Mit Tools, Methoden und Metriken den Projektfortschritt messen

Wenn ein Projekt scheitert, ist das teuer. Mit dem Nachverfolgen des Projektfortschritts kannst du Probleme vorhersehen und die nötigen Schritte unternehmen, um ein Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Laut der Studie „Pulse of the Profession“ des Project Management Institute aus dem Jahr 2020 verschwenden Unternehmen im Durchschnitt 11,4 % ihrer Gesamtinvestitionen wegen schlechter Projektleistungen. Zusätzlich sehen 67 % derjenigen, die die Bedeutung eines soliden Projektmanagements unterschätzen, ihre Projekte völlig scheitern.

Jedes Projekt besteht aus mehreren beweglichen Teilen, darunter Menschen, Zeitpläne, Budgets, Abnahmekriterien, Risiken und die Zufriedenheit der Stakeholder:innen. Das eine beeinflusst das andere, und es ist die Aufgabe der Projektmanager:innen, dafür zu sorgen, dass das Projekt nach Plan verläuft. Hier kommt die Projektverfolgung ins Spiel.

Vorteile der Projektverfolgung

Bei der Projektverfolgung wird der Fortschritt eines Projekts im Vergleich zum ursprünglichen Projektplan überwacht. Das Ziel ist es, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, sobald du Abweichungen entdeckst (oder Ereignisse, die zu Abweichungen führen können), damit das Projekt-Team auf Kurs bleibt.

Im Idealfall kann dein Projekt-Team durch Projektverfolgung:

Im Zeitplan bleiben

Wenn du den Fortschritt täglich, wöchentlich oder monatlich verfolgst, weißt du, ob die Meilensteine erreicht werden oder nicht. Wenn du eine mögliche Verzögerung bei der Projektabwicklung voraussiehst, kannst du:

• Mehr Leute einbinden
• Den Umfang des Projekts reduzieren

Wenn diese Optionen aufgrund von Budgetbeschränkungen oder strengen Qualitätsanforderungen nicht zur Verfügung stehen, setze dich mit den Kund:innen oder Projektsponsor:innen zusammen, um eine Fristverlängerung auszuhandeln.

Im Budget bleiben

Kostenüberschreitungen sind einer der Hauptgründe für das Scheitern von Projekten. Nach Angaben von Statista haben zum Beispiel die weltweiten ERP-Implementierungen zwischen 2011 und 2017 die Projektbudgets um 74 %, zwischen 2012 und 2016 um mehr als 50 % und 2020 um 66 % überstiegen.

Im Allgemeinen verläuft ein Projekt wegen Unsicherheiten und wechselnden Erwartungen nie reibungslos. Aber wenn du die Projektausgaben sorgfältig verfolgst und genau kontrollierst, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass du dein Budget einhältst.

Ressourcen maximieren

Wenn du weißt, wer was macht und welche Aufgaben im Rückstand sind, kannst du die Ressourcen entsprechend anpassen. Vielleicht ist Teammitglied A nicht die beste Person, um eine bestimmte Aufgabe anzugehen. Vielleicht hat Teammitglied B etwas zu viel zu tun, während Teammitglied C herumsitzt und auf Aufgaben wartet.

Wenn du einen klaren Überblick über die Arbeitsbelastung deines Projekt-Teams hast, werden die Aufgaben gleichmäßiger verteilt und Hilfe kann bereitgestellt werden, wann und wo sie gebraucht wird.

Wie du den Projektfortschritt verfolgst

Die Verfolgung des Projektfortschritts erfordert eine Kombination aus verschiedenen Ansätzen:

Team-Meetings

Plane tägliche oder wöchentliche Meetings, entweder physisch im selben Raum oder virtuell per Videokonferenz. Nutze sie, um über den aktuellen Stand der Aufgaben, eventuelle Schwierigkeiten der Projekt-Teams und potenzielle Risiken, die den Fortschritt beeinträchtigen könnten, zu sprechen.

