Six types de réunions d’équipe dont vous avez besoin (et trois à bannir)

Réunions et travail vont de pair. Cependant, elles sont si nombreuses et diverses qu’il est difficile de savoir lesquelles sont vraiment productives. Les réunions d’intégration des nouveaux collaborateurs ? Les sessions de réflexion ? Les points d’avancement des projets ?

Nous avons demandé conseil à deux experts : David Chaudron, psychologue d’entreprise et associé directeur de la société de conseil Organized Change, et Erin Baker, psychologue, coach en management, et ancienne dirigeante d’entreprise pour des marques comme Facebook. Ces deux spécialistes ont accepté de nous expliquer quelles sont les réunions d’équipe les plus efficaces et comment faire en sorte que le moment qui leur est consacré permette d’être plus productif, et non le contraire.

Voici six catégories de réunions dont vous avez besoin pour optimiser la productivité de vos salariés et pour aller plus loin, ainsi que trois types à bannir à tout prix.

Les réunions bénéfiques à toutes les équipes

Commençons avec les réunions d’équipe les plus utiles. Elles sont indispensables pour faire avancer vos projets et doivent être utilisées pour le management des équipes.

Les réunions d’intégration des nouveaux collaborateurs

Lorsque vous recrutez une nouvelle personne, celle-ci a beaucoup à apprendre si elle souhaite devenir un élément essentiel de votre équipe. Elle ne connaît pas forcément en profondeur les processus ou les valeurs de la société qu’elle intègre. La nouvelle recrue doit donc se familiariser petit à petit avec son nouvel environnement. Ce n’est que de cette manière qu’elle sera en mesure d’utiliser pleinement son potentiel. Les réunions d’intégration sont un bon moyen de faciliter cette formation.

« Quand un nouveau membre arrive dans l’équipe, il a beaucoup à apprendre sur l’entreprise et sur son rôle au sein de celle-ci », explique Erin Baker. « Les réunions d’intégration sont très utiles pour aider les nouveaux arrivants à comprendre la structure de l’entreprise, les projets à venir, et la façon dont leur fonction et leur travail s’inscrivent dans un contexte plus large. Elles permettent également de définir les premières attentes, notamment ce que la personne doit faire au cours de ses premières semaines et de ses premiers mois. »

Ainsi, une réunion d’équipe au moment de l’intégration de nouveaux salariés permet non seulement aux nouveaux membres de l’équipe de découvrir comment ils s’intègrent dans une vision d’ensemble, mais aussi de commencer du bon pied leur relation avec leur manager et l’ensemble de l’entreprise.

« Les réunions d’intégration font comprendre aux nouveaux collaborateurs que l’entreprise se soucie d’eux et s’investit pour leur assurer un démarrage en douceur sur leur lieu de travail », ajoute E. Baker. « Pour un responsable, c’est également l’occasion d’expliquer ce qui rendra leur relation efficace sur le long terme. »

Intégrez les nouvelles recrues : les réunions d’intégration des nouveaux salariés qui ont fait leurs preuves

Intégrer vos nouvelles recrues est indispensable. Mais pour ce faire, plusieurs entretiens seront nécessaires. Voici quelques réunions d’équipe à mettre en place afin de vous assurer que les nouveaux membres disposent du tout ce dont ils ont besoin pour réussir dans leurs nouvelles fonctions :

• Tête-à-tête : pour le premier jour des nouveaux arrivants, organisez des échanges en tête-à-tête avec chaque membre clé de l’équipe. Pensez à toutes les personnes avec lesquelles ils seront amenés à travailler : responsables directs, chefs d’équipe, experts internes…
• Rencontre avec l’équipe : au cours des premiers jours, il est impératif d’organiser une réunion d’équipe. Vos nouvelles recrues pourront ainsi rencontrer et saluer leurs nouveaux collègues. Tous les formats de réunion conviennent. Néanmoins, un environnement plus décontracté, tel qu’un déjeuner, permet à vos nouveaux collaborateurs de se sentir mieux accueillis.
• Formation aux outils : prévoyez des moments pour former les nouveaux membres de votre équipe à tous les outils, systèmes ou logiciels dont ils auront besoin pour réaliser leurs tâches.
• Ressources humaines, services et installations : vos nouvelles recrues doivent se familiariser le plus vite possible avec l’aspect logistique de votre entreprise. Celui-ci comprend notamment les ressources humaines, les services ainsi que les installations.

