Comment augmenter la productivité au travail

Le saviez-vous ? Une entreprise moyenne perd plus de 20% de sa productivité en raison de lenteurs organisationnelles : lenteur des processus, difficultés de coordination, complexité dans la recherche d’informations… 

Or, la transformation digitale des entreprises a accéléré les rythmes de travail ces dernières années. Résultat : les entreprises doivent être encore plus réactives et agiles.

 

Bonne nouvelle : bien menée, la digitalisation implique aussi la simplification et la fluidification des process, pour un gain de temps et de productivité. Avec l’automatisation de certaines tâches et la mise en place d’outils collaboratifs, l’efficacité opérationnelle est préservée et l’entreprise peut gagner en productivité.

On peut donc faire rimer digitalisation avec automatisation et simplification.

Le travail collaboratif augmente la productivité

 

L’engagement des collaborateurs augmente la productivité. Et cet engagement est directement lié à leur qualité de vie au travail. Or, dans un monde d’accélération permanente, cette qualité de vie peut se retrouver diminuée, notamment dans les rapports entre managers et collaborateurs. 

 

En 2016, une étude montrait que « les entreprises ayant un taux d’engagement supérieur à la moyenne souffrent moins d’absentéisme, d’accidents et de turn-over du personnel. Ces mêmes entreprises augmenteraient également de 20 % leurs ventes et de 21 % leur profitabilité. » 

 

La crise sanitaire a mis en avant ces problématiques, notamment avec la généralisation du télétravail, qui peut parfois nuire à l’engagement (par exemple, avec le sentiment d’isolement parfois ressenti).

 

L’enjeu est donc de conserver l’engagement des collaborateurs, via un quotidien professionnel simplifié et une vraie cohésion d’équipe, quel que soit le contexte de travail. 

 

Les outils collaboratifs doivent justement être au service de cet engagement. Pour cela, ils doivent susciter l’adhésion, car les populations sont de plus en plus digitalisées. L’entreprise doit donc pouvoir suivre cette digitalisation et s’adapter à l’attrait de ses collaborateurs pour des outils simples, intuitifs et conviviaux, qui facilitent le travail collaboratif et sont adoptés facilement. En effet, un outil collaboratif ne sert à rien si personne ne l’utilise.

 

Mais trop souvent, la multiplication des outils complexifie les échanges, alors que le but recherché était de de fluidifier les process. Les équipes perdent du temps à ouvrir de nombreuses applications pour pouvoir travailler correctement ; les discussions se retrouvent dupliquées avec une déperdition des interventions de chacun et des informations. 

 

Faut-il pour autant abandonner tous ces outils ? En réalité, il s’agit surtout de simplifier les choses. Comment ? Par la centralisation. 

 

La simplicité de l’outil collaboratif : le defi relevé par Slack 

 

L’enjeu majeur est de pouvoir continuer à travailler efficacement sans perdre de temps, de tout retrouver en un clin d’oeil. 

 

La plateforme collaborative Slack permet de centraliser les outils et applications préférées des équipes, en plus de proposer ses propres fonctionnalités très simples à adopter. 

 

Slack fonctionne comme une base de connaissances centrale, évite la dispersion des informations et permet de structurer les échanges par projets, par thèmes, et d’échanger avec les bonnes personnes dans le bon canal.

 

Et surtout, Slack remplace l’e-mail. 

 

Aujourd’hui, fonctionner en équipe uniquement avec des e-mails n’est plus possible. Certains échanges nécessitent de s’adresser à toute l’équipe, d’autres ne s’adressent qu’à certaines personnes. Du coup, avec les mises en copie intempestives, les collaborateurs reçoivent souvent de nombreux mails qui ne les concernent pas. Ou au contraire, par souci de ne pas envahir d’e-mails, certains retirent de la boucle des membres d’une équipe qui ratent ensuite des informations importantes. Au final, cela donne une discussion décousue où tout le monde reçoit trop d’informations tout en passant à côté des plus pertinentes.

 

Sur Slack, les échanges se font enfin en un lieu unique, où toutes les communications sont centralisées. En permettant à chaque membre d’une équipe de s’adresser à la bonne personne et de bien identifier à quel moment il est sollicité, aucun risque de surplus ou de perte d’information.