Wie dich Slack unterstützt

Wenn du nicht am selben Ort sein kannst, arbeitet Slack nahtlos mit Zoom und Microsoft Teams zusammen, sodass du nicht zwischen den Apps wechseln musst, um Meetings zu starten oder daran teilzunehmen.

Einzel-Meetings

Wenn du dir die Zeit nimmst, dich mit den einzelnen Projektmitgliedern zu treffen, stärkt das nicht nur die Beziehungen, sondern gibt den Projektmanager:innen auch die Möglichkeit zu erkennen, ob sie mit ihren Projekt-Teams in Bezug auf Ziele und Erwartungen übereinstimmen.

Wie dich Slack unterstützt

Wenn ein persönliches Meeting keine Option ist, unterstützt Slack über die integrierte Nachrichtenfunktion private Nachrichten und persönliche Videoanrufe.

Zeiterfassungsbögen

In den Zeiterfassungsbögen wird festgehalten, wie viel Zeit die Teammitglieder für ihre Aufgaben aufwenden, was es wiederum den Projektmanager:innen ermöglicht:

• Zu verstehen, welche Teammitglieder für welche Aufgaben besser geeignet sind
• Zu ermitteln, wann Teammitglieder verfügbar sind, damit die Arbeitslast gerechter verteilt wird
• Zu ermitteln, welche Teammitglieder zusätzliches Training benötigen
• Zu antizipieren, wann Verzögerungen auftreten können
• Zu schätzen, was die voraussichtlichen Kosten sein werden

Wie dich Slack unterstützt

Slack kann in Zeiterfassungstools wie TrackingTime und Quidlo Timesheets integriert werden, um die Zeiterfassung und den Austausch zu erleichtern.

Aufgaben-Updates

Durch rechtzeitige Aufgaben-Updates können Projektmanager:innen feststellen, wie viel Prozent des Projekts abgeschlossen sind, ob die Teammitglieder die Qualitätsrichtlinien einhalten, welche Projekt-Teammitglieder Hilfe brauchen, ob die Projektausgaben im Plan liegen und ob die Gesamtziele des Projekts effizient kommuniziert wurden.

Wie dich Slack unterstützt

Slack arbeitet mit Aufgaben-Management-Tools wie Asana, Wrike und Flow zusammen, sodass Projekt-Teams problemlos relevante Aufgaben- und Projekt-Updates posten können, ohne die Plattform zu verlassen.

Statusberichte

Anhand von wöchentlichen oder monatlichen Statusberichten können die Projektmanager:innen Bilanz ziehen und darüber nachdenken, was in der vergangenen Woche oder im vergangenen Monat richtig oder falsch gelaufen ist. Dann können sie das Gelernte auf den Teil des Projekts anwenden, der noch nicht abgeschlossen ist.

Wie dich Slack unterstützt

Slack unterstützt die gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten und lässt sich in Cloud-Speicher-Tools wie Google Drive, OneDrive und Dropbox integrieren, sodass du rund um die Uhr von überall aus Berichte hochladen und abrufen kannst.

Beliebte Methoden und Metriken für die Verfolgung des Projektfortschritts

Projektmanager:innen verwenden eine Vielzahl von Methoden, Tools und Metriken, um den Fortschritt zu verfolgen. Einige der beliebtesten sind:

Meilensteine

Meilensteine sind Punkte im Projektzeitplan, die wichtige Ereignisse markieren, die sich positiv oder negativ auf den Projektzeitplan auswirken können, wie z. B. die Start-/Endtermine verschiedener Phasen, die Fertigstellung wichtiger Leistungen und Genehmigungen von Kund:innen.

Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben

Gantt-Diagramme in Projektmanagement-Tools wie Microsoft Project, TeamGantt und Teamwork verfolgen den Fortschritt anhand der einzelnen Aufgaben. Woche für Woche, wenn Aufgaben begonnen und abgeschlossen werden, passt sich der Prozentsatz der Fertigstellung des Gesamtprojekts automatisch an.

