Sei tipi di riunioni necessarie (e tre inutili)

Le riunioni sono una parte essenziale del lavoro. Tuttavia, con così tanti tipi di riunioni (onboarding, brainstorming, aggiornamento sulla situazione), capire quali siano effettivamente produttive e quali non lo siano può essere una sfida.

Abbiamo chiesto a due esperti (David Chaudron, psicologo delle organizzazioni e socio amministratore dell’azienda di consulenza Organized Change, ed Erin Baker, psicologo, coach di leadership ed ex leader aziendale di marchi quali Facebook) quali sono le riunioni più efficaci e come assicurarsi che il tempo trascorso in esse aumenti la produttività anziché diminuirla.

Ecco sei tipi di riunioni necessarie per massimizzare la produttività dei dipendenti e concludere di più, insieme a tre tipi assolutamente inutili.

Tipi di riunioni che servono a tutti

Cominciamo con le riunioni che sono effettivamente un vero affare (quelle di cui hai davvero bisogno per portare a termine il lavoro).

Riunioni di onboarding

Quando assumi una persona nuova, questa ha molto da imparare per diventare un elemento di spicco del team e le riunioni di onboarding sono l’occasione ideale per facilitare questa formazione.

“Dopo l’assunzione, un nuovo dipendente ha molto da imparare sull’azienda e sul ruolo che riveste”, afferma Baker. “Le riunioni di onboarding possono essere utili per aiutare le persone a comprendere la struttura dell’organizzazione, i progetti in arrivo, il modo in cui il loro ruolo e lavoro si inseriranno in un quadro più ampio, nonché per definire le aspettative iniziali su ciò che la persona dovrà fare nelle prime settimane e nei primi mesi”.

Le riunioni di onboarding non solo aiutano i nuovi membri del team a capire come si inseriscono nel quadro generale, ma aiutano anche a iniziare con il piede giusto il rapporto con i loro manager e con l’azienda in generale.

“[Le riunioni di onboarding] indicano al nuovo dipendente che l’azienda ci tiene alle nuove risorse e si impegna a garantire una transizione agevole sul posto di lavoro”, afferma Baker. “È anche l’occasione ideale per i manager per comunicare ciò che renderà il rapporto efficace a lungo termine”.

Consentire ai nuovi assunti di essere subito operativi: le riunioni di onboarding che contano

L’onboarding dei nuovi assunti è d’obbligo, ma è probabile che sia necessario più di un incontro per consentire loro di essere operativi. Di seguito alcune riunioni da programmare per i nuovi membri del team, per assicurarti che abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per avere successo nel loro nuovo ruolo.

• Incontri individuali: per il primo giorno di lavoro dei nuovi assunti, programma incontri individuali con tutti i membri chiave del team con cui lavoreranno, compresi i manager diretti, i team leader e gli esperti interni in materie specifiche.
• Incontro con il team: nei primi giorni è inoltre importante programmare una riunione durante la quale i nuovi assunti possano incontrare e conoscere il loro nuovo team. Anche se qualsiasi tipo di riunione può andare bene, un ambiente più informale, ad esempio un pranzo, può far sentire i nuovi membri del team più a loro agio e ben accolti.
• Formazione sugli strumenti: programma per i nuovi membri del team un momento di formazione su tutti gli strumenti, i sistemi e i software che dovranno conoscere per svolgere il loro lavoro.
• Risorse umane, operazioni e strutture: è importante che i nuovi assunti siano aggiornati il prima possibile sulla logistica dell’azienda, comprese risorse umane, operazioni e strutture.

Riunioni di brainstorming

Alla base delle attività aziendali ci sono le nuove idee. Se vuoi che il flusso di idee sia continui, le riunioni di brainstorming sono d’obbligo.

“Le riunioni di brainstorming sono pensate per generare molte idee in un breve periodo di tempo e sono fondamentali se si sta cercando di risolvere un problema o di raggiungere un obiettivo”, afferma Chaudron.

La chiave del successo delle riunioni di brainstorming? Mantenere il focus sulle idee, non sul risultato.

Chaudron sostiene che le riunioni di brainstorming dovrebbero accogliere le idee “senza un giudizio immediato. Scopri cosa funziona e cosa non funziona dopo aver fatto il brainstorming. È importante organizzare una [riunione] separata solo per il brainstorming”.

Riunioni di lancio

Se stai lanciando un nuovo progetto o una nuova iniziativa, è necessario che il team ne sia a conoscenza. Una riunione di lancio con il team è l’ideale per informare tutti.

Le riunioni di lancio sono efficaci per diversi motivi, afferma Chaudron. “Le persone devono sapere quali saranno gli obiettivi a lungo termine del [progetto], in modo da potersi allineare correttamente. Devono sapere qual è il loro ruolo [e] che c’è bisogno del loro sostegno. Quest’ultimo è particolarmente importante affinché ci sia entusiasmo rispetto a ciò che sta succedendo”.

Riunioni di feedback e retrospettive

È importante fare una riunione di lancio all’avvio di un progetto, ma se vuoi che il team impari davvero dall’esperienza, è altrettanto importante (se non di più) fare una riunione retrospettiva quando il progetto si conclude.

“Nessun progetto va mai alla perfezione”, afferma Baker. “Le riunioni retrospettive sono un’ottima occasione per riunirsi e parlare di ciò che è andato bene, di ciò che non è andato bene e di ciò che andrà cambiato per il progetto successivo”.

Riunioni di budget e finanziarie

I problemi di comunicazione legati al denaro possono essere molti, per questo è importante che le riunioni finanziarie abbiano luogo regolarmente.

