Добавление шагов в рабочий процесс

Кто может использовать эту возможность?

Рабочие процессы — это автоматизированные без написания кода многоэтапные задачи, которые начинаются в рабочем пространстве Slack. Их можно запускать прямо в Slack или подключать к другим инструментам и службам.

Завершив первоначальную настройку рабочего процесса, вы переходите к добавлению и настройке шагов. Шаги рабочего процесса выполняются в определенном вами порядке. С их помощью можно собирать или отправлять информацию в Slack или обмениваться ею между Slack и другими сервисами.

Что вы узнаете


Обзор шагов рабочего процесса

Шаги представляют собой ряд действий, совершаемых в ходе рабочего процесса. После запуска рабочий процесс будет выполнять добавленные вами шаги в указанном порядке. В рабочий процесс можно добавить шаги трех типов: сообщения, формы и действия в приложениях, установленных в рабочем пространстве.

Шаги-сообщения

Сообщения в рамках рабочего процесса позволяют передать информацию пользователю, запустившему его, или другим пользователям Slack, которым нужно выполнить действие на основании информации, переданной в рабочий процесс. С помощью шагов-сообщений можно отправлять личные сообщения (ЛС) определенным пользователям или делать публикации в канале или обсуждении. Сообщения в Конструкторе рабочих процессов поддерживают автоматическое форматирование и гиперссылки.

Шаги-формы

Формы в рабочем процессе помогают собирать и упорядочивать информацию. В формах пользователи должны оставить собственные ответы или выбрать вариант из списка. После заполнения формы ответы отправляются в канал или конкретному пользователю в личном сообщении в зависимости от настроек.

Примечание. Ответы в формах нельзя редактировать после отправки через Конструктор рабочих процессов.

Действия в приложениях

Некоторые разработчики предлагают собственные шаги рабочих процессов для своих приложений в Slack. Действия в приложениях уникальны. С их помощью можно определенным образом подключить рабочий процесс Slack к другим сервисам. Чтобы использовать в Конструкторе рабочих процессов действия в приложении, сначала нужно добавить соответствующее приложение в рабочее пространство. Для этого может потребоваться одобрение администратора. 

После добавления приложения в рабочее пространство вы можете подключить свой аккаунт, чтобы совершать действия в другом сервисе, не покидая Slack. По принципу работы действия в приложениях аналогичны шагам других типов. Добавив действие в приложении, вы можете отправлять информацию, собранную рабочим процессом, в другой сервис или запрашивать информацию из этого сервиса в Slack. Затем вы можете ссылаться на эту информацию в дальнейших шагах рабочего процесса или другие пользователи могут совершать действия из сервиса. В обоих случаях не придется копировать информацию из одного инструмента в другой.

Важно понимать, что принцип действий рабочего процесса в приложениях определяют разработчики. Во многих случаях вы можете настраивать действия в приложениях после добавления в рабочий процесс, но суть действия, заложенную разработчиком, изменить невозможно.

Библиотека шагов рабочих процессов

Шаги для добавления в свой рабочий процесс можно найти и выбрать в библиотеке шагов Конструктора рабочих процессов. Можно найти конкретные шаги или посмотреть все доступные для вашего рабочего пространства.

Библиотека шагов Конструктора рабочих процессов с шагами из Slack и нескольких приложений

Чтобы посмотреть шаги, созданные Slack (такие как шаги-сообщения и шаги-формы), нажмите Разработано Slack в левом столбце. Нажмите название своей организации, чтобы посмотреть все шаги, доступные в составе собственных приложений, разработанных участниками вашего рабочего пространства. Выберите приложение, чтобы посмотреть действия для рабочего процесса, созданные разработчиком.

Примечание. Если приложение установлено в рабочем пространстве, но вы не видите его шаги в Конструкторе рабочих процессов, возможно, нужно переустановить приложение или запросить одобрение на установку последней версии.


