생산성

관리자 매뉴얼: 유연한 일정 지원 지원하기

글로벌 위기는 아침 9시부터 오후 5시까지의 일정이 더 이상 직원들에게 맞지 않을 수도 있음을 의미합니다. Slack 관리자들이 팀을 지원하는 방법에 대한 팁을 제공합니다.

작성자: Hairol Ma2020년 5월 11일Pete Ryan의 일러스트

이 스토리는 관리자가 코로나 19 위기 동안의 원격 업무에 잘 대처하도록 돕기 위해 진행 중인 시리즈의 일부입니다.

인생은 지금 당장 예측할 수 없고 우리의 일정도 마찬가지입니다. 식료품을 나이 드신 부모님에게 전달하고, 중간에 홈스쿨링에 대해 알아보고, 사람들의 왕래가 많은 슈퍼마켓 시간을 피하고, 면역력이 약화된 사람들 돌보면서 아침 9시부터 오후 5시까지 엄격하게 업무를 보는 것은 비현실적입니다. 하지만 직원에게 시간을 조정할 수 있는 자유를 제공할 때에는 업무상 소통의 어려움, 또는 생산성 저하 등의 우려가 따르기 마련입니다.

이번 스토리에서는 Slack의 가장 노련한 관리자들과 함께 유연한 일정이 필수인 이유에 대해 이야기하고 관리자가 유연한 업무 일정을 구현하는 비결을 물어보았습니다.

유연한 근무 일정

재택근무는 확실히 엄청난 특권인 동시에 팬데믹 상태에서는 부담도 동반합니다. 생산성 함정이 집에 가득하며 간병인은 여러 의무로 인해 갑자기 이리저리 바쁘게 오가게 됩니다.

“직원의 일정이 일을 수행할 수 있도록 충분히 유연하지 않기 때문에 직원이 기본적 필요를 충족할 수 없다면 생산성에 엄청난 영향을 가져올 것입니다.”

Slack엔지니어링 관리자Shannon Burns

“직원의 일정이 일을 수행할 수 있도록 충분히 유연하지 않기 때문에 직원이 기본적 필요를 충족할 수 없다면 생산성에 엄청난 영향을 가져올 것입니다.”라고 Slack의 엔지니어링 관리자인 Shannon Burns는 말합니다.

미네소타 대학의 연구에 따르면 일정이 유연한 직원은 정서적 소진, 심리적 고통 및 일과 가족의 갈등이 적었다고 합니다. 이뿐만 아니라 직원은 신체적으로도 더욱 건강했습니다. 수면 위에 떠오른 정신 건강 위기와 함께 웰빙을 우선시하는 것이 그 어느 때보다 중요해졌습니다.

“사람들이 자신의 회사가 마음 속에서 최고의 관심사라고 느껴질 때 더욱 참여도가 높아져 일하는 시간 동안 더 높은 생산성으로 이어집니다.”라고 Burns는 말합니다.

다음은 여러분의 팀이 자신에게 알맞은 시간에 왕성하게 활동하도록 돕는 3가지 팁입니다.

1. 시간이 아닌 결과로 성과 평가

원격 관리에는 직원의 시간에 중점을 두는 것에서(활동 기반 업무) 결과에 중점을 두는 것으로(결과 기반 업무) 사고를 전환하는 것이 필요합니다. 아침 9시부터 오후 5시까지 일하는 근무일은 누구에게나 다 맞는 것이 아니며 많은 사람들은 특정 시간에 더욱 생산적이 됩니다.

“팬데믹이 시작되기 전부터 일정을 잡기 어려운 미팅에 유연성을 가지고 각자 최적의 시간에 일할 수 있도록 권장했습니다.”라고 Burns는 말합니다.

다음은 전환을 더욱 쉽게 할 수 있는 두 가지 방법입니다.

모든 사항을 문서화하기

작성된 기록이 있으면 결과를 추적하기 쉬워집니다. 매일의 업데이트 스탠드업에는 미팅이 필요하지 않으며, 다만 한 주 동안 유용한 참고가 됩니다. 직원이 명확하게 구조를 파악할 수 있도록 상세한 계획을 가지고 진행 상황을 구체적으로 추적하세요. Slack 콘텐츠 마케팅 팀의 시니어 디렉터인 Katie Ryan O’Connor는 팀에게 한주에 대한 계획을 세우고, 그 계획을 실행한 다음, 일주일을 마무리하며 각자의 업무 상태를 문서화하고 잠재적 기회 또는 문제점을 찾도록 요청하고 있습니다.

