自訂訊息與保留檔案

Slack 預設會在工作空間的存留期內保留所有訊息與檔案 (包括語音和影片剪輯)。如有需要,可以調整保留設定,在經過特定期間之後自動刪除訊息與檔案。你也可以允許成員編輯個別頻道和私訊 (DM) 的訊息保留設定。

使用須知

  • 訊息與檔案刪除後無法復原。請小心調整這些設定。
  • 如果使用的是免費方案,便只有有限的資料保留選項。您可以選擇保留頻道畫板中的訊息、檔案和內容,或在 90 天後將其刪除。
  • 刪除作業每天執行一次,因此保留設定變更後資料很快就會遭刪除。
  • 保留設定將套用到所有訊息、檔案和畫板,包括已釘選已儲存的部分。

注意:保留設定無法套用至已刪除頻道中的訊息。刪除頻道後,無論工作空間的保留設定為何,訊息和修訂皆會遭永久刪除。


調整保留訊息設定

免費方案

Pro 和 Business+ 方案

Enterprise Grid 方案

設定對話的保留訊息功能時,工作空間擁有者可以從下列選項中選擇:

  • 保留訊息,但不要追蹤修訂
    Slack 將保留所有訊息,但不會追蹤編輯或刪除訊息。
  • 90 天後刪除訊息
    Slack 會在 90 天後刪除訊息。

備註:套用基本資料保留設定後,即可自動刪除免費方案中隱藏的訊息與檔案。

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「工作空間設定」。
  3. 按一下「訊息歷程」旁的「展開」。
  4. 從下拉式功能表選取偏好的保留設定。
  5. 按一下儲存。
  6. 勾選方塊以確認變更,然後按一下「套用新設定」。

設定對話的保留訊息功能時,工作空間擁有者可以從下列選項中選擇:

  • 全部保留
    Slack 將保留所有訊息,並追蹤編輯訊息和刪除訊息。
  • 保留訊息,但不要追蹤修訂
    Slack 將保留所有訊息,但不會追蹤編輯或刪除訊息。
  • 在以下日期後,刪除訊息及其修訂...
    Slack 會在指定的時間範圍之後刪除訊息。

備註:在 Business+ 方案中,如果工作空間已獲核准從所有對話匯出資料,你就可以選擇從頻道刪除訊息,但仍可查看以匯出資料形式保留的訊息。

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「工作空間設定」。
  3. 按一下「訊息歷程」旁的「展開」。
  4. 從下拉式功能表選取偏好的保留設定。
  5. 按一下儲存。
  6. 勾選方塊以確認變更,然後按一下「套用新設定」。

身為組織擁有者,你可以設定保留訊息政策,並套用至組織內所有工作空間。當政策正在運行時,工作空間擁有者將不會有可以調整所管理工作空間的保留訊息設定的選項。組織擁有者也可以設定政策,在系統根據保留訊息政策永久刪除訊息前將訊息隱藏。設定對話的保留訊息功能時,你可以從下列選項中選擇:

  • 全部保留
    Slack 將保留所有訊息,並追蹤編輯訊息和刪除訊息。
  • 保留訊息,但不要追蹤修訂
    Slack 將保留所有訊息,但不會追蹤編輯或刪除訊息。
  • 在以下日期後,刪除訊息及其修訂...
    Slack 會在指定的時間範圍之後刪除訊息。

備註:如果組織已獲准從所有對話匯出資料,你可以選擇從頻道和私訊刪除訊息,但讓人員可透過匯出 JSON 格式的訊息來查看訊息內容。

設定組織層級的保留訊息政策

如要設定組織的保留訊息政策或隱藏訊息政策,請聯絡我們的支援團隊。設定政策時,Slackbot 會通知主要組織擁有者,並請求核准套用政策。如果被核准了,Slackbot 將會向每一位工作空間擁有者通知保留設定的變更。


檢視組織層級的保留訊息政策

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「組織設定」。
  3. 按一下左側列的設定,然後選擇歷程


設定工作空間層級的保留訊息設定

注意:如果保留政策已被設定於組織層級,工作空間擁有者將無法調整各自工作空間的保留訊息設定。

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「工作空間設定」。如果你管理的工作空間不只一個,請從下拉式功能表選擇其中一個工作空間。
  3. 按一下「訊息歷程」旁的「展開」。
  4. 從下拉式功能表選取偏好的保留設定。
  5. 按一下儲存。
  6. 勾選方塊以確認變更,然後按一下「套用新設定」。