“[Gli aspetti finanziari], di solito, sono quelli in cui c’è la vera tensione”, dice Chaudron. “Si è già raggiunto un accordo su cosa deve essere fatto, ma ora bisogna capire chi pagherà e quando”.

Affinché le riunioni di budget e finanziarie siano efficaci, è importante che tutti abbiano le idee chiare su:

• quanto si intende spendere
• cosa si spenderà
• che tipo di ritorno ci si può aspettare dall’investimento

Se tutti sono d’accordo in ambito finanziario, si ridurranno al minimo i conflitti futuri, si terranno sotto controllo le spese e si ridurranno al minimo le sorprese.

Tipi di riunioni di cui il tuo team non ha assolutamente bisogno

Ok, ora che sai quali sono le riunioni che produrranno risultati, parliamo di quelle che potrebbero fare l’esatto opposto, portandoti a sprecare energie senza arrivare a nulla.

Riunioni di aggiornamento

Affinché i team abbiano successo, è importante che tutti siano al corrente di ciò su cui sta lavorando il resto del team. Grazie alla tecnologia, però, non c’è più motivo di riunire tutti nella stessa stanza alla stessa ora per parlarne.

Secondo Baker, quelle di aggiornamento sono riunioni di team inefficaci. “Una condivisione di ciò su cui le persone stanno lavorando può essere gestita tramite e-mail o uno strumento di collaborazione”.

Poiché gli aggiornamenti possono fornire informazioni chiave sullo stato dei progetti, sulla loro direzione e sui potenziali problemi da affrontare, sono una parte importante del workflow di qualsiasi team; ma anziché spendere tempo ed energie per riunire tutti e condividere gli aggiornamenti di persona, è molto più efficace creare un canale digitale per i controlli periodici.

Riunioni senza ordine del giorno

“Spesso le persone fissano delle riunioni ma non hanno ben chiaro cosa vogliono ricavarne”, afferma Baker. Programmare una riunione senza un ordine del giorno chiaro o senza aspettative è un modo sicuro per far perdere tempo a tutte le persone coinvolte.

Se vuoi avere una riunione di team efficace, devi sapere esattamente di che cosa parlerete e che cosa vuoi ricavarne una volta che sarà terminata. Idealmente, i risultati delle riunioni dovrebbero essere tangibili e misurabili; quindi, se l’ordine del giorno è discutere le possibili idee per il lancio di un nuovo prodotto, i risultati (o, in altre parole, ciò che vuoi ricavare dalla riunione) potrebbero essere:

• un elenco delle 10 principali idee di prodotto potenziali
• un elenco di incarichi di ricerca per ciascuna di queste idee di prodotto (e chi nel team è responsabile per ciascuna di esse)
• scadenze per i compiti di ricerca da svolgere

E questo vale per tutte le riunioni. Essere chiari sull’ordine del giorno e sulle aspettative è importante sia quando si deve affrontare una sessione di brainstorming con 50 persone, sia quando si ha un incontro individuale con il proprio manager o con il CEO.

Riunioni di persona come soluzione predefinita

Quando si pensa alle riunioni di team, si tende a immaginare un gruppo di persone sedute intorno a un tavolo in una sala conferenze. Sebbene le riunioni faccia a faccia siano comunque riunioni da avere regolarmente, in molte occasioni non c’è bisogno di incontrarsi di persona.

Invece di ricorrere automaticamente a incontri di persona, cerca opportunità per avere riunioni virtuali. Non solo le riunioni virtuali richiedono meno tempo ed energia per essere organizzate, ma sono anche più accessibili e inclusive per i membri del team che non possono essere fisicamente presenti, come i lavoratori a distanza o i membri del team che lavorano da altri uffici.

Il passaggio alla modalità virtuale consente inoltre di registrare l’intera riunione del team, il che può essere utile in diverse situazioni, ad esempio se un membro importante del team non può partecipare in tempo reale o se la riunione include una formazione che vuoi condividere in futuro con i nuovi membri del team.

I giusti tipi di riunione fanno risparmiare tempo

Le riunioni di team possono essere una perdita di tempo, ma se ti attieni alle riunioni necessarie puoi ridurre al minimo gli sprechi di tempo e ottenere di più dalle riunioni che effettivamente svolgi. Per assicurarti che la riunione contribuisca alla produttività, è meglio rispettare i punti elencati di seguito.

• Stabilisci un ordine del giorno chiaro per la riunione. Poi assicurarti che tutti siano d’accordo. Quali sono i punti chiave da trattare? Di cosa vuoi discutere? C’è un lavoro di preparazione che il team deve svolgere in anticipo? Sapere in anticipo di cosa si parlerà durante la riunione può aiutare a garantire che tutti siano preparati, che si usi il tempo in modo efficiente e che non si esca dal seminato.
• Abbi ben chiaro il risultato che vuoi ottenere. Vuoi raccogliere idee? Devi far approvare un budget? Devi assegnare progetti per un mese a membri chiave del team? Chiarisci bene cosa vuoi ottenere dalla riunione e poi assicurati di non concludere senza aver raggiunto tale obiettivo.
• Trova il mezzo giusto per la riunione. Stabilisci se la riunione deve avvenire di persona o se puoi gestirla interamente (o quasi) virtualmente.
• Definisci chiaramente le fasi successive e i responsabili. Subito dopo la riunione, condividi un riepilogo che delinei chiaramente le fasi successive e chi ne è responsabile, con dettagli su cosa va fatto, quando e come contribuisce al progetto nell’insieme.

Speriamo che questi consigli ti aiutino ad avere riunioni più mirate e a stimolare una maggiore produttività nel lavoro quotidiano.