Méthode gestion de projet : comment suivre l’avancement ?

Un échec peut vous coûter cher. Le suivi de projet vous permet d’anticiper les problèmes et de prendre les mesures nécessaires pour les recadrer.

L’enquête « Pulse of the Profession » de 2020 du Project Management Institute révèle que les entreprises gaspillent en moyenne 11,4 % de leurs investissements totaux à cause de projets peu performants. Par ailleurs, 67 % des collaborateurs qui sous-estiment l’importance d’une solide gestion de projet voient leurs projets échouer.

Chaque projet fait intervenir plusieurs variables : personnes, délais, budgets, critères d’acceptation, risques, satisfaction des parties prenantes, etc. Chacune de ces variables a une incidence sur l’autre, et il incombe au chef de projet de veiller à ce que le projet se déroule comme prévu. C’est là que le suivi entre en jeu.

Les avantages du suivi de projet

Le suivi d’un projet consiste à contrôler son avancement par rapport au planning initial. Le but est de prendre des mesures correctives dès que vous repérez des écarts par rapport au planning établi (ou des événements susceptibles d’engendrer de tels écarts) afin que l’équipe reste dans les temps.

Grâce à un suivi efficace de l’avancement des projets :

Le planning est respecté

Lorsque vous suivez l’avancement d’un projet sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, vous savez si les objectifs intermédiaires sont atteints ou non. Si vous anticipez un éventuel retard au niveau de la livraison du projet, vous pouvez :

• agrandir votre équipe ;
• réduire la portée du projet.

Si ces options ne sont pas possibles en raison de contraintes budgétaires ou d’exigences de qualité strictes, négociez une prolongation du délai avec le client ou le commanditaire du projet.

Le budget n’est pas dépassé

Le dépassement des coûts est l’une des principales causes de l’échec d’un projet. Par exemple, d’après les données de Statista, les projets de mise en œuvre de systèmes ERP (Enterprise Resource Planning, Planification des ressources d’entreprise) à l’échelle mondiale ont dépassé le budget qui leur avait été alloué de 74 % en 2011 et 2017, de plus de 50 % entre 2012 et 2016, et de 66 % en 2020.

De manière générale, la progression d’un projet d’un point A à un point B n’est jamais linéaire, en raison des incertitudes et de l’évolution des attentes. Mais si vous assurez un suivi et un contrôle rigoureux des dépenses liées à ce projet, vous avez plus de chances de rester dans les limites du budget.

L’utilisation des ressources est optimisée

Le fait de savoir comment sont réparties les tâches et quelles sont celles qui prennent du retard vous permet de procéder aux ajustements nécessaires en matière de ressources. Le collaborateur A n’est peut-être pas le plus apte à assumer une certaine tâche. Le collaborateur B est peut-être débordé, tandis que le collaborateur C attend qu’une tâche lui soit confiée.

Lorsque vous disposez d’une visibilité claire sur la charge de travail de votre équipe, les tâches sont réparties plus équitablement et de l’aide peut être apportée quand et où elle est nécessaire.

Méthode de suivi de l’avancement des projets

Le suivi de l’avancement des projets passe par une combinaison de plusieurs approches :

Réunions d’équipe

Planifiez des réunions quotidiennes ou hebdomadaires, que ce soit en présentiel dans la même pièce ou virtuellement par visioconférence. Profitez-en pour faire un point sur le statut des tâches, les difficultés rencontrées par l’équipe et les risques potentiels qui peuvent freiner la progression globale du projet.

La valeur ajoutée de Slack

Lorsque tous les intervenants ne peuvent se réunir au même endroit, Slack fonctionne parfaitement avec Zoom et les appels Microsoft Teams. Ainsi, vous n’avez pas à basculer entre les applications pour lancer ou rejoindre des réunions.

Réunions individuelles

Prendre le temps de rencontrer individuellement chaque membre de l’équipe permet de tisser des liens solides et de déterminer si les chefs de projet sont en phase avec leurs équipes en termes d’objectifs et d’attentes.

La valeur ajoutée de Slack

Si un entretien en face à face n’est pas envisageable, Slack propose une messagerie privée et des appels vidéo individuels via sa fonctionnalité de messagerie intégrée.

Feuilles de temps

Les feuilles de temps indiquent le temps que consacrent les salariés à leurs tâches, permettant aux chefs de projet :

• de désigner les collaborateurs les plus qualifiés pour assumer chaque tâche ;
• de recenser la disponibilité des collaborateurs afin de répartir la charge de travail de manière plus équitable ;
• d’identifier les collaborateurs qui pourraient avoir besoin d’une formation supplémentaire ;
• d’anticiper les retards ;
• d’estimer les coûts attendus.

La valeur ajoutée de Slack

Slack s’intègre à des outils de gestion des feuilles de temps tels que TrackingTime et Quidlo Timesheets, permettant de faciliter la gestion du temps.

Mise à jour des tâches

La mise à jour régulière des tâches effectuées permet aux chefs de projet d’évaluer le pourcentage d’achèvement des projets, de savoir si les collaborateurs respectent les contraintes de qualité, de déterminer si certains membres de l’équipe ont besoin d’aide, de vérifier si les dépenses liées au projet restent maîtrisées, et de s’assurer que les objectifs généraux du projet ont été efficacement communiqués.

