Six types de réunions d’équipe dont vous avez besoin (et trois à bannir)

Réunions et travail vont de pair. Cependant, les réunions sont si nombreuses et diverses qu'il est difficile de savoir lesquelles sont vraiment productives. Les réunions d’intégration des nouveaux collaborateurs ? Les sessions de réflexion ? Les points d’avancement des projets ?

Nous avons demandé conseil à deux experts : David Chaudron, psychologue d'entreprise et associé directeur de la société de conseil Organized Change, et Erin Baker, psychologue, coach en management, et ancienne dirigeante d’entreprise pour des marques comme Facebook. Ces deux spécialistes ont accepté de nous expliquer quelles sont les réunions d’équipe les plus efficaces et comment faire en sorte que le temps qui leur est consacré permette d’être plus productif, et non le contraire.

Voici six types de réunions dont vous avez besoin pour optimiser la productivité de vos salariés et pour aller plus loin, ainsi que trois types à bannir à tout prix.

Les réunions bénéfiques à toutes les équipes

Commençons avec les réunions d’équipe les plus utiles. Elles sont indispensables pour faire avancer vos projets.

Les réunions d’intégration des nouveaux collaborateurs

Lorsque vous recrutez une nouvelle personne, celle-ci a beaucoup à apprendre si elle souhaite devenir un élément essentiel de votre équipe. Les réunions d’intégration sont un bon moyen de faciliter cette formation.

« Quand un nouveau membre arrive dans l’équipe, il a beaucoup à apprendre sur l’entreprise et sur son rôle au sein de celle-ci », explique Erin Baker. « Les réunions d’intégration sont très utiles pour aider les nouveaux arrivants à comprendre la structure de l’entreprise, les projets à venir, et la façon dont leur fonction et leur travail s’inscrivent dans un contexte plus large. Elles permettent également de définir les premières attentes, notamment ce que la personne doit faire au cours de ses premières semaines et de ses premiers mois. »

Ainsi, les réunions d’intégration des nouveaux salariés permettent non seulement aux nouveaux membres de l’équipe de découvrir comment ils s’intègrent dans une vision d’ensemble, mais aussi de commencer du bon pied leur relation avec leurs responsables et l’ensemble de l’entreprise.

« Les réunions d’intégration font comprendre aux nouveaux collaborateurs que l’entreprise se soucie d’eux et s’investit pour leur assurer un démarrage en douceur sur leur lieu de travail », ajoute E. Baker. « Pour un responsable, c’est également l’occasion d’expliquer ce qui rendra leur relation efficace sur le long terme. »

Intégrez les nouvelles recrues : les réunions d’intégration des nouveaux salariés qui ont fait leurs preuves

Intégrer vos nouvelles recrues est indispensable. Mais pour ce faire, plusieurs réunions seront nécessaires. Voici quelques réunions d’équipe à organiser afin de vous assurer que les nouveaux membres disposent du tout ce dont ils ont besoin pour réussir dans leurs nouvelles fonctions :

• Tête-à-tête : pour le premier jour des nouveaux arrivants, organisez des réunions en tête-à-tête avec chaque membre clé de l’équipe. Pensez à toutes les personnes avec lesquelles elles seront amenées à travailler : responsables directs, chefs d’équipe, experts internes…
• Rencontre avec l’équipe : au cours des premiers jours, il est impératif d'organiser une réunion avec le reste de l’équipe. Vos nouvelles recrues pourront ainsi rencontrer et saluer leurs nouveaux collègues. Tous les formats de réunion conviennent. Néanmoins, un environnement plus décontracté, tel qu’un déjeuner, permet à vos nouveaux collaborateurs de se sentir mieux accueillis.
• Formation aux outils : prévoyez du temps pour former les nouveaux membres de votre équipe à tous les outils, systèmes ou logiciels dont ils auront besoin pour faire leur travail.
• Ressources humaines, services et installations : vos nouvelles recrues doivent se familiariser le plus vite possible avec l’aspect logistique de votre entreprise. Celui-ci comprend notamment les ressources humaines, les services ainsi que les installations.

