ビジネスチャットとは?選ぶ際のポイントを導入事例とともに解説
生産性

ビジネスチャットとは?選ぶ際のポイントを導入事例とともに解説

社内外のコミュニケーションをスムーズにするのがビジネスチャットです。選ぶ際にチェックしたい機能、活用するメリットと注意点を複数企業の導入事例と併せて紹介します。

Slack チーム一同作成2022年5月8日

社内外のコミュニケーションをスムーズにするための手段として利用する企業が増えているのがビジネスチャットです。

ここでは、自社に最適なビジネスチャットを選ぶためのポイントを基本的な機能、活用するメリット、注意点、そして実際に使っている企業の導入事例とともにご紹介します。

社内外との情報共有ができるビジネスチャット

ビジネスチャットとは、テキストによる会話形式のやりとりを主体とした、社内外の人とコミュニケーションや情報共有をするためのツールです。 1 対 1 や複数人で、リアルタイムの、あるいは非同期型(各人が都合の良い時間にやりとりするスタイル)のコミュニケーションをすることができます。

ビジネスチャットが普及するより前、ビジネスのコミュニケーションで大きな役割を果たしていたのは電子メールでした。現在でもメールは使われていますが、メールにはいくつか短所もあります。相手とのタイムラグが生じやすい、冒頭の挨拶文を求められる、複数人での意見交換や議論をしようとすると引用文が多用されるなどして文脈がわかりづらくなるといったことです。

ビジネスチャットはメールよりもリアルタイム性が高く、挨拶文などを廃して端的に情報伝達や意見交換ができ、複数人での話し合いもしやすいという特徴があります。ビジネスチャットとメールを併用すれば、お互いの長所を活かすこともできるでしょう。最近ではむしろ、ビジネスチャットをメインに使っているという企業が増えています。

ビジネスチャットの基本機能

次に、ビジネスチャットに備わっている基本機能についてご説明します。細かな部分は商品によって異なりますが、多くのビジネスチャットにはおおよそ、下記のような機能が搭載されています。

チャット

チャットとは、オンラインで会話をする仕組みのことです。「 Chat 」には元々、「おしゃべり」という意味があります。声を使ったボイスチャットや映像を使うビデオチャットもありますが、ビジネスチャットツールにおいては文字を使ったテキストチャットがメインとなります。テキストであれば必ずしもリアルタイムで会話のキャッチボールをしなくても、ひとまずメッセージを残し、相手が時間のあるときに返信するといった使い方も可能です。

また、ビジネスチャットでは、チャット中に特定または複数の相手を指定してメッセージを送るメンションや、絵文字やスタンプによるリアクションなども行えます。オリジナルの絵文字やスタンプの作成が可能な商品もあります。

チャンネル(グループ)

特定のメンバーを選んでチャンネル(グループ)を作ってチャットをすることができます。チームやプロジェクト単位でチャンネルを作成すれば、目的やテーマを明確にした話し合いがしやすくなるでしょう。

スレッド

特定のメッセージに返信をするスレッド機能を用いることで、 1 つのトピックについて掘り下げた話し合いを続けることができます。チャンネル内で多くの話題についてメッセージが飛び交い、話し合いが見えづらくなったときに、スレッド表示ができると会話の流れをすっきりさせて把握しやすくなります。

ダイレクトメッセージ

ダイレクトメッセージを使えば、特定の相手を指定して 1 対 1 の会話ができます。メンションと違いダイレクトメッセージは、ほかのメンバーには内容が見えません。 1 対 1 のメールに近い機能といえるでしょう。

音声通話・ビデオ通話

音声通話やビデオ通話が利用できるビジネスチャットもあります。 1 対 1 の通話のほか、複数メンバーとの通話も可能など、商品によって機能の幅が異なります。

文字検索

ビジネスチャットで会話した内容は、いつでも文字検索をすることが可能です。検索条件を絞り込む方法も複数用意されています。検索機能を使えば、チャットログから必要なときに必要な情報を抽出して活用することができるのです。

