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透過 Slack ,Gympass 讓使用者能夠使用超過 50,000 家健身房並體驗超過 150,000 種健身運動

César Carvalho 深知在出差期間保持運動習慣有多麼困難:在巴西擔任顧問的數年間,繁忙的出差行程讓他幾乎沒有任何運動的機會,除非他每到一個城市就付費成為當地健身房的會員。於是他創立了 Gympass,這個平台提供給企業和旗下員工 50% 至 70% 的折扣,來享有健身房全球網路、數位健身課程以及心理健康和營養服務。

到了 2017 年,在 2012 年創立的 Gympass 已經進入穩定成長的階段。員工的工作地點分佈在三大洲的多個市場,因此需要一種能和公司一起擴展並且符合安全性要求的集中式工具。

「在選擇我們的訊息傳送平台時,條件是要有助於協作、用起來有趣、直覺而且可以自訂。」Gympass 德國分公司執行長 Ralf Aigner 表示。那一年十一月,Gympass 引進了 Slack 作為公司正式的溝通工具,不僅用於內部的員工之間,也用於對外的合作夥伴以及相關人士。

Aigner 說:「Slack 就是我們所需要的工具,足以讓 Gympass 的溝通模式達到全新境界。採用 Slack 之後我們很快獲得了成就感,而且員工從一開始就相當熱衷。我個人非常喜歡這種直覺的使用者體驗。」

Gympass 現在是全球規模最大的企業健身解決方案,讓使用者可以在 14 個國家和超過 7,000 個城市,使用 50,000 家健身房和工作室。目前公司的市值超過 10 億美元。

Aigner 說:
RalfAigner

「Slack 就是我們所需要的工具,足以讓 Gympass 的溝通模式達到全新境界。採用 Slack 之後我們很快獲得了成就感,而且員工從一開始就相當熱衷。我個人非常喜歡這種直覺的使用者體驗。」

Gympass Germany執行長Ralf Aigner

即使公司規模擴大也能高效率溝通

早期 Gympass 是透過電子郵件交流敏感資料,並且用 Skype 或 WhatsApp 進行即時溝通。但是不同的系統沒多久就造成混亂,而電子郵件也導致了溝通隔閡。

如果新進員工沒有被加入正確的郵件名單,就會被迫浪費時間在找出重要資訊。在沒有安全空間可協作的情況下,員工無法快速且透明地分享敏感資料。公司的快速成長更導致這項問題惡化。

現在,所有的 Gympass 新進員工都會先加入 Slack,並可以立即有權限存取相關資訊,以前這些資訊都埋藏在電子郵件裡。在徹底得知事件脈絡和深入瞭解公司之後,新進員工就可以立即投入團隊的日常工作。

Slack 中以頻道為主的溝通

Gympass 的團隊會在各種不同的 Slack 頻道工作,在這些數位空間分享訊息、文件和資訊。有超過 1,000 位員工使用 2,000 千個以上的公開 Slack 頻道,每年傳送 7,000 則訊息來交換資訊和強化工作流程。團隊利用頻道來協調專案、維持各地之間的聯繫,並且推動週期短暫的工作,例如規劃活動。

每個市場都有專屬的頻道,例如 #德國團隊#gympass 美國分公司,員工也可以建立新頻道來和重要的相關人士協作,以及討論跨團隊的主題。例如,當特定的使用者帳號發生問題,客戶經理和支援團隊就能快速合作。這種即時解決問題的能力讓團隊能夠以透過電子郵件無法做到的方法排除問題。

「我們必須要找到一種工具,來協助我們達到打破資訊隔閡以及確保溝通透明度的目標。」Aigner 表示。「這種工具必須是處於領導地位的企業以及數位轉型的先驅。Slack 符合以上所有的條件。」

「我們必須要找到一種工具,來協助我們達到打破資訊隔閡以及確保溝通透明度的目標。這種工具必須是處於領導地位的企業以及數位轉型的先驅。Slack 符合以上所有的條件。」

Gympass Germany執行長Ralf Aigner

強化文化、團隊精神和協作

Slack 能夠連結 Gympass 跨時區的團隊,因此強化了全公司的文化。Slack 頻道如 #德國團隊讓領導階層可以分享產品最新消息、慶祝成果以及表揚特殊的團隊成就。

「整個公司和我們的員工在 Slack 上進行橫跨全球的協作,這開啟了很多培養團隊的全新機會。」Aigner 指出。「我們對於這一點特別滿意,因為我們的公司理念之一,就是建設性合作和團隊精深。這是公司成功最重要的基石。」

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整合功能讓團隊合作更加容易「直接在 Slack 透過 Google Drive 聯合且同時地編輯文件,是一項很大的優勢,尤其是在高壓、時間緊迫的情況下。」Aigner 表示。「除了 Google Drive,像是 Asana 或 Google 日曆的整合也是不可或缺。」 他指出,可以使用自訂表情符號讓工作氣氛變得輕鬆,也為團隊的每日例行工作增添樂趣。「這不只是有趣而已,還能激發出創意和社群意識。」

Slack 也為員工提供了更直接且人性化的溝通方式。「使用 Slack 一小段時間之後,我發現自己其實不怎麼瞭解同事,因為我之前都是透過電話或電子郵件和他們聯絡。」Aigner 表示。「現在我更認識大家了。」

「我們的員工在 Slack 上進行橫跨全球的協作,這開啟了很多培養團隊的全新機會。」

Gympass Germany執行長Ralf Aigner

使用 Slack Connect 聯絡合作夥伴並維持業務連續性

Gympass 運用 Slack Connect 降低工作複雜性,並透過頻道與外部合作夥伴溝通,例如公關公司。相關人士可以迅速進行跨公司業務的協作,毫不費力地分享連結、圖片和檔案。

「透過 Slack,我們可以確保溝通順暢,不只是在整個公司內部,還有對合作夥伴以及其他單位。」Aigner 表示。「隨著公司持續成長,維持有效率的工作關係尤其重要。」

當 Covid-19 疫情蔓延,業務團隊無法再提供鼓勵當面互動的產品,他們便運用 Slack Connect 繼續推展業務。Gympass 的團隊透過 Slack 遠端工作並進行跨部門協作,兩週內就打造出全新產品:線上串流健身課程。

接著業務團隊利用 Slack Connect 強化與世界各地健身房合作夥伴的交流,並透過各個合作夥伴專屬的頻道和他們溝通新的選項。這些頻道每天都會用於和合作夥伴聯絡,以處理專門的客戶問題,並且確保產品端上線時可以順利執行。

在內部,業務團隊簡化了行政作業,並在 Slack 頻道對各個合作夥伴的相關資訊進行快速且透明的溝通。採用 Slack 版 Salesforce 整合功能之後, 團隊可以在數秒內就看到任何客戶的整體簡要狀況,並且將相關的通話筆記、文件和對話直接從 Slack 輸入 Salesforce。這種做法也加速了例行工作流程,例如核准特定合作夥伴的特殊條件:業務代表只要直接在 Slack 頻道提及主管,就可以迅速進行核准作業。

對於 Aigner 和整個 Gympass 團隊而言,他表示:「Slack 改善了公司文化,讓我們和其他據點同事和團隊感覺更加親近,這種全新的合作模式以前根本不可能實現。」 Slack 這樣的協作中心幫助 Gympass 實現了人人隨時隨地都有機會健身的目標,甚至在家裡也沒問題。