Acerca de esta plantilla
Guía detallada para usar esta plantilla en Slack
El uso de un programa para las reuniones semanales es una forma sencilla de estructurar las sesiones y ayudar a los miembros del equipo a saber qué esperar. De este modo, las reuniones serán más breves y productivas. Con una plantilla de programa para reuniones semanales, fácil de personalizar en Slack, ayudarás a asistentes y responsables a aprovechar mejor su tiempo y aumentar su productividad. A continuación, te explicamos cómo crear un programa para una reunión en Slack:
- En primer lugar, haz clic en “Obtener plantilla” para crear un canvas dedicado a la planificación centralizada del programa y la comunicación.
- Especifica la fecha, añade cualquier enlace importante y anota lo que va bien, lo que no va bien y los temas en los que hay que centrarse durante la reunión.
- Añade cualquier otra pregunta o tema que tu equipo necesite tratar en la puesta en común de la semana.
- Comparte el programa en el canal para recabar opiniones y colaborar antes de la reunión.
- Etiqueta a los participantes y define claramente las funciones y los siguientes pasos.
- Repite este proceso cada semana para mantener al equipo informado con el mínimo esfuerzo.
Si necesitas planificar una sesión de orientación con un miembro del equipo, puedes organizarla con la plantilla de reunión individual.
¿Qué es una plantilla de programa para reuniones semanales?
Una plantilla de programa para reuniones semanales sirve como esquema reutilizable para puestas en común recurrentes. El uso de una plantilla te permite definir una misma estructura para todas las reuniones semanales, con la que indicar claramente los temas a tratar y las novedades de los proyectos. Si las reuniones están bien organizadas, es más fácil garantizar que los miembros del equipo se hagan cargo de sus tareas, aclarar las funciones de cada uno en un proyecto y asegurarse de que se traten todos los temas clave. Un programa semanal permite que las reuniones sean concisas y productivas, lo que en última instancia contribuye a mejorar los resultados.
Ventajas de usar una plantilla de programa para reuniones semanales
El uso de una plantilla de programa para reuniones semanales mejora las puestas en común de varias maneras. Estas son algunas de las ventajas de utilizar un formato estructurado para las reuniones semanales:
- Ahorra tiempo en la preparación y el seguimiento. Cuando los miembros del equipo saben qué esperar, acuden a la reunión mejor preparados para los debates, las preguntas y los informes de progreso. También resulta más fácil hacer un seguimiento si todo el mundo está en sintonía.
- Asegura la coherencia en las reuniones periódicas. Seguir una estructura predecible en las reuniones semanales facilita hacer un seguimiento del progreso y compararlo a lo largo del tiempo, además de proporcionar notas y referencias uniformes a las que recurrir en cualquier momento.
- Mejora la comunicación y la coordinación. Si los miembros del equipo saben lo que deben hacer y los próximos pasos a seguir, comprenderán mejor sus funciones y responsabilidades individuales.
- Fomenta la documentación y la responsabilidad. Al incluir las tareas pendientes, los responsables y los plazos en un programa semanal, se crea un registro coherente de las conversaciones y los informes al que poder recurrir cuando surjan dudas.
- Ahorra tiempo en la planificación. El ahorro de tiempo es la ventaja más inmediata de implementar una plantilla de programa de reuniones semanales. En lugar de crear una plantilla desde cero, puedes actualizar el canvas semanalmente y compartirlo con tu equipo sin salir de Slack.
Qué incluir en una plantilla de programa para reuniones semanales
El contenido del programa de una reunión semanal depende del objetivo, el tamaño y las metas del equipo. Los equipos pequeños o las empresas emergentes suelen tener programas breves y flexibles, mientras que los equipos creativos a menudo necesitan tiempo para intercambiar ideas y debatir los comentarios de los clientes. Por otro lado, los equipos de liderazgo o estrategia pueden tener que incluir en el programa asuntos relacionados con las finanzas, las iniciativas estratégicas y los informes de cada departamento. Independientemente de los objetivos del equipo, estas secciones clave deben incluirse en el programa de todas las reuniones semanales.
- Detalles y objetivos de la reunión. Comienza con la fecha, la hora y el lugar en que se realizará la reunión, y especifica si será virtual o presencial. A continuación, indica claramente su objetivo y lo que se pretende lograr.
- Temas clave de debate. Incluye una lista de los temas principales que se tratarán, junto con el tiempo destinado a cada uno de ellos.
- Actualizaciones de equipo y revisión del progreso. Reserva tiempo para revisar las métricas o los KPI y cómo han cambiado desde la última reunión.
- Cuestiones pendientes de la reunión anterior. Revisa lo que se ha llevado a cabo y lo que requiere un seguimiento.
- Nuevos problemas u obstáculos. Reserva tiempo para debatir cualquier reto u obstáculo que haya surgido desde la última reunión.
- Próximos pasos y responsables. Asigna con claridad las tareas a los miembros del equipo con fechas límite.
- Preguntas y respuestas o comentarios. Dedica tiempo suficiente a las preguntas y respuestas para garantizar que todo el mundo salga de la reunión con una comprensión clara de lo que se ha debatido.
Cinco prácticas recomendadas para las reuniones semanales
Una buena plantilla te permite ir siempre un paso por delante y favorece reuniones de equipo más participativas y eficientes. A continuación, te ofrecemos algunas prácticas recomendadas para organizar reuniones eficaces:
- Comparte el programa entre 24 y 48 horas antes de la reunión. Así, los miembros del equipo tendrán tiempo para revisar y asimilar los planes, preparar preguntas y hacer informes sobre sus objetivos y avances. Si estás organizando una reunión inicial para lanzar un nuevo proyecto o iniciativa, es especialmente útil comunicarlo con claridad y antelación. También puedes pedir a los participantes que actualicen sus secciones o avancen los temas de debate antes de que empiece la reunión.
- Conduce la reunión con una dirección clara y limita el tiempo dedicado a cada tema. Intenta evitar las digresiones y respeta los límites de tiempo establecidos para cada punto de debate. Tu equipo valorará la coherencia y la previsibilidad, ya que saber qué va a ocurrir le ayudará a mantenerse centrado.
- Fomenta la participación, pero sin perder el rumbo. Crea un ambiente abierto que anime a hacer preguntas y comentarios, pero vuelve a centrar al equipo en el tema cuando sea necesario. Sé consciente de cuándo hay que terminar las reuniones que no están dando resultados.
- Revisa y confirma las tareas pendientes antes de terminar. Asigna verbalmente las tareas y las personas responsables antes de terminar cada reunión. Asegúrate de que todo el mundo entienda sus tareas y cómo llevarlas a cabo.
- Guarda los programas y las notas en Slack para poder consultarlos fácilmente. Crea un canal específico en Slack, como #reuniones-semanales, y fija en él el programa de la última reunión. Publica un resumen de la reunión y cualquier actualización en este canal todas las semanas. Con el tiempo, se creará un hilo continuo de programas y actualizaciones, lo que permitirá crear un registro al que los miembros del equipo podrán acceder fácilmente.
Simplificar la coherencia de las reuniones con Slack
Seguir la misma estructura en cada reunión semanal es una forma sencilla de conseguir que los equipos se mantengan centrados y progresen continuamente. Con la plantilla de programa para reuniones semanales de Slack, que incluye una serie de elementos básicos personalizables, podrás ayudar a tu equipo a mantener la productividad, la eficiencia y la coordinación con el mínimo esfuerzo. [# /]