Les sessions de réflexion

Les entreprises fonctionnent grâce à l’innovation et la créativité. Ces deux éléments incontournables vont favoriser la création de produits ou services étonnants et performants. C’est un élément essentiel pour conserver votre clientèle et distancer la concurrence. Si vous souhaitez éviter que ce flot ne se tarisse, vous ne pouvez pas vous passer de sessions de réflexion.

« Elles servent à faire germer des idées sur une période de temps très courte. Elles sont primordiales si vous essayez de résoudre un problème ou d’atteindre un objectif » explique David Chaudron.

Le secret pour des sessions réussies ? Se concentrer sur les idées, et non sur les résultats.

D’après le psychologue, ces sessions doivent les accueillir « sans les juger dans l’immédiat. Déterminez ce qui fonctionnera ou non après la session de réflexion. En effet, il est essentiel d’organiser une réunion d’équipe spécifique consacrée exclusivement à l’émergence des idées. »

Les réunions de lancement

Vous souhaitez lancer un nouveau projet ou une nouvelle initiative ? Il est primordial d’en informer votre équipe. Une réunion, c’est le moment idéal pour la mettre au courant.

Elles sont efficaces pour plusieurs raisons. Selon David Chaudron, « Les personnes impliquées doivent connaître les objectifs du projet à long terme afin de pouvoir se mettre en phase. Il est indispensable qu’elles sachent quel sera leur rôle, et vous devez obtenir leur adhésion. Ce critère est particulièrement important pour qu’elles s’investissent dans le projet. » En outre, impliquer les collaborateurs et les rassembler autour d’une initiative commune est important pour améliorer la qualité des produits ou services et, in fine, accroître la satisfaction des clients.

Les réunions rétrospectives et retours d’expérience

Au tout début d’un nouveau projet, une réunion de lancement est essentielle. Cependant, si vous souhaitez que votre équipe tire des leçons de cette expérience, il est tout aussi essentiel (si ce n’est plus) de tenir une réunion d’équipe rétrospective. Cela permettra d’identifier de potentiels axes d’amélioration pour accroître sensiblement votre efficacité dans le futur.

« Aucun projet ne se déroule sans accroc », précise Erin Baker. « Les réunions rétrospectives sont l’occasion pour les participants de se rassembler et de discuter ensemble : Qu’est-ce qui s’est bien déroulé ? Où avons-nous rencontré des difficultés ? Quels changements mettre en place pour le prochain projet ? »

Les réunions au sujet du budget et des finances

L’argent engendre souvent des problèmes de communication. C’est pourquoi il est important pour le management de prévoir des réunions d’équipe régulières au sujet des finances. D’autant qu’une utilisation optimale des ressources allouées est un gage de réussite.

« Les budgets sont en général sources de tensions », affirme le psychologue. « Vous vous êtes déjà mis d’accord sur ce qui doit être fait. Il vous reste maintenant à déterminer qui va payer et quand. »

Pour une réunion d’équipe efficace au sujet des finances, les éléments ci-dessous doivent être parfaitement clairs pour les participants :

• Le montant alloué ;
• À quoi va servir cet argent ;
• Le retour sur investissement attendu.

Si vos équipes sont d’accord sur la question du budget, vous réduirez le risque de conflits futurs. Vous pourrez ainsi contrôler les dépenses et limiter les mauvaises surprises.

Les réunions d’équipe à bannir

Venons-en au fait. Maintenant que vous savez quels genres de réunions vous permettront d’obtenir des résultats, abordons celles qui pourraient bien produire l’effet inverse. À savoir : vous faire tourner en rond pour rien. Vous devez absolument éviter ce type de réunions.

Les réunions d’état d’avancement des projets

Pour qu’une équipe réussisse, chaque membre doit être informé des avancées des autres (et de l’équipe dans son ensemble). Cependant, grâce à la technologie, nul besoin de réunir toutes les personnes impliquées dans une seule et même pièce à un moment précis pour en discuter.

« Ces échanges sur l’avancement des projets sont inefficaces », reconnaît Erin Baker. « Pour faire un tour d’horizon des progrès de chacun, il suffit d’envoyer quelques mails ou d’utiliser un outil collaboratif. »

Les points d’avancement fournissent des informations essentielles sur le déroulé des projets, la direction qu’il prend, mais aussi tous les problèmes éventuels à résoudre. C’est donc une partie très importante du flux de travail d’une équipe. Toutefois, au lieu de consacrer des ressources à réunir tout le monde pour partager les nouvelles informations en personne, il peut être beaucoup plus efficace de mettre en place un canal numérique pour proposer des échanges périodiques.

