Un dipendente che si rilassa su un’amaca
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Una guida Slack per andare fuori sede

Come andare fuori sede, preparare il team e ritornare senza preoccupazioni

Autore: Evie Nagy17 novembre 2020Illustrazione di Pete Ryan

Nei periodi stressanti, prendersi del tempo per se stessi non è un segno di debolezza. Infatti, staccare la spina ogni tanto può allungare la carriera e prevenire il burnout. Molti studi dimostrano che prendersi pause, e in particolare ritagliarci del tempo libero per se stessi, aumenta la produttività e la creatività e porta a dipendenti più sani, più felici e di maggior successo.

Ma esiste la paura reale di staccare la spina e di abbandonare il proprio team e i propri progetti, accompagnata dalla preoccupazione di poter rientrare senza creare problemi. È naturale chiedersi: Cosa succederà al lavoro mentre sono via? Come farò a recuperare al mio rientro?

È importante prendersi una pausa di tanto in tanto e Slack offre molti vantaggi e funzioni per rendere le fughe dagli impegni il più agevoli possibile per te e per i membri del tuo team. Descriviamo di seguito alcuni modi in cui Slack lavora per te quando sei fuori sede.

Non preoccuparti quando pianifichi un periodo fuori sede

La trasparenza in tempo reale di Slack garantisce che il lavoro continui anche senza di te: le discussioni e le decisioni più importanti si svolgono in canali aperti e organizzati, anziché essere nascoste nelle e-mail. Il team può vedere i file precedenti e le discussioni postate prima della tua partenza e può portare avanti i progetti in tua assenza. La tua vacanza in montagna non bloccherà nessuno.

Prepara il team

Per preparare i colleghi alla tua partenza, puoi creare un calendario delle ferie specifico e condividerlo con il team. Se usi Google Calendar, quest’ultimo può postarlo in un canale ogni lunedì mattina per ricordare al team chi è in ferie quella settimana.

Un post di Google Calendar all’interno di un canale

Comunica il tuo stato

Fai sapere a tutti dove sei e quando tornerai al lavoro aggiornando il tuo stato personalizzato qualche giorno prima della partenza prevista e durante il periodo di assenza. Lo stato è visibile ovunque appaia il tuo nome, anche nel profilo utente e in qualsiasi messaggio inviato su Slack. Inserisci un emoji per segnalare che sei offline o fuori sede, e comunica la data del tuo ritorno nel testo dello stato.

Come appare uno stato in un canale Slack

Puoi anche impostare una data di scadenza automatica per il tuo stato, e poi sostituirlo con un messaggio del tipo “Sono al lavoro e mi sto mettendo in pari”, uno o due giorni dopo il tuo rientro.

Impostare uno stato su Slack

Un messaggio di stato chiaro e descrittivo è il modo migliore per segnalare se un utente è disponibile su Slack o fuori sede, così i colleghi sapranno se dovranno aspettare e inviare le richieste dopo la data di rientro.

Silenzia le notifiche

Sfrutta al massimo l’impostazione Non disturbare per definire le aspettative di risposta. In questo modo i membri del team possono inviarti messaggi da leggere in un secondo momento senza preoccuparsi di disturbarti quando sei fuori sede.

Lascia note nei promemoria

I promemoria su Slack sono appunto messaggi che ricordano a te o ad altri di eseguire un’attività in un momento o in una data futura da te scelti. Configurali prima di andare fuori sede per ricordarti di fare determinate cose al tuo ritorno, oppure chiedi ai tuoi colleghi di configurarli per te in caso qualcosa vada storto durante la tua assenza. Puoi sempre chiedere a Slack di ricordarti in un secondo momento di un particolare messaggio o conversazione.

Inviati una nota rapida in un MD

Inviare a se stessi un messaggio diretto su Slack è come avere un blocco note privato che non puoi perdere in valigia. Se durante una visita a una mostra d’arte o a un parco nazionale ti viene in mente un’idea brillante per un nuovo progetto, inviati una nota su Slack (e imposta un promemoria per intervenire al tuo ritorno).

Recupera le cose più importanti quando rientri

L’app desktop di Slack offre diversi modi per aiutarti a recuperare: “Tag e reazioni”, la visualizzazione “Tutti i non letti”, le “Conversazioni” e “Tutti i MD”. Queste funzioni ti permettono di vedere rapidamente le conversazioni che si sono svolte quando eri fuori sede nei canali che segui.

Una barra laterale che mostra i messaggi non letti

Condividi la tua esperienza con gli altri

Al tuo rientro e dopo aver ripreso il ritmo, condividi le storie e le foto del tuo periodo fuori sede caricandole su un canale condiviso dal tuo team o su un altro canale dedicato a socializzare (come #fotografia o #vacanza). Postare foto può aiutare a promuovere una cultura delle ferie sana all’interno della tua organizzazione e ispirare le altre persone a prendersi del tempo per se stesse.

Prendersi una pausa non implica necessariamente l’interruzione del lavoro. Pianificando un po’ e aggiornando il tuo stato, il team può continuare a portare avanti i progetti su Slack anche quando sei fuori sede. E al tuo rientro, gli strumenti offerti da Slack ti aiuteranno a riprendere il lavoro da dove lo avevi lasciato.

 

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