Modèle d'ordre du jour de réunion hebdomadaire

Comment utiliser ce modèle dans Slack (étape par étape)

Utiliser un ordre du jour de réunion hebdomadaire constitue un moyen simple de donner aux réunions un cadre clair et d'aider les membres de l’équipe à savoir à quoi s'attendre. Cela peut conduire à des réunions plus courtes et plus productives. Avec un modèle d'ordre du jour hebdomadaire facile à personnaliser dans Slack, vous aiderez les participants et les responsables à mieux gérer leur temps et à en faire davantage. Voici comment créer un ordre du jour de réunion dans Slack :

1. Commencez par cliquer sur « Obtenir le modèle » pour créer un canevas dédié à la planification centralisée de l'ordre du jour et à la communication.
2. Renseignez la date, ajoutez tous les liens importants et notez ce qui se passe bien, ce qui ne va pas et les domaines sur lesquels vous concentrer lors de la réunion.
3. Ajoutez toutes les autres questions ou sujets que votre équipe doit aborder lors de la réunion de cette semaine.
4. Partagez l'ordre du jour dans le canal pour recueillir des commentaires et collaborer avant la réunion.
5. Identifiez les participants et définissez clairement les rôles et les prochaines étapes.
6. Répétez chaque semaine pour tenir votre équipe informée avec un minimum d'effort.

Si vous devez planifier une séance de coaching avec un membre d’équipe individuel, consultez le modèle de réunion individuelle pour vous aider à vous organiser.

Qu'est-ce qu'un modèle d'ordre du jour de réunion hebdomadaire ?

Un modèle d'ordre du jour de réunion hebdomadaire sert de cadre réutilisable pour les réunions récurrentes. L'utilisation d'un modèle vous permet de créer une structure cohérente pour les réunions hebdomadaires, en décrivant clairement les sujets de discussion et les mises à jour de projet. Lorsque les réunions sont ciblées, il est plus facile de responsabiliser les membres de l’équipe, de clarifier les rôles sur un projet et de s'assurer que les sujets clés sont couverts. Un ordre du jour hebdomadaire maintient vos réunions concises et productives, améliorant finalement les résultats.

Avantages de l'utilisation d'un modèle d'ordre du jour de réunion hebdomadaire

L'utilisation d'un modèle d'ordre du jour hebdomadaire améliore les résultats des réunions de plusieurs façons. Voici quelques avantages de l'utilisation d'un format structuré pour vos points hebdomadaires :

• Gagner du temps en préparation et en suivi. Lorsque les membres de l’équipe savent à quoi s'attendre, ils arrivent à la réunion mieux préparés pour les discussions, les questions et les rapports d’avancement. Il devient également plus facile d'assurer le suivi lorsque tout le monde est coordonné.
• Assurer la cohérence entre les réunions récurrentes. Respecter une structure de réunion hebdomadaire prévisible facilite le suivi des progrès et la comparaison dans le temps. Vous disposerez de notes cohérentes et de points de contact en référence.
• Améliorer la communication et l'alignement. Lorsque tout le monde comprend ce qui est attendu et ce qui vient ensuite, les membres de l’équipe saisiront mieux leurs fonctions et responsabilités individuelles.
• Encourager la documentation et la responsabilisation. Lorsque vous listez les éléments d'action, les propriétaires et les échéances dans un ordre du jour hebdomadaire, vous créez un registre cohérent des discussions et des rapports auquel chacun peut se référer lorsque des questions surviennent.
• Gagner du temps en planification. Le gain de temps est l'avantage le plus immédiat de la mise en œuvre d'un modèle d'ordre du jour hebdomadaire. Au lieu d'en créer un à partir de zéro, vous pouvez mettre à jour le canevas chaque semaine et le partager avec votre équipe sans quitter Slack.

Qu’inclure dans un modèle d'ordre du jour de réunion hebdomadaire ?

