Collaboration

Fluidifiez la collaboration grâce aux canaux partagés

Une solution efficace pour travailler avec vos partenaires externes

Par l’équipe Slack16 septembre 2019Illustration par Skinny Ships

Chaque jour, des millions de personnes utilisent Slack dans le cadre de leur travail. Non seulement cet outil permet de collaborer de manière plus rapide et efficace et de renforcer les relations entre les collaborateurs, mais il s’intègre aussi parfaitement aux applications et programmes utilisés tous les jours.

Mais qu’en est-il de la collaboration externe, avec vos fournisseurs, partenaires ou sous-traitants ? Pourquoi renoncer à tous ces avantages ?

Il existe pour cela une nouvelle fonctionnalité, appelée canaux partagés, qui permet aux équipes qui utilisent Slack et travaillent dans plusieurs entreprises différentes de collaborer de manière tout aussi fluide et productive qu’en interne. Les canaux partagés sont disponibles dans tous les forfaits payants et font à présent partie de Slack Connect. En savoir plus sur Slack Connect.

Un canal partagé s’utilise comme un canal Slack classique, sauf que deux entreprises y sont associées. Ainsi, une équipe de l’entreprise A communique dans le même canal Slack que ses partenaires de l’entreprise B. Tout nouveau collaborateur rejoignant un projet pourra accéder directement aux archives de celui-ci afin d’être rapidement opérationnel. Les équipes peuvent facilement partager des mises à jour et des fichiers, informer les personnes concernées, et prendre des décisions en un clin d’œil, depuis un seul et même endroit dans Slack.

Supposons que vous travailliez avec un auditeur et que l’entreprise intègre chaque année de nouveaux auditeurs juniors au projet. Grâce à un canal partagé, dès que ces derniers prennent leurs fonctions, ils peuvent consulter un historique complet de ce qui a déjà été accompli. Tout est disponible dans le canal, aucun message n’est cloisonné ni caché dans les boîtes de réception des auditeurs juniors précédents.

De plus, les canaux partagés évoluent au rythme de vos projets et relations. N’importe quelle équipe peut y ajouter de nouveaux collaborateurs et créer autant de nouveaux canaux partagés que nécessaire.

Votre productivité n’a plus de limites

Plus de 20 000 clients titulaires d’une licence Slack ont déjà utilisé les canaux partagés en version bêta. Parmi eux, Fastly, une plate-forme cloud de pointe qui aide Vimeo, Pinterest, le New York Times et de nombreuses autres marques de premier plan à proposer des expériences en ligne. Dans le cadre de son package d’assistance premium, Fastly offre à ses clients professionnels un canal Slack partagé. L’entreprise utilise les canaux partagés pour résoudre plus rapidement les problèmes de ses clients.

« Nous suivons une approche particulièrement proactive et essayons d’anticiper les défis qui vont se poser à nous », déclare Kim Ogletree, vice-présidente du succès client chez Fastly. « Utiliser Slack comme canal de communication change vraiment la donne. Nos clients nous le répètent régulièrement ».

À Chicago, l’emblématique restaurant Portillo’s Hot Dogs utilise les canaux partagés pour développer son activité, même dans un environnement en constante évolution. Si un livreur de Portillo’s ne peut pas honorer une commande, par exemple à cause de routes bloquées lors d’un orage, il doit pouvoir avertir aussitôt le restaurant, ce que ne permettent pas les e-mails. En contact permanent dans un canal partagé, Portillo’s et le livreur peuvent échanger instantanément toute nouvelle information, permettant ainsi au « QG » de désactiver toute option de livraison jusqu’à ce que les commandes puissent à nouveau être honorées et d’éviter une expérience client frustrante.

La collaboration, un atout compétitif de taille

Toutes les entreprises sont amenées à travailler avec des équipes externes. C’est en œuvrant à une collaboration plus efficace avec leurs partenaires que les entreprises peuvent améliorer leur rendement, leur compétitivité et leur notoriété.

Lorsque les ingénieurs sont en mesure de mieux gérer les caractéristiques et les délais de livraison, ils peuvent expédier plus rapidement des produits de meilleure qualité à leurs clients. Lorsque les experts ont la possibilité de rassembler les questions et de trier les solutions avec leurs clients ou partenaires en temps réel, ils peuvent éviter que des problèmes mineurs ne prennent de l’ampleur. Lors des fusions-acquisitions, les canaux partagés facilitent un processus complexe et stressant pour les collaborateurs.

Tous les jours, des équipes disséminées à travers le monde utilisent les canaux partagés pour :

  • Coordonner plus rapidement des campagnes et projets avec des agences externes, en échangeant des commentaires sur des idées créatives et des validations au sein d’un seul et même canal
  • Établir une liaison directe avec les clients, permettant à la fois de résoudre efficacement les problèmes et de nouer une relation de confiance
  • Synchroniser et partager des données avec des conseillers financiers et commerciaux, ce qui permet à chacun de rester organisé
  • Se tenir informé de l’avancée de projets partagés et de toute étape importante, même en déplacement : les utilisateurs peuvent quasiment tout faire avec Slack sur leur appareil mobile, y compris utiliser les canaux partagés comme sur leur ordinateur

Diverses fonctionnalités de contrôle et de personnalisation sont également disponibles. Chaque partie peut attribuer un nom au canal partagé et paramétrer si le canal est public ou privé pour leur entreprise respective. De plus, si vous êtes ajouté à un canal partagé, vous saurez toujours si un partenaire externe participe à la discussion, grâce à un petit rappel qui se trouve juste au-dessus de la zone de message.

Découvrez quelle entreprise partage un canal avec la vôtre

En plus de vous offrir de nombreux avantages, les canaux partagés permettent d’optimiser d’autres aspects de votre travail :

  • Tâches unifiées : grâce aux canaux partagés, l’ensemble de votre travail est centralisé. Plus besoin de changer de contexte pour consulter vos boîtes de réception, applications et documents avec vos partenaires et fournisseurs.
  • Visibilité accrue : les canaux partagés permettent de facilement se coordonner et de rester en phase avec les équipes externes. Désormais, tous les collaborateurs sont au courant de l’avancée du projet.
  • Communications optimisées : tout échange d’e-mail avec des partenaires externes peut rapidement devenir source de frustration (sauf, bien sûr, si le slogan de votre nouvelle campagne est « TR : TR : TR : »). Pourquoi ne pas collaborer avec vos partenaires externes aussi facilement qu’en interne ?

Intégration des applications que vous utilisez tous les jours

Vous pouvez utiliser les applications Slack dans les canaux partagés comme vous le feriez avec Slack en interne. Voici quelques applications que nous vous conseillons d’essayer. Consultez la liste des applications de Slack pour en découvrir d’autres.

  • Google Calendar for Team Events : publiez des rappels concernant des réunions à venir dans vos canaux partagés.
  • Zoom : lancez des visioconférences directement depuis Slack dans un canal partagé et publiez plus tard l’enregistrement de la session pour référence, ou pour toute personne n’ayant pu y assister.
  • Google Drive ou Dropbox Paper : collaborez sur des ébauches de projets et des plans sans échanger d’e-mails inutiles.

Premier pas

Pour partager un canal nouveau ou existant avec un groupe externe, contactez le propriétaire ou l’administrateur de votre espace de travail. Une fois que vous avez envoyé votre demande et que votre partenaire l’a acceptée, le canal est partagé et vous pouvez commencer aussitôt à travailler ensemble.

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