Integrar sua empresa ao Slack

A tarefa de apresentar o Slack a grandes grupos não é simples, independentemente de serem 500 ou 500 mil pessoas. Este guia ajudará você a apresentar o Slack à sua empresa de um jeito significativo.

Os destaques

  • Crie uma equipe para definir como a empresa usará o Slack
  • Descubra como o Slack pode tornar sua empresa mais produtiva
  • Projete o Slack para as necessidades e os objetivos da sua empresa
  • Crie um plano para lançar o Slack em toda a empresa


1. Crie uma equipe de lançamento

Reunir as pessoas certas é o primeiro passo para um lançamento bem-sucedido. Veja um exemplo de funções e responsabilidades possíveis:

Funções internas

  • Gerente de projetos
    O principal ponto de contato, responsável por coordenar as atividades de lançamento. 
  • Patrocinador executivo
    O "especialista do Slack" na equipe de liderança, que vai comunicar ativamente o objetivo e o valor do Slack.
  • Proprietários de negócios
    As pessoas que reforçarão a importância do Slack para suas equipes individuais. Eles identificarão casos de uso importantes, modificando-os ao longo do tempo. 
  • Proprietários e administradores do workspace
    As pessoas que gerenciarão as configurações e preferências do workspace e ajudarão no gerenciamento contínuo dos membros. 
  • Equipe de mudança
    As pessoas que instruirão os funcionários sobre como usar o Slack. Eles podem criar um plano de treinamento, compartilhar práticas recomendadas e casos de uso, além de oferecer suporte.

Funções do Slack*

  • Executivo de Contas (EC):
    O principal ponto de contato com profundo conhecimento das necessidades da empresa.
  • Gerente de Sucesso do cliente (GSC):
    O EC conectará você ao GSC para ajudar a coordenar um lançamento bem-sucedido.
  • Equipe de suporte:
    A equipe de suporte sempre estará presente para ajudar caso ocorra algum problema ou se você precisar de auxílio para usar o Slack. 

    *Nossa equipe de suporte dá apoio à maioria das necessidades dos nossos clientes, portanto nem todos os clientes terão EC ou GSC dedicados. 

Olá! Nossa equipe de suporte está disponível 24 horas por dia, sempre pronta para ajudar. Fale conosco se precisar de ajuda. 👍


2. Explore desafios e metas

Chegou a hora de colocar a equipe de lançamento em sintonia. É essencial ter uma visão e um objetivo bem definidos sobre o uso do Slack. Entrevistas com funcionários são uma excelente maneira de entender a cultura atual de comunicação da empresa. 

Algumas perguntas que podem ser feitas:

  • Como a cultura da empresa afeta a maneira como nos comunicamos? 
  • Como você se comunica e colabora com os colegas de equipe?
  • Quais apps e ferramentas você usa para trabalhar?
  • Com quais pessoas/equipes você trabalha mais de perto? Com quem mais você trabalha? 
  • Como você acha que o Slack pode ajudar nossa empresa? 

As respostas ajudarão a destacar os desafios e as oportunidades de comunicação da empresa para que você possa definir metas nas quais a organização e os projetos devem focar. 

 

3. Identificar casos de uso

Acompanhe casos de uso e fluxos de trabalho específicos que ajudarão você a atingir as metas. Escolha cenários que maximizarão o benefício para sua equipe. 

  • Comece com dois a quatro casos de uso específicos. 
  • Escolha casos de uso que abordem desafios atuais de comunicação. 
  • Demonstre comportamentos positivos que os membros possam seguir. 
  • Analise seu progresso semanalmente após o lançamento do Slack em toda a empresa. 


Exemplos de casos de uso em negócios

Caso de uso 1

Caso de uso 2

Caso de uso profissional: fazer anúncios da empresa

Desafio atual

  • É difícil acompanhar atualizações importantes de várias equipes
  • As listas de distribuição de e-mail são usadas para vários tipos de comunicações, e as caixas de entrada ficam cheias muito rápido

Objetivo

  • Aumentar a transparência em várias equipes
  • Permitir que as pessoas optem por receber os comunicados importantes para elas

Recursos do Slack que podem ajudar

  • Adicionar canais importantes aos favoritos
  • Personalizar notificações, por exemplo, usando palavras de destaque
  • Citar mensagens
  • Criar links para canais, mensagens e arquivos relevantes

Comportamentos do workspace Slack

  • Criar canais específicos para anúncios importantes
  • Evitar conversas desnecessárias em canais importantes
  • Assegurar que o assunto dos canais não se desvie

