Productivité

Organisation des tâches : tout savoir sur l’organisation du travail

Vous faites face à une avalanche d’échéances et de documents ? Pas d’inquiétude, voici quelques conseils pour vous aider à vous organiser efficacement.

Auteur : Lauren Johnson23 décembre 2019Illustration par Robert Samuel Hanson

Au travail, une organisation efficace n’implique pas uniquement de respecter les échéances et d’atteindre ses objectifs personnels. Lorsque vous êtes en mesure de gérer efficacement votre travail, vos collègues eux aussi en tirent des bénéfices.

Je ne ferai probablement jamais partie de ceux qui aiment organiser leur espace de travail, qu’il soit numérique ou physique. Je m’arrange généralement pour limiter l’organisation au minimum vital, mais je me demande souvent à quel point je gagnerais du temps et réduirais mon stress en adoptant une approche un peu plus rigoureuse.

Eh bien, il n’est jamais trop tard pour repartir sur de bonnes bases. Voici quelques conseils pour mieux gérer vos messages, vos documents, vos contacts et votre temps.

Contrôlez l’avalanche de notifications, messages et e-mails.

Même les mieux organisés d’entre nous peinent à gérer un flux toujours plus important d’e-mails, de notifications et de messages. Notre dernier rapport sur l’état du travail révèle que les salariés les plus impliqués reçoivent généralement entre 50 et 100 e-mails par jour.

Sheena Iyengar, professeure à la Columbia Business School, révèle qu’un salarié moyen traite un volume d’informations équivalent à 174 journaux au cours d’une journée classique.

Le volume de communications numériques va continuer d’augmenter, et nous utilisons de plus en plus d’applications. Par conséquent, pour ne pas finir noyés dans ce nouvel environnement de travail, il est essentiel de mettre en place un système pour gérer nos messages.

Vous devez également définir des limites à votre système. Pour Sarah K. Peck, auteure et consultante pour les startups, le manque de limites claires est l’une des raisons à notre manque d’organisation numérique.

« Nous peinons généralement à établir des limites et des priorités », explique-t-elle. « Ces lacunes se retrouvent dans nos habitudes de consommation, qui expliquent notamment le succès que rencontre Marie Kondo avec ses conseils de rangement. Nous manquons d’organisation dans nos vies numériques et réelles. »

Organisation des tâches : tout savoir sur l’organisation du travail

Vous ne serez jamais en mesure de contrôler totalement quand une personne vous envoie des messages, mais vous pouvez gérer la manière dont vous consultez et traitez les messages les moins urgents. Mme Peck recommande d’informer vos collègues et responsables de la meilleure manière dont ils peuvent vous contacter pendant la journée. Une fois que vous avez mis en place un système pour gérer vos messages, faites-en part avec eux pour qu’ils puissent respecter les limites que vous avez définies.

Vous pouvez par exemple prévoir un créneau quotidien de 30 à 45 minutes consacré à la lecture de vos messages. Pendant cette période, vous devez définir quels messages sont urgents et lesquels vous pouvez traiter plus tard.

Pour les messages que vous ne pouvez pas traiter dans l’immédiat, définissez une date butoir pour y répondre. Vous pouvez par exemple fixer un délai de traitement de 48 heures.

Évitez absolument de programmer des réunions ou d’effectuer d’autres tâches pendant ces créneaux. Vous pouvez même vous créer votre petit rituel, en vous préparant un bon café, en mettant votre casque et en écoutant vos morceaux préférés.

Apprenez à gérer vos documents numériques

Nous en avons tous fait l’expérience : vous travaillez dans un document partagé et vous sentez que vous avez bien progressé, avant de vous rendre compte que vous avez passé tout ce temps à travailler dans une version obsolète. Ou peut-être que vous avez l’habitude de stocker vos documents en désordre sur votre bureau ou de les laisser dans le dossier de téléchargement.

Dans un article du magazine en ligne Bustle, Carolyn Steber explique que vous devez absolument changer ces mauvaises habitudes, car elles ne permettent pas de mettre en place un système de stockage intuitif. Elle recommande également de vider le dossier des téléchargements, qui contient probablement de nombreux fichiers dont vous n’avez plus besoin.

Organisation des tâches : tout savoir sur l’organisation du travail

Créez-vous une convention pour nommer vos fichiers, afin de gérer efficacement les différentes versions d’un même document. Vous pouvez par exemple envoyer une version préliminaire nommée « V1_version_préliminaire » à votre responsable, puis nommer la version suivante « V2_version_préliminaire. » Au final, la manière dont vous nommez vos fichiers importe peu, mais vous devez vous y tenir.

