Produktivität

Strukturiert und organisiert arbeiten: Ein Leitfaden

Ertrinkst du in einer Flut von Deadlines und Dokumenten? Keine Sorge, mit diesen Tipps kannst du dich besser organisieren

Autor: Lauren Johnson23. Dezember 2019Illustration von Robert Samuel Hanson

Bei organisierter Arbeit geht es nicht nur um die Einhaltung von Fristen oder individuellen Leistungszielen. Wenn Mitarbeitende ihre Arbeit effizient erledigen, profitieren auch ihre Teammitglieder davon.

Ich werde nie zu der Sorte Mensch gehören, die Freude am Organisieren ihrer digitalen und physischen Räume hat. Ich habe zwar festgestellt, dass ich in der Regel mit einem Minimum an Organisation auskomme, aber ich frage mich oft, wie viel Zeit und Stress ich mir ersparen würde, wenn ich ein wenig sorgfältiger wäre.

Die Zeit der guten Vorsätze und Neuanfänge ist gekommen. Wenn du also auf der Suche nach Inspiration bist, wie du bei der Arbeit organisiert bleiben kannst, haben wir Tipps für dich, wie du deine Nachrichten, Dokumente, Beziehungen und Zeit in den Griff bekommst.

Verwalte die Flut an Benachrichtigungen, Nachrichten und E-Mails

Selbst die am besten Organisierten unter uns kämpfen gegen die ständig steigende Flut von E-Mails, Apps und Benachrichtigungen an. In unserem jüngsten State of Work-Bericht haben wir festgestellt, dass die am stärksten engagierten Wissensarbeitenden durchschnittlich 50 bis 100 E-Mails pro Tag erhalten.

Und wenn dir das nicht die Sprache verschlägt, dann bedenke Folgendes: Laut Sheena Iyengar, Professorin an der Columbia Business School, liest eine durchschnittliche Arbeitskraft in einem Industrieland an einem normalen Arbeitstag Informationen im Umfang von 174 Zeitungen durch.

Die digitale Kommunikation zeigt keine Anzeichen einer Verlangsamung und die App-Nutzung nimmt zu. Wenn wir also in der modernen Arbeitsumgebung bestehen wollen, ist es wichtiger denn je, ein System zur Verwaltung unserer Nachrichten zu schaffen.

Außerdem musst du dein Organisationssystem durch Grenzen schützen. Laut Sarah K. Peck, einer Autorin und Startup-Beraterin, sind unzureichende Grenzen einer der Gründe, warum wir digital so desorganisiert sind.

„Kulturell gesehen sind wir furchtbar schlecht darin, Grenzen zu ziehen und Prioritäten zu setzen“, schreibt Peck. „Dies spiegelt sich zum Teil in unseren Konsumgewohnheiten und dem weitreichenden Ruhm von Marie Kondos minimalistischem Lebensstil wider: Wir ertrinken in physischem und digitalem Durcheinander.“

Strukturiert und organisiert arbeiten: Ein Leitfaden

Du wirst zwar nie ganz kontrollieren können, wann dir eine Person eine Nachricht schickt, aber du kannst festlegen, wann du die weniger dringenden Nachrichten liest und beantwortest. Peck empfiehlt, mit den Teammitgliedern und Führungskräften zu besprechen, wie sie während des Arbeitstages am besten mit einem kommunizieren können. Und wenn du dein System für die Verwaltung deiner Nachrichten erstellt hast, teile es mit deinen Kolleg:innen und Vorgesetzten, damit sie dir helfen können, diese Grenzen zu wahren.

Plane beispielsweise einen 30- bis 45-minütigen Zeitblock als wiederkehrendes Kalenderereignis ein, um diese Zeit jeden Tag für das Lesen von Nachrichten zu reservieren. Lege während dieses Zeitblocks fest, welche Nachrichten dringend sind und welche du später beantworten kannst.

Für Nachrichten, die du nicht sofort beantworten kannst, solltest du dir eine Frist setzen, bis zu der du dich bei den Absender:innen zurückmelden musst. Du kannst dir etwa vornehmen, dass du Nachrichten innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt beantwortest.

Widerstehe dem Drang, in der Zeit, in der du deine Nachrichten verwaltest, Meetings zu planen oder andere Aufgaben zu erledigen. Du kannst sogar ein Ritual dafür schaffen: Mache dir eine Tasse deines Lieblingstees oder -kaffees, setze Kopfhörer auf und höre deine Lieblingssongs.

Ordne den digitalen Dokumentendschungel

Du kennst sicher diesen Albtraum: Du arbeitest an einem gemeinsam genutzten Dokument und freust dich über die Fortschritte, die du machst, bis du feststellst, dass du die ganze Zeit in einer alten Version der Datei gearbeitet hast. Oder vielleicht speicherst du Dokumente wahllos auf deinem Desktop oder im gefürchteten Download-Ordner.

Im Online-Magazin Bustle schreibt die Autorin Carolyn Steber, dass diese Speicherpraktiken schlechte Angewohnheiten sind, mit denen du brechen solltest, weil sie kein intuitives System für die Organisation deiner Dateien bieten. Sie rät: „Nein, du wirst dieses alte Konzertkarten-PDF nie brauchen, also lösche den Inhalt deines Download-Ordners.“

Strukturiert und organisiert arbeiten: Ein Leitfaden

Die Erstellung eines Dateinamensystems ist eine der besten Möglichkeiten, um mehrere Versionen desselben Dokuments zu verwalten. Ich könnte etwa einen Artikelentwurf namens „V1_Organisation101“ mit meinem Redakteur teilen. Gemäß diesem System nenne ich meinen zweiten Entwurf „V2_Organisation101“. Es ist eigentlich egal, wie du deine Dateien benennst – wichtig ist nur, dass du sie einheitlich benennst.

