Modèle de planification d’événements

Avez-vous déjà consacré des heures à passer en revue des e-mails pour trouver une information cruciale sur un événement ? Ou réalisé que votre équipe travaillait en utilisant trois versions différentes d’un même planning ? Nous sommes tous passés par là. Or, la planification des événements avec votre équipe ne doit pas forcément impliquer des échanges interminables ni la perte d’informations.

Avec le modèle de planification d’événements de Slack, toutes vos informations essentielles sont rassemblées en un seul endroit, où chaque membre de votre équipe sera en mesure de les trouver. Mettez à jour les budgets, partagez les contrats des fournisseurs, ajustez les horaires et veillez au bon alignement de tous, directement depuis votre espace de travail. Oubliez les feuilles de calcul éparpillées et les messages introuvables, et profitez d’une planification d’événements claire et organisée qui aidera votre équipe à proposer des événements exceptionnels.

Qu’est-ce qu’un modèle de planification des événements ?

Un modèle de planification d’événements peut être envisagé comme un centre de contrôle que partagera votre équipe pour organiser des événements réussis. Il ne s’agit pas que d’une simple liste de tâches bien présentées, mais d’un espace de travail vivant et dynamique où votre équipe pourra suivre la progression, partager les mises à jour et prendre conjointement des décisions en temps réel.

Votre modèle de gestion d’événements possède les fonctions suivantes :

• Une plateforme centralisée où chacun pourra trouver les dernières informations sur les événements
• Un espace collaboratif pour le brainstorming et la prise de décision en équipe
• Un outil de suivi de la progression qui montre précisément l’avancement des tâches
• Un outil de communication qui permet de synchroniser tout le monde
• Une archive qui enregistre les décisions et les mises à jour importantes

Surtout, comme ce modèle s’intègre à Slack au sein d’un canevas partagé, votre modèle de planification d’événements s’inscrit directement dans le flux de travail habituel de votre équipe. Vous n’avez pas besoin de programmer des réunions supplémentaires ni d’envoyer une multitude d’e-mails : quelques mises à jour rapides et claires permettront d’assurer un processus de planification d’événements efficace ainsi que le bon alignement de votre équipe.

Quels sont les avantages du modèle de gestion d’événements de Slack ?

Votre équipe mérite de disposer d’informations rapidement pour pouvoir lancer un événement. C’est pourquoi Slack a créé un modèle dédié aux événements pour ses utilisateurs. Il s’agit de l’outil idéal pour planifier et gérer des événements de bout en bout, en toute facilité. 

Optimisez votre planification d’événements

Conçu pour améliorer la productivité et rationaliser le processus, le modèle d’informations sur les événements de Slack facilite le suivi des objectifs de votre événement, quel que soit le cas d’utilisation. Que vous créiez un événement pour une conférence d’entreprise, une réunion de la communauté ou une célébration spécifique, le modèle de planificateur d’événements garantit que chaque détail sera pris en compte, afin que votre prochain événement se déroule comme prévu.

Centralisez votre gestion des événements

Au cœur du modèle d’organisation des événements se trouve un canevas centralisé qui permet de conserver toutes les informations clés – comme votre liste de tâches de planification, votre calendrier et votre planification d’événements – en un seul endroit. Les planificateurs d’événements peuvent utiliser ce modèle afin de suivre tous les éléments, qu’il s’agisse du budget ou de la liste des participants. L’existence d’une source unique de vérité vous permettra également d’éviter que les informations soient dispersées et que des erreurs de communication surviennent, afin que la planification de votre événement réponde à tous les besoins. Que vous organisiez un événement gratuit ou une conférence de grande envergure, ce modèle de planificateur peut vous aider à garantir le bon alignement des personnes et d’éviter tout retard.

Recevez des mises à jour collaboratives en temps réel

Une communication efficace étant cruciale dans le cadre de la planification d’événements, ce modèle facilite la collaboration entre tous les intervenants. Les équipes peuvent utiliser Slack pour collaborer sur les mises à jour liées à l’emplacement, à l’ordre du jour ou au budget de l’événement. Cette liste de tâches de planification d’événement en temps réel garantit que même les ajustements de dernière minute seront gérés efficacement. Que vous soyez un planificateur d’événements responsable du marketing événementiel ou l’organisateur d’une fête pour l’entreprise, ce modèle de plan de projet d’événement peut indiquer à votre équipe les éléments nécessaires pour répondre aux attentes de votre public cible.

Optimisez la planification d’événements réussis <h3>

Le modèle de planification d’événements ne permet pas seulement d’organiser votre processus de planification, mais il permet également à votre équipe de procéder à une exécution précise des tâches. Comme toutes les informations et communications sont centralisées, le suivi de la progression, la gestion du modèle de budget et la personnalisation des détails de votre plan s’en trouve simplifiée. Utilisez ce modèle pour planifier et gérer chaque élément, des horaires aux budgets des événements, de manière à ce que votre événement laisse une impression durable. Découvrez comment ce modèle peut contribuer à transformer votre processus de gestion des événements et faire de chaque occasion une réussite.

Quelles informations sont nécessaires pour remplir votre feuille de planification d’événement ?

Afin de créer un événement réussi, il est nécessaire de porter une attention particulière aux détails et de proposer une documentation détaillée. Votre feuille de planification d’événement sera la source unique de vérité pour l’ensemble des intervenants et leur donnera accès aux informations les plus récentes. 