Critérios de sucesso

  • 75% ou mais relatam que o Slack os ajudou a se sentirem mais conectados
  • 50% ou mais relataram aumento na transparência
  • 20% ou mais perceberam uma redução no número de e-mails internos

Caso de uso profissional: pedir feedback

Desafio atual

  • Solicitar feedback de um grupo por e-mail não é um processo eficiente

Objetivo

  • Coletar feedback de maneira eficiente de equipes diretas e indiretas
  • Aumentar a transparência nos principais projetos

Recursos do Slack que podem ajudar

  • Canais compartilhados
  • Arquivos compartilhados
  • Notificações personalizadas ou @menciona
  • Mensagens agrupadas em conversas
  • Reações de emoji

Comportamentos do workspace Slack

  • Solicitar feedback abertamente em um canal público
  • Cumprir os prazos e definir lembretes nos canais adequados
  • Demonstrar gentileza para outros colegas de equipe usando reações em emoji
  • Usar postagens para coletar ideias e marcar um canal para fácil referência

Critérios de sucesso

  • Os membros relataram 20% ou mais de aumento na produtividade
  • Os membros disseram ter 20% menos reuniões
  • Os membros disseram entender melhor os projetos e os avanços em departamentos adjacentes


4. Configurar o workspace

Defina e gerencie as configurações e preferências do workspace antes de lançá-lo em toda a empresa. Um menu completo de configurações é encontrado na página Configurações e permissões em my.slack.com/admin/settings

Para começar, veja aqui algumas configurações que podem preparar o cenário para definir como o workspace funciona. Incluímos algumas dicas adicionais para orientação: 

Canais

Mensagens

Acesso

Apps

Escolha quem pode criar, arquivar e gerenciar inscrições em canais públicos e privados no workspace na seção Gerenciamento de canais.
💡Recomendamos dar às pessoas autonomia para criar e arquivar canais, fazendo com que o Slack funcione de modo mais significativo para elas.

💡É recomendável permitir que todos os membros criem e gerenciem canais públicos. Isso ajuda a expressar o valor da comunicação aberta em canais públicos para promover a transparência e contribuir para o arquivamento de mensagens da empresa.
Nas seções Mensagem e Retenção de arquivo, é possível definir políticas de retenção personalizadas que se alinhem aos padrões legais/de conformidade da sua organização. Para canais públicos e privados, mensagens diretas e arquivos, há algumas opções relacionadas às preferências de retenção:

• Manter tudo
• Manter todas as mensagens, mas não monitorar revisões (ou seja, revisões e exclusões)
• Excluir mensagens e suas revisões após um período específico de tempo

💡Um dos principais benefícios do Slack é o desenvolvimento de um acervo de conhecimento nos arquivos de mensagens da organização ao longo do tempo. Quanto mais históricos de mensagens você acumular, melhor.
Caso sua organização use um provedor de identidade, você poderá definir o logon único para dar aos membros acesso ao Slack. Em Configurações e permissões, clique na guia Autenticação.
💡Acesse o Guia de logon único com o Slack.

Você pode decidir quem tem permissão para gerenciar apps e integrações internas na seção Gerenciar do Diretório de apps.


💡A personalização do workspace Slack com os apps usados pelos membros impulsiona a produtividade. Forneça às pessoas certas o acesso para instalação de apps e personalização de integrações.


5. Criar um guia de nomenclatura de canais

Um guia para a nomenclatura de canais torna mais fácil para as pessoas descobrirem e participarem de canais que são relevantes para elas. Pensar sobre uma estratégia ajudará no sucesso do seu workspace. 

  • Comece pelos assuntos do canal e depois adicione detalhes.
  • Crie um guia para a nomenclatura de canais.
  • Compartilhe o guia com o workspace.
  • Incentive todos a não fugir do assunto.

Observação: criamos um guia totalmente dedicado a ajudar você a organizar e dar nome aos canais. Acreditamos que isso seja essencial para construir uma base sólida para o seu workspace. Não perca! 


6. Instruir a equipe

Ofereça sessões de treinamento

Assegure-se de que sua equipe tenha um entendimento sólido de como o Slack funciona. Confira algumas ideias de como você pode organizar sessões de treinamento do Slack:

  • Executivos e liderança
    Comunicam o valor do Slack e a importância de assegurar que a organização esteja alinhada no uso dessa ferramenta. 
  • Proprietários de negócios
    Compartilham casos de uso nos negócios. Confira nossos guias específicos a departamentos que demonstram como gerenciar uma equipe no Slack.
  • Administradores de workspaces
    Discutem as configurações e preferências do workspace, práticas recomendadas de gerenciamento de membros e como dar suporte à empresa.
  • Equipe de mudanças
    Mostra às pessoas como usar o Slack de modo mais eficiente. Oferece sessões centradas nos recursos individuais, conexão de apps e ferramentas e funcionamento das notificações.

