Organiser une réunion efficace : Robert's Rules of Order

Désormais disponible dans sa 12^e édition, le Robert’s Rules of Order est un guide de règles de procédure parlementaire écrit à l’origine en 1876 par Henry Martyn Robert, général dans l’armée. L’ouvrage est aujourd’hui considéré comme une référence en matière de gestion des réunions, utilisé par des organismes allant des gouvernements aux associations professionnelles.

Après la crise sanitaire, le télétravail et le mode hybride sont appelés à durer. D’après une enquête menée par PwC en 2021, 32 % des employeurs prévoient d’augmenter le taux de télétravail dans les années à venir, et 13 % envisagent de passer au télétravail intégral. Seulement 17 % s’efforcent de revenir entièrement en présentiel au plus vite.

Mais les réunions à distance peuvent être complexes à gérer, comme beaucoup d’entre nous ont pu le constater ces dernières années. Qui n’a jamais fait l’expérience d’une réunion interrompue par l’apparition à l’écran de l’enfant d’un participant, ou d’une mauvaise connexion juste avant d’aborder un point essentiel ? Qui a déjà regretté de porter un pantalon de jogging car il pensait qu’on ne verrait rien à l’écran ? Dans ce contexte, il est très difficile de maintenir l’ordre, de s’assurer que la discussion est fluide et d’atteindre les objectifs . Heureusement, utiliser le Robert’s Rules of Order pour vos réunions peut donner un nouveau souffle à votre productivité.

Robert’s Rules of Order, qu’est-ce que c’est ?

L’ouvrage contient des règles spécifiques pour mener avec succès chaque étape d’une réunion, les classifications des différentes motions, des principes de débat et même la manière de définir les différents types de comités. Toutefois, à moins d’être à la tête d’un gouvernement, vous n’aurez probablement pas besoin de toutes ces spécificités. Par chance, l’Université de Cornell a publié un guide simplifié contenant les points principaux les plus utiles.

En bref, le Robert’s Rules of Order se résume à trois principes fondamentaux :

1. Chacun devrait pouvoir s’exprimer une fois avant que quelqu’un d’autre ne prenne à nouveau la parole.
2. Chacun a le droit de savoir ce qu’il se passe, et les intervenants ne devraient être interrompus qu’en cas d’urgence.
3. Une seule motion doit être examinée à la fois.

Une motion, c’est un point de discussion. Une personne émet la motion (« Je propose que nous fassions une pause pour le déjeuner maintenant »). Une autre personne doit accepter ou soutenir la motion pour qu’elle soit prise en considération. Le groupe discute ensuite de la proposition et finit par la résoudre avant de passer à la suivante. Dans le langage officiel, les motions peuvent être résolues ou « rejetées » de différentes manières :

• Votées et adoptées
• Votées et rejetées
• Reportées à un examen ultérieur
• Renvoyées en commission

Les motions constituent le principal moyen de mener à bien des réunions, et chaque participant est autorisé à en présenter une. Voici quelques exemples de motions :

• Motion d’amendement. Utilisez-la pour ajouter, abolir ou effectuer les deux actions dans une motion existante. Une majorité relative est nécessaire pour que l’amendement soit adopté.
• Motion de dépôt. Celle-ci reporte la motion à la prochaine réunion, au cours de laquelle elle devra être présentée à nouveau, sans quoi elle sera considérée caduque. Une majorité relative doit accepter le dépôt de la motion. Une majorité des deux tiers peut également la rejeter au lieu de la déposer.
• Motion de report. Alors que le dépôt ne fait que repousser la motion à la prochaine réunion, une motion de report la reporte à une date ultérieure spécifique. Une majorité relative doit l’approuver.
• Motion de réexamen. Si vous étiez du côté de la majorité lors d’un vote antérieur mais que vous souhaitez désormais changer d’avis, vous pouvez demander un réexamen. Cela nécessite une majorité relative.
• Motion pour limiter le débat. Elle peut s’avérer utile si la discussion s’éternise. Vous avez la possibilité de proposer de limiter le débat à un certain nombre d’intervenants ou à une durée spécifique. Ceci nécessite une majorité des deux tiers.
• Motion de clôture du débat. Si vous pensez qu’il n’y a plus rien à dire, vous pouvez proposer de clore le débat (ou « mettre la question aux voix »), en soumettant directement la motion au vote. Une majorité des deux tiers est requise.
• Consentement unanime. Il ne s’agit pas techniquement d’une motion, mais cela fonctionne de la même manière. Vous pouvez demander le consentement unanime si une motion doit être adoptée sans objection. Le président du conseil (ou l’animateur de la réunion) répète la demande puis marque une pause. S’il n’y a pas d’objection, la motion est adoptée sans vote formel.

