Fluidifiez la collaboration grâce aux canaux partagés

Chaque jour, des millions de personnes utilisent Slack dans le cadre de leur travail. Non seulement cet outil permet de collaborer de manière plus rapide et efficace et de renforcer les relations entre les collaborateurs, mais il s’intègre aussi parfaitement aux applications et programmes utilisés quotidiennement.

Mais qu’en est-il de la collaboration externe, avec vos fournisseurs, partenaires ou sous-traitants ? Pourquoi maintenir le statu quo en la matière ?

Il existe une nouvelle fonctionnalité, appelée canaux partagés, qui permet aux équipes utilisant Slack et qui évoluent dans des organisations différentes de tendre vers la même proximité que des collègues de bureau, la collaboration étant tout aussi fluide et productive qu’en interne. Les canaux partagés sont disponibles dans tous les forfaits payants et font à présent partie de Slack Connect. En savoir plus sur Slack Connect.

Un canal partagé s’utilise comme un canal Slack classique, sauf que deux entreprises y sont associées. Ainsi, une équipe de l’entreprise A communique dans le même canal Slack que ses partenaires de l’entreprise B. Tout nouveau collaborateur rejoignant un projet pourra accéder directement aux archives de celui-ci afin d’être rapidement opérationnel. Les équipes peuvent facilement partager des mises à jour et des fichiers, mettre les personnes concernées dans la boucle, et prendre des décisions en un clin d’œil, depuis un seul et même endroit dans Slack.

Supposons que vous travailliez avec un cabinet d’audit, qui intègre chaque année de nouveaux auditeurs juniors au projet. Grâce à un canal partagé, dès que ces derniers prennent leurs fonctions, ils peuvent consulter un historique complet de ce qui a déjà été accompli. Tout est disponible dans le canal, aucun message n’est cloisonné ni dissimulé au fin fond des boîtes de réception des auditeurs juniors précédents.

De plus, les canaux partagés évoluent au rythme de vos projets et relations. N’importe quelle équipe peut y ajouter de nouveaux collaborateurs et créer autant de nouveaux canaux partagés que nécessaire.

Votre productivité n’a plus de limites

Plus de 20 000 clients titulaires d’une licence Slack ont déjà utilisé les canaux partagés en version bêta. Parmi eux, Fastly, une plate-forme cloud de pointe qui aide Vimeo, Pinterest, le New York Times et de nombreux autres groupes de premier plan à proposer des expériences en ligne. Dans le cadre de son package d’assistance premium, Fastly offre à ses clients professionnels un canal Slack partagé. Que Fastly met à profit pour résoudre plus rapidement les problèmes de ses clients.

« Nous suivons une approche particulièrement proactive et essayons d’anticiper les défis qui vont se poser à nous », déclare Kim Ogletree, vice-présidente du succès client chez Fastly. « Utiliser Slack comme canal de communication change vraiment la donne. Nos clients nous le répètent régulièrement ».

À Chicago, l’emblématique restaurant Portillo’s Hot Dogs utilise les canaux partagés pour développer son activité, même dans un environnement en constante évolution. Si un livreur de Portillo’s ne peut pas honorer une commande, par exemple à cause de routes bloquées lors d’un orage, il doit pouvoir avertir aussitôt le restaurant, ce que ne permettent pas les e-mails. En contact permanent dans un canal partagé, Portillo’s et le livreur peuvent échanger instantanément toute nouvelle information, permettant ainsi au « QG » de désactiver toute option de livraison jusqu’à ce que les commandes puissent à nouveau être honorées et d’éviter une expérience client frustrante.

La collaboration, un atout concurrentiel de taille

Toutes les entreprises sont amenées à travailler avec des personnes ou des entités externes. C’est en œuvrant à une collaboration plus efficace avec leurs partenaires que les entreprises peuvent améliorer leur rendement, leur compétitivité et leur notoriété.

Des ingénieurs qui sont en mesure de mieux gérer les caractéristiques et les délais de livraison peuvent expédier plus rapidement des produits de meilleure qualité à leurs clients. Des experts qui ont la possibilité de rassembler les questions et de trier les solutions avec leurs clients ou partenaires en temps réel peuvent éviter que des problèmes mineurs ne s’amplifient. Et lors d’opérations de fusion-acquisition, les canaux partagés facilitent un processus complexe et stressant pour les collaborateurs.

Tous les jours, des équipes disséminées à travers le monde utilisent les canaux partagés pour :

• Coordonner plus rapidement des campagnes et projets avec des agences externes, en échangeant des commentaires sur des idées créatives et en émettant des validations sans délai, au sein d’un seul et même canal
• Établir une liaison directe avec les clients, permettant à la fois de résoudre efficacement les problèmes et de nouer une relation de confiance
• Synchroniser et partager des données avec des conseillers financiers et commerciaux, ce qui permet à chacun de rester organisé
• Se tenir informé de l’avancée de projets partagés et de toute étape importante, même en déplacement : les utilisateurs peuvent quasiment tout faire avec Slack sur leur appareil mobile, y compris utiliser les canaux partagés comme sur leur ordinateur

Diverses fonctionnalités de contrôle et de personnalisation sont également disponibles. Chaque partie peut modifier le nom du canal partagé qui sera affiché sur son appareil, et définir si ce canal doit être public ou privé pour leur entreprise respective. De plus, si vous êtes ajouté à un canal partagé, vous saurez toujours si un partenaire externe participe à la discussion, grâce à un petit rappel qui se trouve juste au-dessus de la zone de message.

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Outre leurs nombreux avantages, les canaux partagés permettent d’optimiser d’autres aspects de votre travail :

• Tâches unifiées : grâce aux canaux partagés, l’ensemble de votre travail est centralisé. Plus besoin de changer d’interface pour consulter vos boîtes de réception, applications et documents dans le cadre de vos échanges avec vos partenaires et fournisseurs.
• Visibilité accrue : les canaux partagés permettent de facilement se coordonner et de rester en phase avec les équipes externes. Tous les collaborateurs sont ainsi au courant de l’avancée du projet.
• Communications optimisées : tout échange d’e-mail avec des partenaires externes peut rapidement devenir source de frustration (sauf, bien sûr, si le slogan de votre nouvelle campagne est « TR : TR : TR : »). Pourquoi ne pas collaborer avec vos partenaires externes aussi efficacement qu’en interne ?

Intégration des applications que vous utilisez au quotidien

Vous pouvez utiliser les applications Slack dans les canaux partagés comme vous le feriez avec Slack en interne. Voici quelques applications que nous vous conseillons d’essayer. Consultez la liste des applications Slack pour en découvrir d’autres.

• Google Calendar for Team Events : publiez des rappels concernant des réunions à venir dans vos canaux partagés.
• Zoom : lancez des visioconférences directement depuis Slack dans un canal partagé et publiez plus tard l’enregistrement de la session pour référence, ou pour toute personne n’ayant pu y assister.
• Google Drive ou Dropbox Paper : collaborez sur des ébauches de projets et des plans sans échanger d’e-mails inutiles.

Premier pas

Pour partager un tout nouveau canal ou un canal existant avec un groupe externe, contactez le propriétaire ou l’administrateur de votre espace de travail. Une fois que vous avez envoyé votre demande et que votre partenaire l’a acceptée, le canal est partagé et vous pouvez commencer aussitôt à travailler ensemble.

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