Come rendere produttive le riunioni online

Le riunioni online sono diventate una parte stabile del lavoro: in Italia il 49% dei lavoratori partecipa ad almeno una videocall a settimana e il 19% ne fa ogni giorno. Eppure, la percezione di efficacia è bassa: solo il 23% le considera realmente utili (ASUS Business, 2025).

La buona notizia è che non serve “fare più meeting” per una collaborazione più efficace: basta progettare meglio quelli davvero necessari e spostare il resto su modalità asincrone (messaggi, documenti condivisi, aggiornamenti registrati). In questa guida trovi tipologie, regole pratiche, durata consigliata, confronto con le riunioni in presenza e una checklist pronta all’uso.

 

Cos’è un meeting online e perché è diventato essenziale?

Un meeting online è una riunione tra persone situate in luoghi diversi, resa possibile da strumenti digitali che, prima, durante e dopo l’incontro, supportano:

• inviti;
• agenda;
• condivisione schermo;
• chat e reazioni;
• follow-up.

Si tratta di una modalità diventata necessaria, perché i team sono sempre più distribuiti e il lavoro sempre più ibrido. Anche tra le imprese italiane si apprezza la normalizzazione degli strumenti per il lavoro a distanza: secondo l’ISTAT, li usa il 47,3% delle PMI e il 96,3% delle grandi imprese.

 

Quali tipi di riunioni online puoi organizzare?

Come per le riunioni in presenza, anche i meeting online non sono tutti uguali. La natura della riunione attraverso lo schermo varia a seconda degli obiettivi, del numero di persone che vi accedono o dell’organizzazione, ma in ambito professionale possiamo definire chiaramente le varianti più comuni nel mondo delle teleconferenze.

 

Riunioni online occasionali

Questo tipo di riunione viene solitamente convocato per un motivo specifico e, a meno che non si tratti della risoluzione di un problema di una certa gravità, non è di solito molto estesa. Gli aspetti che hanno motivato la riunione vengono discussi con i membri dell’azienda che sono essenziali per portarla a termine, come avverrebbe in una riunione faccia a faccia.

 

Riunioni online regolari

Questo tipo di riunioni sono le più frequenti nelle aziende in cui si opera in smart working, poiché è uno degli strumenti di comunicazione più funzionali in questi casi. Si tratta di riunioni che si svolgono a un orario prestabilito, generalmente a cadenza settimanale, e che devono essere gestite in modo adeguato per evitare che diventino una fonte di inefficienza.

 

Videoconferenze individuali

La videoconferenza di natura professionale “tra due persone” è tra le più efficaci: meno interruzioni, più focus. Se l’obiettivo è un confronto rapido, valuta anche alternative più leggere della videochiamata (audio o messaggi vocali), per ridurre la “pressione da videocamera”.

 

Riunioni di team

I team di lavoro sono spesso legati a riunioni online regolari, anche se in questo caso la frequenza degli incontri è di solito maggiore. In molti casi, si tratta di un’attività inevitabile per affrontare determinate azioni e tipi di progetti, anche se è sempre consigliabile cercare strumenti di comunicazione più efficienti delle riunioni online. Per scambi veloci e informali, strumenti che danno priorità all’audio come gli incontri di Slack possono sostituire molte chiamata improvvisate.

 

Sessioni di formazione

Questa opzione è probabilmente quella che si differenzia maggiormente dalle altre, in quanto si tratta di un tipo di riunione meno comune a cui si partecipa di solito su base volontaria. Si tratta dei famosi webinar o di altre alternative formative che vengono solitamente offerte dalle aziende e che in genere sono rivolte ai dipendenti il cui ruolo all’interno della struttura è correlato all’argomento della sessione.

 

4 elementi chiave per riunioni online che funzionano

Le riunioni online efficaci condividono quattro caratteristiche: orario appropriato, strumenti testati, ambiente senza distrazioni e documentazione accurata.

1.     Scegli l’orario giusto

Può sembrare una questione secondaria, ma l’orario scelto per le riunioni online è un fattore molto importante per la loro idoneità. Evita slot “a fine giornata” o incastri tra riunioni consecutive. Se puoi, inserisci un margine (5–10 minuti) tra un meeting e l’altro: aiuta puntualità e attenzione.

 

2.     Testa gli strumenti in anticipo

Esistono sempre più strumenti per organizzare riunioni online. Nonostante le apparenze, non tutti sono uguali, poiché, al di là delle basi, di solito hanno funzionalità ed estetica molto diverse. Come scegliere quello più adatto? Testando in anticipo tutte le opzioni, audio, connessione e condivisione schermo, per non perdere tempo con i dubbi tecnici al momento della videoconferenza. Eseguire un controllo rapido prima evita di bruciare i primi 10 minuti con problemi tecnici.

