管理工作流程建立的存取權與權限

誰可以使用此功能?
  • 工作空間擁有者/管理員組織擁有者/管理員
  • 適用於付費方案

工作流程建立」提供一套能將 Slack 例行程序自動化的工具,而且不需要編寫程式碼。根據預設,所有成員 (不包含訪客) 皆可存取「工作流程建立」來建立自訂工作流程。

預期內容


管理「工作流程建立」的存取權

Pro 和 Business+ 方案

企業網格化方案

根據預設,工作空間的所有成員皆可建立工作流程。如有需要,工作空間擁有者與管理員可以限制僅有特定人員擁有存取權: 

  1. 從桌面按一下左上角的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「設定與管理」,然後按一下「工作空間設定」。
  3. 按一下頁面頂端的「權限」標籤。
  4. 按一下「工作流程建立」旁的「展開」。
  5. 選擇可建立工作流程的人員。如果你選擇的是「任何擁有者或管理員」,你可以勾選「同時包括特定的使用者和群組」旁的方塊,來將存取權授予特定的成員或使用者群組
  6. 按一下「儲存」。 

備註:如果你移除成員的「工作流程建立」存取權,他們仍然可以管理在失去存取權前所建立的工作流程。 

根據預設,企業網格化組織的所有成員皆可建立工作流程。組織擁有者和管理員可以選擇停用組織的「工作流程建立」,或是建立組織政策來管理組織中的哪些成員可以存取「工作流程建立」。 

備註:如果啟用「工作流程建立」之後並未建立組織政策,工作空間擁有者和管理員可以選擇對他們管理的工作空間限制建立權限。 

啟用或停用「工作流程建立」

若要啟用或停用組織的「工作流程建立」,請按照下列步驟: 

  1. 從桌面按一下左上角的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「設定與管理」,然後按一下「組織設定」。
  3. 從左側欄按一下「  設定」。然後,選取「組織設定」。
  4. 選取「工作流程建立」旁的「啟用」或「停用」。然後,按一下「啟用」或停用」以確認。

「工作流程建立」停用前建立的工作流程仍將有效,任何人皆可使用。為了避免成員啟動工作流程,請新增你自己成為共同作業者並將工作流程移除,或要求現有共同作業者進行此操作。


設定工作流程建立的組織政策

若「工作流程建立」已啟用,組織擁有者與管理員可建立組織政策來管理哪些人員能夠建立工作流程:

  1. 從桌面按一下左上角的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「設定與管理」,然後按一下「組織設定」。
  3. 從左側欄按一下「  設定」。然後,選取「組織政策」。
  4. 按一下「權限」標籤。 
  5. 按一下「工作流程建立」旁的「新增政策」。 
  6. 選擇可建立工作流程的人員。如果你選擇的是「任何擁有者或管理員」或者「組織擁有者與管理員」,你可以勾選「同時包括特定的使用者」旁的方塊, 來將存取權授予特定的成員。
  7. 按一下「儲存政策」,然後按一下「建立政策」以確認。 

管理工作空間的工作流程建立權限

如果尚未建立工作流程建立的組織政策,工作空間擁有者與管理員可以限制僅有工作空間中的特定成員有工作流程建立權限: 

  1. 從桌面按一下左上角的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「設定與管理」,然後按一下「工作空間設定」。
  3. 按一下「權限」。
  4. 按一下「工作流程建立」旁的「展開」。 
  5. 選擇可建立工作流程的人員。如果你選擇的是「任何擁有者或管理員」,你可以勾選「同時包括特定的使用者和群組」旁的方塊,來將存取權授予特定的成員使用者群組
  6. 按一下「儲存」。 


管理工作流程功能的存取權

備註:在 Pro 和 Business+ 方案中,依預設都可以使用這些工作流程功能。在企業網格化方案中,只有在組織擁有者或組織管理員啟用這些功能後,您才能加以使用。

擁有者和管理員可以選擇管理特定「工作流程建立」功能的存取權:

  • 運用 Webhook 建立工作流程
  • 以 CSV 檔案格式下載工作流程表單資料
  • 在工作流程中使用應用程式提供的步驟

Pro 和 Business+ 方案

企業網格化方案

  1. 從桌面按一下左上角的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「設定與權限」,然後按一下「工作空間設定」。 
  3. 按一下頁面頂端的「權限」標籤。 
  4. 在你想管理存取權的功能旁,按一下「展開」。接著勾選或取消勾選方塊。 
  5. 按一下「儲存」。 

設定工作流程功能存取權政策

組織擁有者和管理員可以設定組織政策來管理工作流程功能的存取權。

  1. 從桌面按一下左上角的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「設定與管理」,然後按一下「組織設定」。 
  3. 從左側欄按一下「  設定」。然後,選取「組織政策」。 
  4. 按一下「權限」標籤。 
  5. 在你要設定的政策旁按一下「新增政策」。 
  6. 按照提示操作並選取「儲存政策」。按一下「建立政策」以確認。 

管理工作空間的工作流程功能存取權

如果尚未設定工作流程功能存取權的組織政策,工作空間擁有者和管理員可以決定他們管理的工作空間存取權。

  1. 從桌面按一下左上角的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「設定與管理」,然後按一下「工作空間設定」。 
  3. 按一下「權限」。 
  4. 在你要管理的「工作流程建立」權限旁按一下「展開」。 
  5. 你可視需要進行變更,然後按一下「儲存」。 


檢視已發布的工作流程

工作空間擁有者與管理員可檢視任何其工作空間成員建立的已發布工作流程。

備註:組織擁有者與管理員目前無法檢視 Enterprise Grid 組織內建立的所有工作流程。若要檢視某工作空間內的所有工作流程,你必須是該工作空間的擁有者或管理員。

  1. 從桌面按一下左上角的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具」,然後按一下「工作流程建立」。
  3. 按一下畫面頂端的「所有已發布的工作流程」標籤。
  4. 在你要檢視的工作流程旁按一下  三個點圖示。然後,選取「檢視」。

 

管理已發布的工作流程

工作空間擁有者和管理員可以在工作空間的任何工作流程中將自己新增為共同作業者。身為工作流程的共同作業者,你可以編輯工作流程的步驟,並且視需要重新命名、取消發布或刪除工作流程。 

新增你自己成為共同作業者

  1. 從桌面按一下左上角的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具」,然後按一下「工作流程建立」。
  3. 按一下畫面頂端的「所有已發布的工作流程」標籤。
  4. 在要管理的工作流程旁,按一下  三個點圖示
  5. 選取「編輯」,然後按一下「新增我」以成為共同作業者。

備註: 將自己新增為工作流程的共同作業者時,Slack 機器人會通知現有共同作業者。

管理工作流程

  1. 從桌面按一下左上角的工作空間名稱。
  2. 從功能表選取「工具」,然後按一下「工作流程建立」。
  3. 按一下畫面頂端的「你的工作流程」標籤。
  4. 在需要管理的工作流程旁,按一下  三個點圖示
  5. 從功能表選取選項,然後儲存變更或確認動作。

提示:若工作流程唯一的共同作業者離開你的工作空間,則任何工作空間擁有者或管理員皆可將他們自己新增為共同作業者來進行管理。