Cómo mejorar la productividad en tu lugar de trabajo

La productividad define en qué medida aprovechas tus recursos para generar buenos resultados en el mercado. Es una forma de evaluar la eficiencia por parte de las empresas respecto al uso de los activos, incluidas las personas de sus diferentes equipos. Aumentar la productividad puede ser un factor diferencial.

Aunque suele ser una estrategia de crecimiento infrautilizada, la productividad es esencial para que las organizaciones puedan ser competitivas y rentables, sobre todo tras la pandemia de la COVID-19 que, de acuerdo con un estudio de Pew Research, acentuó la pobreza y detuvo el crecimiento de la clase media en todo el mundo. Además, la COVID-19 desató un ambiente de incertidumbre económica, en el que muchos negocios se vieron obligados a cerrar y el paro aumentó a niveles de la Gran Depresión, de acuerdo con la U.S. Small Business Administration.

Las estrategias de mejora de la productividad que puedes implementar desde hoy mismo

Si la historia se empeña en enseñarnos algo, es que somos muy resilientes. Técnicamente, EE. UU. ha superado 13 recesiones desde la Gran Depresión. Llegará el día en el que las adversidades económicas actuales quedarán atrás.

Las empresas y equipos de éxito deben adaptarse para aumentar al máximo la productividad en el trabajo. De acuerdo con el Bureau of Labor Statistics, los aumentos en la productividad laboral conllevan un crecimiento económico en Estados Unidos. Desde 1947, las empresas estadounidenses han multiplicado por nueve el número de bienes y servicios producidos, a pesar de un ligero aumento en el número de horas trabajadas. En otras palabras, si se aumenta la productividad, las empresas pueden ofrecer más y mejores servicios con el mismo nivel de esfuerzo.

Hay muchos factores que afectan a la productividad, incluidos los procesos, objetivos, el entorno laboral y la salud física y mental de los empleados. Sin embargo, usar técnicas y estrategias concretas para mejorar la productividad puede generar más beneficios a largo plazo.

Establecer expectativas claras

Lo simple es más claro. Un trabajo más claro permite ganar experiencia y confianza. Unas expectativas bien claras evitan confusiones. Sin embargo, debes tener en cuenta que todo depende de la calidad de tus comunicaciones.

Para fomentar la productividad en una organización, sin importar la ubicación de sus equipos, se deben establecer unas expectativas claras desde el principio. Deberás comunicar lo que esperas de tus equipos en cuanto a:

• Resultados del trabajo: ¿qué deben generar con su trabajo? ¿Cuánto y para cuándo?
• Procesos del trabajo: ¿Qué métodos, herramientas y medios deben usar para llevar a cabo su trabajo?
• Horas de trabajo: ¿A qué hora comienza su jornada y cuánto dura?
• Frecuencia de comunicación: ¿Con qué frecuencia deben comunicarse con sus compañeros o supervisores?
• Métodos de comunicación: ¿Cómo se llevarán a cabo las reuniones de equipos? ¿Deben usar Slack u otra herramienta de colaboración para compartir novedades, preguntas o problemas?

Motiva a tus empleados

Las cifras del compromiso de los empleados te darán mucha información. De acuerdo con un estudio de Gallup, solo el 35 % de los empleados de EE. UU. y el 15 % de los empleados del resto del mundo se sienten comprometidos. Afortunadamente, hay una manera de aumentar estas cifras en tu empresa. Gallup también afirma que los encargados y supervisores afectan al “70 % de la variación en el compromiso de los equipos”. Esto significa que los líderes de los equipos tienen un efecto significativo en los niveles de compromiso de los empleados, así como en su productividad.

Para mejorar el compromiso de los empleados:

• Fomenta el trabajo en equipo y crea una cultura de la colaboración.
• Ayuda a tus empleados a mejorar sus carreras y a obtener sus objetivos.
• Aumenta la creatividad y la innovación ofreciendo flexibilidad en el trabajo
• Proporciona a tus equipos las herramientas que necesitan para trabajar de la mejor manera
• Pide consejos y sugerencias a los miembros de tu equipo
• Organiza actividades que fomenten el espíritu de equipo
• Fomenta la aportación de comentarios constructivos
• Celebra todo con tus compañeros, no solo sus logros

Realiza formaciones y revisiones continuas

El sector de la formación laboral global tiene un valor de miles de millones de dólares. El portal de datos de mercado y consumidores Statista afirma que, entre 2008 y 2019, los gastos en formación laboral por empleado en todo el mundo aumentó un 20 %. En 2019, la media de costes de formación y desarrollo (FyD) por empleado ascendió a 1308 dólares. Esto se debe a que la formación, los talleres, las certificaciones, los recordatorios y otros ejercicios pueden desatar el potencial de tus equipos, algo que es esencial para conseguir los objetivos generales de la empresa y fomentar su crecimiento.

Dado el aumento en los costes de FyD, es esencial que tus inversiones no se vayan al traste. De acuerdo con Harvard Business Review, “la mayoría de las formaciones de las empresas actualmente no solo no es efectiva, sino que su finalidad, horarios y contenido son deficientes”. Las personas aprenden los conceptos equivocados por motivos erróneos en el momento menos indicado. Por tanto, no es una sorpresa que olviden rápidamente lo que aprenden.

