Stimuler la productivité grâce à l’automatisation des tâches

Pourquoi vos collaborateurs devraient s’astreindre à accomplir des tâches ennuyeuses jour après jour ? Avec l’automatisation des tâches, vous avez l’occasion d’améliorer leur productivité et leur engagement. En utilisant les outils d’automatisation adéquats, vous stimulez la productivité au sein de l’entreprise en dégageant du temps pour vos collaborateurs. Ces derniers peuvent alors mettre leur énergie et leur créativité pour réaliser des tâches qui comptent réellement.

Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?

L’automatisation des tâches désigne un ensemble de processus permettant d’automatiser les tâches répétitives. Ces tâches à faible valeur ajoutée peuvent en effet bénéficier des dernières innovations technologiques. En effet, les solutions informatiques spécialisées vont être en mesure de reproduire et répéter un ensemble de tâches habituellement réalisées par un humain. Ce faisant, cela permet de réduire les coûts, de diminuer les erreurs et d’augmenter la productivité au travail.

Cette automatisation peut s’appliquer à de nombreux départements d’une entreprise: ressources humaines, gestion du SI, comptabilité, relation client ou bien encore stratégie de génération de prospects.

En réduisant l’intervention humaine sur certaines tâches, l’automatisation des tâches est une solution idéale pour améliorer la performance. En effet, libérés de ces missions pénibles, les collaborateurs ont la possibilité de se focaliser sur des objectifs plus ambitieux et plus motivants.

Comment automatiser des tâches ?

Si vous désirez automatiser des tâches répétitives, il faut avant tout se poser la question de savoir lesquelles doivent bénéficier d’un tel traitement. Ainsi, vous devez identifier les tâches les plus susceptibles d’être automatisées.

Un processus à automatiser répond généralement à trois critères:

• La répétitivité : la tâche doit se répéter régulièrement pour pouvoir entrer dans un processus d’automatisation reproductible par la machine ;
• La pénibilité : une tâche à vocation à être automatisée si elle se révèle désagréable et peu motivante pour les collaborateurs ;
• La faible valeur ajoutée : la tâche doit posséder une faible valeur ajoutée et ne pas nécessiter d’expertise humaine. C’est notamment le cas du tri des mails.

Ainsi, une tâche récurrente ne nécessitant aucune capacité créative ni aucune intelligence émotionnelle est un candidat de choix pour l’automatisation.

Ensuite, vous devrez acquérir des logiciels d’automatisation vous permettant de réaliser cette automatisation. En suivant un ensemble d’étapes, vous pourrez alors automatiser sans difficulté une partie du travail de vos collaborateurs.

Pourquoi automatiser les tâches en entreprise ?

Différents éléments peuvent amener une entreprise à automatiser les tâches. Nous pouvons cependant citer quatre raisons principales qui amènent certaines entreprises à sauter le pas.

Une nécessité d’efficacité

Si votre entreprise enregistre une baisse de productivité, il peut être temps d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée. Cela permet de gagner en rapidité de production et en précision dans la réalisation des processus. En gagnant du temps et en vous faisant faire de précieuses économies, l’automatisation est la clé de l’efficacité.

Une augmentation de la demande

Lorsque les commandes affluent, il est possible de se retrouver débordé. Pour résoudre ce problème, il est alors parfois nécessaire d’automatiser les processus. En accélérant la vitesse de production des produits et des services, il devient possible de répondre à la demande en livrant plus rapidement. Vous améliorez ainsi notablement la satisfaction client.

Le développement technologique

L’époque où l’automatisation était l’affaire de quelques experts ou de férus de technologie est révolue. En effet, cette dernière a rapidement évolué et devient accessible à tous. Nous retrouvons l’automatisation des tâches dans un nombre croissant d’entreprises, car les progrès de l’IA et du machine learning ont créé des outils aussi simples à utiliser que performants.

Le coût de la masse salariale

Enfin, le coût certain de la main-d’œuvre peut vous obliger à automatiser certains processus pour préserver votre compétitivité. Vous pouvez ainsi rediriger vos collaborateurs vers des tâches plus qualitatives et améliorer votre productivité et votre rentabilité.

Les avantages de l’automatisation des tâches pour l’entreprise

Faire appel à un outil d’automatisation est une opportunité pour votre entreprise. En effet, les atouts de l’automatisation pour une entreprise sont nombreux.

Améliorer la satisfaction des collaborateurs

En premier lieu, l’automatisation des tâches permet d’améliorer nettement les conditions de travail de vos collaborateurs. Même si l’on peut penser que l’automatisation leur est préjudiciable, c’est en fait tout le contraire.

Si vous automatisez les tâches répétitives, pénibles et peu intéressantes de vos équipes, les collaborateurs seront plus heureux au travail. Au lieu de perdre du temps et du potentiel sur des tâches éprouvantes, ils pourront se concentrer pleinement sur des tâches créatives qui sauront répondre à leur besoin d’aborder de nouveaux défis.

Simplifier les processus métier

Pour procéder à l’automatisation des tâches, il est nécessaire de lister les tâches et de cartographier les processus métier. Par conséquent, c’est le moment idéal pour analyser en profondeur les processus de votre entreprise et les simplifier. C’est parfois une obligation pour pouvoir ensuite laisser les logiciels d’automatisation faire leur œuvre.

