リモートワークのシーンに付随する Slack による写真イラスト

リモートワーク組織で Slack を導入するための 7 つのステップ

Slack 導入担当者のためのガイド

組織が速いスピードで動かなくてはいけない時でも、Slack はスムーズに導入できます。このガイドでは、組織のなかですばやく効果的に Slack を展開する方法をご紹介します。

 

 

ヒント : 始める前に、これらの担当者とやり取りする Slack チャンネル(#proj-slack など)を作り、プロジェクトに関するすべてを 1 か所で管理できるようにしておきましょう。

1.全員がデジタルワークスペースにアクセスできるようにする

最初のステップは、必要な人がアクセスできるようにすることです。1 つの部門から始める場合も、会社全体で導入する場合でも、次の手順で行いましょう。

2.最初のチャンネルを作り、メンバーが使い始めるのをサポートする

よいコミュニケーションとは、チームで Slack を導入することを全員が知ることから始まります。このことは、使い方を学ぶだけでなく、使いたいと思うことにもつながるからです。

社内通知チャンネルから始める

  • 全社に何か通知する時のために、#general チャンネルの名前を #announcements-company に変更しましょう。このチャンネルで、重要な連絡をメンバー全員に共有します。
  • 新しい社内通知チャンネルに @channel でメッセージを送信すると、Slack の招待を承諾していない人にもメールで通知されます。@channel をつけると、特に重要なメッセージを全員に見てもらうことができます。ただし使いすぎにはご注意を!
  • #announcements-company チャンネルに投稿する内容は、社内広報チームと経営層からの重要なお知らせに制限することができます。
  • #announcements-company チャンネルを作ったら、まずスポンサーからのメッセージを投稿するのがおすすめです。例えば次のような内容です。

@channel の皆さん、おつかれさまです。今、皆さんは先の見えない状況や変化に対応しようと頑張っています。そんななか私たち経営層も、皆さんにとって適切な意思決定をしようと努めています。私たちが今一番優先すべきことは、情報をこまめに共有し、皆さんが自宅からでも安全かつシームレスに働けるようにできる限りサポートすることです。

そこで今日から正式に、Slack をデジタルワークスペースとして使うことにしました。皆さん、ようこそ Slack へ!

成功のために大切なのは、「チームがどう一緒に働くか」です。そのための手段として私たちは Slack に投資し、皆さんに最高のツールを使ってもらうことにしたのです。Slack は私たちが一緒に働き、ファイルを共有し、ほかのツールをつなぐハブとなります。チームの垣根を越えたコラボレーションが驚くほど簡単になり、私たちの文化やチームのエンゲージメントがさらに強くなるでしょう。

ここで、簡単な使い方を紹介します。

  • チャンネルは、部門、チーム、プロジェクト、共通の興味を持つ人が集まる部屋のようなものです。
  • 今後、このチャンネルに重要なお知らせを投稿しますので確認するようにしてください。
  • サポートが必要な場合は、関連する #help チャンネルを活用してください。例えば #help-people などがあります。
  • ほかの人にも役立つヒントがあれば #remote-tips でぜひ共有してください。

今後、新たな状況にいつでも対応できるようにするほか、必要に応じて使い方を調整していくつもりです。また、ほかのメッセージツールはゆくゆく廃止しますので、今後は全員が 1 か所でやり取りできるようになります。

最後になりましたが、こんな状況でもお互いにサポートし合い、皆さん自身や家族を大切にして過ごしてください。一緒に乗り切っていきましょう。ではまたチャンネルで!✊

全員が Slack に移行するまでは、スポンサーがこのメッセージをメールで送るのもよいでしょう。また、ログインの方法や困ったときにサポートを受ける方法について、手順を載せておくのもおすすめです。例えば :

Slack に参加するには :

  1. デスクトップ版またはモバイル版の Slack アプリをダウンロードします。
  2. ログインするには、招待メールか、IT 部門からもらった手順を見てください。
  3. 「Slack の基本」ガイドも併せて活用してください。使い始める時は、まず Slack にあるチャンネルをざっと見てそのうちのどれかに参加してみましょう。所属する部門やチーム、地域のチャンネルなどから始めるのがおすすめです。