 

3.     Elimina le distrazioni

Anche se non è sempre possibile, soprattutto quando ogni partecipante alla riunione lo fa da casa, è consigliabile ridurre il più possibile le distrazioni sonore o visive che possono comparire durante la riunione. Meno stimoli, più ascolto. Può sembrare ovvio, ma quanti sono i video diventati virali sui social network che mostrano situazioni di ogni tipo in questo contesto? Chiedi ai partecipanti una regola minima: notifiche silenziate, una sola finestra aperta, camera facoltativa se non necessaria.

 

4.     Documenta con un verbale

La documentazione delle riunioni online è molti sottovalutano. Mentre nelle riunioni in presenza si è soliti redigere un verbale, in questo scenario sembra che tale esigenza sia stata abbandonata. Niente di più sbagliato: un verbale è essenziale per tenere traccia di ciò che è stato deciso. Senza un verbale, le decisioni evaporano. Un verbale utile non è una trascrizione: è una lista di decisioni e azioni con responsabili e scadenze definiti.

Se usi Slack, puoi anche delegare le note a funzionalità basate sull’IA durante un incontro, così il team resta concentrato sulla conversazione e le azioni vengono raccolte in modo strutturato.

 

Quanto deve durare una riunione online?

In generale, meno di 44 minuti, questa è una soglia pratica: una ricerca della Johannes Gutenberg University Mainz riporta che le riunioni video sotto i 44 minuti sono percepite come meno stancanti. Ecco perché conviene programmare sessioni brevi e focalizzate.

Un altro punto chiave è l’orientamento ai risultati: in una ricerca citata da ASUS Business, il 45% dei lavoratori chiede riunioni più efficaci e più orientate a soluzioni e risultati concreti. Qui, alcune linee guida pratiche:

• 10–15 minuti: allineamento operativo, riunione breve;
• 25–30 minuti: decisioni rapide con pochi interlocutori chiave e materiali già letti;
• 40–44 minuti: temi complessi, ma con agenda rigorosa e tempi definiti per ogni punto.

Se serve più tempo: spezza in due blocchi e inserisci una pausa.

 

Come migliorare le tue riunioni online in 5 passaggi?

Per trasformare una riunione da perdita di tempo a momento produttivo, concentrati su interesse, interazione, strumenti giusti, rispetto dei tempi e pianificazione (follow up).

1.     Genera interesse prima dell’incontro

Cerca di convocare le riunioni online generando interesse per esse. Ovviamente, non bisogna creare aspettative che non si possono soddisfare, ma è proprio questo il punto: le riunioni devono essere interessanti e contribuire al progetto, all’attività o all’azione da discutere in videoconferenza.

2.     Promuovi l’interazione durante la riunione

Così come si raccomanda di generare interesse, è altamente auspicabile che le riunioni online siano interattive. Quando si trasformano in un monologo, le riunioni diventano di solito un momento noioso e improduttivo, in quanto i partecipanti perdono l’attenzione.

3.     Usa strumenti agili con funzionalità pratiche

Per quanto riguarda gli strumenti da usare, è consigliabile scegliere un’opzione la cui esperienza d’uso sia corretta, semplice e attraente. Mantenere l’attenzione sull’argomento e ottenere il massimo da ogni riunione virtuale dipende in larga misura da questi aspetti.

Se la riunione nasce da un “blocco” o da una domanda, valuta strumenti che riducono frizione e passaggi. Gli incontri di Slack, ad esempio, partono direttamente in canale o in messaggio diretto e possono includere video e condivisione schermo.

4.     Rispetta sempre gli orari concordati

Le chiamate dell’ultimo minuto sono sempre scoccianti per i partecipanti alle riunioni, ma c’è qualcosa che può essere ancora più fastidioso in questo senso: le cancellazioni dell’ultimo minuto. Sebbene questo non influisca su una riunione che non avrà mai luogo, creerà attriti tra i membri del team per le occasioni future.

5.     Chiudi con azioni chiare (e rendile visibili)

Prima di salutare, rileggi: decisioni prese, azioni, responsabile, scadenze e dipendenze. Poi pubblica il riepilogo nello spazio dove il team lavora davvero (canale Slack, documento condiviso, progetto).

 

📊 Checklist per una riunione efficace

Prima	Durante	Dopo
Definisci obiettivo e output	Apri con obiettivo e agenda	Invia riepilogo con decisioni
Invia materiali e contesto	Tempi definiti per ogni punto	Assegna responsabile e scadenze
Invita solo chi serve	Facilita turni e domande	Salva note e link utili
Prepara decisioni da prendere	Chiudi con recap finale	Verifica avanzamento azioni

 

Riunioni online vs in presenza: vantaggi e svantaggi

Le riunioni online offrono flessibilità e risparmio di tempo e costi, ma presentano limiti nella comunicazione non verbale. La scelta dipende dall’obiettivo.

