Digital onboarding: accoglienza dei nuovi impiegati

Secondo la società di consulenza statunitense Gallup, solo il 12% dei nuovi dipendenti afferma di essere stato accolto in modo adeguato al suo arrivo in azienda. La negligenza e la mancata conoscenza delle strategie utilizzate a questo scopo spiegano probabilmente il perché. Ad oggi, il digital onboarding è il processo più adatto per affrontare con successo questo problema.

Comprendere cos’è il digital onboarding, differenziarlo da altri concetti simili e sapere come applicarlo in ogni azienda permette ai manager delle organizzazioni di facilitare l’avvio dei nuovi dipendenti e il loro inserimento all’interno del team. Di seguito approfondiremo un processo fortemente consigliato per qualsiasi azienda con più di un dipendente.

In cosa consiste il digital onboarding

Focalizzarsi sulla traduzione della sua radice aiuta a capire meglio questo concetto di origine sassone: onboard vuol dire “a bordo” e il processo di assunzione o inserimento in un nuovo luogo è spesso indicato come “processo di onboarding”. Possiamo quindi definire il digital onboarding come l’accoglienza o l’inserimento di nuovi membri in un ambiente digitale.

Per comprendere questo concetto, il mondo digitale è di fondamentale importanza, poiché si tratta di un processo prettamente digitale. Stiamo, cioè, parlando di un processo tecnologico che avviene in un ambiente tecnologico, per questo motivo abbandoniamo qualsiasi elemento fisico quando accogliamo i nuovi membri nel team che, come vedremo più avanti, sembrano generalmente essere dipendenti o clienti.

Qual è la differenza tra onboarding, offboarding e inboarding?

Il digital onboarding convive con termini simili derivanti dalla stessa radice e che possono generare confusione, per cui è importante fare una distinzione. Parliamo dell’inboarding, l’inserimento di dipendenti che fanno già parte dell’organico (ad esempio in occasione di una promozione o di un cambio di ruolo), e del temuto e necessario outboarding, il processo che permette di portare a termine in modo corretto un processo di licenziamento.

El onboarding digital, in presenza e misto

I processi menzionati sopra e l’onboarding stesso possono essere in presenza, misti o digitali. Anche se da questo momento in poi ci focalizzeremo esclusivamente sull’ultima opzione, è opportuno conoscere l’esistenza delle altre alternative che vengono qui perfettamente descritte dal loro nome, in cui è richiesto sempre un ambiente fisico per sviluppare, in modo totale o parziale, il processo di inserimento.

Tipi di digital onboarding

Possiamo individuare due tipologie di digital onboarding, che dipendono unicamente dalla persona che deve essere inserita in azienda. Ovviamente non possiamo trattare l’accoglienza dei nuovi clienti allo stesso modo di quella dei nuovi dipendenti. In tal senso, possiamo trovare differenze sostanziali quali, tra gli altri, i canali di comunicazione, il contesto o i messaggi stessi.

Onboarding di nuovi dipendenti

Nonostante ciò che può sembrare, l‘inserimento dei nuovi dipendenti nell’organizzazione, così come nel posto di lavoro e all’interno del team di cui faranno parte, non è così semplice come sembra. In questa tipologia di digital onboarding, le risorse umane e i responsabili di ogni specifico dipartimento hanno un peso importante, anche se la digitalizzazione del processo facilita notevolmente l’accoglienza.

Onboarding di nuovi utenti o nuovi clienti

D’altro canto, l’onboarding di nuovi utenti o nuovi clienti è una questione che coinvolge più reparti, a volte anche personale esterno, poiché dipende ad esempio da ambiti come quello del marketing, delle vendite o del web design. In questo caso intendiamo un ambiente tecnologico in cui si muoverà l’utente, piuttosto che l’azienda stessa che ospiterà il cliente.

Come portare a termine un processo di digital onboarding

Al di là della conoscenza del concetto, l‘elemento essenziale del digital onboarding è la sua applicazione. Sembra più difficile da realizzare che da capire, soprattutto quando si parla di inserimento di lavoratori recentemente arrivati in azienda. Ci concentreremo qui su questo tipo di onboarding, lasciando a un’altra occasione l’accoglienza di nuovi clienti o utenti.

Progettare un piano di accoglienza adatto all’azienda

La pianificazione è l’inizio più comune in qualsiasi tipo di azione intrapresa da un’azienda. Non meno rilevante è il digital onboarding, che deve quindi partire da una standardizzazione del processo che potrà essere applicato ogni volta che vengono assunti nuovi lavoratori. Qualora sia necessario effettuare differenti inserimenti per ogni reparto, è consigliabile elaborare più documenti con istruzioni per ciascun caso.

