Homme allumant une ampoule pour illustrer les gains de productivité
Collaboration

Comment améliorer la productivité au travail ? | Slack ​​

Quelques petits ajustements peuvent avoir des effets très importants, pour booster l’implication des équipes, maximiser leur développement et les coordonner

Par l’équipe Slack27 février 2023

La productivité permet de mesurer la manière dont vous exploitez vos ressources pour produire des résultats. Elle mesure la capacité des entreprises à utiliser efficacement leurs ressources, notamment leurs collaborateurs. En gagnant en productivité, vous pouvez changer la donne.

Les gains de productivité sont un levier souvent insuffisamment utilisé dans les stratégies de croissance, et sont essentiels pour garantir compétitivité et rentabilité, et notamment suite à la crise sanitaire, qui a augmenté la pauvreté et ralenti la croissance chez les classes moyennes à l’échelle mondiale, d’après une étude de Pew. La crise sanitaire a également entraîné des perturbations majeures pour l’économie, avec de nombreuses fermetures d’entreprises et une augmentation du chômage à un niveau similaire à celui de la crise des années 1930, d’après l’agence U.S. Small Business Administration.

Stratégies que vous pouvez mettre en œuvre dès maintenant

Si l’histoire nous a appris quelque chose, c’est que nous savons faire preuve de résilience. Techniquement, les États-Unis ont connu 13 périodes de récession depuis les années 1930. Nul doute que nous surmonterons la crise actuelle et qu’elle appartiendra un jour au passé.

Les entreprises et les équipes doivent s’adapter et améliorer la productivité au travail pour réussir. D’après le Bureau of Labor Statistics, les augmentations de la productivité au travail ont alimenté la croissance économique aux États-Unis. Depuis 1947, les entreprises américaines ont produit neuf fois plus de biens et services, et ce malgré une augmentation relativement faible du nombre d’heures travaillées. En d’autres termes, en augmentant la productivité, les entreprises ont réussi à produire davantage, sans pour autant augmenter le niveau d’efforts.

De nombreux facteurs influencent la productivité, comme les processus, les objectifs, l’environnement de travail, ou encore la santé physique et mentale des salariés. Néanmoins, vous pouvez maximiser les avantages à long terme en mettant en œuvre des techniques et stratégies spécifiques.

Définissez l’amélioration de la productivité comme priorité

Établissez des attentes claires

Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement. La clarté renforce la confiance, et les attentes clairement définies éliminent toute ambiguïté. Mais gardez à l’esprit que la qualité de votre communication joue un rôle clé.

Pour améliorer la productivité dans l’ensemble de l’entreprise, où que se trouvent vos collaborateurs, vous devez définir des attentes claires dès le début. Vous devez communiquer clairement vos attentes sur les points suivants :

  • Rendement : quels éléments les salariés doivent-ils produire, quelle quantité, et dans quels délais ?
  • Processus de travail : quels sont les méthodes, les outils et les moyens à mettre en œuvre pour produire les éléments attendus ?
  • Heures de travail : à quelle heure doivent-ils commencer à travailler, et combien de temps doivent-ils travailler ?
  • Fréquence des communications : à quelle fréquence doivent-ils communiquer avec leurs collègues ou supérieurs ?
  • Moyens de communication : comment les réunions d’équipe se déroulent-elles, et faut-il utiliser Slack ou un autre outil pour poser des questions ou partager des informations ?

Motivez et impliquez vos collaborateurs

Les chiffres concernant la motivation des salariés nous confrontent à une dure réalité. D’après une étude de Gallup, seuls 35 % des actifs aux États-Unis et 15 % des actifs dans le monde se considèrent motivés et impliqués. Fort heureusement, vous disposez de solutions pour prendre les bonnes décisions pour vos propres collaborateurs. Gallup révèle également que le rôle de responsable joue un rôle dans 70 % des écarts en matière de motivation de l’équipe. Cela signifie que les responsables contribuent largement au niveau de motivation et de productivité des collaborateurs.

Renforcer l’investissement des salariés :

  • Encouragez le travail d’équipe et développez une culture de la collaboration
  • Soutenez le développement professionnel et les objectifs personnels des salariés
  • Boostez la créativité et l’innovation en autorisant une certaine flexibilité dans la manière de travailler
  • Donnez aux salariés les outils dont ils ont besoin pour être performants dans leur travail
  • Demandez les avis et retours des autres membres de votre équipe
  • Organisez des activités pour renforcer l’esprit d’équipe
  • Créez un environnement qui les encourage à partager leurs commentaires en toute sécurité
  • Félicitez vos collaborateurs, et pas uniquement leurs réussites

Organisez des formations et des évaluations

Le secteur de la formation pèse plusieurs milliards de dollars. Statista, portail de statistiques pour les études de marché, révèle qu’entre 2008 et 2019, les dépenses en formation par salarié avaient augmenté de 20 % à travers le monde. En 2019, les coûts en matière d’apprentissage et de développement par salarié atteignaient en moyenne 1 308 $. En effet, les formations, ateliers, certifications, remises à niveau et autres formations permettent aux collaborateurs de donner le meilleur d’eux-mêmes, ce qui est indispensable pour qu’une entreprise puisse atteindre ses objectifs de croissance.

Au vu de l’augmentation des coûts d’apprentissage et de développement, vous devez être sûr que ces dépenses ne sont pas inutiles. D’après la Harvard Business Review, la majorité des formations actuelles ne sont pas efficaces, et leurs objectifs, leur pertinence et leur contenu ne sont pas adaptés. En d’autres termes, les salariés apprennent des choses inadéquates, pour les mauvaises raisons, et au mauvais moment. Il n’est donc pas surprenant de constater qu’ils oublient rapidement ce qu’ils ont appris.

