Meeting notes da professionista: migliora la produttività

In un mondo in cui le informazioni fluiscono a grande velocità, scrivere meeting notes è diventata un’abilità essenziale per gestire le nostre attività, le nostre idee e il nostro apprendimento. Che si tratti di una riunione di lavoro, di una lezione o anche della lettura di un libro, l’atto di acquisire informazioni ci aiuta a conservarle ed elaborarle in modo più efficace.

Tuttavia, scrivere meeting notes non significa semplicemente appuntare qualcosa senza uno scopo. Farlo bene può fare la differenza tra un semplice elenco di idee sparse e una risorsa inestimabile per raggiungere i propri obiettivi. Questo articolo farà da guida attraverso vantaggi, metodi, suggerimenti e strumenti affinché sia possibile scrivere meeting notes da vero professionista e di conseguenza migliorare la produttività.

Perché è importante scrivere meeting notes?

Scrivere meeting notes non è solo un’abitudine utile; è una strategia chiave per l’apprendimento, l’organizzazione e il processo decisionale. Quando si scrive si attiva una parte del cervello che favorisce la comprensione e la conservazione delle informazioni, rendendo più duraturo ciò che si apprende.

Secondo uno studio dell’Università di Princeton, scrivere appunti a mano migliora la comprensione e la memorizzazione a lungo termine rispetto a prendere appunti su un computer. Questo perché la scrittura manuale richiede l’elaborazione delle informazioni prima della loro acquisizione, mentre su una tastiera tendiamo a trascrivere in modo più automatico.

Vantaggi di scrivere meeting notes a lungo termine

• Miglioramento della memoria: quando scriviamo, rinforziamo le connessioni neurali legate alle informazioni, facilitandone il futuro recupero. Ad esempio, uno studente che rivede i suoi appunti dopo ogni lezione ha il 20% di probabilità in più di ricordare il contenuto di un esame rispetto a qualcuno che si limita ad ascoltare senza prendere appunti.
• Organizzazione più efficace: avere una documentazione scritta previene la perdita di dettagli importanti e migliora la pianificazione. Ad esempio, un imprenditore che mette per iscritto le idee chiave di una riunione può stabilirne più facilmente la priorità e trasformarle in azioni concrete.
• Maggiore produttività: appunti ben strutturati aiutano a concentrarsi su ciò che conta davvero e ad agire in modo più efficace.
• Facilità di apprendimento continuo: rivedere i vecchi appunti ci permette di riflettere su quanto appreso e applicare tale conoscenza in nuove situazioni.

Metodi popolari per prendere appunti

Non tutti prendono appunti allo stesso modo e va bene così. La chiave è trovare il metodo che meglio si adatta alle proprie esigenze e al proprio stile di apprendimento. Ecco alcuni dei più popolari:

• Metodo Cornell: questo sistema divide la pagina in tre sezioni: una colonna per gli appunti, un’altra per le parole chiave e uno spazio inferiore per il riepilogo. È ideale per studiare o preparare presentazioni. Un consiglio utile: usa la sezione delle parole chiave per annotare le domande che potrai rivedere in seguito.
• Mappe mentali: se sei una persona con una memoria visiva, questo metodo potrebbe essere l’ideale. Consiste nell’organizzare le informazioni in diagrammi radiali, collegando le idee principali con i dettagli secondari. Ad esempio, quando pianifichi un progetto, posiziona l’obiettivo principale al centro ed espandilo con attività, risorse e scadenze in rami separati.
• Elenchi puntati: perfetti per riunioni veloci o quando è necessario acquisire rapidamente informazioni. Sono semplici e facili da rivedere.
• Appunti digitali: app come Evernote, Notion o Microsoft OneNote hanno rivoluzionato il modo in cui prendiamo appunti, offrendo organizzazione, ricerca rapida e sincronizzazione tra dispositivi.