I vantaggi delle riunioni online

Il fatto che le riunioni virtuali siano diventate di uso comune nel mondo del lavoro dimostra che si tratta di un’evoluzione positiva. Molti dei vantaggi sono facilmente intuibili, ma spesso è importante esserne consapevoli per poterli sfruttare davvero:

• Riduzione dei costi di viaggio e delle strutture dedicate agli incontri in presenza.
• Risparmio di tempo grazie alla possibilità di seguire dal luogo in cui si trova ciascun partecipante, senza la necessità di spostarsi.
• Comunicazione produttiva dallo stesso luogo con dipendenti, team, partner, clienti o fornitori.
• A seconda dello strumento utilizzato, la possibilità di monitorare il progetto al di là delle videochiamate.
• Flessibilità e adattabilità, poiché è possibile tenere qualsiasi riunione a distanza.

Gli svantaggi da considerare

Tuttavia, le riunioni online mal gestite, che non tengono conto degli aspetti fondamentali sopra menzionati o delle raccomandazioni per il loro sviluppo, possono addirittura essere dannose per le aziende. Quali sono i principali svantaggi che si possono riscontrare in questo tipo di riunioni?

• Limitazioni nella comunicazione non verbale tra i membri, che migliora sostanzialmente nelle riunioni in presenza.
• Possibili difficoltà tecniche o guasti nell’uso degli strumenti utilizzati per la videochiamata, sia che corrispondano all’hardware, al software o ai servizi digitali appaltati.
• Come conseguenza dei vantaggi sopra citati, le riunioni online hanno talvolta la tendenza ad essere utilizzate in modo eccessivo, il che ne diminuisce la produttività.
• Sono più frequenti le distrazioni dall’ambiente.

E per quanto riguarda la “Zoom Fatigue”? Durante la pandemia è stata molto discussa e studiata. Ad esempio, una ricerca di Stanford ha proposto cause legate al sovraccarico non verbale e all’esperienza di videochiamata prolungata.

Più recentemente, però, risultati legati a uno studio della Johannes Gutenberg University di Mainz suggeriscono che, nelle condizioni attuali, la fatica dipende soprattutto da durata e noia della riunione: sotto i 44 minuti l’esperienza può risultare meno stancante.

 

📊 Confronto riunioni online vs in presenza

Criterio	Online	In presenza
Logistica	Accesso rapido, team distribuiti	Richiede spostamenti e spazio
Costi	Più bassi (viaggi, sale)	Mediamente più alti
Comunicazione non verbale	Più limitata	Più ricca e immediata
Focus	A rischio distrazioni	Spesso più “protetto”
Inclusività	Ottima per team globali	Può penalizzare chi è remoto
Tracciabilità	Facile salvare chat, link, note	Dipende da verbali e supporti

 

Come Slack può trasformare le tue riunioni

Gli incontri di Slack offrono un’alternativa leggera alle videoconferenze tradizionali, riducendo la fatica da videochiamate e mantenendo il team connesso senza interrompere il flusso di lavoro.

Danno priorità all’audio, con video opzionale, e partono direttamente dove già lavori (canali e messaggi diretti). Cosa puoi fare, in pratica:

• Avviare un incontro in un canale o in un MD;
• Attivare il video quando serve, senza obbligo;
• Condividere lo schermo (anche tra più persone);
• Usare una conversazione dedicata per note IA automatiche e messaggi;
• Reagire con emoji per mantenere ritmo e coinvolgimento.

Perché questo aiuta la produttività? Perché riduce la necessità di programmare una chiamata “solo per chiarirsi”; mantiene contesto e follow-up nello stesso posto; rende più semplice trasformare una riunione in azioni visibili.

 

L’importanza di saper gestire le riunioni online

Le riunioni online per quanto necessarie non devono diventare la scorciatoia per qualsiasi cosa. Come si è visto, se gestite in modo inefficace possono essere un ostacolo alla produttività. Per far funzionare bene le riunioni nei team di lavoro e condividere la conoscenza, riduci il numero di meeting, rendi più brevi quelli che restano e sposta il lavoro “di aggiornamento” su strumenti asincroni.

Vuoi fare un passo in più? Inizia con una prova gratuita di Slack per organizzare riunioni più leggere e tracciabili: avvia un incontro quando serve, condividi contesto e materiali nel canale giusto e chiudi ogni meeting con decisioni e azioni visibili per tutti.

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FAQ 

Come si realizza una riunione online efficace?

Per una riunione online efficace, definisci un obiettivo chiaro, prepara un’agenda, scegli lo strumento giusto e limita la durata a 44 minuti. Documenta le decisioni e assegna azioni concrete ai partecipanti.

Quanto deve durare una riunione online?

Le ricerche indicano che le riunioni sotto i 44 minuti sono le più efficaci. Se hai bisogno di più tempo, considera di suddividere l’incontro in sessioni separate da pause.

Come evitare la stanchezza da videoconferenze?

Puoi ridurre la fatica usando strumenti che danno priorità all’audio come gli incontri di Slack, facendo pause tra le riunioni, e limitando il tempo con la videocamera accesa. Evita di programmare troppe riunioni consecutive.

Meglio riunioni online o in presenza?

Dipende dall’obiettivo. Le riunioni online sono ideali per aggiornamenti rapidi, team distribuiti e sessioni brevi. Quelle in presenza funzionano meglio per brainstorming creativi, negoziazioni importanti e costruzione di relazioni.