Come rendere produttive le riunioni online

Al di là del cambio di paradigma che la pandemia ha comportato in termini di lavoro di squadra e, soprattutto, di riunioni di lavoro, ci sono ragioni per ritenere che le riunioni online siano più produttive di quelle in presenza, anche se è necessario considerare sempre le necessità dell’azienda.

L’articolo sottolinea anche la necessità di ridurre il più possibile questo tipo di eventi nella gestione quotidiana di un’azienda, in quanto sono generalmente poco produttivi e al giorno d’oggi sono disponibili strumenti di comunicazione migliori. Tuttavia, a volte le riunioni di lavoro sono indispensabili e, sapendo che le riunioni online sono l’opzione migliore, perché non imparare a sfruttarle al meglio?

Quali tipi di riunioni online si possono organizzare?

Come per le riunioni in presenza, le riunioni online non sono tutte uguali. La natura della riunione attraverso lo schermo varia a seconda degli obiettivi, del numero di persone che vi accedono o dell’organizzazione, ma in ambito professionale possiamo definire chiaramente le varianti più comuni nel mondo delle teleconferenze.

Riunioni online occasionali

Questo tipo di riunione viene solitamente convocata per un motivo specifico e – a meno che non si tratti della risoluzione di un problema di una certa gravità – non è di solito molto estesa. Gli aspetti che hanno motivato la riunione vengono discussi con i membri dell’azienda che sono essenziali per portarla a termine, come avverrebbe in una riunione faccia a faccia.

Riunioni online regolari

Questo tipo di riunioni sono le più frequenti nelle aziende in cui si opera in smart working, poiché è uno degli strumenti di comunicazione più ricorrenti in questi casi. Si tratta di riunioni che si svolgono a un orario prestabilito – generalmente a cadenza settimanale – e che devono essere gestite in modo adeguato per evitare che diventino una fonte di inefficienza.

Videoconferenze tra due persone

Le teleconferenze di natura professionale in cui sono presenti solo due persone sono le più consigliate, a patto che la presenza di altri non sia indispensabile. Perché? Perché di solito è più facile concentrarsi sugli aspetti professionali da trattare, senza conversazioni incrociate o interferenze evitabili.

Gruppi di lavoro

I team di lavoro sono spesso legati a riunioni online regolari, anche se in questo caso la frequenza degli incontri è di solito maggiore. In molti casi, si tratta di un’attività inevitabile per affrontare determinate azioni e tipi di progetti, anche se è sempre consigliabile cercare strumenti di comunicazione più efficienti delle riunioni online.

Sessioni di formazione

Questa opzione è probabilmente quella che si differenzia maggiormente dalle altre, in quanto si tratta di un tipo di riunione meno comune a cui si partecipa di solito su base volontaria. Si tratta dei famosi webinar o di altre alternative formative che vengono solitamente offerte dalle aziende e che in genere sono rivolte ai dipendenti il cui ruolo all’interno della struttura è correlato all’argomento della sessione.

Aspetti fondamentali delle riunioni online

Hai pensato a quante riunioni online si svolgono ogni settimana nella tua azienda? Stiamo parlando di un fenomeno sempre più frequente e del tutto normalizzato, che però stiamo sviluppando in modo adeguato? Ci sono alcuni aspetti essenziali per far sì che questo tipo di riunione non diventi una tendenza vuota che ci fa perdere tempo. Vediamo quali sono.

Programmare la riunione ad un orario appropriato

Può sembrare una questione secondaria, ma l’orario scelto per le riunioni online è un fattore molto importante per la loro idoneità. Ad esempio, programmare una riunione all’ultimo minuto della giornata lavorativa, per quanto virtuale possa essere, genererà disagio e apatia nei partecipanti, trasformando il meeting in una mera formalità. È importante evitare questo tipo di situazione.

Testare in anticipo lo strumento da utilizzare

Esistono sempre più strumenti per organizzare riunioni online. Nonostante le apparenze, non tutti sono uguali, poiché, al di là delle basi, di solito hanno funzionalità ed estetica molto diverse. Come scegliere quello più adatto? Testando in anticipo tutte le opzioni, per non perdere tempo con i dubbi tecnici al momento della videoconferenza.

Eliminare le distrazioni

Anche se non è sempre possibile – soprattutto quando ogni persona che partecipa alla riunione lo fa da casa – è consigliabile ridurre il più possibile le distrazioni sonore o visive che possono comparire durante la riunione. Può sembrare ovvio, ma quanti video che mostrano situazioni di ogni tipo in questo contesto sono diventati virali sui social network?

