Quattro modi per abbandonare le riunioni e migliorare la collaborazione tra team

In tempi di incertezza economica, le organizzazioni internazionali devono capire come reagire. Sebbene i dirigenti debbano fare di più con le risorse di cui già dispongono, un ridimensionamento potrebbe avere un risvolto positivo inaspettato. Hanno l’opportunità di rivalutare il modo in cui spendono la loro risorsa più preziosa: il tempo.

Negli ambienti di lavoro moderni, i team sprecano tempo ed energie con le riunioni, che sono aumentate di circa il 12,9% per lavoratore. Secondo uno studio dell’Università del North Carolina a Charlotte, il 70% delle riunioni ostacola il completamento delle attività, e questo prima della pandemia di Covid-19. La perdita di tempo comporta la perdita di denaro e di opportunità. Secondo uno studio recente di Otter.ai, le aziende potrebbero risparmiare fino a 100 milioni di dollari all’anno se eliminassero le riunioni poco utili.

L’adozione di Slack riduce la necessità di riunioni poiché migliora notevolmente il lavoro di squadra e la collaborazione quotidiani. Infatti, Slack è uno spazio virtuale unico dove connettere persone, strumenti, clienti e partner per lavorare in modo più rapido e flessibile. Ecco quattro semplici modi per ridurre le riunioni, risparmiare tempo e fare un bel salto di qualità.

Considerare altre opzioni prima di programmare una riunione

Una riunione è il mezzo di collaborazione più costoso per un’organizzazione, quindi è opportuno fermarsi a riflettere prima di inviare l’invito sul calendario.

Nell’ambito della ricerca Future Forum di Slack, abbiamo parlato con Melanie Collins, direttrice del personale di Dropbox. Nella pianificazione delle riunioni, Collins ci ha detto che il suo team si concentra sulle “tre D”: discussione, dibattito e decisione.

Se, in fase di valutazione delle prestazioni, si deve discutere di un argomento complesso o decidere qualcosa per cui il contesto è importante, probabilmente è necessario programmare una riunione. Ogni partecipante deve svolgere un ruolo specifico durante la riunione, altrimenti non dovrebbe essere invitato.

Tuttavia, quando l’obiettivo è condividere informazioni (senza necessità di discussioni, dibattiti o decisioni), probabilmente si risparmia più tempo facendolo su Slack. In questo modo si crea flessibilità, perché il team può collegarsi quando ha un momento libero e si elimina la seccatura di coordinare i calendari, un aspetto particolarmente fastidioso per i team dislocati in tutto il mondo.

Il segreto è non organizzare per forza una riunione senza considerare altre opzioni che migliorino effettivamente le prestazioni e l’efficienza. La maggior parte delle collaborazioni aziendali possono essere completamente asincrone, in modo da risparmiare tempo e migliorare le prestazioni del team.

Semplificare la collaborazione nei canali

Slack aumenta la produttività semplificando la collaborazione in tutta l’organizzazione. Invece che essere condivise in catene di e-mail, tutte le comunicazioni sono organizzate in canali facili da creare e cercare a cui si può accedere agevolmente.

I canali consentono ai team ibridi di sostituire le riunioni in presenza, pur rimanendo in sintonia quando è necessario prendere decisioni importanti per l’azienda. Invece di riunirsi in una sala conferenze a un orario prestabilito ogni settimana, i membri del team possono condividere aggiornamenti e strategie nei canali, ovunque si trovino nel mondo. I canali offrono uno spazio per condividere aggiornamenti, tenere sessioni di brainstorming online e documentare le discussioni in conversazioni ricercabili.

Le conversazioni su Slack creano discussioni organizzate riguardo a messaggi specifici. È necessario dare un feedback su un file? Si vuole aggiungere qualcosa alle osservazioni di qualcun altro? Queste sono le occasioni ideali per avviare una conversazione.

Se ci si rende conto di dover partecipare a una riunione ad hoc per risolvere un problema complesso su due piedi o per fare un brainstorming su un brief creativo, è possibile avviare un incontro in qualsiasi canale o MD per tenere una conversazione dal vivo. Analogamente al modo in cui si può passare alla scrivania di un collega per risolvere un problema spinoso, gli incontri creano uno spazio per discutere rapidamente delle attività. Inoltre, chiunque nel canale o MD è libero di entrare nella conversazione o abbandonarla in qualsiasi momento.

Offrire un contesto dettagliato con clip asincrone

Rinunciare completamente alla comunicazione faccia a faccia non è l’ideale, dato che il 93% della comunicazione si basa su segnali sociali non verbali. Con Slack, condividere informazioni tramite clip è semplicissimo.

I clip sono brevi registrazioni video e audio che si possono condividere con gli altri e che possono essere ascoltate (o anche lette grazie alle trascrizioni automatiche) in un secondo momento. Per esempio, è possibile effettuare una registrazione dello schermo che illustra l’ultima consegna e inviarla ai membri del team affinché la rivedano e diano un feedback quando lo desiderano.

I clip consentono inoltre ai team che lavorano a distanza di mantenere una comunicazione faccia a faccia, senza dover organizzare gli impegni e gli orari di lavoro in modo diverso.

Ritagliarsi del tempo per concentrarsi al massimo

Trovare più tempo per portare a termine incarichi complessi è una priorità per i lavoratori di oggi. Incoraggia il tuo team a inserire in agenda dei momenti regolari in cui concentrarsi sul lavoro e assicurati che tali momenti vengano rispettati. Questi “blocchi di concentrazione” consentono ai dipendenti di essere più produttivi senza temere interruzioni.

In Slack abbiamo sperimentato con successo i venerdì di concentrazione e le settimane di creazione senza riunioni. Durante i venerdì di concentrazione, i team annullano tutte le riunioni interne e i dipendenti vengono invitati a disattivare le notifiche per poter lavorare senza interruzioni. Durante le settimane di creazione, i nostri team annullano tutte le riunioni interne periodiche. Alcuni team sostituiscono le riunioni con controlli asincroni sullo stato di avanzamento dei progetti attivi, mentre altri semplicemente le saltano per quella settimana. Inoltre, se è vero che molti team continuano a tenere riunioni esterne con i clienti, la pausa interna consente ai dipendenti di concentrarsi maggiormente.

Le settimane di creazione danno l’opportunità di affrontare progetti importanti, come la progettazione del lancio di un prodotto o la presentazione di un cliente, e di potersi concentrare a fondo sul lavoro di sviluppo, sulle attività di vendita, sugli obiettivi del team, sul lavoro strategico, ecc. Si tratta di dare ai dipendenti più tempo a disposizione per spuntare molte voci dalla lista di cose da fare, affinché le attività progrediscano.

Creare una cultura delle riunioni consapevole è un lavoro di squadra

Per risparmiare tempo prezioso, ognuno deve svolgere il proprio ruolo. È necessario tenere informati i responsabili sui miglioramenti della produttività derivanti dalla sostituzione delle riunioni con la collaborazione asincrona, condividendo i feedback dei dipendenti, i dati reali e le strategie di supporto con i responsabili a tutti i livelli. Ciò promuove una cultura aziendale che accoglie idee innovative che aumentano ulteriormente l’efficienza e la flessibilità. Se i team adottano pratiche di riunione migliori, i benefici si ripercuoteranno su tutta l’organizzazione.