일일 스탠드업 UI

비동기식 커뮤니케이션 스킬 향상

비동기식 커뮤니케이션이란 소통 상대의 즉각적인 응답을 기대하지 않는다는 뜻입니다. 사무실에는 이런 소통 방식이 흔하지 않습니다. 이 스킬을 개발하는 것은 시간대가 다른 국제적인 팀 또는 근무 시간이 다른 재택 팀과 작업 시에 중요합니다.

모든 요청에 즉각적인 대응이 필요하지 않다는 기대치를 세우고 팀에게 오프라인일 때 알림을 스누즈하도록 권장하세요. 근무 시간 이후에 메시지를 보내야 하는 경우, Burns는 직원이 바로 응답할 필요가 없다는 점을 잘 알게 하도록 권장합니다.

2. 시간에 앞서 일정 커뮤니케이션(가능한 경우)

일정을 공유하면 팀이 여러분의 근무 시간을 존중하고 지원하도록 도울 수 있습니다. 관리자로서 자신의 고유 일정을 투명하게 구축하면 신뢰가 높아지고 팀이 업무 시간 공유에 대해 더욱 적극적이 되도록 할 수 있습니다.

직원이 자신의 달력에 근무 시간을 업데이트하도록 격려하고 공유 팀 달력에는 반복되는 업무를 표시하세요.

3. 더 적은 횟수로 더 나은 미팅을

팀에 속한 모든 사람이 다양한 시간에 근무하는 경우 미팅 일정을 예약하는 일은 훨씬 더 어려워집니다. 하지만 몇 가지 검토 기술을 사용하면 미팅이 더욱 효율적이고 효과적이 되도록 할 수 있다고 Burns는 말합니다. 또한 Burns는 좋은 미팅 방법에 대해 아래와 같이 설명합니다.

미팅 돌아보기

  • 가치가 낮은 미팅은 없앱니다. 참석율이 낮거나, 사람들이 산만하거나, 미팅이 끝나도 애매함과 질문이 그대로 남는 경우가 있습니까? 이것이 바로 없애거나 재고할 만한 미팅의 특징입니다.
  • 모든 팀 멤버가 반복되는 팀 미팅의 중단 또는 수정을 제안하도록 권장하세요.
  • 기꺼이 실수를 저지르세요. 실제로 필요한 미팅을 중단하면 자연스럽게 다시 미팅이 잡힐 것입니다.
  • 미팅 분류하기 정보성인가요? 아니면 의사를 결정해야 하는 자리인가요? 정보성 미팅은 대체로 채널 내에서 Slack 공지 사항 또는 토론으로 전환할 수 있습니다.

건강한 미팅 습관

  1. 미팅이 필요한 경우에 대해 미리 계획하기

    프로젝트에서 조기에 문제점을 식별하면 미리 미팅 시간을 확실히 하는 데 도움이 될 수 있습니다.

  2. 모든 미팅에는 명확한 목표가 있다는 기대치 설정하기

    안건을 설정하고 하루 이틀 전에 공유하여 토론을 준비할 시간을 줄 수 있습니다.

  3. 미팅 진행자 지명

    미팅 진행자는 미팅 시간을 관리하고 모든 참석자에게 기여할 수 있는 기회가 주어지도록 합니다. 진행자는 대화를 벗어나게 하는 사람들을 제지하거나 말을 끊는 데에 불편함이 없고 의견을 내는 데 적극적이지 않은 사람이 참여하도록 격려할 수 있어야 합니다. 좋은 진행자는 양치기와도 같습니다. 즉 미팅의 경계를 지켜 현재 목표에 집중하도록 하는 것입니다.

  4. 정시에 끝내기

    미팅 시간이 부족했나요? 괜찮습니다. 팀원들이 참석할 수 있는 다른 시간을 잡거나 대화를 Slack 채널로 옮겨보세요. 정시에 종료하면 팀이 다른 사람의 시간을 존중하는 데 도움을 주며 개인의 근무 시간을 지지할 수 있게 됩니다.

팬데믹에 대처할 수 있는 완벽한 메뉴얼은 없으며, Slack 역시 여러분과 함께 이 배움을 경험하고 있습니다. Slack은 이러한 지침을 활용해 여러분 팀원이, 언제, 어디서든 최선을 다 할 수 있기를 바랍니다.

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