Réduire les erreurs humaines

Même impliqués dans leur travail, les collaborateurs peuvent occasionnellement faire des erreurs. Si ces derniers réalisent durant des heures des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, leur motivation et leur concentration vont décroître. Ainsi, les erreurs risquent d’arriver, voire de s’accumuler. À l’inverse, un outil d’automatisation peut réaliser une même tâche des milliers de fois sans qu’il y ait d’impact notable sur la performance.

Augmenter la rentabilité et la productivité

En exécutant les tâches plus rapidement et de manière plus fiable, les outils d’automatisation permettent d’améliorer les performances de l’entreprise. En réduisant les coûts associés, le retour sur investissement de l’automatisation est significatif.

Les biens et services sont produits plus rapidement, car d’une part les tâches répétitives sont réalisées plus facilement et d’autre part les collaborateurs se focalisent sur des tâches essentielles. La qualité est ainsi maximisée à toutes les étapes d’un projet.

Quelles sont les étapes à suivre pour automatiser vos tâches ?

Pour que l’automatisation réponde à vos attentes, il est indispensable de suivre certaines étapes incontournables. Plus votre automatisation des processus sera préparée de manière rigoureuse, plus les effets seront significatifs.

Sélectionnez les tâches à automatiser

La première chose à faire est de définir les tâches qui doivent être automatisées. Si un grand nombre de tâches peuvent être automatisées, toutes ne doivent pas forcément bénéficier d’un tel traitement. La traduction d’un site internet par exemple ou la rédaction de contenus produisent des résultats peu convaincants.

Voici quelques exemples de tâches pertinentes à automatiser :

• La création et l’envoi de factures ;
• La classification des prospects ;
• Le tri et la saisie de données ;
• Le tri des mails ;
• La publication de newsletters ou de posts sur les réseaux sociaux ;
• La correction d’un document quelconque.

Définissez vos objectifs et planifiez les processus

Automatiser oui, mais pourquoi ? Pour garantir la réussite de votre stratégie d’automatisation, il est nécessaire de définir vos besoins. Par exemple, si vous automatisez la publication de messages sur un réseau social, quel est votre objectif ? Cela peut être de publier trois fois par semaine ou d’atteindre un objectif d’impressions. En fixant des objectifs clairs, vous pouvez planifier vos actions et établir un échéancier de réalisation des tâches.

Choisissez vos outils d’automatisation

Ensuite, il est nécessaire de sélectionner les outils d’automatisation qui vont vous permettre d’atteindre ces objectifs. Il existe différents types d’outils qui sont utilisés pour automatiser diverses tâches.

Pour savoir quels outils utiliser, il est important de choisir la solution adaptée à vos besoins. Cette dernière doit :

• Être en mesure d’automatiser les processus souhaités ;
• S’’intégrer parfaitement à votre flux de travail ;
• Posséder les fonctionnalités nécessaires ;
• Être simple d’accès.

Suivez les résultats de l’automatisation

Automatiser n’est pas suffisant : il est indispensable de surveiller l’impact de cette automatisation sur votre productivité et votre rentabilité. Par conséquent, sélectionnez des indicateurs de performance pertinents, puis créez des tableaux de bord pour suivre leur évolution au cours du temps. Ces retours d’informations sont essentiels pour réajuster le processus d’automatisation jusqu’à ce qu’il réponde entièrement à vos attentes.

Quel outil utiliser pour automatiser les tâches ?

Pour automatiser les tâches répétitives, différentes solutions existent. Toutes répondent à des problématiques spécifiques. Vous devez donc choisir votre outil selon votre situation et vos besoins.

Automatisation du marketing

Pour automatiser votre marketing, vous pouvez mettre à profit une plateforme d’automatisation du marketing. Vous pourrez ainsi gérer vos clients et vos ventes via cet outil.

Automatisation de la génération de leads

Pour développer vos ventes, noter vos leads et augmenter le taux de conversion, les outils d’automatisation de la génération de leads sont très pertinents. Cela passe notamment par une automatisation des formulaires et un suivi du tunnel de conversion.

Automatisation des réseaux sociaux

Des outils dédiés à l’automatisation des plateformes sociales existent. Ces derniers peuvent être mis à profit pour planifier les publications ainsi que leur rediffusion. Il s’agit d’une solution idéale pour maintenir une présence constante sur les réseaux sociaux.

Centralisation de vos besoins

Pour gagner du temps et simplifier vos efforts d’automatisation, vous pouvez aussi faire appel à un outil de gestion de projet comme Slack. En centralisant vos informations et vos outils, la plateforme permet de rendre l’automatisation plus agréable. Vous pouvez automatiser vos processus et intégrer tous les outils habituels à Slack pour en faire un hub numérique indispensable.

 

Une fois que vous avez parfaitement planifié votre processus d’automatisation et sélectionné les outils les plus pertinents, l’automatisation des tâches devient un incontournable de la performance. Vous pouvez ainsi en faire plus, tout en préservant votre énergie et vos différentes ressources.