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Guide du travail à distance dans Slack

Pratiques recommandées, trucs et astuces pour tirer le meilleur parti de la messagerie basée sur des chaînes de conversation, où que vous soyez.

Chaque jour, partout dans le monde, des équipes de toutes tailles collaborent à distance par l’intermédiaire de Slack. Ici, nous avons rassemblé quelques ressources que nous avons créées au fil des années pour aider les personnes à travailler dans Slack, indépendamment de leur localisation géographique.

1. Créer une chaîne réservée aux annonces

Partagez des mises à jour avec les membres de votre équipe, où qu’ils se trouvent.

Lorsque les membres de votre équipe ne sont pas réunis sous le même toit, il est primordial de prévoir un endroit centralisé auquel tout le monde peut accéder pour obtenir des informations. Les chaînes d’annonces sont indispensables pour que votre équipe reste informée.

  • Si vous êtes une petite équipe ou une nouvelle équipe, il peut être pertinent pour vous d’opter pour la chaîne #general par défaut. Dans la mesure où vous êtes sûr de retrouver chaque membre de l’équipe dans cette chaîne, il s’agit de l’endroit idéal pour communiquer des informations importantes à tout le monde en même temps.
  • Il se peut que vous envisagiez de modifier les autorisations de publication et le nom de la chaîne (pour mettre par exemple #annonces ou #mises-a-jour-equipe) de sorte que l’objectif de la chaîne soit clairement indiqué.

2. Utiliser des chaînes pour tout votre travail

Les chaînes vous permettent de faire le point et de vérifier que les projets continuent à avancer.

Il se peut que les équipes qui débutent sur Slack ou qui ont utilisé la plateforme d’une autre manière dans le cadre d’une collaboration physique au sein d’un même bureau ne possèdent pas beaucoup de chaînes pour les conversations générales. Si votre équipe se met à travailler à distance, vous avez tout intérêt à permettre aux différents membres de continuer à avancer sur leurs propres projets, ce que vous pouvez faire en créant de nouvelles chaînes.

  • Pour en savoir plus sur la structure et la gestion des chaînes, reportez-vous à notre Centre d’assistance.
  • Dans le cas précis où vous êtes passé d’une chaîne #general à une chaîne #annonces comme dans la suggestion précédente, il vaut mieux vérifier que les personnes possèdent bien les chaînes dont elles ont besoin pour travailler. Au même titre que tout le monde n’a pas besoin de participer à chaque réunion ou projet, tout le monde n’a pas besoin de rejoindre chaque chaîne.
  • Créez des chaînes pour chaque projet, fonction ou équipe : elles pourront se substituer aux réunions, en particulier pour les mises à jour du statut ou les synchronisations récurrentes.
  • Les chaînes remplacent également les flux d’e-mails interminables lorsqu’elles sont utilisées pour tenir tout le monde informé de l’état du travail qu’il reste à effectuer.
  • En plus de se substituer aux réunions et aux e-mails, les chaînes permettent de veiller à ce que les conversations restent ciblées, d’encourager le partage d’idées et de faire avancer le travail.

3. Intégrer les outils que vous utilisez au quotidien

Regroupez toutes les applications que vous utilisez le plus dans un emplacement unique et pratique.

Que vos équipes utilisent G Suite ou Office 365, Dropbox ou Box, Zoom ou des outils spécifiques à une fonction, tels que Salesforce et Jira, vous pouvez utiliser Slack pour garder une trace de toutes vos données et recevoir directement les mises à jour dans vos chaînes. Slack s’intègre facilement à des centaines d’outils afin de veiller à ce que chaque personne ait une vue sur l’écosystème de travail unique de son équipe. Pour découvrir et télécharger ces outils, entre autres, rendez-vous dans notre Liste des applications.

 

4. Adopter les chaînes partagées

Étendez Slack au-delà des murs de votre propre organisation.

Que vous travailliez avec un fournisseur sur un projet, avec un client sur un contrat ou avec un partenaire sur une campagne, vous pouvez utiliser une chaîne partagée pour connecter vos deux organisations.

  • Une fois que vous êtes connecté avec une autre entreprise par l’intermédiaire d’une chaîne partagée, vos deux organisations peuvent s’envoyer des messages directs : c’est la solution idéale pour aborder des modifications ou clarifier des confusions de manière individuelle.
  • Consultez notre éventail de ressources dédiées aux chaînes partagées pour en savoir plus sur leur fonctionnement et découvrir comment les mettre en œuvre.

5. Publier des statuts

Le moyen parfait pour indiquer aux autres vos présences et vos absences.

Un statut personnalisé peut s’avérer utile lorsqu’il est impossible pour les membres de votre équipe de lever la tête vers votre bureau pour voir si vous êtes présent.

  • Vous pouvez l’utiliser pour indiquer à tout le monde que vous êtes au téléphone, parti déjeuner ou en réunion.
  • Votre statut apparaîtra juste à côté de votre nom, à la fois sur les chaînes et dans les messages directs, de sorte que tout le monde puisse en être informé en un seul coup d’œil.
  • Notre Centre d’assistance vous accompagnera dans les étapes à suivre pour définir votre statut sur Slack (c’est simple comme bonjour !).

6. Passer des appels sans quitter Slack

Les appels sont parfaits pour communiquer de personne à personne et participer à des réunions à distance.

Suivant les circonstances, nous devons parfois discuter en face-à-face ou organiser des réunions de groupe ad hoc plus larges.

  • Vous pouvez utiliser le bouton d’appel de Slack au lieu de vous déplacer dans le bureau d’une autre personne (la fonctionnalité vidéo est optionnelle).
  • Si votre équipe possède déjà un service d’appels audio et vidéo, sachez que Slack s’intègre avec la plupart de ces services et que vous pouvez utiliser l’application correspondante pour centraliser toutes vos communications dans un emplacement unique et pratique.

 

 

  • Dans notre Centre d’assistance, vous trouverez une liste de toutes nos intégrations et vous serez accompagné tout au long de la mise en œuvre par défaut de ces services pour votre équipe.

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