Les sessions de réflexion

Les entreprises fonctionnent grâce aux nouvelles idées. Si vous souhaitez éviter que ce flot d’idées ne se tarisse, vous ne pouvez pas vous passer de sessions de réflexion.

« Elles servent à faire germer des idées sur une période de temps très courte. Elles sont primordiales si vous essayez de résoudre un problème ou d’atteindre un objectif, » explique David Chaudron.

Le secret pour des sessions de réflexion réussies ? Se concentrer sur les idées, et non sur les résultats.

D’après le psychologue, ces sessions doivent accueillir les idées « sans les juger dans l’immédiat. Déterminez ce qui fonctionnera ou non après la session de réflexion. En effet, il est essentiel d'organiser une réunion spécifique consacrée exclusivement à l'émergence des idées. »

Les réunions de lancement

Vous souhaitez lancer un nouveau projet ou une nouvelle initiative ? Il est primordial d'en informer votre équipe. Une réunion de lancement en équipe, c’est le moment idéal pour la mettre au courant.

Les réunions de lancement sont efficaces pour plusieurs raisons. Selon David Chaudron, « Les personnes impliquées doivent connaître les objectifs du projet à long terme afin de pouvoir se mettre en phase. Il est indispensable qu’elles sachent quel sera leur rôle, et vous devez obtenir leur adhésion. Ce critère est particulièrement important pour qu’elles s’investissent dans le projet. »

Les réunions rétrospectives et retours d’expérience

Au tout début d'un nouveau projet, une réunion de lancement est essentielle. Cependant, si vous souhaitez que votre équipe tire des leçons de cette expérience, il est tout ausssi essentiel (si ce n'est plus) d'organiser une réunion rétrospective en équipe une fois le projet terminé.

« Aucun projet ne se déroule sans accroc, » précise Erin Baker. « Les réunions rétrospectives sont l'occasion pour les participants de se rassembler et de discuter ensemble : qu’est-ce qui s’est bien déroulé ? Où avons-nous rencontré des difficultés ? Quels changements mettre en place pour le prochain projet ? »

Les réunions au sujet du budget et des finances

L’argent engendre souvent des problèmes de communication. C’est pourquoi il est important de prévoir des réunions d’équipe régulières au sujet des finances.

« Les budgets sont en général sources de tensions », affirme le psychologue. « Vous vous êtes déjà mis d’accord sur ce qui doit être fait. Il vous reste maintenant à déterminer qui va payer et quand. »

Pour des réunions efficaces au sujet des finances de l'entreprise, les éléments ci-dessous doivent être parfaitement clairs pour les participants :

• Le montant alloué
• À quoi va servir cet argent
• Le retour sur investissement attendu

Si vos équipes sont d'accord sur la question du budget, vous réduirez le risque de conflits futurs. Vous pourrez ainsi contrôler les dépenses et limiter les mauvaises surprises.

Les réunions d’équipe à bannir

Venons-en au fait. Maintenant que vous savez quels types de réunions vous permettront d’obtenir des résultats, abordons celles qui pourraient bien produire l’effet inverse. À savoir : vous faire tourner en rond pour rien.

Les réunions d’avancement des projets

Pour qu’une équipe réussisse, chaque membre doit être informé des avancées des autres (et de l’équipe dans son ensemble). Cependant, grâce à la technologie, nul besoin de réunir toutes les personnes impliquées dans une seule et même pièce à un moment précis pour en discuter.

Les réunions d’avancement des projets sont inefficaces, reconnaît Erin Baker. Pour faire un tour d’horizon des progrès de chacun, il suffit d’envoyer quelques mails ou d’utiliser un outil de collaboration. »

Les points d’avancement des projets fournissent des informations essentielles sur le déroulé d’un projet, la direction qu’il prend, mais aussi tous les problèmes éventuels à résoudre. C’est donc une partie très importante du flux de travail d’une équipe. Toutefois, au lieu de consacrer du temps et de l’énergie à réunir tout le monde pour partager les nouvelles informations en personne, il peut être beaucoup plus efficace de mettre en place un canal numérique pour organiser des points périodiques.