Ertragswert

Der Ertragswert (EV) misst, wie viel Arbeit im Vergleich zum Plan fertiggestellt wurde. Damit du den Ertragswert berechnen kannst, multiplizierst du den Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben mit dem Gesamtbudget des Projekts.

Wenn dein Budget 10.000 Euro beträgt und dein Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben 40 % beträgt, beträgt der Ertragswert 4.000 Euro.

• EV = % Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben x Gesamtbudget
• EV = 40 % x 10.000 Euro
• EV = 4.000 Euro

Um den Ertragswert vollständig zu erfassen, müssen jedoch auch andere Metriken berechnet werden, wie zum Beispiel:

Zeitplanabweichung (SV)

Der SV-Wert ist die Differenz zwischen dem erwarteten und dem tatsächlichen Fortschritt bis jetzt. Das Projekt liegt hinter dem Zeitplan, wenn die resultierende SV negativ ist, im Zeitplan, wenn sie null ist und vor dem Zeitplan, wenn sie positiv ist.

Damit du den SV-Wert erhältst, berechnest du die Differenz zwischen dem Ertragswert und dem geplanten Wert (PV), der der budgetierte Betrag für die zur Fertigstellung vorgesehene Arbeit ist.

• SV = EV-PV

Wenn der bisher geplante Wert 5.000 Euro beträgt, d. h. 50 % des Projekts sollten bereits abgeschlossen sein, wird der Wert wie folgt berechnet:

• SV = 4.000 Euro-5.000 Euro
• SV =-1.000 Euro

Der SV-Wert ist negativ, also ist das Projekt im Verzug.

Kostenabweichung (CV)

Damit wird die Differenz zwischen dem veranschlagten Betrag und den bisherigen tatsächlichen Kosten gemessen. Damit du die Kostenabweichung berechnen kannst, ziehst du die tatsächlichen Kosten (AC) von EV ab. Ein negativer CV bedeutet, dass das Projekt über dem Budget liegt, ein Null-Wert, dass es im Budget liegt, und ein positiver, dass es unter dem Budget liegt.

Nehmen wir an, dein AC-Wert beträgt 4.500 Euro.

• CV = EV-AC
• CV = 4.000 Euro-4.500 Euro
• CV = -500 Euro

Der CV-Wert ist negativ, also liegt das Projekt über dem Budget.

Zeitplan-Leistungsindex (SPI)

Genau wie der SV-Wert zeigt der SPI-Wert an, ob ein Projekt im, hinter oder vor dem Zeitplan liegt, aber auch um wie viel. Damit du den SPI-Wert berechnen kannst, teilst du den EV- durch den PV-Wert. Nehmen wir das gleiche Beispiel:

• SPI = EV/PV
• SPI = 4.000 Euro/5.000 Euro
• SPI = 0,8

Das Projekt liegt 20% hinter dem Zeitplan zurück.

Kostenleistungsindex (CPI)

Ähnlich wie der CV-Wert zeigt der CPI die Kosteneffizienz des Projekts an und liefert auch eine Schätzung der Abweichung.

• CPI = EV/AC
• CPI = 4.000 Euro/4.500 Euro
• CPI = 0,89

Das Projekt liegt 11 % über dem Budget.

Verfolge deine Projekte um erfolgreich zu sein

Es gibt verschiedene Gründe, warum Projekte scheitern: verpatzte Zeitpläne, Budgetüberschreitungen, schlechte Qualität der Ergebnisse, Unzufriedenheit der Endbenutzer:innen, ineffiziente Prozesse, Missverständnisse – die Liste lässt sich noch lange fortsetzen. Deshalb ist die Verfolgung des Projektfortschritts extrem wichtig für den Erfolg. Mit den richtigen Methoden, Tools und Metriken kann die Projektverfolgung das Handeln deines Projekt-Teams steuern und dich sogar vor Problemen warnen, bevor sie auftreten.