ファイル共有

ファイルやドキュメントを、チャンネル内で共有することもできます。多くの場合、ファイルはドラッグ& ドロップで簡単に共有でき、検索で特定のファイルを探し出すことも可能です。

各種連携機能

ビジネスチャットを、ほかのツールやシステムと連携させることもできます。この機能は、商品によって違いがありますが、例えばファイル共有サービス、社内 Wiki 、タスク管理ツール、さらには CRM (顧客管理システム)や SFA (営業支援システム)といった各種ツール・システムとの連携が可能です。

連携機能を使えば、ビジネスチャットだけでは不足してしまう機能をプラスして、自社の業務にマッチした使い方ができるようになるでしょう。

ビジネスチャットを活用するメリット

ビジネスチャットには、用途に応じてさまざまな機能があります。続いては、ビジネスチャットを使うことで得られるメリットを、ポイントを挙げてご説明します。

コミュニケーションの活性化

気軽にいつでもコミュニケーションができるのが、ビジネスチャットの最も優れた特徴です。メールよりも端的かつ迅速に、生きた会話を交わすことができます。また、電話のように相手の時間や行動を拘束することもありません。

社内外のコミュニケーションに関して、ビジネスチャットが万能というわけではありません。しかし、多様なコミュニケーション手段を用意することで、コミュニケーションを活性化することができるでしょう。

情報共有の効率化・迅速化

情報共有の効率化・迅速化が図れる点も、ビジネスチャットのメリットです。報告・連絡・相談といったコミュニケーションも、テキストとしてそのまま残せるため、いつでも見返して確認できます。簡単な会議や打ち合わせであればビジネスチャットで完結させることが可能で、そのプロセスや結果、発言者などもいつでも検索することができます。また、会議で使用するファイルなどの共有も簡単です。

リモートワークやモバイルワークに対応できる

ビジネスチャットによるミーティングは、インターネット接続環境があればどこからでも参加できるため、スマートフォンから参加することも容易です。そのため、リモートワークやモバイルワークにも対応できます。同じオフィス内にいなくてもいつでも話し合いができますので、多様な働き方に対応できるのです。

セキュアな通信ができる

法人向けのビジネスチャットは、ユーザー認証や通信の暗号化、デバイス制限、管理者権限の設定などにより、万全といえるセキュリティ対策が施されています。

また、ビジネスチャットは元々メールに比べて誤送信やフィッシングメール受信などのインシデントが起こりにくいため、セキュリティリスクが小さいともいえるでしょう。

社外との連携も強化できる

ビジネスチャットは社内だけではなく、社外の組織や人とのコミュニケーション・情報共有にも活用されています。ユーザー管理をしっかりと行った上で取引先や外部パートナーとビジネスチャットでつながれば、メールや電話よりも、緊密で迅速な情報のやりとりができるようになります。

ビジネスチャット運用時の注意点

ビジネスチャットの運用には、正しい運用方法についての知識も不可欠です。ビジネスチャットを使う上での注意点について把握しておきましょう。

運用ルールを定める

いつでも自由なタイミングで、どこからでもコミュニケーションができるというのが、ビジネスチャットの特徴のひとつです。そのため、勤務時間外でもメッセージを送り、チャットを始めてしまうことも起こりえます。また、目的に応じたチャンネルを作れるのもメリットですが、誰もが好きにチャンネルを作り出すと収集がつかなくなることもあります。

ですから、ビジネスチャットを使用する時間帯やチャンネル作成担当者を決めるなど、各企業内で運用ルールを定めることが必要です。ほかにも、無駄な挨拶はできる限り省く、既読のサイン(顔文字を使うなど)を決めておくなど、運用方法をルール化しておくといいでしょう。

マナーを守る

ルールと同時に、マナーを守ることも必要です。相手の顔が見えないやりとりは、時に感情的な言い合いに発展するおそれがあります。意見が異なるときには反論もあって然るべきですが、批判ばかり繰り返しているようだとお互い不快感・不信感を募らせることになりかねません。