Suggerimenti per scrivere meeting notes in modo efficace

Anche con il metodo migliore, gli appunti saranno utili solo se scritti bene. Ecco alcuni consigli pratici:

• Scrivi con parole tue: questo ti assicura di comprendere veramente le informazioni e di non copiarle solo meccanicamente. Ad esempio, se senti “Il mercato sta crescendo a causa dell’aumento del consumo digitale”, potresti annotare: “Il consumo digitale guida la crescita del mercato”.
• Mantieni le idee chiare e concise: non è necessario scrivere tutto. Concentrati sui punti chiave ed elimina il rumore.
• Utilizza colori e simboli: evidenziare informazioni importanti con colori o simboli può aiutarti a individuarle rapidamente durante la revisione. Ad esempio, utilizza il giallo per gli argomenti urgenti, il blu per i concetti principali e il rosso per le cose da fare.
• Organizza le tue note: raggruppa le informazioni per argomenti o categorie e utilizza le intestazioni per mantenere tutto organizzato.
• Rivedi i tuoi appunti dopo averli presi: prenditi qualche minuto per chiarire ciò che hai scritto e aggiungere eventuali dettagli che potrebbero mancare.

Strumenti che facilitano la scrittura di meeting notes

Oggi abbiamo accesso a una grande quantità di strumenti che rendono la scrittura di meeting notes più semplice ed efficiente. Questi sono alcuni dei più consigliati:

• Applicazioni digitali
• • Evernote: ideale per appunti complessi con immagini, allegati ed elenchi.
  • Notion: combina appunti, gestione dei progetti e database in un’unica piattaforma.
  • Google Keep: perfetto per appunti rapidi e sincronizzazione immediata.
• Quaderni fisici:
  • I quaderni con copertina rigida offrono un design elegante e durevole.
  • I quaderni con pagine con dei puntini sono ideali per mappe mentali o diagrammi.
• Matite ed evidenziatori:
  • Utilizza penne a inchiostro liscio per una scrittura fluida.
  • Aggiungi evidenziatori colorati per classificare visivamente le informazioni.
• Registratori vocali e app di trascrizione:
  • Utili per riunioni o conferenze in cui non è possibile digitare velocemente. Applicazioni come Otter.ai ti consentono di trascrivere automaticamente l’audio.

Errori comuni durante la scrittura di meeting notes e modi in cui evitarli

Anche se scrivere meeting notes sembra un compito semplice, ci sono degli errori che possono ridurne l’efficacia. Ecco alcuni dei più comuni e i modi in cui evitarli:

• Copiare integralmente tutto ciò che hai sentito o letto:
  • Problema: questo richiede tempo e non garantisce la comprensione.
  • Soluzione: riassumi le idee chiave con parole tue.
• Non organizzare gli appunti:
  • Problema: senza una struttura chiara, gli appunti diventano difficili da usare.
  • Soluzione: utilizza titoli, elenchi puntati e colori per classificare le informazioni.
• Scrivere meeting notes solo durante la riunione o la lezione:
  • Problema: senza rivedere o integrare successivamente gli appunti, potrebbero mancare dettagli importanti.
  • Soluzione: prenditi qualche minuto dopo l’attività per rivedere e chiarire i tuoi appunti.
• Non rivedere le note regolarmente:
  • Problema: le idee vengono dimenticate se non vengono riviste.
  • Soluzione: pianifica revisioni settimanali o mensili per aggiornare i concetti chiave.

Trasformare le meeting notes e la produttività

Scrivere meeting notes è un’abilità sottovalutata ma incredibilmente potente. Non solo migliora la capacità di ricordare le informazioni, ma consente anche di organizzare le idee ed essere più produttivi.

Adottare il metodo su misura per se stessi, applicare consigli pratici e sfruttare gli strumenti a disposizione può trasformare il modo in cui vengono gestiti tempo e attività. Pronto a fare il passo successivo? Scrivi meeting notes da professionista e porta la produttività al livello successivo.