En outre, il existe des directives spécifiques concernant les situations où un intervenant peut être interrompu :

• Rappel au règlement : si vous constatez que les règles ne sont pas respectées.
• Enquête parlementaire : pour demander plus d’informations sur les règles.
• Point d’information : pour demander plus d’informations sur la motion.
• Question de privilège : si vous ne parvenez pas à voir ou à entendre, ou si vous rencontrez un problème de sécurité ou de confort.
• Appel : pour contester une décision.
• Objection : pour contester une demande de consentement unanime.

Pourquoi ces règles sont-elles utilisées, et comment peuvent-elles vous aider

Le Robert’s Rules of Order peut être très utile pour gérer les réunions, qu’elles soient virtuelles ou en face à face. Car il est particulièrement difficile d’éviter les digressions lors d’une réunion virtuelle. Le Robert’s Rules of Order propose une feuille de route à suivre, tout en donnant une structure à la réunion et en la rendant moins susceptible de devenir confuse.

Ces règles encouragent également l’équité. Chacun a la possibilité de s’exprimer (presque) sans interruption, ce qui tempère de façon diplomatique ceux qui aiment s’écouter parler. Le responsable de la réunion peut ainsi participer de manière plus active car les échanges s’organisent d’eux-mêmes. Il peut notamment rédiger le procès-verbal, car les motions facilitent l’enregistrement de toutes les informations.

Bien entendu,les règles du Robert’s Rules of Order ne sont pas parfaites. Elles sont très fastidieuses à suivre et leur application nécessite une connaissance approfondie pour s’assurer qu’elles sont correctement interprétées. Mais vous pouvez toujours utiliser une version simplifiée du guide. Bien évidemment, vous devrez aussi vous assurer qu’aucune de vos règles de réunion n’entre en conflit avec le règlement intérieur de votre entreprise, ni même avec la législation nationale ou locale.

Comment tirer parti de ces règles dans le contexte actuel

Le Robert’s Rules of Order a pour objectif d’assurer le bon déroulement des réunions tout en favorisant l’équité et l’impartialité. Mais dans le monde du travail actuel, suivre ces règles à la lettre peut surcharger votre processus. À moins d’être à la tête d’un gouvernement, vous pouvez utiliser des règles simplifiées pour votre management d’équipe.

L’un des avantages de ces règles est que celles-ci encouragent la politesse, le professionnalisme et le respect. Les membres de votre équipe auront l’impression d’être vus, entendus, respectés et de faire partie de l’équipe, où qu’ils se trouvent physiquement. À une époque où de nombreuses entreprises s’efforcent de promouvoir une culture d’entreprise solide au sein de leurs équipes hybrides ou à distance, c’est un avantage considérable.

Ces règles améliorent aussi la productivité. Chaque minute que les collaborateurs passent en réunion est une minute pendant laquelle ils ne travaillent pas activement sur un projet. Veiller au bon déroulement des réunions permet de les raccourcir, de réduire les risques d’inégalité et de ménager les sensibilités.

Slack vous aide à rendre ces règles plus efficaces

Pour les adapter aux équipes hybrides et en télétravail, veillez à ce que les problèmes technologiques n’empêchent personne de s’exprimer. Il est très utile à cette fin d’utiliser une plateforme comme Slack pour planifier vos réunions. Vous pourrez gérer une réunion entièrement par écrit dans un canal Slack spécifique ou utiliser le panel d’outils de la plateforme pour créer à l’avance un plan pour la collaboration et le partage d’écran en temps réel au cours de la réunion.