また、要点をつかみにくい長すぎる文章や個人情報、プライバシーに関する話などを送信するのもマナー違反です。言葉の使い方を考える、相手の感情に配慮する、簡潔さを心掛けるなど、利用の際にはいくつかマナーについてもアナウンスすることをおすすめします。

情報漏洩に注意する

セキュリティに強いビジネスチャットであっても、チャット画面を第三者に見られるとそこから情報が漏れてしまうことも考えられます。リモートワークでは、特にこうした点に注意しなければなりません。

同じ理由から、フリー Wi-Fi の使用なども避けるべきです。また、 ID とパスワード、端末の管理にも、個人個人が十分に気をつける必要があります。

ビジネスチャット導入事例

企業でビジネスチャットは、実際にどのように活用されているのでしょうか。最後に、ビジネス向けのメッセージプラットフォーム「 Slack 」の、具体的な導入事例をご紹介します。

株式会社メルカリ:社内の情報格差を生まないための Slack 活用

株式会社メルカリでは、社内コミュニケーションの大半を Slack 上で行っています。これまで、急速に組織が拡大していく中、 Slack を活用して組織のバリューを浸透させ、「社内の情報格差を生まない」仕組みづくりを行ってきました。

会社が急成長し、組織が拡大するときには、「全員の顔と名前が一致しない」「全員に必要な情報が行き届かない」といった課題が生じがちです。それを解消するために一役買ったのが Slack です。

メルカリには「 Trust & Openness 」を基本とする組織カルチャーがあり、それが薄まってしまわないような活用の仕方も心掛けてきました。例えば、「 Go Bold (大胆にやろう)」「 All for One (全ては成功のために)」「 Be a Pro (プロフェッショナルであれ)」というメルカリのバリューを材料とした絵文字を作り、日々のコミュニケーションで活発に使用しています。

ほかにも、「 Slack 上で完結する会議」や、情報過多の状態に陥らないようにするため、不要なチャンネルからの退出を推奨する「 Leave Day 」を設けるなど、生産性の高い働き方に取り組んでいます。

詳しくは、こちらの記事もご覧ください。

 

株式会社カクイチ:顧客の問題解決スピードが格段にアップ

1886 年に創業し、現在は農業用資材から太陽光発電やアクアソリューションなどの環境事業まで、多角的に手掛けている株式会社カクイチ。みずからを「老舗ベンチャー」と位置づける同社では、 Slack 導入を機に意思決定が格段にスピードアップしました。

元々、カクイチでのコミュニケーション方法は、メールや電話、 FAX 、口頭など、「 1 対 1 」の閉じたものばかりでした。代表取締役社長兼 CEO である田中離有さんが社員に対して話をするときも、「しゃべる側対聞く側」という一方通行の対話になっていました。

しかし、 Slack 導入後は、それが「 1 対ほか」に変化。ログも残るため、誰もがやりとりを見て途中からでも会話に参加できるようになりました。

さらに、全国の拠点にいる社員が Slack 上でオープンにコミュニケーションし始めると、顧客が抱える問題を解決するスピードが飛躍的にアップしたのです。各事業所で行われていることや困っていること、どんなアイディアが生まれているのかも可視化できるようになりました。全国の知恵を 1 ヵ所に集約できるのは、 Slack ならではの利点と捉えているとのことです。

詳しくは、こちらの記事もご覧ください。

 

コミュニケーション基盤となりうるビジネスチャット

ビジネスチャットには社内外のコミュニケーションや情報共有を活性化、効率化、迅速化する効果があります。また、ビジネスチャットを用いて組織内のコミュニケーション基盤を構築すれば、基本的な活用メリット以上のさまざまな成果を得ることも可能です。

Slack なら、ビジネスチャットの枠に収まらない、さまざまな機能で業務効率化に貢献します。ぜひ、導入を検討してみてください。

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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