Informazioni su Notion
Un’area di lavoro connessa in cui i team creano e condividono i propri strumenti
Notion è nato come un luogo in cui scrivere, organizzare e collaborare all’interno di un’unica area di lavoro. Nel tempo, i team lo hanno ampliato ulteriormente con documenti e database per gestire il lavoro quotidiano. Oggi Notion si è evoluto includendo funzionalità IA, che consentono a team e agenti di collaborare attraverso strumenti come Slack.
La sfida
Il costo di rispondere alle stesse domande era diventato impossibile da ignorare
Man mano che Notion cresceva fino a diventare un’azienda globale con sedi a San Francisco, New York e all'estero, i suoi sistemi di comunicazione non riuscivano più a tenere il passo. Il team Workplace, responsabile della gestione degli uffici, delle strutture e dell'esperienza quotidiana dei dipendenti, è stato il primo a risentirne. Le richieste che un tempo arrivavano con una frequenza gestibile si erano trasformate in un flusso costante.
“Quando eravamo più piccoli, i dipendenti potevano tranquillamente contattarmi tramite messaggio diretto”, racconta Tiffany Chan, Workplace Portfolio and Projects Partner. “Con la crescita del team, la situazione è diventata caotica.”
Gran parte delle informazioni richieste dai dipendenti esisteva già. Le politiche aziendali, le planimetrie e le procedure erano documentate in Notion, ma cercare in una wiki richiedeva più sforzo che fare una domanda in Slack. Il risultato era un lavoro frammentato e duplicato, con la perdita di contesto quando qualcuno era fuori ufficio o offline.
I team tecnici si trovavano ad affrontare un problema simile. Gli avvisi arrivavano in Slack, ma indagare su ciascuno di essi significava dover raccogliere manualmente informazioni da più sistemi. “Uno sviluppatore poteva impiegare 20 minuti per capire perché si era attivato un allarme”, spiega Sean Keenan, software engineer. Queste interruzioni si accumulavano rapidamente e compromettevano la concentrazione durante la giornata.
“Il nostro modo di lavorare non funzionava più. Slack ci ha liberato, permettendoci di concentrarci su ciò che amiamo davvero: creare momenti magici e significativi per i nostri dipendenti.”
Come Notion funziona meglio con Slack
Con Slack, Notion ha trasformato le conversazioni in un sistema di record attivo
Notion è sempre stato il luogo in cui i team conservano piani, documenti, decisioni e conoscenze condivise. Slack è invece il luogo dove avvengono discussioni, confronti e decisioni in tempo reale. Invece di trattarli come mondi separati, Notion li ha connessi.
Per unire queste due superfici, Notion ha integrato Notion AI direttamente in Slack. I team possono @taggare Notion in un canale per porre domande, riassumere una conversazione o estrarre informazioni dai database di Notion, trasformando le discussioni in tempo reale in documentazione, piani o attività senza uscire da Slack.
“Il vero valore dell’integrazione tra Slack e Notion è che sono i due posti in cui svolgo tutto il mio lavoro”, ha affermato Keenan. “Posso cercare tutto il contesto rilevante.”
Dietro le quinte, Notion AI attinge da entrambe le parti. Le funzionalità di ricerca di Slack consentono a Notion di accedere a messaggi e conversazioni pertinenti, mentre Notion fornisce un archivio strutturato e a lungo termine del lavoro. Il risultato è una drastica riduzione dei passaggi manuali. Invece di concludersi con un “dovremmo fare così”, le conversazioni confluiscono direttamente nei sistemi in cui il lavoro viene documentato, aggiornato e portato avanti.
“Uso Slack ogni giorno. Tutte le conversazioni in Notion e all'interno dei miei team avvengono in Slack.”
Un ambiente di lavoro che migliora a ogni domanda
Per automatizzare ulteriormente il lavoro nei luoghi in cui avvengono le conversazioni, Notion ha integrato i propri agenti personalizzati direttamente in Slack. Questi agenti attingono al contesto condiviso da Slack e Notion, rispondono direttamente nei canali Slack e migliorano nel tempo grazie al feedback dei team.
