Slack が距離をグッと縮めるリモートワーカーや分散型チーム向けの Slack 活用術

リモートワークは贅沢な働き方からあたりまえの職場となりつつあります。米国労働統計局が公表した統計によると、2015 年には仕事の一部または全部を自宅で行っているアメリカ人は 24% にも上っています。また世界中の労働者の 70% が週に 1 日、リモートワークを行っています。さらに分散型チームもあります。世界中に支社を置く会社が増えているので、ラゴス、ニューヨーク、上海にいる人、あるいは同じ町のあちらこちらにいる人たちと一緒に働くこともあるでしょう。

今では多くの人が Slack を利用して、遠く離れた同僚たちと一緒に働いています。ここでは、チームの仲間たちとの距離をグッと縮める Slack の活用法を紹介します。

 

信頼関係と見晴らしのよさについて考える

物理的に離れたメンバーとの間で Slack をどのように活用しているかを、様々な業種の方に話を訊いたところ、多くの人が「信頼」という言葉を口にしました。リモートワーカーや分散型チームのメンバーと一緒に働くには、どちらの側にも信頼とクリエイティブな考え方が求められます。

これまでの上司は、物理的に近くにいる部下が何時間在席しているかを目で確認できました。今では、コードを何行書いたか、ヘルプチケットを何枚解決したか、製品をいくつ作ったか、などから仕事ぶりを把握できるかもしれません。しかし大切なのは、誰がどこで仕事をしていても、仕事の効率を公平な方法で判断することです。

このため、Slack が分散型チームにもたらす見晴らしのよさは重要な要素です。Slack チームがうまくまとまって風通しが良く、チャンネルがトピックやプロジェクトごとに整理されていれば、本社から遠く離れていたとしても全員の成果を簡単に把握できます。リモートワーカーの Slack への投稿頻度が社内の人間と同程度であれば、その生産性はほぼ同じであると考えられます。

また、Slack のインテグレーションは、リモートワーカーや分散型チームの視界をよくするのにも役立ちます。

• Github や JIRA などのプログラミングツールのおかげで、エンジニアリング部門のマネージャーは開発者がどこにいてもその成果を把握できます。
• Google ドライブや Dropbox などのファイルアプリやドキュメントアプリのおかげで、マーケティングチームも全員の勤務状況を管理できます。
• カスタマーサポートの場合は、Zendesk や Intercom などのツールで関連する Slack チャンネルに報告すれば、世界中のヘルプセンターチームの活躍をみんなで共有できます。

どのような業種のチームも、毎日朝礼を開いてメンバー全員が顔を合わせることができます。そのすべてを Slack だけでできるのです。

ビデオは大事

質問に答えてくれたリモートワーカーや分散型チームのメンバーたちは口々に、お互いの顔を見ながらコミュニケーションがはかれるビデオ会議の価値を話してくれました。Slack そのものにも音声通話、ビデオ通話、画面共有機能が組み込まれています。また必要であれば、Zoom、ハングアウト、Blue Jeans などの人気アプリを利用して、Slack でのビデオ会議を始めるのも簡単です。

Slack 独自のビデオ会議機能である画面共有も Slack の大きな特長の 1 つです。自分の画面をビデオ会議で共有して他のメンバーが画面上に書き込めるようにしたり、または協業モードを有効にして、会議のメンバーがマウスを使用して共有画面を操作できるようにしたりできます。この機能はペアプログラミングなどの作業で特に重要です。別々の場所にいる 2 人のメンバーが 1 つの画面で一緒に作業し、対話しながらソフトウェアコードを作成できます。

チームの連携をサポートする

ユーザープロフィールは、社員がお互いを知るのにとても役立ちます。チームに合わせてカスタマイズすれば、場所、話す言語、現在のタイムゾーン、直属の部下や上司、専門とするテーマ、その他の個人的な情報を共有できます。

普段はやり取りをしない相手と部門の枠を超えて仕事をする際に、これらの情報が役立ちます。特に、遠く離れた相手と仕事をする場合に会議に都合のよい時間やメンバーを決めたり、次の全社イベントの前に名前の正しい発音を覚えるのにも便利です。

分散型チームにとって、タイムゾーンは味方でもあり、敵でもあります。Slack を利用する際は、どのチャンネルを分散型チームで共有するかをはっきり示し、会話は非同期だという共通認識を持つといいでしょう。オフィスがオンラインになる時間帯は異なるので、質問への答えはすぐには返ってこないかもしれません。チャンネルの情報や目的にそのことを明記しておけば、チャンネルのルールをチームに知せることができます。最新のハイライト機能も、分散型チームが毎朝仕事を始める時に他のオフィスの活動を確認するのに便利です。

一部のメンバーによるオフラインでの話し合いについても、チームで共通認識を作っておくとよいでしょう。メンバー数人での昼ごはん中に何かひらめいた時は、話し合いの要約をチームのチャンネルに投稿することができます。廊下での立ち話からアイデアが生まれた場合も、関連するチャンネルに書き込めます。どちらも、風通しのよい文化を作り、チーム全員で情報を共有するための効果的な方法です。

距離が離れている時は特に、ダイレクトメッセージの力も見くびってはいけません。「同僚が同じオフィスにいればじかに聞けるのに」と思った時は、代わりに手軽な DM で質問を送りましょう。上司と直属の部下が DM を使って話せば、メールのように堅苦しくならず、打ち解けた会話も気軽にできるでしょう。

その他のメリットも

遠くの人にも、近くにいる人にも便利なように Slack を最適化することは、別々の場所で働く人たちだけでなく、全員にメリットがあります。Slack を活用すれば、親は子どもが病気になっても家で仕事ができます。マネージャーが足首を骨折して療養が必要でも、自宅で最新情報を共有できます。障がいを持つ人がオフィスに行けなくても、Slack ならチームと連携できます。 

どんな会社でも、オープンな雰囲気や風通しの良さ、Slack を通じた話し合いは、職場の気風を盛り上げます。また、リモートワーカーや分散したメンバーが、自分はチームの一員だと感じることもカギになるでしょう。