 

3.各業務用のチャンネルを作成する

ダイレクトメッセージ(DM)ではなくチャンネルを使うことをデフォルトにしてください。できればパブリックチャンネルがよいでしょう。パブリックチャンネルを使えば、誰でも必要な時に必要な情報を見つけられるようになります。またチームの会話は全員が共有するナレッジとなり、過去の意思決定の経緯から学ぶこともできます。

 

4.つながり強化のためのソーシャルチャンネルを作る

 

5.Slack をほかのツールと連携させる

組織やチームで使っているほかのツールをSlack につなげ、すべてを 1 か所にまとめましょう。そうすることでユーザーエクスペリエンスが向上し、すでに投資したツールの価値がさらに高まります。お使いのツールを Slack に連携させるには、App ディレクトリを確認してください。

ツールはいつでも追加することができます。ここではそのための基盤の作り方を紹介しましょう。

  • まず、ファイル、通話、メール、カレンダー用のコアとなる生産性向上ツール(OneDrive、Zoom、Outlook、Gmail など)を接続します。

 

 

  • 次に、部門で使っている重要なツールのうち、Slack につなげるものをいくつか選びましょう。(IT 部門向けの ServiceNow、開発者向けの PagerDuty、営業向けの Salesforce、マーケティング向けの Marketo、総務向けの Envoy など)。リモートワークの管理に役立つ人気のアプリをいくつかご紹介します。

 

 

6.共有チャンネルで顧客、パートナー、ベンダーと連携する

2 つの組織をつなぐという点を除けば、共有チャンネルは通常の Slack チャンネルと同じです。つまり、自社のチームが B 社(顧客やベンダーなど)とやり取りするのに同じ Slack チャンネルを使えるということ。

  • 営業、取引関係者、バイヤー、ベンダー管理担当、契約業者など、外部のパートナーとよくやり取りしているチームと話し、メールでの会話を Slack に移行したいかどうか確認します。そのなかで、まず使い始めるグループをいくつか選びましょう。
  • Slack に移行しようと思っていることを相手の会社に伝え、共有チャンネルへの招待を送信します

7.リモートワークにおける Slack 活用のヒントとベストプラクティス

ここまでで紹介したステップを踏めば、Slack をうまく活用する基盤ができます。そのうえに、さらに楽しく面白いものを築いていきましょう。ここで最後のおすすめです。

  • チームチャンネルで毎日の業務を共有し、ほかの人にも同じように報告してもらいましょう。/remind コマンドを使うとそのリマインダーを全員に対して毎日同じ時間に自動送信できます。バーチャル版のチーム定例会のようなものですね。
  • チームのコーヒータイムやハッピーアワーをバーチャルで企画。 Donut App を使うと、コーヒータイムにおしゃべりをするペアがランダムに選ばれます。
  • Slack コールと画面共有を活用。ささっと話すことで仕事がスムーズに進むこともあります。または、/zoom などのコマンドを使って Slack で会議をすばやく始めることもできます。
  • 対面コミュニケーションの代わりに、Zoom などのビデオ通話プラットフォームで短い会議をこまめに行うことに価値を感じるチームは多いようです。また重要なミーティングは録画してチャンネルに投稿しておきましょう。在宅勤務でメンバーの業務時間がバラバラになっている場合に役立ちます。
  • 大きなミーティングでは、会話に多くの人が参加できるようにディスカッション用のチャンネルを作りましょう。
  • ワークフロービルダーを使ってチームからのフィードバックをこまめに集めると、チームの状況をしっかり把握しておくことできます。
  • 重要なパートナー、顧客、ベンダーと実際に会えないときでも、共有チャンネルを使えば関係構築を続けることが可能です。
  • 最後に、時々はデスクから立ち上がってストレッチすることも忘れずに!

さらに役立つ情報

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。