Slack 管理作業:管理工作流程建立的存取權限與功能

誰可以使用此功能?
  • 工作空間擁有者/管理員組織擁有者/管理員
  • 適用於付費方案

工作流程建立」提供一套工具,能夠將 Slack 例行程序自動化。預設情形下,所有成員 (不包含訪客) 皆可存取工作流程建立工具,建立工作流程。

須知提醒

提示:在工作流程控制面板中,擁有者和管理員可以檢視工作空間或組織中已發布的所有工作流程,也可以將自己新增為工作流程管理員


管理「工作流程建立」的存取權

Pro 和 Business+ 方案

Enterprise Grid 方案

預設情形下,所有成員都可以建立標準及高級工作流程。您可以限制只允許擁有者與管理員存取每一種類型的工作流程,也可以將存取權限授予特定人員。

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「工作空間設定」。
  3. 按一下頁面頂端的「權限」標籤。
  4. 在「僅可發布標準工作流程」或「發布所有工作流程 (包括高級工作流程)」旁邊,按一下「展開」。
  5. 選擇可建立工作流程的人員。如果選取了「任何擁有者或管理員」,你可以勾選「特定人員和群組」旁邊的方塊,將存取權授予特定成員或使用者群組
  6. 按一下「儲存」。 

如果移除成員的工作流程建立工具存取權,他們仍可以管理失去存取權前建立的工作流程。 

根據預設,Enterprise Grid 組織的所有成員皆可建立工作流程。組織擁有者和管理員可以選擇停用組織的工作流程建立工具,或是制訂組織政策,選擇哪些成員可以建立標準及高級工作流程。 

啟用或停用「工作流程建立」

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「組織設定」。
  3. 從左側欄按一下「  設定」。然後,選取「組織設定」。
  4. 選取「工作流程建立」旁的「啟用」或「停用」。然後,按一下「啟用」或停用」以確認。

「工作流程建立」停用前建立的工作流程仍將有效,任何人皆可使用。如要避免人員使用工作流程,你可以將自己新增為工作流程管理員並移除工作流程,或請現有的工作流程管理員取消發布或刪除工作流程

設定工作流程建立的組織政策

當工作流程建立工具啟用時,組織擁有者與管理員可建立組織政策,管理哪些人員只能建立標準工作流程,哪些人員可以建立標準及高級工作流程:

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「組織設定」。
  3. 從左側欄按一下「  設定」。然後,選取「組織政策」。
  4. 按一下「權限」標籤。 
  5. 在「僅可發布標準工作流程或「發布所有工作流程 (包括高級工作流程)」旁邊,按一下「新增政策」。 
  6. 選擇可建立工作流程的人員。如果選取了「任何擁有者或管理員」或「組織擁有者和管理員」,你可以勾選「包括特定工作空間中的所有一般成員」或「包括特定人員」旁邊的方塊,將權限授予工作空間或特定人員。
  7. 按一下「儲存政策」,然後按一下「建立政策」以確認。


管理舊版工作流程建立工具的存取權

你將能繼續存取舊版工作流程建立工具,但前提是你的所有舊版工作流程不能改用最新版的工作流程建立工具。在 2024 年 9 月,所有舊版工作流程將停止執行,工作流程建立權限將僅適用於標準和高級工作流程建立作業,而且舊版工作流程建立工具無法再使用。

Pro 和 Business+ 方案

Enterprise Grid 方案

你設定的「所有工作流程 (包括高級工作流程)」權限也會決定誰可以使用舊版工作流程建立工具建立工作流程。

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「工作空間設定」。
  3. 按一下頁面頂端的「權限」標籤。
  4. 在「發布所有工作流程 (包括高級工作流程)」旁邊,按一下「展開」。
  5. 選擇可建立工作流程的人員。如果你選擇的是「任何擁有者或管理員」,你可以勾選「同時包括特定的使用者和群組」旁的方塊,來將存取權授予特定的成員或使用者群組
  6. 按一下「儲存」。 

如果你設定「建立高級工作流程」的組織政策,則工作空間擁有者和管理員就無法再使用他們管理的工作空間來調整「工作流程建立工具」設定。

反之,是以你在組織層級設定的標準和高級工作流程建立政策來決定誰可以建立標準、高級和舊版工作流程。

如果你選擇不設定「建立高級工作流程」的組織政策,則除了訪客以外的其他所有人都可以建立高級工作流程,能否建立舊版工作流程則取決於在工作空間層級設定的工作空間擁有者或管理員權限。 


管理其他工作流程功能

擁有者與管理員也可以在其工作空間或組織的設定與權限中,管理下列工作流程建立功能:


工作流程建立設定

Pro 和 Business+ 方案

Enterprise Grid 方案

請按照下列步驟管理高級工作流程使用通知的設定。

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「工作空間設定」。 
  3. 按一下「高級工作流程使用通知」旁的「展開」,然後勾選或取消勾選方塊。 
  4. 按一下「儲存」。 

按照下列步驟管理「高級工作流程使用通知」及「第三方步驟預設顯示與否」的組織設定。

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「組織設定」。 
  3. 從左側欄按一下「  設定」。然後選取「組織設定」。 
  4. 按一下「權限」標籤。 
  5. 在您要管理的「工作流程建立」設定旁按一下「編輯」。 
  6. 按照提示操作,然後按一下「儲存」。 


工作流程建立權限

Pro 和 Business+ 方案

Enterprise Grid 方案

按照下列步驟管理「Slack Connect 工作流程使用情形」、「第三方步驟預設顯示與否」、「以 Webhook 開始工作流程」,以及「下載工作流程表單資料」的權限。

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「工作空間設定」。 
  3. 按一下頁面頂端的「權限」標籤。 
  4. 在你想管理存取權的功能旁,按一下「展開」。接著勾選或取消勾選方塊。 
  5. 按一下「儲存」。 

設定組織政策,用於管理「以 Webhook 開始工作流程」及「工作流程表單回覆下載項目」的權限。

  1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具與設定」,然後按一下「組織設定」。 
  3. 從左側欄按一下「  設定」。然後,選取「組織政策」。 
  4. 按一下「權限」標籤。 
  5. 在你要設定的政策旁按一下「新增政策」。 
  6. 按照提示操作並選取「儲存政策」。按一下「建立政策」以確認。 

注意:在新版工作流程建立工具中,管理第三方應用程式步驟存取權的方式已變更。