Ce qui doit être inclus dans un ordre du jour de réunion hebdomadaire dépend de l'objectif, de la taille et des buts de votre équipe. Les petites équipes ou les startups peuvent avoir des ordres du jour courts et flexibles, tandis que les équipes créatives ont souvent besoin de temps pour le brainstorming de nouvelles idées et la discussion des retours clients. Les équipes de direction ou de stratégie peuvent inclure des points à l'ordre du jour liés aux finances, aux initiatives stratégiques et aux rapports de services. Quels que soient les objectifs de votre équipe, ces sections clés doivent être incluses dans chaque ordre du jour de réunion hebdomadaire.

• Détails et objectifs de la réunion. Commencez par la date, l'heure et le lieu de la réunion, ainsi que par préciser s'il s'agit d'une réunion en ligne ou d'une réunion en personne. Ensuite, indiquez clairement son objectif et ce que vous cherchez à accomplir.
• Sujets de discussion clés. Incluez une liste ordonnée des sujets clés à discuter, ainsi que le temps alloué à chacun d'eux.
• Mises à jour d’équipe et examen de la progression. Réservez du temps pour examiner les indicateurs ou KPI et leur évolution depuis votre dernière réunion.
• Éléments d'action de la réunion précédente. Passez en revue ce qui a été terminé et ce qui nécessite un suivi.
• Nouveaux problèmes ou obstacles. Laissez de l'espace pour discuter de tout obstacle ou difficulté qui a surgi depuis votre dernière réunion.
• Prochaines étapes et responsables. Attribuez clairement les éléments d'action aux membres de l’équipe avec des dates d’échéance.
• Questions et réponses ou retours. Accordez suffisamment de temps aux questions et réponses pour vous assurer que tout le monde quitte la réunion avec une compréhension claire de ce qui a été discuté.

Cinq bonnes pratiques pour les réunions hebdomadaires

Un modèle solide vous donne une longueur d'avance, facilitant l'amélioration de l'engagement et de l'efficacité lors de vos réunions d’équipe. Voici quelques bonnes pratiques pour organiser des réunions efficaces :

• Diffusez l'ordre du jour 24 à 48 heures avant la réunion. Cela permet aux membres de l’équipe de prendre le temps d'examiner et d'assimiler les plans, de formuler des questions et de préparer des rapports sur leurs objectifs et leurs progrès. Si vous prévoyez une réunion de lancement pour débuter un nouveau projet ou une nouvelle initiative, une communication claire à l'avance est particulièrement utile. Vous pouvez également demander aux participants de mettre à jour leurs sections ou de faire circuler les sujets de discussion avant le début de la réunion.

• Maintenez la réunion concentrée et délimitez le temps pour chaque sujet. Évitez de vous égarer et respectez les limites de temps pour chaque point de discussion. Votre équipe appréciera la cohérence et la prévisibilité, car savoir à quoi s'attendre aide chacun à rester concentré.

• Encouragez la participation, mais ne vous dispersez pas. Favorisez un environnement ouvert qui encourage les questions et les commentaires, mais redirigez délicatement l’équipe vers le sujet si nécessaire. Sachez quand mettre fin aux réunions improductives.

• Passez en revue et confirmez les tâches à accomplir avant de terminer. Attribuez de vive voix les tâches avant de terminer chaque réunion. Assurez-vous que chacun comprend ses tâches et comment les accomplir.

• Stockez les ordres du jour et les notes dans Slack pour un accès facile. Créez un canal Slack dédié, tel que #réunions-hebdo, et épinglez-y le dernier ordre du jour de réunion. Publiez les comptes-rendus et les mises à jour dans le même canal et répétez ces étapes chaque semaine. Au fil du temps, cela créera un fil de discussion continu d'ordres du jour et de mises à jour, constituant un enregistrement que les membres de l’équipe peuvent facilement consulter.

Simplifiez la cohérence des réunions avec Slack

Utiliser la même structure pour chaque réunion hebdomadaire est un moyen simple de maintenir les équipes concentrées et de les faire progresser. Avec un ensemble personnalisable d’éléments de réunion de base, le modèle d'ordre du jour de réunion hebdomadaire de Slack aide votre équipe à rester productive, efficace et alignée avec un effort minimal. [# /]