suit :

  1. Sur votre ordinateur, cliquez sur le nom de votre espace de travail en haut à gauche.
                                                                                   
  2. Dans le menu, sélectionnez Administration, puis cliquez sur Paramètres de l’espace de travail.
  3. Dans l’onglet Paramètres, recherchez Conservation et suppression des fichiers.
  4. Cliquez sur Développer et sélectionnez vos paramètres de conservation préférés.
  5. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Appliquer les paramètres.

Remarque : pour pouvoir ajouter des règles de conservation à votre organisation ou modifier des règles existantes, l’un des propriétaires de l’organisation doit contacter Slack.

Les propriétaires de l’organisation peuvent contacter Slack pour définir des règles personnalisées de conservation des fichiers pour l’organisation Enterprise Grid. Le propriétaire principal de l’organisation recevra un message Slackbot l’invitant à approuver ou à refuser la nouvelle règle de conservation des fichiers.

Lorsque des règles sont définies au niveau de l’organisation, les membres ne peuvent pas définir leurs propres paramètres de conservation.


Pour consulter les règles de conservation des fichiers :

    1. Sur votre ordinateur, cliquez sur le nom de votre espace de travail en haut à gauche.
                                                                                     
    2. Dans le menu, sélectionnez Administration, puis cliquez sur Paramètres de l’espace de travail.
    3. Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale gauche, puis sélectionnez Messages et fichiers.
    4. Consultez la règle sous Règles de conservation des fichiers.

Remarque : il est pour le moment impossible de définir les paramètres de conservation des fichiers canal par canal.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
  • Les propriétaires de l’espace de travail et les propriétaires de l’organisation.
  • Disponible avec les forfaits Standard, Plus et Enterprise Grid.