Les réunions sans ordre du jour

Comme l’explique Erin Baker, « Bien souvent, des réunions sont planifiées sans vraiment avoir d'objet. » Planifier une réunion sans ordre du jour ni attentes claires, c’est la garantie de vous faire perdre votre temps, mais aussi celui des autres.

Pour organiser une réunion d’équipe efficace, vous devez savoir précisément quels seront les sujets abordés pendant la réunion et ce que vous souhaitez en retirer. Dans l’idéal, les résultats d’une réunion doivent être concrets et significatifs. Ainsi, par exemple, si le programme d’une réunion porte sur une discussion autour de potentielles idées pour le lancement d’un nouveau produit, voici les résultats possibles (ou, en d’autres termes, ce que vous devez en retirer) :

• Une liste des 10 principales idées de produits potentiels
• Une liste des tâches de recherches à effectuer pour chacune de ces idées de produits (et qui, dans l’équipe, est en charge de chaque tâche)
• Les dates limites pour effectuer ces recherches

Et ceci s’applique à toutes les réunions. Vous devez être au point sur l'objet de la réunion et vos attentes, qu’il s’agisse d’une session de réflexion à laquelle assistent 50 personnes ou d’une réunion en tête-à-tête avec votre responsable ou votre PDG.

Les réunions en face face systématiques

Lorsque l’on évoque des réunions d’équipe, la plupart d'entre nous visualisons un groupe de personnes assises autour d’une table dans une salle de conférence. Si les réunions en face à face ont toujours leur place dans un roulement de réunions productives, bien souvent, il n’est pas nécessaire de participer à ces réunions en présentiel.

Ainsi, au lieu de vous tourner par défaut vers ce type de réunions, envisagez des opportunités de réunions virtuelles. Celles-ci offrent de nombreux avantages : elles demandent en général moins de temps et d’énergie à organiser, et elles rendent les réunions plus accessibles et plus inclusives pour les membres de l’équipe qui ne peuvent pas s’y rendre en personne, par exemple les personnes en télétravail ou celles qui travaillent dans d’autres bureaux.

En outre, le recours au virtuel permet d’enregistrer l’intégralité de la réunion, ce qui s'avère très utile dans de nombreuses situations. Nous pouvons citer le cas d’un membre clé de l’équipe qui n’aurait pas pu assister à la réunion, ou une formation à partager ultérieurement avec les nouveaux membres de l’équipe.

Choisir le bon type de réunion fait gagner du temps

Les réunions d’équipe sont parfois de vraies pertes de temps. Mais si vous vous en tenez aux réunions dont vous avez réellement besoin, alors il est possible de réduire le temps perdu au minimum et d’optimiser les résultats de vos réunions. Pour s’assurer que votre réunion sera bel et bien productive, voici quelques conseils :

• Établir un ordre du jour clair pour la réunion, et vérifier que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Quels sont les points de discussion clés ? Que souhaitez-vous aborder ? Un travail de préparation est-il nécessaire en amont ? En connaissant à l'avance les sujets abordés au cours de la réunion, vous vous assurez que tout le monde est prêt. Vous utiliserez ainsi votre temps de manière efficace sans vous écarter du sujet.
• Connaître les résultats attendus. Cherchez-vous à réunir des idées ? Avez-vous besoin de faire valider un budget ? Avez-vous besoin de répartir les projets du mois entre les membres clés de votre équipe ? Déterminez clairement les résultats attendus à l’issue de la réunion. Veillez à ne pas la quitter sans les avoir obtenus.
• Trouver la configuration idéale pour votre réunion. Décidez si la réunion doit avoir lieu en personne ou s’il est possible de l’organiser totalement (ou en grande partie) de façon virtuelle.
• Définir clairement les étapes suivantes et les personnes en charge. Peu après la réunion, faites circuler un compte-rendu organisé qui présente de façon claire les prochaines étapes ainsi que les personnes en charge. Il doit également donner les détails des actions à réaliser, les dates limites et la façon dont elles s’intègrent au projet global.

Nous espérons que ces conseils vous aideront à organiser des réunions stratégiques et à améliorer votre productivité dans votre travail quotidien.