Come migliorare la produttività sul posto di lavoro

La produttività indica la capacità di trarre vantaggio dalle risorse di cui si dispone per produrre risultati commerciabili. È quindi una misura dell'efficienza con cui le aziende impiegano le loro risorse, incluse le persone. Riuscire ad aumentare la produttività può fare una grande differenza.

La produttività, una strategia di crescita di solito sottoutilizzata, è essenziale per le organizzazioni per rimanere competitive e redditizie, in particolare a fronte della pandemia di Covid-19, che, secondo uno studio del Pew Research Center, ha esacerbato la povertà e arrestato la crescita della classe media a livello globale. La pandemia ha anche causato un significativo sconvolgimento del sistema economico, poiché molte aziende hanno chiuso e la disoccupazione ha raggiunto vertiginosamente i livelli della Grande Depressione, secondo l’Agenzia per le piccole imprese degli Stati Uniti.

Strategie per il miglioramento della produttività che puoi implementare subito

Se c’è qualcosa che la storia continua ad insegnarci, è che siamo un popolo resiliente. Tecnicamente, gli Stati Uniti hanno superato 13 recessioni dalla Grande Depressione. Un giorno, le attuali sfide economiche saranno un ricordo del passato.

Le aziende e i team di successo devono adattarsi per ottimizzare la produttività sul posto di lavoro. Secondo il Bureau of Labor Statistics, gli aumenti nella produttività del lavoro hanno generato una crescita economica negli Stati Uniti. Dal 1947, le aziende statunitensi hanno prodotto “nove volte più beni e servizi” nonostante un incremento relativamente ridotto del numero di ore lavorate. In altre parole, aumentando la produttività le aziende sono riuscite a produrre di più con lo stesso livello di sforzo.

Numerosi fattori possono influire sulla produttività, tra cui i processi, gli obiettivi, l’ambiente di lavoro e la salute fisica e mentale dei dipendenti. Tuttavia, usando tecniche e strategie specifiche per aumentare la produttività si possono ottenere maggiori vantaggi a lungo termine.

Definisci aspettative chiare

La semplicità genera chiarezza. La chiarezza genera padronanza e sicurezza. Aspettative ben definite eliminano la confusione. Ma tieni presente che tutto si basa sulla qualità delle comunicazioni.

Per incoraggiare la produttività in un’organizzazione indipendentemente da dove le persone lavorino, definisci aspettative esplicite. Comunica cosa ci si aspetta dai dipendenti in termini di:

• Risultati lavorativi: Quali risultati finali deve produrre il loro lavoro? In che misura ed entro quando?
• Processi lavorativi: Quali metodi, strumenti e mezzi devono usare per produrre quanto richiesto?
• Orario di lavoro: A che ora devono presentarsi al lavoro e per quanto tempo devono lavorare?
• Frequenza delle comunicazioni: Quanto spesso devono comunicare con colleghi o supervisori?
• Metodi di comunicazione: Come si terranno le riunioni di team? Verrà usato Slack o un altro strumento di collaborazione per aggiornamenti, domande o problemi?

Coinvolgi i dipendenti

I numeri sul coinvolgimento dei dipendenti sono un serio motivo di riflessione. Secondo una ricerca di Gallup, solo il 35% dei dipendenti negli Stati Uniti e il 15% dei dipendenti nel mondo si considerano coinvolti. Fortunatamente però c’è un modo per cambiare le cose nella tua azienda. Gallup ha anche rilevato che il manager da solo è responsabile del 70% della variazione del coinvolgimento del team. Questo significa che i leader hanno un effetto profondo sui livelli di coinvolgimento e sui punteggi di produttività dei dipendenti.

Per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti:

• Incoraggia il lavoro di squadra e crea una cultura di collaborazione
• Supporta gli obiettivi personali e di carriera dei dipendenti
• Ispira la creatività e l’innovazione consentendo la flessibilità nel modo di lavorare
• Fornisci gli strumenti di cui i dipendenti hanno bisogno per eccellere nel loro lavoro
• Chiedi consigli o feedback ai membri del team
• Organizza attività di team building
• Incoraggia il feedback e fai in modo che le persone possano esprimersi senza temere ritorsioni
• Celebra i dipendenti come persone, non solo i loro successi

Offri formazione e valutazioni in modo costante

Il settore globale della formazione sul posto di lavoro vale miliardi di dollari. Il portale di dati di mercato e di consumo Statista ha rilevato che dal 2008 al 2019 nel mondo la spesa per dipendente relativa alla formazione sul posto di lavoro è aumentata del 20%. Nel 2019 i costi di formazione e sviluppo per dipendente ammontavano mediamente a 1.308 $. Il motivo è che formazione, workshop, certificazioni, aggiornamenti e altri esercizi consentono di ottenere il meglio dal personale, che è un fattore critico per raggiungere gli obiettivi globali dell’azienda e crescere.

Considerato l’aumento dei costi di formazione e sviluppo, è fondamentale che gli investimenti siano proficui. Secondo Harvard Business Review, non solo la maggior parte della formazione nelle aziende moderne è inefficace, ma lo scopo, la tempistica e il contenuto della formazione sono errati. Le persone apprendono le cose sbagliate per i motivi sbagliati nel momento sbagliato. Pertanto, non sorprende che dimentichino velocemente quello che hanno imparato.