Redigere un verbale per documentare la riunione

La documentazione delle riunioni online è sottovalutata. Mentre nelle riunioni in presenza si è soliti redigere un verbale, in questo scenario sembra che tale esigenza sia stata abbandonata. Niente di più sbagliato: un verbale è essenziale per tenere traccia di ciò che è stato deciso, indipendentemente dal fatto che ci sia o meno una registrazione della riunione stessa.

Come migliorare le riunioni online

Oltre agli aspetti fondamentali che devono essere soddisfatti in tutte le riunioni online per renderle davvero utili ed efficienti, esistono una serie di raccomandazioni che tutte le aziende dovrebbero considerare. Ecco le linee guida essenziali per gestire correttamente queste riunioni online dall’inizio alla fine.

Generare in anticipo interesse e partecipazione

Cerca di convocare le riunioni online generando interesse per esse. Ovviamente, non bisogna creare aspettative che non si possono soddisfare, ma è proprio questo il punto: le riunioni devono essere interessanti e contribuire al progetto, all’attività o all’azione da discutere in videoconferenza.

Promuovere l’interazione

Così come si raccomanda di generare interesse, è altamente auspicabile che le riunioni online siano interattive. Quando si trasformano in un monologo, le riunioni diventano di solito un momento noioso e improduttivo, in quanto i partecipanti perdono l’attenzione.

Utilizzare strumenti agili e con funzionalità pratiche

Per quanto riguarda gli strumenti da usare, è consigliabile scegliere un’opzione la cui esperienza d’uso sia corretta, semplice e attraente, offrendo allo stesso tempo funzionalità che favoriscano l’interazione. Mantenere l’attenzione sull’argomento e ottenere il massimo da ogni riunione virtuale dipende in larga misura da questi aspetti.

Non cancellare le riunioni – online o in presenza – all’ultimo minuto

Le chiamate dell’ultimo minuto sono sempre fastidiose per i partecipanti alle riunioni, ma c’è qualcosa che può essere ancora più problematico in questo senso: le cancellazioni dell’ultimo minuto. Sebbene questo non influisca su una riunione che non avrà mai luogo, creerà attriti tra i membri del team per le occasioni future.

Vantaggi delle riunioni online

Il fatto che le riunioni virtuali siano diventate di uso comune nel mondo degli affari dimostra che si tratta di un’evoluzione positiva. Molti dei vantaggi sono facilmente intuibili, ma spesso è importante esserne consapevoli per poterli sfruttare davvero:

• Riduzione dei costi di viaggio e delle strutture dedicate agli incontri in presenza.
• Risparmio di tempo grazie alla possibilità di seguire dal luogo in cui si trova ciascun partecipante, senza la necessità di spostarsi.
• Comunicazione produttiva dallo stesso luogo con dipendenti, team, partner, clienti o fornitori.
• A seconda dello strumento utilizzato, la possibilità di monitorare il progetto al di là delle videochiamate
• Flessibilità e adattabilità, poiché è possibile tenere qualsiasi riunione a distanza.

Gli inconvenienti delle riunioni online

Tuttavia, le riunioni online mal gestite, che non tengono conto degli aspetti fondamentali sopra menzionati o delle raccomandazioni per il loro sviluppo, possono addirittura essere dannose per le aziende. Quali sono i principali svantaggi che si possono riscontrare in questo tipo di riunioni?

• Limitazioni nella comunicazione non verbale tra i membri, che migliora sostanzialmente nelle riunioni in presenza.
• Possibili difficoltà tecniche o guasti nell’uso degli strumenti utilizzati per la videochiamata – sia che corrispondano all’hardware, al software o ai servizi digitali appaltati -.
• Come conseguenza dei vantaggi sopra citati, le riunioni online hanno talvolta la tendenza ad essere utilizzate in modo eccessivo, il che ne diminuisce la produttività.
• Sono più frequenti le distrazioni dall’ambiente.

L’importanza di sapere come gestire le riunioni online

Come si è visto, ci sono molti elementi che giustificano il tentativo di dare una svolta alle riunioni online. Sebbene siano necessarie, a volte possono essere un ostacolo alla produttività del team. Il fatto che siano più o meno piacevoli per il personale e che siano svolte in modo corretto può essere un fattore determinante quando si tratta di trarre il massimo da queste sessioni che sono diventate così famose negli ultimi tempi.

Tuttavia, i lavoratori continuano ad anteporre le riunioni online a quelle in presenza, a patto che ciò non comporti un inutile aumento delle sessioni. Promuovendo la partecipazione, eliminando le distrazioni e regolando i tempi con gli strumenti giusti, le riunioni nei team di lavoro funzionano bene, hai il coraggio di adottare queste raccomandazioni?