Illustration de Slack pour accompagner un article sur le télétravail

7 étapes pour réussir le déploiement de Slack à distance

Guide à l’attention des responsables du déploiement de Slack dans leur entreprise

Même en situation d’urgence, le déploiement de Slack est possible. Ce guide va vous aider à déployer Slack rapidement et efficacement au sein de votre structure.

 

 

Conseil : pour commencer, créez un canal Slack (appelez-le #projet-slack) permettant à cette équipe de gérer le projet au même endroit.

1. Accordez à tous un accès à l’espace de travail numérique de l’entreprise

La première étape consiste à s’assurer que tous ceux qui ont besoin de Slack y ont accès. Vous pouvez d’abord accorder l’accès à Slack à un service, ou le déployer directement à l’échelle de l’entreprise.

2. Créez vos premiers canaux et accompagnez vos collaborateurs

Pour bien démarrer, informez tous les effectifs que vous utilisez désormais Slack. Assurez-vous qu’ils aient des conseils pour s’approprier l’outil, mais aussi de leur donner envie de le faire en communiquant clairement.

Créer un canal d’annonces

  • Pour partager une annonce avec l’ensemble de l’entreprise, commencez par remplacer le nom du canal #général par #annonces-entreprise. Ce canal vous permet de partager les communications importantes avec tous les collaborateurs.
  • Lorsque vous envoyez un message à @canal sur votre nouveau canal d’annonces, vous informez aussi par e-mail tous ceux qui n’ont pas encore accepté leur invitation Slack. Le tag @canal garantit que tout le monde consulte vos messages les plus importants. Utilisez-le avec modération !
  • Vous pouvez limiter la publication sur votre canal #annonces-entreprise aux annonces importantes de la communication interne et de la direction.
  • Demandez à un membre de la direction qui soutient le projet de rédiger une note de lancement du canal #annonces-entreprise. Voici un exemple de message de bienvenue que vous pouvez utiliser :

Bonjour @canal, j’espère que vous allez bien. Aujourd’hui, nous sommes tous confrontés au changement et à l’incertitude. Je peux vous assurer que nous mettons tout en œuvre pour prendre les bonnes décisions pour tout le monde. Nous mettons un point d’honneur à vous tenir informés et à vous aider à travailler efficacement et en toute sécurité depuis votre domicile, dans la mesure du possible.

Aujourd’hui, Slack devient officiellement notre espace de travail numérique. Bienvenue à tous !

Nous avons choisi Slack car notre méthode de collaboration est essentielle à notre succès et nous tenons à vous offrir les meilleurs outils disponibles. Slack est une plateforme centrale qui nous permet de travailler en équipe, de partager des fichiers et d’intégrer nos outils de travail. Elle simplifiera considérablement la collaboration transverse et renforcera notre culture d’entreprise ainsi que l’engagement des équipes.

Quelques conseils pour bien démarrer :

  • Les canaux fonctionnent comme des salles de réunion qui rassemblent les collaborateurs de différents services, équipes, projets, ou encore avec des centres d’intérêts communs.
  • Suivez les mises à jour importantes publiées sur ce canal.
  • Vous pouvez demander de l’aide sur les canaux d’#aide spécifiques, tels que #aide-personne
  • Partagez vos recommandations sur #conseils-télétravail

Nous nous engageons à suivre de près les évolutions et à adapter notre approche si nécessaire. En parallèle, nous allons fermer les autres outils de messagerie afin que tout le monde soit joignable au même endroit.

Enfin, soutenez-vous les uns les autres et prenez soin de vous et de vos familles pendant cette période. On avance ensemble. À bientôt sur Slack ! ✊

N’hésitez pas à demander au membre de la direction soutenant le projet d’envoyer ce message par e-mail afin que tout le monde rejoigne Slack. Vous pouvez également ajouter des instructions expliquant aux utilisateurs comment se connecter et obtenir de l’aide en cas de problème. Par exemple :

Pour nous rejoindre sur Slack :

  1. Téléchargez l’application Slack pour ordinateur et pour appareil mobile.
  2. Pour vous connecter, utilisez l’invitation par e-mail que vous avez reçue ou les instructions fournies par le service informatique.
  3. Consultez les guides pratiques Slack pour les débutants. Vous pouvez commencer par parcourir et rejoindre les canaux dans Slack. Rejoignez d’abord vos canaux de service, d’équipe ou de projet.