Настройка шагов с помощью кнопок и переменных

При добавлении шагов иногда бывает нужно сослаться на информацию, переданную в рабочий процесс (например, на один из ответов в форме или на имя пользователя, запустившего рабочий процесс). Кроме того, бывает нужно приостановить рабочий процесс на определенном этапе, пока пользователь совершает определенное действие или выполняет задачу.

При желании вы можете настроить шаги рабочего процесса с помощью кнопок и переменных.

Кнопки

Если добавить в шаг рабочего процесса кнопку, выполнение рабочего процесса продолжится только после того, как пользователь ее нажмет. Нажать кнопку можно только один раз за рабочий процесс, поэтому не рекомендуется добавлять кнопки в рабочие процессы, которые будет использовать множество пользователей, например в рабочий процесс, запускаемый в запланированные дату и время, чтобы напомнить команде из пяти человек о необходимости ежедневно отчитываться о статусе их работы над проектом.

Переменные

С помощью переменных можно вставлять информацию из предыдущих шагов рабочего процесса в последующие. Так у вас появляется больше возможностей настройки рабочих процессов и связывания информации из различных шагов. Доступные переменные зависят от триггера, пользователя, взаимодействующего с шагами, и информации, передаваемой в рабочий процесс (например, ответов в форме). Если вы используете действия в приложениях, в некоторых случаях можно применять уникальные, доступные только для этих шагов переменные.


Применение полученных знаний на практике

Добавить шаги в рабочий процесс и настроить их с помощью кнопок и переменных (при желании) можно следующим образом.

Шаг 1. добавление шагов в рабочий процесс

  1. Откройте рабочий процесс в Конструкторе рабочих процессов.
  2. Нажмите Добавить шаг, чтобы открыть библиотеку шагов.
  3. Найдите шаг, который нужно добавить, или выберите подходящий вариант из левого столбца: шаг из Slack или действие в приложении.
  4. Нажмите Добавить рядом с шагом, который хотите использовать.

Конструктор рабочих процессов в Slack с выбранным триггером и кнопкой добавления шагов


Шаг 2. Настройка шагов

Добавьте текст и кнопки или переменные в шаги-сообщения, настройте собственные формы и действия в приложениях, если вы их используете.

Шаги-сообщения

Шаги-формы

Действия в приложениях

Базовая настройка шагов

  1. Под пунктом Куда отправить сообщение выберите канал или пользователя из раскрывающегося меню.
  2. Добавьте содержимое сообщения в поле Текст сообщения.
  3. Нажмите Сохранить.


Добавление кнопок или переменных

  • Установите флажок Добавить кнопку, чтобы добавить кнопку, которую пользователи рабочего процесса могут нажать, чтобы перейти на следующий шаг.
  • Нажмите Вставить переменную, чтобы сослаться на переменную в тексте сообщения. Переменные выделяются синим цветом, чтобы их было проще отличить от других компонентов сообщения.

Конструктор рабочих процессов в Slack с шагом-сообщением рабочего процесса, содержащим переменную и кнопку

  1. Выберите канал или пользователя из раскрывающегося меню.
  2. При необходимости нажмите  значок карандаша, чтобы изменить текст сообщения и кнопки, который будет отправлен вместе с формой. По окончании нажмите Готово.
  3. Введите заголовок формы.
  4. Добавьте вопрос в форму и выберите тип вопроса из раскрывающегося меню. Чтобы добавить еще вопросы, нажмите Добавить вопрос.
  5. Выберите, куда будут отправляться ответы, внесенные в вашу форму.
  6. Нажмите Сохранить.
Каждое действие приложения в рабочем процессе уникально и имеет особые варианты настройки. Нажав Добавить для использования действия приложения в рабочем процессе, следуйте подсказкам, чтобы настроить его и добавить доступные переменные.

Совет. Ответы на вопросы формы можно использовать в качестве переменных в шагах-сообщениях, которые будут добавлены в рабочий процесс после шага-формы.


Что дальше?

🔗 Настройка рабочего процесса

📍 Добавление шагов в рабочий процесс

🔗 Управление участниками совместной работы для рабочего процесса

🔗 Публикация рабочего процесса

🔗 Управление рабочим процессом