 

Les autres avantages apportés par la plateforme collaborative Slack sont nombreux : 

 

 

 

• Elle offre la possibilité de travailler de n’importe où.
• Elle aide à la gestion de projet, car elle permet de centraliser tous les éléments utiles.
• La richesse des données présentes sur la plateforme collaborative Slack donne accès à une véritable base de connaissances partagées pour tous les collaborateurs.

Elle favorise la transversalité, l’intelligence collective et l’autonomie de tous : la spontanéité efface les statuts hiérarchiques lorsqu’ils sont inutiles aux échanges et chacun est amené à collaborer, à s’impliquer, à proposer des idées.

 

 

 

L’automatisation au service de la simplification

 

La simplification des process passe par la centralisation des données, des documents, des connaissances, du suivi d’un projet… Slack permet de trouver rapidement et en un lieu central toutes les informations utiles pour travailler seul ou en équipe, ce qui simplifie les processus de décision et les flux de travail.

 

Cette simplification passe aussi par l’automatisation. Par exemple, avec l’utilisation de la RPA, Robotic Process Automation (Automatisation des processus robotisés), « une technologie d’automatisation reposant sur l’Intelligence Artificielle et le Machine Learning» qui permet d’automatiser les tâches redondantes et répétitives. 

 

 

Les bots : automatiser et simplifier les tâches quotidiennes 

 

Les bots aident l’utilisateur au quotidien et fluidifient de nombreuses tâches. 

 

Par exemple, des applications se lancent toutes seules pour effectuer certaines tâches directement depuis la plateforme collaborative, comme chez Meilleurtaux, utilisateur de Slack, dont les équipes techniques peuvent être alertées en temps réel des problèmes au sein de son centre d’appels. 

 

D’autres bots peuvent également faire gagner un temps précieux et de la pertinence aux équipes : 

 

 

 

 

 

 

 

 

Exemple de bots : MailClark et Revealbot

 

Exemple de message de Bot Slack souhaitant la bienvenue à un utilisateur et lui permettant d’accéder à un centre d’aide

 

Les générateurs de flux de travail: faire circuler la bonne information en un temps record 

 

Les générateurs de flux de travail de Slack font gagner du temps aux équipes, en diminuant le temps de coordination nécessaire pour trouver la bonne information. Dans Slack, le générateur de flux de travail permet de s’adresser directement à la bonne personne pour un sujet précis, et donc de fluidifier et simplifier toutes les demandes, sans qu’elles soient noyées dans les fils de discussion. Finis les échanges superflus ! 

 

• Par exemple, un nouveau collaborateur peut faire ses demandes de matériel informatique dans un flux de travail dédié : 

 

 

Les générateurs de flux de travail peuvent aussi intégrer des applications pour des besoins précis d’automatisation, pour gagner en temps et en productivité.

 

Simplifier les échanges au-delà de l’entreprise : Slack Connect 

 

Le travail collaboratif révolutionne les anciens modes de travail. Il favorise la cohésion d’équipe, simplifie les processus et représente un gain de temps considérable, notamment via le partage plus efficace des informations. 

 

Il révolutionne aussi les échanges, servi par les outils collaboratifs comme Slack, qui dynamisent la relation client et les rapports en entreprise, avec une plus grande spontanéité, une plus grande efficacité des échanges, et une optimisation de l’avancement des projets. C’est ce que permet par exemple Slack Connect, une façon d’échanger sur Slack avec ses interlocuteurs extérieurs, client ou prestataires, d’entreprise à entreprise, etc. Un mode de communication qui simplifie vraiment les échanges et qui suscite aussi l’adhésion des clients. 

 

 

 

 

 

Les outils collaboratifs doivent répondre à un besoin d’accélération tout en apportant des repères dans les nouveaux modes de travail. L’enjeu majeur est de simplifier la façon de travailler, tout en offrant de solides garanties de sécurité, grâce à une complexité technologique qui doit rester invisible pour l’utilisateur final. Slack, répond de façon complète à cet enjeu en simplifiant les tâches, notamment avec l’automatisation des process et des flux. Et si la surface de l’outil, côté utilisateurs, est simple à adopter et à utiliser, son fonctionnement repose sur une architecture technique complexe, solide et éprouvée, qui a déjà permis, au plus fort de son pic d’utilisation lors du premier confinement de mars 2020, de supporter sans incident 12 millions d’utilisateurs connectés simultanément au niveau mondial.