12 strumenti per l’organizzazione delle attività da completare

Secondo il rapporto AI at Work Is Here. Now Comes the Hard Part, realizzato congiuntamente da LinkedIn e Microsoft, l’85% dei dipendenti intervistati afferma che l’intelligenza artificiale ha permesso loro di concentrarsi sulle attività da completare più importanti nel corso dell’ultimo anno. Tuttavia, c’è un aspetto rilevante che non viene menzionato nello studio: la pianificazione e la gestione di queste azioni.

A dire il vero, lo sviluppo delle attività da completare è una delle questioni più importanti per i team di lavoro e, in quanto tale, è opportuno digitalizzarne la gestione in modo efficiente, affinché diventi un processo automatico che non richieda tempo né energia ai dipendenti. Per questo motivo, oggi parliamo di come e perché farlo e, soprattutto, di quali sono i principali strumenti da considerare a questo scopo.

Le attività da completare come sistema di gestione dei progetti

Sebbene esistano numerosi sistemi per la gestione dei progetti, organizzare il lavoro basandosi sulle attività da completare è una delle strategie più utilizzate, poiché si concentra sugli obiettivi a breve termine. In altre parole, consente di visualizzare i progressi del processo attraverso le varie fasi che lo compongono, assegnando i compiti ai membri del team in base a questi avanzamenti.

12 strumenti che aiuteranno il tuo team a completare le attività in sospeso

Come abbiamo detto, in un mondo digitalizzato è fondamentale utilizzare strumenti per la pianificazione, l’organizzazione e lo sviluppo delle attività da completare, andando oltre la semplice automatizzazione delle azioni. Il mercato offre sempre più soluzioni per soddisfare questa esigenza; quindi, è consigliabile conoscere le principali opzioni prima di scegliere quella più adatta a ogni progetto.

Toggl

È uno strumento ideale per i team che lavorano da remoto, poiché è stato progettato principalmente per dispositivi mobili, sebbene disponga anche di un’estensione per browser. Toggl offre una vista personalizzabile delle attività da completare, che possono essere organizzate tramite diverse etichette, come clienti o progetti, oltre a essere visualizzate a lungo termine.

Google Calendar

Google Calendar è un classico tra le applicazioni per la gestione delle attività da completare in team: sebbene a livello visivo sia una delle alternative meno accattivanti di questo elenco, la possibilità di integrarla con altri strumenti di Google è sempre un vantaggio. Questa interconnessione consente infatti di risparmiare tempo nell’assegnazione di ruoli e scadenze, oltre che in altri aspetti della gestione del lavoro.

Todoist

Un’opzione molto semplice in questo senso e, proprio per questo, una delle più utilizzate è Todoist, che conta tra i suoi clienti alcune delle più grandi multinazionali. Come suggerisce il suo nome, si tratta di una lista di attività virtuale in cui è possibile organizzare e classificare le azioni, oltre ad assegnarle ai rispettivi responsabili.

MeisterTask

Questa alternativa si basa su una delle strategie più utilizzate nella pianificazione delle attività da completare, ovvero il metodo Kanban. Si tratta di un software puramente collaborativo, che permette di adattare diverse funzionalità a ciascun progetto, personalizzando il progresso del team di lavoro attraverso i vari stati di un’attività: in attesa, in corso, completata, ecc.

Any.do

Sebbene possa essere utilizzata in team, Any.do è probabilmente l’applicazione più orientata all’uso individuale di tutta questa lista. È progettata per essere utilizzata simultaneamente su più dispositivi, permettendo di creare diverse liste di attività classificate per categoria – ad esempio, casa, lavoro, abitudini, ecc. – e consultarle dal dispositivo che si sta utilizzando in quel momento, rendendo la gestione più pratica e accessibile.

Notion

Probabilmente la soluzione più completa all’interno di questo gruppo di strumenti, Notion offre molte più funzionalità, oltre alla gestione delle attività da completare. Consente di creare diversi pannelli di lavoro e implementare le informazioni in vari formati e strutture, oltre a integrare l’intelligenza artificiale per migliorare il servizio in diversi aspetti.

Microsoft To Do

È un software tanto semplice quanto efficace nella pianificazione delle attività da completare, poiché offre un calendario visivo che permette di controllare contemporaneamente tutti i lavori da fare, differenziandoli per colore, ad esempio, per ciascun progetto su cui si sta lavorando in quel momento. Inoltre, grazie alla possibilità di integrarsi con altri strumenti Microsoft, risulta molto utile.

Rescue Time

Un’applicazione un po’ diversa rispetto alle altre menzionate è Rescue Time, molto interessante perché si distacca dal modello tradizionale della lista di attività da completare per rispondere a un’altra esigenza: capire quali sono gli ostacoli alla loro realizzazione. Stiamo parlando, senza dubbio, di uno strumento pensato per migliorare la produttività analizzando quali attività richiedono più tempo e perché.

Wimi

Wimi è uno strumento specificamente collaborativo, pertanto è una scelta eccellente per lo sviluppo delle attività da completare in team di lavoro. Permette di gestire contemporaneamente diversi spazi di lavoro, che possono essere assegnati a progetti differenti, in modo che la visualizzazione sia più chiara e che le pianificazioni non interferiscano tra loro.

Asana

Asana è un’altra alternativa davvero utile per i team che lavorano da remoto, e per questo motivo è diventata una delle applicazioni più conosciute nel settore. Con un’interfaccia semplice e numerose funzionalità e opzioni di personalizzazione, offre uno spazio efficiente per l’organizzazione e il monitoraggio delle attività da completare nei team di lavoro.

Google Keep

Un altro strumento di Google per l’organizzazione delle attività è Google Keep, che, ovviamente, permette anche di collegarsi a Gmail e al già citato Google Calendar. È un’opzione in più per pianificare i lavori ed etichettarli in base al loro stato, anche se è vero che è pensato principalmente per un uso individuale.

Trello

Trello è un software molto visivo che si basa sulla creazione di “schede” per rappresentare ogni attività e di diverse colonne personalizzabili, attraverso le quali è possibile spostare queste schede. L’assegnazione dei ruoli è particolarmente semplice su questa piattaforma, che comunica automaticamente i cambiamenti ai membri coinvolti.

Slack, il filo conduttore nello sviluppo delle attività da completare

Oltre agli strumenti già menzionati per l’organizzazione e lo sviluppo delle attività da completare in team, esiste un altro elemento chiave per il successo di un progetto. Parliamo della comunicazione tra i membri del team e i loro responsabili, che, ovviamente, vogliamo che sia il più efficiente possibile per essere parte della soluzione e non un problema aggiuntivo.

Per raggiungere questo obiettivo esistono numerosi strumenti di comunicazione che offrono la possibilità di scambiarsi messaggi scritti, audio, video e anche chiamate e videochiamate. Tuttavia, solo Slack combina queste possibilità con una proposta che va ben oltre: l’integrazione di questi strumenti per lo sviluppo delle attività da completare, in modo che la loro gestione avvenga interamente su un’unica piattaforma.