Les réunions sans ordre du jour

Comme l’explique Erin Baker « Bien souvent, des réunions sont planifiées sans vraiment avoir d’objet. » Planifier une réunion sans ordre du jour ni attentes claires, c’est la garantie de vous faire perdre votre temps, mais aussi celui des autres.

Pour tenir une réunion d’équipe efficace, vous devez savoir précisément quels seront les sujets abordés pendant la réunion et ce que vous souhaitez en retirer. Dans l’idéal, les résultats d’une réunion doivent être concrets et significatifs. Par exemple, si le programme d’une réunion d’équipe porte sur un brainstorming pour le lancement d’un nouveau produit, voici les résultats possibles (ou, en d’autres termes, ce que vous devez en retirer) :

• Une liste des 10 produits potentiels ;
• L’identification de l’audience cible pour ce produit ; Une liste des tâches de recherches à effectuer pour chacun des produits (et qui, dans l’équipe, est en charge de chaque tâche) ;
• Les dates limites pour effectuer ces recherches.

Et cela s’applique à tous les échanges entre collaborateurs. Vous devez être au point sur l’objet de la réunion d’équipe et vos attentes, qu’il s’agisse d’une session de réflexion à laquelle assistent 50 personnes ou d’une réunion en tête-à-tête avec votre responsable ou votre PDG.

Les réunions en face à face systématiques

Lorsque l’on évoque des réunions d’équipe, la plupart d’entre nous visualisent un groupe de personnes assises autour d’une table dans une salle de conférence. Si les réunions en face à face ont toujours leur place dans un roulement de réunions productives, bien souvent, il n’est pas nécessaire de participer à ces entrevues en présentiel.

Ainsi, au lieu de vous tourner par défaut vers ce type d’échanges, envisagez des opportunités de réunions virtuelles. Celles-ci offrent de nombreux avantages : elles demandent en général moins d’énergie à organiser, et elles rendent les réunions plus accessibles et plus inclusives pour les membres de l’équipe qui ne peuvent pas s’y rendre en personne, par exemple les personnes en télétravail ou celles qui travaillent dans d’autres bureaux.

En outre, le recours au virtuel permet d’enregistrer l’intégralité de la réunion, ce qui s’avère très utile dans de nombreuses situations. Nous pouvons citer le cas d’un membre clé de l’équipe qui n’aurait pas pu assister à la réunion, ou une formation à partager ultérieurement avec les nouveaux membres de l’équipe.

Choisir le bon type de réunion fait gagner du temps

Les réunions d’équipe sont parfois de vraies pertes de temps. Mais si vous vous en tenez à celles dont vous avez réellement besoin, alors il est possible d’en optimiser les résultats. Pour s’assurer que votre réunion en ligne sera bel et bien productive, voici quelques conseils :

• Établir un ordre du jour clair pour la réunion, et vérifier que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Quels sont les points de discussion clés ? Que souhaitez-vous aborder ? Une préparation est-elle nécessaire en amont ? En connaissant à l’avance les sujets abordés au cours de la réunion, vous vous assurez que tout le monde est prêt. L’échange sera alors plus efficace et vous vous écarterez moins du sujet.
• Connaître les résultats attendus. Cherchez-vous à réduire le taux d’attrition des clients ? Avez-vous besoin de faire valider un budget ? Avez-vous besoin de répartir les projets du mois entre les membres clés de votre équipe ? Déterminez clairement les résultats attendus à l’issue de la réunion. Veillez à ne pas la quitter sans les avoir obtenus.
• Trouver la configuration idéale pour votre réunion. Décidez si la réunion d’équipe doit avoir lieu en personne ou s’il est possible de l’organiser totalement (ou en grande partie) de façon virtuelle.
• Définir clairement les étapes suivantes et les personnes en charge. Peu après la réunion, faites circuler un compte-rendu organisé qui présente de façon claire les prochaines étapes ainsi que les personnes en charge. Il doit également donner les détails des actions à réaliser, les dates limites et la façon dont elles s’intègrent au plan global.

Nous espérons que ces conseils vous aideront à tenir des réunions stratégiques et à améliorer votre productivité au quotidien. Une meilleure organisation impactera positivement la relation entre un manager et ses collaborateurs et favorisera un travail d’équipe efficace et serein. La prise de décisions sera facilitée, car l’information circulera de manière fluide et l’implication des membres de l’équipe sera maximale.