Para contrarrestar esta situación, el autor Steve Glaveski, director general de Consultoría Empresarial de Collective Campus, recomienda a las empresas adoptar una “metodología de aprendizaje flexible”, es decir,

• aplicar el principio de 80/20. Por ejemplo, a la hora de aprender un nuevo idioma, es mejor centrarse en las palabras y frases que se utilizan un 80 % del tiempo.
• Aplica el aprendizaje en casos reales. Si organizas un taller o formación, pide a los participantes que enlacen los conceptos con casos reales y específicos. También puedes invitar a oradores con una experiencia relevante.
• Aplica las guías proporcionadas en situaciones reales que los empleados puedan consultar cuando lo necesiten.
• Personaliza el contenido, proporciona asistencia ininterrumpida, fomenta el aprendizaje entre compañeros y ofrece microcursos.

Reconoce la contribución de los miembros de tu equipo

Una estrategia infalible para fomentar la felicidad de tus empleados (lo que mejora su productividad) es reconocer y celebrar el buen rendimiento. El informe “2021 Global Culture Report” de O.C. Tanner, una empresa de software y servicios especializada en la experiencia de los empleados, señala que las empresas que reconocen los logros dentro de su cultura laboral son:

• Cuatro veces más capaces de aumentar el compromiso de sus empleados.
• Dos veces más capaces de aumentar los ingresos interanuales.
• Un 73 % menos expuestas a los abandonos de empleados durante el año anterior.
• Un 44 % menos expuestas a un agotamiento de los empleados.

Aunque los aumentos en los salarios y otros complementos suelen mejorar su estado, reconocer los logros no siempre tiene que ver con el dinero que se gana. Prueba estas ideas de reconocimiento y celebración con tus empleados en la oficina y en la distancia:

• Oportunidades de aprendizaje.
• Sentimiento de empresa.
• Obsequios adecuados (kits de seguridad con desinfectantes, mascarillas, etc.).
• Tarjetas regalo para el cine.
• Felicitaciones al comienzo de las reuniones.
• Reconocimiento de compañeros (tableros de celebración, clips de vídeo para otros compañeros, etc.).
• Puntos de recompensa o certificados intercambiables por espacios de aparcamiento, días de vacaciones y chats individuales con líderes o directivos.

Implementa las herramientas y tecnologías adecuadas

Los empleados deben poder acceder a las herramientas y equipos necesarios para ofrecer un trabajo excelente. Sin embargo, se deben establecer normas para garantizar que las herramientas se usan de forma adecuada, sobre todo a la hora de tratar con datos de clientes, empleados y otros tipos de información confidencial.

Usa estas herramientas para maximizar la productividad cuando más lo necesitas:

• Comunicación y colaboración: Con los canales de Slack, las comunicaciones de tus proyectos, incluidas las novedades de estado y los archivos de trabajo, se encontrarán en una sola ubicación. Puedes crear todos los canales que necesites, así como buscar mensajes pasados y otros contenidos siempre que quieras. Para videoconferencias y reuniones remotas, algunas herramientas como Skype o GoToMeeting pueden ayudar a tus equipos a estar al tanto de todo. Además, puedes integrarlas con Slack, para que puedas iniciar una reunión o unirte a ella directamente desde ahí.
• Gestión de proyectos: si necesitas funciones de gestión de proyectos fiables, como la gestión de recursos, dependencias e hitos, puedes usar herramientas como Wrike, Asana y Smartsheet. Estas herramientas podrán ayudarte a gestionar los horarios y las cargas de trabajo de tu personal, crear diagramas de Gantt para que tus proyectos se desarrollen adecuadamente y mucho más.
• Servicios de asistencia y gestión de tickets: para optimizar los flujos de trabajo de asistencia al cliente, Zendesk, Fershdesk y Jira Service Management pueden ayudar a tus equipos a registrar y solucionar los problemas de forma eficiente.
• Contabilidad: el software de contabilidad automatiza varias tareas esenciales, como el registro de gastos e ingresos, la generación de facturas, la creación de informes, el envío de recordatorios de pago y la gestión del inventario. QuickBooks Online, Sage 50cloud y Wave son solo una de las muchas herramientas de contabilidad populares para pequeñas empresas.
• Gestor de contraseñas: plataformas como LastPass y 1Password protegen las contraseñas de tus empleados. Solo tendrás que recordar una contraseña para varias cuentas.
  Seguridad: para proteger a tu organización frente a filtraciones de datos y virus malintencionados, spyware y adware, puedes probar softwares de protección como McAfee, Norton y Kaspersky.
• Sistemas de pago: si realizas ventas en línea, los clientes exigirán un proceso rápido, práctico y seguro. PayPal, Amazon Pay y Apple Pay son solo algunas de las opciones de pago en línea en la que confían una multitud de clientes y empresas.

Convierte la mejora de la productividad en una prioridad

La productividad no es algo que se mejore significativamente de la noche a la mañana. Sin embargo, es bueno saber que el más mínimo cambio puede tener un impacto importante. Si se implementan las herramientas y estrategias de productividad adecuadas, podrás mantener un elevado compromiso de tus empleados, sacar el máximo provecho de la formación y el desarrollo y hacer que tu equipo reme en la misma dirección.