Nous allons détailler les composants essentiels que vous devez inclure en utilisant notre modèle de planificateur d’événement gratuit :

La date 

Fixez la date de votre événement le plus tôt possible afin d’éviter les conflits de planning et garantir un niveau de présence maximal. Votre feuille de planification d’événement doit rendre compte non seulement du jour principal de l’événement, mais également de l’ensemble de son cycle de vie, soit :

• Les échéances de préparation de l’événement pour la réservation du lieu et la confirmation des prestataires
• Les étapes clés de la campagne marketing et les listes de contrôle promotionnel
• Les échéances d’inscription et les périodes de suivi des confirmations de présence
• Les plannings d’installation et de démontage
• Le calendrier de l’enquête et de la collecte de retours après l’événement

En utilisant un calendrier détaillé, les équipes peuvent anticiper les besoins et respecter les échéances, de façon à éviter les urgences de dernière minute, qui peuvent affecter la qualité de l’événement.

Lieu

Que votre événement se déroule en présentiel, en distanciel, ou qu’il soit hybride, documentez clairement tous les détails liés à l’emplacement de l’événement. 

Pour les événements physiques, incluez les éléments suivants :

• Nom du lieu, adresse, et principales informations de contact
• Disposition des salles et limites de capacité
• Modalités de stationnement et itinéraires
• Accès au quai de chargement et restrictions d’installation
• Disponibilité de stockage sur site

Pour les composants virtuels, spécifiez les éléments suivants :

• Plateforme sélectionnée et conditions d’accès
• Instructions de configuration technique
• Systèmes de sauvegarde et plans d’urgence
• Informations de contact pour l’assistance

Ordre du jour

Un ordre du jour bien structuré constitue l’ossature de votre événement. Divisez le programme en segments détaillés :

• Procédures d’inscription et d’enregistrement, ce qui inclut la liste des invités
• Horaires des sessions avec une marge de temps supplémentaire
• Présentations des intervenants et transitions
• Planification du temps de restauration et des pauses
• Opportunités de réseautage
• Vérifications techniques et créneaux de test

Votre ordre du jour doit être suffisamment détaillé pour guider le personnel, et suffisamment flexible pour s’adapter aux ajustements de dernière minute.

Liens et ressources

Centralisez toutes les ressources numériques essentielles et les documents de référence dans votre feuille de calcul, afin de créer un centre de ressources complet. Incluez les éléments suivants :

• Formulaires de suivi des inscriptions et de la présence, ce qui comprend une liste des invités
• Présentations des intervenants et documents supplémentaires
• Liens et codes d’accès des réunions virtuelles
• Supports marketing et directives de la marque
• Contrats de fournisseurs et certificats d’assurance
• Procédures d’urgence et listes de contacts
• Formulaires de retour d’expérience et enquêtes après l’événement

Lorsque toutes les informations de votre événement sont accessibles directement dans Slack, chacun peut trouver ce dont il a besoin sans devoir fouiller dans d’interminables fils d’e-mails, ni demander à un collègue quelle est la version la plus récente. Par ailleurs, quand votre équipe peut récupérer les fichiers et les détails dont elle a besoin de façon autonome, le travail devient plus fluide et vous évitez ces moments frustrants où vous vous rendez compte que des informations obsolètes ont été utilisées.

Intégrations tierces pour compléter la planification des événements

La planification d’événements peut être une charge écrasante. Bonne nouvelle : vous pouvez vous libérer d’une partie de cette charge en connectant vos outils préférés directement à votre espace de travail Slack. Ces intégrations vont gérer de façon automatique les tâches les plus fastidieuses et tenir tout le monde informé, pour que vous puissiez vous concentrer sur la qualité de l’événement que vous organisez.

Vous souhaitez rendre votre modèle de planification d’événements encore plus performant ? Voici quelques solutions tierces qui s’intègrent parfaitement à Slack :

Google Agenda pour la planification

Grâce à l’intégration Google Agenda, ne ratez rien de la préparation de vos événements. Planifiez vos réunions de préparation, fixez des échéances et signalez les dates importantes, en synchronisant directement tous ces éléments dans vos canaux Slack. Vous voulez vous assurer que tout le monde sera présent à la présentation du lieu ? Configurez des rappels automatiques pour tenir votre équipe informée et éliminez les innombrables messages de rappel.

Notion pour le partage des informations

Envisagez Notion comme un assistant numérique qui veillera à la bonne articulation de tous les éléments. Créez des tableaux de projet dynamiques qui se mettent à jour automatiquement, gérez les contacts des fournisseurs et créez des calendriers faciles à suivre. Lorsqu’un élément est modifié dans Notion, votre équipe en est immédiatement informée dans Slack.

Zoom pour les événements virtuels

Vous organisez des événements virtuels ou hybrides ? Simplifiez la gestion de Zoom en connectant cette solution à votre espace de travail dans Slack. Planifiez des sessions, partagez les liens de réunion et gérez les changements de dernière minute sans avoir à naviguer entre les applications. Vous pouvez également partager automatiquement les enregistrements et les informations de présence avec votre équipe dès qu’une session est terminée.

Asana pour la gestion de projet

Veillez à la bonne progression des tâches de vos événements avec l’intégration d’Asana. Attribuez des éléments d’action, fixez des échéances et visualisez l’état d’avancement directement depuis Slack. Plus besoin de partir à la pêche aux informations dans des fils d’e-mails pour comprendre qui fait quoi : en une recherche rapide, accédez à toutes les informations de votre liste de tâches.