 

3. Créez des canaux pour votre travail

Utilisez par défaut les canaux au lieu des messages directs, notamment les canaux publics dans la mesure du possible. L’utilisation des canaux publics permet aux personnes concernées d’accéder aux informations essentielles, de partager les conversations des équipes et même de renseigner tout le monde sur les décisions passées et leur contexte. Bonus : vous n’aurez plus jamais besoin de vous creuser la tête pour savoir qui mettre en copie !

 

4. Créez des canaux sociaux pour garder le lien

 

5. Connectez Slack à vos autres outils

Slack regroupe les outils utilisés par votre entreprise et vos équipes en un seul endroit afin de faciliter le quotidien des utilisateurs et de valoriser vos investissements. Consultez la liste des applications pour connecter les outils que vous utilisez. Slack s’interface en quelques clics avec plus de 2 000 outils !

Vous pourrez toujours modifier votre configuration en cours de route, mais voici comment créer une base solide :

  • Commencez par connecter vos principaux outils de travail : gestion de fichiers, e-mails, visioconférence ou calendrier (par exemple OneDrive, Zoom, Outlook ou Gmail).

 

 

  • Intégrez ensuite les outils essentiels à chaque équipe ou fonction, tels que ServiceNow pour le service informatique, PagerDuty pour les ingénieurs, Salesforce pour les commerciaux, Marketo pour les équipes marketing ou Envoy pour les services généraux. Voici quelques applications essentielles pour gérer le télétravail.

 

 

6. Travaillez avec vos clients, partenaires et fournisseurs dans des canaux partagés

Un canal partagé s’utilise comme un canal Slack classique, sauf qu’il associe deux entreprises. En d’autres termes, une équipe de votre entreprise peut communiquer avec une autre entreprise (un client ou un fournisseur, par exemple) via le même canal.

  • Consultez vos équipes qui travaillent en étroite collaboration avec des partenaires externes (ventes, relations commerciales, acheteurs, responsables des fournisseurs, sous-traitants, etc.) pour savoir s’ils souhaitent transférer leur messagerie vers Slack. Réunissez quelques groupes pour commencer.
  • Informez chaque entreprise concernée de votre souhait, puis envoyez-lui une invitation à participer à un canal partagé.

7. Autres conseils et bonnes pratiques en matière de télétravail dans Slack

Les étapes ci-dessus vous fournissent les bases pour réussir dans Slack et profiter rapidement de toutes les fonctionnalités offertes par l’application. Voici quelques derniers conseils pour démarrer :

  • Envoyez une mise à jour quotidienne concernant les thèmes abordés sur les canaux d’équipe, et demandez aux autres d’en faire autant. La commande /rappeler peut rappeler automatiquement à tout le monde de le faire chaque jour.
  • Organisez des cafés ou des happy hours virtuels pour l’équipe. Installez l’application Donut, qui regroupe des équipes au hasard afin qu’elles puissent échanger.
  • Utilisez les appels Slack et le partage d’écran lorsqu’une discussion rapide suffit pour avancer plus rapidement. Vous pouvez également utiliser une commande telle que /zoom pour commencer une réunion directement depuis Slack.
  • De nombreuses équipes trouvent qu’elles avancent mieux en faisant des points d’équipe plus fréquents et plus courts sur des plateformes vidéo comme Zoom qu’avec de longues réunions en face à face. En télétravail, les collaborateurs ont également besoin de davantage de flexibilité. Veillez donc à enregistrer les réunions importantes et à publier l’enregistrement sur le canal.
  • Lors de grandes réunions, utilisez un canal de discussion afin de permettre à un plus grand nombre de personnes de participer.
  • Restez en contact avec votre équipe et utilisez le générateur de flux de travail pour recueillir ses commentaires.
  • Et lorsque vous ne pouvez pas vous réunir en personne, utilisez des canaux partagés pour entretenir les relations avec les partenaires, les clients et les fournisseurs importants.
  • Enfin, pensez à vous lever et vous étirer dès que le besoin se fait sentir !

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