💡Leia nosso guia passo a passo para organizar um evento de treinamento do Dia do Slack.    


Autotreinamento

Crie um canal #ajuda-slack para que as pessoas tenham um lugar para fazer perguntas. Marcar informações úteis para o canal facilita a consulta para os membros. Dependendo do seu público e do nível de suporte que você acredita ser necessário, considere oferecer sessões de treinamento presenciais.

Veja alguns recursos úteis:

Receba treinamento Oferecemos um app de treinamento gratuito e interativo que você pode adicionar ao seu workspace. Disponível para todos os membros, use os tutoriais para saber como usar o Slack com eficiência no trabalho. Adicione o app Slack Foundry.🏅


7. Integrar a equipe
 

A melhor maneira de fazer as pessoas entenderem o valor do Slack é experimentá-lo. Comece devagar e depois adicione gradualmente mais pessoas.

  • Fase 1: selecionar um pequeno grupo
  • Fase 2: incluir uma equipe ou um departamento específico
  • Fase 3: expandir para várias equipes ou departamentos

Confira esta sugestão de abordagem em fases: 

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Comece com uma equipe interna que já se comunica e colabora regularmente. Recomendamos de 10 a 50 pessoas, incluindo a equipe de lançamento. Depois, amplie esse número.


💡 Crie um canal chamado #apresentações. Sempre que novos membros entrarem no workspace, peça que compartilhem algumas informações sobre eles.

💡 Tente usar as informações coletadas durante as entrevistas com usuários para escolher um grupo que esteja preparado para a mudança.

Agora que você mostrou o valor do Slack, é hora de escolher uma equipe específica para o lançamento formal. O tamanho do grupo pode variar entre 100 e 500 pessoas, dependendo do nível de conforto da sua organização em relação a novas tecnologias e comunicação aberta. 

Ao selecionar o próximo grupo, escolha um que seja interfuncional, colabore com frequência e esteja pronto para mudar. Incluir o grupo desde a Fase 1 é fundamental. Eles poderão mostrar a novos membros como trabalhar um com o outro no Slack.

Repita esta etapa quantas vezes for necessário até se sentir preparado para seguir adiante.


💡 Peça para o executivo responsável enviar um e-mail anunciando a mudança para o Slack. Para começar, use este modelo para elaborar o e-mail.

💡 Os administradores do Slack devem adicionar novos usuários aos Grupos de usuários apropriados, garantindo que cada pessoa participe dos canais certos.

Agora que a base está sólida, você pode começar a adicionar mais grupos e departamentos. Para ajudar na adesão, escolha equipes que já interajam regularmente com pessoas que participaram das fases 1 e 2.

É isso! Repita esta etapa quantas vezes for necessário até toda a organização estar presente no Slack.


💡 @mencionar novos usuários no #ajuda-slack e incentivá-los a ler o guia Primeiros passos para novos usuários.

💡 Atribua aos membros tarefas (com datas de conclusão) que possam ser concluídas no Slack.

💡 A organização de um dia especial de treinamento do Slack próximo ao lançamento é uma boa maneira de promovê-lo internamente quando tudo estiver pronto para a participação do grande grupo. Preparamos alguns materiais para ajudar no lançamento:

8. Acompanhar o andamento e interagir

Acompanhar o andamento ajudará a demonstrar o valor do Slack para o restante da empresa, inspirar novas maneiras de trabalhar em equipe e identificar oportunidades de desenvolvimento. Veja alguns exemplos:

  • Analise as estatísticas do seu workspace regularmente, por exemplo, a cada seis meses. Assim, você pode monitorar a adesão ao Slack. Verifique se há aumento no:
    • número de mensagens enviadas;
    • número de arquivos enviados;
    • número de apps e integrações internas instalados.
  • Entreviste os funcionários para saber como o Slack aumentou a produtividade da equipe. Faça perguntas aos membros sobre:
    • quanto tempo leva para pesquisar informações;
    • quanto tempo leva para alternar entre os apps usados para trabalhar.

💡 Saiba mais sobre como fazer isso no Slack lendo o artigo Revisar atividade e estatísticas do workspace .