Per contrastare questa tendenza, l’autore Steve Glaveski, CEO della società di consulenza aziendale Collective Campus, suggerisce che le aziende adottino la metodologia “lean learning”:

• Applica il principio 80/20. Ad esempio, quando apprendi una nuova lingua, concentrati sulle parole e le frasi che ricorrono l’80% del tempo.
• Applica l’apprendimento a scenari del mondo reale. Se stai tenendo un workshop sulla sostenibilità, chiedi ai partecipanti di collegare i concetti a situazioni reali specifiche. Oppure invita relatori ospiti con esperienza rilevante.
• Incorpora guide già pronte in applicazioni live a cui i dipendenti possono accedere on demand.
• Personalizza i contenuti, fornisci assistenza costante, incoraggia l’apprendimento tra colleghi e offri micro-corsi.

Riconosci il contributo dei dipendenti

Una strategia infallibile per garantire la soddisfazione dei dipendenti (che favorisce la produttività) è tributare il giusto riconoscimento alle buone prestazioni. Il “2021 Global Culture Report” di O.C. Tanner, una società di servizi e software specializzata nelle esperienze dei dipendenti, ha rilevato che le aziende in cui il riconoscimento è parte della cultura dell’ambiente di lavoro:

• Hanno quattro volte più probabilità di coinvolgere in modo significativo i propri dipendenti
• Hanno il doppio di probabilità di aumentare il fatturato rispetto all’anno precedente
• Hanno il 73% di probabilità in meno di licenziamenti di personale nell’anno precedente
• Hanno il 44% di probabilità in meno di dipendenti esauriti

Anche se di solito gli aumenti di stipendio e altri benefit generano entusiasmo, il riconoscimento non si limita solo a un discorso economico. Prova queste idee per gratificare e premiare i dipendenti in sede e da remoto:

• Opportunità di formazione
• Prodotti promozionali dell’azienda
• Regali tempestivi (ad esempio, kit di sicurezza con prodotti igienizzanti, mascherine, ecc.)
• Biglietti omaggio per il cinema
• Complimenti all’inizio delle riunioni
• Riconoscimento tra colleghi (ad esempio, comitati per il riconoscimento, clip video di colleghi, ecc.)
• Punti o certificati premio che possono essere convertiti in parcheggi, giorni di ferie e incontri individuali con i dirigenti

Implementa la tecnologia e gli strumenti giusti

I dipendenti dovrebbero avere accesso alle attrezzature e agli strumenti giusti per lavorare in modo eccellente. Tuttavia, è necessario che siano applicati degli standard per fare in modo che gli strumenti vengano utilizzati nel modo previsto, specialmente per la gestione dei dati dei clienti e dei dipendenti e di altri dati sensibili.

Usa questi strumenti tecnologici per ottimizzare la produttività negli ambiti dove è più necessario:

• Comunicazione e collaborazione: con i canali di Slack, le comunicazioni di progetto, inclusi gli aggiornamenti sullo stato e i file di lavoro, sono in un unico posto centrale. Puoi creare tutti i canali di cui hai bisogno e cercare messaggi precedenti e altri contenuti in base alle esigenze. Per le videoconferenze e le riunioni in remoto, strumenti come Skype e GoToMeeting possono aiutare i tuoi team a rimanere connessi. Puoi anche integrarli in Slack in modo da poter avviare una riunione o partecipare direttamente da Slack.
• Gestione dei progetti: se hai bisogno di funzionalità affidabili per la gestione dei progetti come gestione delle risorse, dipendenze e pietre miliari, prendi in considerazione Wrike, Asana e Smartsheet. Questi strumenti possono aiutarti a gestire la pianificazione e i carichi di lavoro del personale, creare diagrammi di Gantt per rispettare le scadenze dei progetti e molto altro.
• Help desk e gestione dei ticket: per semplificare i flussi di lavoro dell’assistenza clienti, gli strumenti Zendesk, Freshdesk e Jira Service Management aiutano i team a tenere traccia dei problemi e risolverli in modo efficiente.
• Contabilità: i software di contabilità automatizzano numerose attività essenziali, tra cui il monitoraggio delle spese e delle entrate, la generazione di fatture, la creazione di report, l’invio di promemoria per il pagamento e la gestione dell’inventario. QuickBooks Online, Sage 50cloud e Wave sono solo alcuni degli strumenti di contabilità per piccole imprese più usati.
• Gestione delle password: piattaforme come LastPass e 1Password garantiscono la sicurezza delle password dei dipendenti. Ti consentono di usare una sola password per diversi account.
  Sicurezza: per proteggere la tua organizzazione da violazioni dei dati e spyware, adware e virus dannosi, valuta software di protezione come McAfee, Norton e Kaspersky.
• Sistemi di pagamento: se vendi online, i clienti si aspettano un processo di pagamento veloce, pratico e sicuro. PayPal, Amazon Pay e Apple Pay sono solo alcune delle opzioni di pagamento online a cui si affidano numerose aziende e clienti.

Dai priorità al miglioramento della produttività

Non puoi aumentare drasticamente la produttività da un giorno all'altro. Ma la buona notizia è che anche i piccoli cambiamenti possono avere un impatto significativo. Implementando gli strumenti e le strategie giuste per la produttività, puoi tenere alto il livello di coinvolgimento dei dipendenti, ottimizzare formazione e sviluppo e fare in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.