Prendiamo ad esempio Smilers, un agente personalizzato presente nel canale Slack #environment-ask di Notion. Quello che inizialmente era un semplice modulo di acquisizione dati è ora un vero e proprio membro digitale del team Workplace, capace di rispondere alle domande dei dipendenti direttamente in Slack usando le informazioni archiviate in Notion.
Ciò che rende Smilers diverso è il modo in cui gestisce gli errori. “Lo chiamiamo una wiki auto-correttiva”, spiega Marina Camim, responsabile degli agenti personalizzati di Notion. “Le persone possono fornire feedback nella conversazione di Slack o tramite emoji e Smilers aggiorna la wiki e risponde di nuovo in Slack.”
Questo ciclo di feedback continuo in Slack ha cambiato il modo in cui il team Workplace impiega il proprio tempo. “Smilers ci fa risparmiare almeno due o tre ore al giorno”, ha affermato Chan. Dal lancio, Smilers ha gestito più di 2.500 richieste legate all’ambiente di lavoro a livello globale, liberando il team dal costante lavoro manuale di follow-up e consentendo un risparmio di 10-20 ore a settimana.
Anche il team tecnico sfrutta questa sinergia tra Notion e Slack: un altro agente personalizzato utilizza strumenti come Honeycomb e Splunk in Slack per monitorare gli avvisi e fornire un’analisi iniziale prima dell'intervento umano. “Questo agente personalizzato in Slack restituisce sempre un'analisi preliminare affidabile di quanto è accaduto, facendomi risparmiare facilmente più di due ore al giorno”, ha dichiarato Keenan.
Dove persone e agenti lavorano insieme in modo efficace
I team creano e perfezionano insieme gli agenti personalizzati di Notion in Slack, modellandone il comportamento man mano che vengono utilizzati. “Avere più persone che collaborano in Slack su ciascun agente è un’opportunità davvero unica”, ha affermato Camim. Feedback, correzioni e miglioramenti avvengono tutti in questo ambiente condiviso, non in uno strumento separato. “Capire come gli utenti finali utilizzano effettivamente gli agenti personalizzati è fondamentale”, ha aggiunto Keenan. “E questo accade in Slack.”
A livello tecnico, le API di Slack permettono agli agenti di sembrare parte del team, sia internamente in Notion che per i suoi utenti. “Quando i nostri clienti usano gli agenti personalizzati all'interno di Slack, si aspettano che rispondano come una persona”, ha evidenziato Keenan. “E possono farlo proprio grazie agli indicatori di digitazione e al contesto di Slack.”
Questo senso di umanità si manifesta anche in modi più leggeri. In uno dei canali Slack preferiti dal team, i colleghi condividono le risposte più sorprendenti o divertenti degli agenti. Queste reazioni diventano un'ulteriore forma di feedback, aiutando i team a capire come gli agenti vengono percepiti dalle persone reali.
Piccoli dettagli come questi fanno la differenza mentre Notion continua a crescere. “Usiamo Slack tutto il giorno, tutti i giorni”, ha affermato Chan. “Man mano che siamo cresciuti a livello globale, è questo che ci permette di lavorare rapidamente e rimanere allineati nonostante i diversi fusi orari.”
“La cosa che rende lo sviluppo per Slack così potente è che si può creare un'esperienza straordinaria con pochissimi elementi di base.”
I prossimi passi
Costruire un futuro in cui gli agenti coordinano il lavoro insieme in Slack
All’interno di Notion, gli agenti personalizzati sono ancora in evoluzione. La fase successiva è l'orchestrazione: andare oltre i singoli agenti per arrivare a sistemi in cui gli agenti possono attivarsi a vicenda e portare avanti il lavoro attraverso sequenze di attività più lunghe e complesse. “Siamo solo all'inizio”, sottolinea Camim. “Far lavorare gli agenti insieme in modo efficiente in Slack è qualcosa su cui riflettiamo molto.”
Con la crescita di queste capacità, Slack rimarrà un'interfaccia chiave attraverso cui le persone interagiscono con l'IA di Notion. “Slack è il luogo in cui lavorano i nostri clienti e non vogliamo interrompere il loro flusso”, ha affermato Keenan. Mantenendo l'IA ancorata a Slack, Notion garantisce che gli agenti restino visibili, utilizzabili e facili da migliorare, in modo che domande, feedback e decisioni continuino a emergere dove il lavoro avviene già.