Inviare al nuovo lavoratore tutto ciò di cui necessita

Anche se è vero che parliamo di accoglienza digitale, il dipendente deve ricevere tutto ciò di cui può aver bisogno per svolgere le proprie mansioni in azienda. In tal senso, se tutti i documenti e gli strumenti necessari a questo scopo saranno digitalizzati, rimarremo su questa linea; tuttavia, in caso si necessiti di elementi fisici, in un modo o nell’altro questi dovranno essere consegnati.

Includere il nuovo dipendente negli opportuni canali di comunicazione

Uno dei fattori che incide maggiormente sull’accoglienza di un nuovo dipendente è il suo inserimento nei team di lavoro. A sua volta, uno degli aspetti fondamentali perché ciò avvenga nel modo giusto è la sua introduzione nei diversi canali di comunicazione interni all’azienda.

È di vitale importanza che questo sia uno dei primi passaggi e che venga svolto correttamente, includendo presentazioni, funzionalità di ciascuno di questi canali e mansioni dei membri che ne fanno parte, nonché eventuali regole implicite ed esplicite degli stessi.

Incontrare il nuovo dipendente

Nei primi giorni, soprattutto quando si parla di lavoro da remoto, il nuovo dipendente deve partecipare a un gran numero di riunioni. È importante differenziare questo punto dal colloquio preliminare all’assunzione, poiché in molti casi può creare confusione.

Chi si occupa di assunzioni dovrà incontrare i neoarrivati, così come i responsabili delle aree in cui questi ultimi lavoreranno. Questi incontri serviranno a trattare ampiamente tutti i tipi di spiegazioni relativi al loro ruolo nell’organizzazione e alle loro mansioni, oltre a molte altre problematiche.

Presentare il nuovo dipendente ai suoi superiori e al resto del team

Logicamente, le riunioni di cui si parlava in precedenza dovrebbero essere precedute da una successiva presentazione. In primo luogo, è la persona incaricata di sviluppare il digital onboarding a incontrare il dipendente e a presentarlo ai suoi superiori prima di ogni previa riunione. Successivamente, sarà quest’ultimo a dover fare lo stesso con il resto dei membri del team, in modo che il processo sia inclusivo.

Fornire le istruzioni necessarie alle sue prestazioni

Questa fase dipenderà dalle modalità operative di ciascuna organizzazione, da qui l’importanza di una pianificazione preventiva in questo tipo di azioni. Le istruzioni per le prestazioni del nuovo dipendente sono essenziali nel digital onboarding, ma possono provenire dalle risorse umane, dal coordinamento del dipartimento o anche da qualsiasi membro che faccia parte del team e ne conosca le funzioni, persino dalla persona che il neoarrivato andrà a sostituire.

Preparare un processo di adattamento adeguato

Infine, non possiamo dimenticare l’importanza del processo di adattamento. È consigliabile che, dopo tutte le riunioni, le presentazioni e le istruzioni sviluppate nel digital onboarding, l’inserimento del dipendente sia graduale. In tal senso, le routine quotidiane dovrebbero essere introdotte poco alla volta e si dovrebbe dare al lavoratore un considerevole lasso di tempo per assimilarle.

Vantaggi dell’applicazione del digital onboarding in azienda

L’accoglienza dei lavoratori attraverso il digital onboarding unisce i benefici del processo in presenza (aumento di produttività, immagine interna, risparmio sulle assunzioni e fidelizzazione dei talenti) agli evidenti vantaggi della sua applicazione dal punto di vista tecnologico. Ne possiamo elencare alcuni di seguito:

• Il nuovo dipendente si sente integrato nell’azienda in base ai propri ritmi.
• Le azioni di onboarding fanno parte di un processo semi-automatizzato, molto più semplice da modificare, trasferire o aggiornare.
• Il processo di digital onboarding è esattamente lo stesso per tutti i lavoratori che vengono assunti.
• Le procedure amministrative relative alle assunzioni diminuiscono considerevolmente.
• Implementando un processo automatico e ripetitivo, si riduce la probabilità di dimenticanze ed errori.
• I canali di comunicazione digitali rendono più facile per i dipendenti unirsi ai loro team.
• È molto più semplice monitorare l’accoglienza in azienda fin dal primo minuto.

Perché l’onboarding dovrebbe essere utilizzato con i nuovi dipendenti?

Come è evidente, una volta creato per la prima volta, il digital onboarding (e lo stesso avviene per l’onboarding di persona o misto) diventa un processo che può essere applicato molto facilmente. I vantaggi indicati fanno capire in modo chiaro che vale la pena applicarlo in qualsiasi tipo di organizzazione. Perché, però, è così consigliabile svilupparlo?

Gli inizi non sono facili per nessuno e, quando l’accoglienza in azienda avviene in questo modo, il nuovo dipendente solitamente comincia a lavorare più motivato e integrato nell’ambiente di cui fa parte. Se la comunicazione interna deve diventare uno dei pilastri del business, il digital onboarding è il modo migliore per includere i nuovi arrivati in tutte le conversazioni, i progetti e i flussi di lavoro.