Dans un récent entretien, Courtney Nolan, responsable de la relation avec les clients stratégiques chez Dropbox, a présenté en détail comment les salariés avaient créé leur système de gestion documentaire chez ce leader du stockage de fichiers en ligne.

« Vous devez faire au plus simple pour que chacun comprenne immédiatement », explique-t-elle au sujet des bonnes pratiques en matière de convention d’appellation. « Vous devez opter pour un système logique et contextuel. Souvent, les utilisateurs mémorisent plus facilement un nom de client, un nom d’intervenant, ou le contexte d’une présentation. Et ce sont ces éléments contextuels qu’ils vont utiliser pour rechercher des fichiers. »

Bustle suggère également d’utiliser un fond d’écran avec des éléments visuels facilitant le regroupement des fichiers et dossiers.

Établissez de bons rapports avec vos collègues

Lorsque nous réfléchissons à la manière d’améliorer notre organisation, nous pensons souvent à la charge de travail, pas forcément aux rapports avec les autres. Mais il est indispensable de comprendre de quelle manière nos collègues contribuent au travail d’équipe et à l’entreprise pour établir une véritable coordination.

Il est également important de comprendre les relations entre les rôles et les équipes, pour travailler plus efficacement. Si vous constatez que vous travaillez de manière cloisonnée, prenez le temps de mieux comprendre les collègues qui vous entourent et la relation entre leur manière de travailler et la vôtre.

Organisation des tâches : tout savoir sur l’organisation du travail

Dans votre service, prenez un moment pour apprendre à mieux connaître :

  • Le nom et le rôle de chaque membre dans l’entreprise
  • Ce que vos collègues font au quotidien
  • Leur emploi du temps, pour savoir quand ils sont occupés
  • Leur manière de travailler, notamment qui prend les initiatives ou qui préfère gérer les problèmes de manière indépendante
  • Leurs objectifs personnels au sein de votre entreprise

N’oubliez pas de partager avec eux des informations sur vous, pour qu’ils puissent déterminer la meilleure manière de travailler avec vous.

Pour continuer sur le sujet : Comment choisir les modes et canaux de communication les plus efficaces pour développer les relations avec vos collègues.

Protégez la ressource la plus précieuse : le temps

Le temps est sans conteste l’un des aspects les plus difficiles à gérer au travail. Même si vous êtes un pro de l’organisation, vos collègues pourront anéantir tous vos efforts en manquant une échéance ou en organisant une réunion qui traîne en longueur.

Dans la Harvard Business Review, Elizabeth Grace Saunders, experte de l’organisation, explique : « Même si nous ne contrôlons pas toujours la manière dont les autres communiquent avec vous, vous pouvez souvent gérer vos délais de réponse. Vous pouvez par exemple recevoir un message à 22 h, et y répondre seulement le lendemain matin, ou même le lundi matin si vous le recevez pendant le week-end. »

En d’autres termes, pour gérer efficacement votre temps quand vous collaborez avec les autres, vous devez définir vos limites et les communiquer à vos collègues.

Organisation des tâches : tout savoir sur l’organisation du travail

Chez Slack, nous sommes nombreux à définir des périodes “Ne pas déranger” dans notre emploi du temps, surtout à l’approche d’une échéance. Ainsi, les collègues savent que nous ne souhaitons pas être sollicités.

Mais que faire si vous vous laissez facilement distraire ? Monique Valcour, coach et spécialiste du développement professionnel, suggère de s’attaquer à la cause profonde du problème, en réfléchissant à ce qui ne fonctionne pas efficacement dans votre charge de travail.

Et si vous avez l’habitude de vous perdre facilement dans vos recherches, Sheena Iyengar recommande de définir des limites à la collecte d’informations. En fonction de la taille du projet, vous pouvez par exemple vous bloquer un créneau de deux heures (et pas une minute de plus) pour effectuer les recherches nécessaires.

« Si vous vous dites que vous allez mener vos recherches librement pour voir où ça vous mène, vous perdrez deux heures avant de vous rendre compte que vous n’avez rien accompli », explique-t-elle.

Pour rester organisé au travail, vous devez garder votre équipe à l’esprit

Aménager du temps pour rester organisé implique de créer des systèmes et des limites qui vous conviennent. Les solutions que vous mettez en place pour augmenter la productivité au travail vous permettent également d’indiquer à vos collègues que vous respectez leur temps et leurs contributions.

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