注意:請注意,保留設定會影響匯出檔案顯示的內容。


允許對話特定的保留設定

使用付費方案的工作空間擁有者和組織擁有者可允許人員使用下列選項,針對個別對話撤銷保留設定,並編輯保留訊息:

  • 成員撤銷可讓使用付費方案的成員針對私人頻道及個人私訊對話設定訊息保留期限。工作空間擁有者也將能為公開頻道調整此設定。 
  • 管理員撤銷可讓 Business+ 和 Enterprise Grid 方案的管理員使用頻道管理工具,編輯頻道的保留訊息。

Pro 和 Business+ 方案

Enterprise Grid 方案

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「工作空間設定」。
  3. 按一下「訊息歷程」旁的「展開」。
  4. 勾選讓工作空間成員撤銷這些設定旁邊的方塊。
  5. 按一下「儲存」。
  6. 勾選方塊以確認變更,然後按一下「套用新設定」。

設定保留訊息撤銷政策

身為組織擁有者,你可以設定政策,讓管理員或成員針對 Enterprise Grid 組織每個工作空間中的個別對話,撤銷保留設定並調整保留訊息。此政策正在運行時,工作空間擁有者將不會有選項可以調整所管理工作空間的保留訊息設定。

聯絡我們的支援團隊,為組織設定此政策。 設定政策後,Slack 機器人會通知組織主要擁有者,並請求套用政策。如果被核准了,Slackbot 將會向每一位工作空間擁有者通知保留設定的變更。


檢視保留訊息撤銷政策

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「組織設定」。
  3. 按一下左側欄的「設定」,然後選取「訊息和檔案記錄」。
  4. 查看「訊息歷程撤銷」旁的政策。


設定工作空間層級的保留訊息撤銷政策

注意:如果保留政策已被設定於組織層級,工作空間擁有者將無法調整各自工作空間的保留訊息設定。

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「工作空間設定」。如果你管理的工作空間不只一個,請從下拉式功能表選擇其中一個工作空間。
  3. 按一下「訊息歷程」旁的「展開」。
  4. 勾選「允許成員在私人頻道中設定各自的訊息歷程」旁的方塊。
  5. 按一下「儲存」。
  6. 勾選方塊以確認變更,然後按一下「套用新設定」。

 

調整檔案保留設定

設定檔案保留設定時,根據您的方案可以選擇的選項。

免費方案

Pro 和 Business+ 方案

Enterprise Grid 方案

設定檔案保留功能時,工作空間擁有者可以從下列選項中選擇:

  • 保留所有檔案
    Slack 會在工作空間的存留期內保留所有分享檔案。
  • 僅將所有檔案保留 90 天
    Slack 會在 90 天過後永久刪除檔案 (程式碼片段上傳的檔案,以及透過 Dropbox 或 Google Drive 等第三方應用程式分享的檔案)。

注意:透過第三方應用程式分享的檔案,仍會儲存於其原本所在的服務空間。從 Slack 刪除它們不會影響原始檔案。

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「工作空間設定」。
  3. 按一下「檔案記錄」旁的「展開」。
  4. 選取偏好的保留設定。
  5. 按一下「儲存」。
  6. 勾選是,請套用這些新設定,然後按一下確認

設定檔案保留功能時,工作空間擁有者可以從下列選項中選擇:

  • 保留所有檔案
    Slack 會在工作空間的存留期內保留所有分享檔案。
  • 保留所有檔案,但只保留數日
    Slack 會永久刪除你所選天數之後的檔案 (程式碼片段上傳的檔案,以及透過 Dropbox 或 Google Drive 等第三方應用程式分享的檔案)。
  • 保留所有檔案 (包括已刪除的檔案)
    Slack 會在工作空間的存留期內保留所有檔案。可透過所有對話的匯出Discovery API 使用已刪除的檔案。
  • 所有檔案 (包括已刪除的檔案) 僅會保留特定天數
    Slack 會永久刪除你所選天數之後的檔案 (程式碼片段上傳的檔案,以及透過第三方應用程式分享的檔案)。可透過所有對話的匯出Discovery API 使用已刪除的檔案。

注意:透過第三方應用程式分享的檔案,仍會儲存於其原本所在的服務空間。從 Slack 刪除它們不會影響原始檔案。

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「工作空間設定」。
  3. 按一下「檔案記錄」旁的「展開」。
  4. 選取偏好的保留設定。
  5. 按一下「儲存」。
  6. 勾選是,請套用這些新設定,然後按一下確認

身為組織擁有者,你可以設定檔案保留政策,並套用至組織內所有工作空間。若要這麼做,請聯絡我們的支援團隊。設定檔案保留功能時,組織擁有者可以從下列選項中選擇:

  • 保留所有檔案
    Slack 將在您的 Enterprise Grid 組織的生命週期內保留所有共用檔案。
  • 保留所有檔案,但只保留數日
    Slack 會永久刪除你所選天數之後的檔案 (程式碼片段上傳的檔案,以及透過 Dropbox 或 Google Drive 等第三方應用程式分享的檔案)。
  • 保留所有檔案 (包括已刪除的檔案)
    Slack 將在您的 Enterprise Grid 組織的生命週期內保留所有檔案。可透過所有對話的匯出Discovery API 使用已刪除的檔案。
  • 所有檔案 (包括已刪除的檔案) 僅會保留特定天數
    Slack 會永久刪除你所選天數之後的檔案 (程式碼片段上傳的檔案,以及透過第三方應用程式分享的檔案)。可透過所有對話的匯出Discovery API 使用已刪除的檔案。

當套用新保留政策時,Slackbot 將通知組織主要擁有者並請求他們核准應用程式更新。

注意:透過第三方應用程式分享的檔案,仍會儲存於其原本所在的服務空間。從 Slack 刪除它們不會影響原始檔案。


檢視檔案保留政策

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「組織設定」。
  3. 按一下左側列的設定,然後選擇歷程
  4. 檢視「檔案上傳」旁的政策。

注意:目前尚無法設定特定對話的檔案保留設定。

 

調整畫板保留設定

設定 Slack 畫板保留設定時,根據您的方案可以選擇的選項。

注意:匯出畫板以取得畫板副本時,匯出內容僅含最新版本。

免費方案

Pro 和 Business+ 方案

Enterprise Grid 方案

設定頻道畫板保留時,工作空間擁有者可以從下列選項中選擇::

  • 保留所有畫板
    Slack 將在工作空間的整個生命週期中保留頻道畫板的所有內容
  • 僅將畫板保留 90 天
    Slack 將在 90 天後永久刪除頻道畫板的內容。
  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「工作空間設定」。
  3. 按一下「畫板記錄」旁的「展開」。
  4. 選取偏好的保留設定。
  5. 按一下「儲存」。
  6. 勾選是,請套用這些新設定,然後按一下確認

工作空間擁有者在為其畫板設定保留策略時可以從以下選項選擇,所選保留政策將套用於所有畫板類型:

  • 保留所有畫板
    Slack 將在工作空間的整個生命週期中保留所有畫板。已手動刪除的畫板將不會保留,也不會顯示在匯出。
  • 保留畫板,但只保留特定天數
    Slack 將在您選擇的天數後永久刪除所有畫板。
  • 保留所有畫板,包括已刪除的畫板
    Slack 將在工作空間的整個生命週期中保留所有畫板。可透過匯出所有對話Discovery API使用已刪除的畫板(包括手動刪除的畫板)。
  • 保留畫板,包括已刪除的畫板,但只保留特定天數
    Slack 將在您選擇的天數後永久刪除畫板。可透過匯出所有對話Discovery API使用已刪除的畫板,直到指定時間為止。
  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「工作空間設定」。
  3. 按一下「畫板記錄」旁的「展開」。
  4. 選取偏好的保留設定。
  5. 按一下「儲存」。
  6. 勾選是,請套用這些新設定,然後按一下確認

身為組織擁有者,你可以設定畫板保留政策,並套用至組織內所有工作空間。若要這麼做,請聯絡我們的支援團隊。工組織擁有者在為其畫板設定保留策略時可以從以下選項選擇,所選保留政策將套用於所有畫板類型:

  • 保留所有畫板
    Slack 將在您的 Enterprise Grid 組織的生命週期內保留所有畫板。已手動刪除的畫板將不會保留,也不會顯示在匯出。
  • 保留畫板,但只保留特定天數
    Slack 將在您選擇的天數後永久刪除所有畫板。
  • 保留所有畫板,包括已刪除的畫板
    Slack 將在您的 Enterprise Grid 組織的生命週期內保留所有畫板。可透過匯出所有對話Discovery API使用已刪除的畫板(包括手動刪除的畫板)。
  • 保留畫板,包括已刪除的畫板,但只保留特定天數
    Slack 將在您選擇的天數後永久刪除畫板。可透過匯出所有對話Discovery API使用已刪除的畫板。

當套用新保留政策時,Slackbot 將通知組織主要擁有者並請求他們核准應用程式更新。


檢視畫板保留政策

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「組織設定」。
  3. 按一下左側列的設定,然後選擇歷程
  4. 檢視 畫板 旁的政策。
誰可以使用此功能?
  • 工作空間擁有者組織擁有者
  • 適用於所有方案