In einem kürzlich geführten Interview mit Courtney Nolan, einem Strategic Customer Success Manager bei Dropbox, haben wir erfahren, wie die Mitarbeitenden des Filehosting-Unternehmens ihr Dokumentenmanagementsystem entwickelt haben.

„Du solltest nicht darüber nachdenken müssen, was ‚a.1.xyz‘ bedeutet“, sagt Nolan und beschreibt die besten Praktiken für Dateinamenskonventionen. „Gib deinen Dateien einen logischeren Kontext. Wir stellen oft fest, dass sich die Leute eher an die Kunden erinnern oder an den Kontext, in dem die Präsentation stattfand. Das macht es einfacher, die Dinge wieder aufzuspüren und danach zu suchen.“

Bustle schlägt außerdem vor, einen Desktop-Hintergrund mit Grafiken herunterzuladen, die einem helfen, Dateien und Ordner zu organisieren.

Pflege gute Beziehungen zu Kolleg:innen

Wenn wir darüber nachdenken, wie wir uns organisieren können, denken wir oft an unsere Arbeitsbelastung und nicht an unsere Beziehungen. Dabei ist das Verständnis für den Beitrag, den unsere Kolleg:innen zu unseren Teams und Unternehmen leisten, von entscheidender Bedeutung für die Abstimmung am Arbeitsplatz.

Zu verstehen, wie Rollen und Teams zusammenpassen, ist ebenfalls wichtig, um so gut wie alles zu erreichen. Wenn du in einem organisatorischen Silo arbeitest, nimm dir etwas Zeit, um die Menschen um dich herum kennenzulernen und herauszufinden, wie sich ihre Arbeit auf deine auswirkt.

Strukturiert und organisiert arbeiten: Ein Leitfaden

Sieh dich in deiner Abteilung um und finde Folgendes heraus:

  • Namen der Personen und ihre Rollen im Unternehmen
  • Was deine Kolleg:innen Tag für Tag tun.
  • Die Zeitpläne deiner Kolleg:innen, damit du weißt, wann sie am meisten zu tun haben
  • Die Arbeitsstile deiner Kolleg:innen – wer leitet gerne Gruppeninitiativen und wer ist ein introvertierter Mensch, der Probleme lieber eigenständig angeht?
  • Ihre persönlichen Ziele in der Organisation

Vergiss nicht, diese Informationen auch über dich selbst zu teilen, damit auch deine Kolleg:innen wissen, wie sie am besten mit dir zusammenarbeiten können.

Weiterlesen: Die Wahl des richtigen Kommunikationsmittels und die effektivsten Kommunikationskanäle für den Aufbau von Beziehungen zu Kolleg:innen.

Schütze deine wertvollste Ressource: Zeit

Zeit ist wohl einer der schwierigsten Aspekte unserer Arbeitsbelastung. Selbst wenn wir Organisationsprofis sind, kann eine andere Person unseren Arbeitstag stören, indem sie eine Frist versäumt oder ein Meeting überzieht.

In der Harvard Business Review schreibt die Organisationsexpertin Elizabeth Grace Saunders: „Auch wenn du nicht immer bestimmen kannst, wie andere mit dir kommunizieren, so kannst du doch in vielen Fällen Erwartungen festlegen, wann du antwortest. So kannst du etwa eine arbeitsbezogene Textnachricht um 22 Uhr abends erhalten, diese aber am nächsten Morgen beantworten. Oder du kannst mit der Beantwortung von Nachrichten, die am Wochenende eingegangen sind, bis Montag warten.“

Kurz gesagt: Wenn du deine Zeit bei der Zusammenarbeit mit anderen einteilen willst, musst du dir Grenzen setzen. Lege deine Grenzen fest und teile sie deinen Kolleg:innen mit.

Strukturiert und organisiert arbeiten: Ein Leitfaden

Bei Slack blockieren viele von uns in ihren Kalendern die Zeit, in der wir ungestört arbeiten wollen, wenn wir vor einer Deadline stehen. Damit signalisieren wir unseren Kolleg:innen – und auch uns selbst – dass es Zeit ist, sich zu konzentrieren.

Was aber, wenn wir uns leicht ablenken lassen? Executive Coach Monique Valcour schlägt vor, das Problem an der Wurzel zu packen, indem du dich täglich selbst reflektierst, um herauszufinden, was an der eigenen derzeitigen Arbeitsbelastung nicht funktioniert.

Und wenn du dazu neigst, bei Recherchearbeiten in Rabbit Holes zu fallen, empfiehlt Sheena Iyengar, sich Grenzen für die Informationsbeschaffung zu setzen. Je nach Umfang des Projekts könnte das bedeuten, dass du dir zwei Stunden – und nur zwei Stunden – Zeit für die Recherche nimmt.

„Die Zeiten sind vorbei, in denen wir dachten: ‚Hey, lass mich doch einfach mal schauen, wie weit ich komme‘, denn nach zwei Stunden wirst du feststellen, dass du nichts geschafft hast“, sagt Iyengar.

Lernen, wie du strukturiert und organisiert arbeitest, bedeutet, auf dein Team zu achten

Wenn du dir jeden Tag etwas Zeit nimmst, um dich besser zu organisieren, ist das keine reine Fleißarbeit. Es geht darum, Systeme und Grenzen zu schaffen, die für dich funktionieren. Wenn du nach Möglichkeiten suchst, deine Produktivität zu steigern, signalisierst du deinen Kolleg:innen, dass du auch ihre Zeit und ihren Beitrag respektierst.

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