Pour contrer cette tendance, Steve Glaveski, auteur et PDG du cabinet de conseil Collective Campus, suggère d’adopter la méthodologie d’apprentissage lean :

  • Appliquez le principe 80/20. Par exemple, pour l’apprentissage d’une nouvelle langue, concentrez-vous sur les mots et expressions utilisés 80 % du temps.
  • Appliquez ce que vous apprenez à des scénarios concrets. Si vous organisez un atelier sur le développement durable, demandez aux participants de rattacher les concepts appris à des situations concrètes spécifiques. Vous pouvez également faire intervenir des personnes ayant une expérience pertinente.
  • Intégrez des guides pratiques dans des applications en direct, pour que les salariés puissent y accéder à la demande.
  • Personnalisez le contenu, proposez une assistance disponible en permanence, encouragez l’apprentissage entre pairs et proposez des formations de courte durée.

Exprimez votre reconnaissance pour les contributions des salariés

Pour renforcer la satisfaction des salariés (et renforcer leur productivité), n’hésitez pas à exprimer votre reconnaissance pour les bonnes performances. Dans son rapport 2021 Global Culture Report, O.C. Tanner, société de services logiciels spécialisée dans l’expérience des collaborateurs, révèle que les entreprises qui accordent une place importante à la reconnaissance au travail sont :

  • 4x plus susceptibles d’obtenir un investissement fort de la part de leurs collaborateurs
  • 2x plus susceptibles d’augmenter le chiffre d’affaires d’une année sur l’autre
  • 73 % moins susceptibles de connaître des licenciements sur l’année
  • 44 % moins susceptibles d’avoir des collaborateurs victimes de burn-out

Si les augmentations de salaire et les autres avantages entraînent généralement une augmentation de la satisfaction, la reconnaissance n’est pas forcément une question d’argent. Voici quelques idées de récompenses pour les salariés en présentiel et en télétravail :

  • Opportunités d’apprentissage
  • Goodies de l’entreprise
  • Cadeaux adaptés à la situation (par exemple des masques, des kits de gel désinfectant, etc.)
  • Billets de cinéma
  • Félicitations en début de réunion
  • Reconnaissance par les pairs (affichage sur un tableau présentant les salariés à féliciter, clips vidéo de la part de collègues, etc.)
  • Points ou certificats pouvant être échangés contre des jours de congés ou des séances individuelles avec des responsables

Mettez en place des outils de communication et des technologies adaptés

Les salariés doivent avoir accès aux bons outils et équipements pour faire du bon travail. Mais vous devez définir des normes pour vous assurer que les outils sont utilisés dans le but prévu, en particulier en matière de gestion des données sensibles sur les clients ou salariés.

Les outils suivants vous permettront de maximiser votre productivité.

  • Communication et collaboration. Grâce aux canaux Slack, vous pouvez centraliser les communications sur vos projets, comme les informations régulières et les fichiers échangés. Vous pouvez créer autant de canaux que vous le souhaitez, et rechercher des messages ou d’autres contenus à la demande. Pour les réunions et conférences en vidéo, vous pouvez utiliser des outils comme Skype ou GoToMeeting. Vous pouvez même les intégrer dans Slack et lancer ou rejoindre une réunion directement depuis la plateforme.
  • Gestion de projets. Si vous avez besoin de fonctionnalités robustes comme la gestion de ressources, de dépendances ou d’étapes intermédiaires, vous pouvez opter pour Wrike, Asana ou Smartsheet. Ces outils vous permettent de gérer la charge de travail et le planning des équipes, de créer des diagrammes de Gantt pour le suivi des projets, et bien plus encore.
  • Assistance et gestion des tickets. Pour rationaliser les flux d’assistance client, Zendesk, Freshdesk et Jira Service Management aident les équipes à suivre les demandes et résoudre les problèmes efficacement.
  • Comptabilité. Les logiciels de comptabilité permettent d’automatiser des tâches essentielles, comme le suivi des dépenses et des revenus, la génération de factures, la création de rapports, l’envoi de relances de paiement, ou encore la gestion des inventaires. QuickBooks Online, Sage 50cloud ou Wave sont des exemples d’outils de gestion comptable pour petites entreprises.
  • Gestion des mots de passe. Les gestionnaires comme LastPass ou 1Password permettent de garantir la sécurité des mots de passe des salariés. Il vous suffit de retenir le mot de passe du coffre-fort contenant les mots de passe de tous vos comptes.
    Sécurité. Pour protéger votre entreprise contre les violations de données et les virus, les logiciels espions et les logiciels publicitaires, vous pouvez opter pour des solutions comme McAfee, Norton et Kaspersky.
  • Systèmes de paiement. Si vous vendez des biens et services en ligne, vos clients attendent un processus de paiement rapide, pratique et sécurisé. PayPal, Amazon Pay et Apple Pay sont des exemples d’outils de paiement en ligne utilisés par de nombreux clients et de nombreuses entreprises.

Donnez la priorité à l’amélioration de la productivité

Vous ne pourrez pas améliorer la productivité au travail du jour au lendemain. Mais bonne nouvelle : quelques petits ajustements peuvent avoir des effets très importants. En mettant en place des outils et stratégies adaptés pour la productivité, vous pouvez maximiser l’investissement des salariés, optimiser leur formation et leur développement, et garantir que toutes vos équipes seront coordonnées.

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