La valeur ajoutée de Slack

Slack est compatible avec des outils de gestion des tâches tels qu’Asana, Wrike et Flow, de sorte que les équipes peuvent facilement publier des mises à jour des tâches et des projets sans quitter la plateforme.

Rapports sur l’état d’avancement

Les rapports hebdomadaires ou mensuels sur l’état d’avancement des projets permettent aux chefs de projet de prendre du recul et de réfléchir aux éléments positifs et négatifs observés au cours de la semaine ou du mois précédent. Ils peuvent ensuite appliquer ces enseignements au projet en cours.

La valeur ajoutée de Slack

Slack prend en charge le partage collaboratif de fichiers et de documents et s’intègre à des outils de stockage cloud comme Google Drive, OneDrive et Dropbox, afin que vous puissiez télécharger et récupérer des rapports où que vous soyez et à tout moment.

Méthodes et indicateurs usuels pour suivre l’avancement des projets

Les chefs de projet utilisent une variété de méthodes, d’outils et d’indicateurs pour suivre l’avancement des projets :

Étapes

Dans le calendrier d’un projet, les étapes marquent des événements importants pouvant avoir un impact positif ou négatif sur ce calendrier (dates de début/fin des différentes phases, finalisation des livrables, validations du client, etc.).

Pourcentage d’achèvement

Les diagrammes de Gantt proposés par des outils de gestion de projet tels que Microsoft Project, TeamGantt et Teamwork permettent de suivre l’avancement des projets au niveau des tâches individuelles. Semaine après semaine, à mesure que les tâches sont commencées et finalisées, le pourcentage d’avancement global des projets s’ajuste automatiquement.

Valeur acquise

La valeur acquise (EV) mesure la quantité de travail accompli par rapport au plan préétabli. Pour calculer la valeur acquise, il convient de multiplier le pourcentage d’achèvement par le budget total d’un projet.

Si votre budget est de 10 000 $ et que votre pourcentage d’achèvement est de 40 %, la valeur acquise est de 4 000 $.

• EV = % d’achèvement x budget total
• EV = 40 % x 10 000 $
• EV = 4 000 $

Cependant, d’autres paramètres doivent également être calculés pour évaluer avec précision la valeur acquise :

Écart par rapport au calendrier (SV)

La valeur SV correspond à la différence entre l’avancement prévu et réel à date. Le projet accuse un retard par rapport au calendrier si la valeur SV résultante est négative, respecte le calendrier si cette valeur est nulle, et est en avance par rapport au calendrier si la valeur est positive.

Pour obtenir la valeur SV, il convient de calculer la différence entre la valeur acquise et la valeur planifiée (PV), qui représente le montant budgétisé pour le travail à réaliser.

• SV = EV - PV

Si la valeur planifiée à date est de 5 000 $ (ce qui signifie que 50 % du projet devrait déjà être finalisé) la valeur SV sera calculée comme suit :

• SV = 4 000 $ - 5 000 $
• SV = -1 000 $

La valeur SV est négative, indiquant que le projet accuse un retard.

Écart de coûts (CV)

Cette valeur représente la différence entre le montant budgétisé et les coûts réels à date. Pour calculer l’écart de coûts, il convient de soustraire les coûts réels (AC) de la valeur EV. Une valeur CV négative marque un dépassement du budget dans le cadre d’un projet ; une valeur de zéro indique qu’il respecte le budget ; une valeur positive signifie qu’il n’utilise pas tout le budget prévu.

Imaginons que la valeur AC soit de 4 500 $.

• CV = EV - AC
• CV = 4 000 $ - 4 500 $
• CV = -500 $

La valeur CV est négative, indiquant que le projet dépasse le budget alloué.

Indice de performance du calendrier (SPI)

À l’instar de la valeur SV, la valeur SPI indique non seulement si un projet respecte, est en retard ou en avance par rapport au calendrier, mais également dans quelle mesure. Pour calculer la valeur SPI, il convient de diviser la valeur EV par PV. Reprenons le même exemple :

• SV = EV/PV
• SPI = 4 000 $/5 000 $
• SPI = 0,8

Le projet est en retard de 20 % par rapport au calendrier.

Indice de performance des coûts (CPI)

À l’instar de la valeur CV, la valeur CPI renseigne sur l’efficacité des coûts d’un projet et fournit également une estimation de l’écart.

• CPI = EV/AC
• CPI = 4 000 $/4 500 $
• CPI = 0,89

Le projet dépasse le budget à hauteur de 11 %.

Suivez l’avancement de vos projets pour assurer leur réussite

L’échec d’un projet peut se matérialiser sous différentes formes : feuilles de temps bâclées, dépassement de budget, livrables de mauvaise qualité, mécontentement de l’utilisateur final, processus inefficaces, problèmes de communication, etc. Le suivi de l’avancement des projets est ainsi extrêmement important pour garantir leur réussite. À travers l’utilisation des méthodes, des outils et des indicateurs appropriés, le suivi de l’avancement des projets peut orienter les actions de votre équipe et vous permettre d’anticiper des problèmes avant qu’ils ne surviennent.