Réunions hybrides : 6 façons pour optimiser le travail collaboratif

Les options de travail à distance gagnaient déjà en popularité en 2019. À la même époque, une enquête conjointe menée par Slack et GlobalWebIndex révélait que 75 % des salariés bénéficiaient au moins occasionnellement du télétravail. Ensuite, la crise sanitaire a forcé les employeurs, même les plus réticents d’entre eux, à transférer leurs activités en ligne. À la surprise générale, ce fut un succès.

En juin 2020, une enquête de PwC a indiqué que 89 % des employeurs prévoyaient d’autoriser leurs collaborateurs à travailler à distance au moins un jour par semaine à long terme. En janvier 2021, la plupart des employeurs investissaient activement pour soutenir les environnements de travail hybrides, par exemple en adoptant des outils de collaboration virtuelle ou en repensant la disposition des bureaux, selon une autre enquête de PwC. En résumé, le travail hybride incarne l’avenir.

Qu’en est-il des réunions ? Comment organiser des réunions productives et inclusives lorsque certains travailleurs sont sur place et d’autres à distance ? Voici six méthodes pour tirer le meilleur parti des réunions hybrides sur le lieu de travail.

1. Établir et partager un programme

Les réunions hybrides sont plus efficaces lorsqu’elles sont planifiées à l’avance. Lorsque tout le monde ne se trouve pas dans la même pièce, on perd facilement le fil de la conversation. Créez un ordre du jour à l’avance et envoyez-le à tous les participants. Cela permet à chacun de savoir à quoi s’attendre et de rester concentré, qu’il soit au bureau ou à l’autre bout du monde.

2. Tenir compte de l’expérience des salariés

Si vous prévoyez d’utiliser des tableaux blancs, des tableaux à feuilles ou d’autres éléments physiques, prenez le temps de vous connecter et de vérifier vos caméras en amont. Pouvez-vous lire facilement ce que vous partagez ? Serait-il préférable d’envoyer des copies numériques aux membres de l’équipe à distance ? N’oubliez pas qu’ils peuvent se connecter à l’aide de différents appareils, des ordinateurs équipés de grands moniteurs aux smartphones.

3. Tester vos appareils

Combien de fois vous êtes-vous présenté à l’heure à une réunion virtuelle pour passer les dix premières minutes sans son ou avec un décalage agaçant ? Testez votre configuration avant la réunion afin de réduire les risques d’interruption, de coupure de son et autres problèmes techniques.

4. « Agrandir » les participants à distance

Lorsque tout le monde est à distance, il est normal de se voir dans de petites vignettes sur l’écran. Mais lorsque des personnes se trouvent dans la salle de réunions, celles à distance peuvent se sentir dévalorisées lorsqu’elles sont dans une vignette. Installez un ou deux grands moniteurs externes dans la pièce. Lorsqu’une personne à distance prend la parole, diffusez-la sur le grand écran pour qu’elle donne l’impression d’être dans la pièce avec vous.

5. Privilégier la coordination

Les participants à distance peuvent facilement être oubliés lors d’une réunion hybride. C’est là que le professionnalisme de l’animateur entre en jeu : cette personne doit connaître parfaitement l’ordre du jour pour faire avancer la conversation, mais elle doit surtout veiller à ce que chacun dispose d’un temps de parole équitable. Pensez également à jumeler chaque participant à distance avec une personne dans la salle avec laquelle il peut échanger sur Slack s’il a besoin de quelque chose : cette personne pourra par exemple déplacer discrètement une caméra ou demander à quelqu’un de prendre la parole.

6. Utiliser une plateforme personnalisable comme Slack

Il n’est pas nécessaire que toutes les réunions se déroulent en temps réel. Dans Slack, vous pouvez personnaliser les canaux en fonction de différents besoins, y compris pour des réunions asynchrones. S’il n’est pas nécessaire de discuter en face à face, vous pouvez définir une plage horaire pendant les heures de bureau pour que les personnes se connectent et partagent leurs commentaires ou discutent. Vous pouvez facilement partager des documents ou de brefs clips vidéo, exprimer des idées et même procéder à des votes, sans avoir à organiser une réunion hybride en temps réel.

Si une réunion est nécessaire, Slack peut également vous aider. Publiez le programme dans un canal spécifique et demandez aux participants de s’exprimer à l’avance. Vous pouvez ensuite utiliser la plateforme pour intégrer de manière transparente tous les outils nécessaires à votre réunion, de la vidéoconférence au partage de documents. Il s’agit d’un moyen rationalisé pour que les équipes évoluent à l’unisson, quel que soit l’endroit où elles se trouvent physiquement.

Trouver la bonne combinaison

Les réunions hybrides concentrent les défis. Qu’il s’agisse de problèmes techniques ou de faire en sorte que les participants à distance se sentent inclus, vous devrez être vigilant pour faire avancer la discussion de manière proactive. Mais en suivant nos conseils et en utilisant une plateforme de collaboration comme Slack, vous contribuerez grandement à la réussite de vos réunions hybrides.