6 Tipps für erfolgreiche hybride Meetings

Optionen für die Remote-Arbeit wurden bereits 2019 populär, als eine gemeinsame Umfrage von Slack und GlobalWebIndex ergeben hat, dass 75 % der Wissensarbeitenden zumindest gelegentlich von Zuhause aus arbeiteten. Aber die Pandemie hat selbst die zögerlichsten Arbeitgeber dazu gezwungen, ihre Tätigkeiten ins Internet zu verlagern. Zur Überraschung vieler Menschen war dies ein Erfolg.

Bereits im Juni 2020 hat eine Umfrage von PwC ergeben, dass 89 % der Arbeitgeber planten, ihren Mitarbeitenden langfristig mindestens einen Tag pro Woche die Möglichkeit zu geben, im Home-Office zu arbeiten. Im Januar 2021 haben die meisten Arbeitgeber laut einer weiteren PwC-Umfrage aktiv in die Unterstützung hybrider Arbeitsumgebungen investiert, von der Einführung virtueller Tools für die Zusammenarbeit bis hin zur Neugestaltung der Büroflächen. Es ist also ganz klar, dass hybride Arbeitsumgebungen auf dem Vormarsch sind.

Aber was bedeutet das für Meetings? Wie kannst du produktive, inklusive Meetings abhalten, wenn einige Mitarbeitenden vor Ort sind und andere remote arbeiten? Im Folgenden findest du sechs Möglichkeiten, um mehr aus hybriden Meetings herauszuholen.

1. Lege eine Tagesordnung fest und versende sie

Hybride Meetings funktionieren am besten, wenn sie im Voraus geplant werden. Wenn sich nicht alle Teilnehmenden im selben Raum befinden, können die Gedanken leicht abschweifen. Lege im Voraus eine Tagesordnung fest und sende diese an alle Teilnehmenden. So wissen alle, was sie zu erwarten haben, und können sich konzentrieren, egal ob sie im Büro oder am anderen Ende der Welt sitzen.

2. Berücksichtige die Mitarbeitererfahrung

Wenn du Whiteboards, Flipcharts oder andere physische Hilfsmittel verwenden möchtest, nimm dir vor dem Meeting etwas Zeit, um dich einzuloggen und die Kameras zu überprüfen. Kannst du problemlos sehen, was du teilen möchtest? Oder wäre es besser, den Remote-Teammitgliedern digitale Versionen zu schicken? Vergiss nicht, dass sie sich möglicherweise über verschiedene Geräte einloggen, von Laptops mit großen externen Bildschirmen bis hin zu Smartphones.

3. Teste die Technik

Wie oft bist du schon pünktlich zu einem virtuellen Meeting erschienen, nur um dich die ersten 10 Minuten mit stummgeschalteten Lautsprechern und frustrierenden Zeitverzögerungen herumzuärgern? Teste dein Setup vor dem Meeting, um die Wahrscheinlichkeit von Aussetzern, Tonausfällen oder anderen technischen Problemen zu verringern.

4. Mache Remote-Mitarbeitende „lebensgroß”

Wenn alle im Home-Office sind, gehört es dazu, einander in winzigen Kästchen auf dem Bildschirm zu sehen. Wenn sich jedoch einige Personen im selben Raum befinden, kann es sein, dass Remote-Mitarbeitende in ihren Kästchen sehr klein angezeigt werden. Stelle einen oder zwei große externe Bildschirme im Raum auf. Wenn eine Person im Home-Office spricht, verschiebe sie auf den großen Bildschirm, sodass es sich anfühlt, als wäre sie mit euch im Raum.

5. Sorge für eine gute Gesprächsleitung

Remote-Teilnehmende können bei einem hybriden Meeting leicht übersehen werden. Hier kommt eine gute Gesprächsleitung ins Spiel. Diese Person sollte mit der Tagesordnung bestens vertraut sein, um das Gespräch agil zu halten, sollte sich aber in erster Linie darauf konzentrieren, dass alle Teilnehmenden die gleiche Redezeit bekommen. Stelle außerdem eventuell allen Remote-Teilnehmenden je eine Person im Raum zur Seite, an die sie sich bei Bedarf per Slack oder Chat wenden können. Diese Person kann vielleicht diskret eine Kamera drehen oder jemanden bitten, das Wort zu ergreifen.

6. Verwende eine anpassbare Plattform wie Slack

Nicht alle Meetings müssen in Echtzeit stattfinden. In Slack kannst du Channels für verschiedene Bedürfnisse anpassen, einschließlich asynchroner Meetings. Wenn der Plan keine persönliche Kommunikation erfordert, kannst du ein Zeitfenster für die Bürozeiten einrichten, in dem sich die Teilnehmenden einloggen und Feedback austauschen oder chatten können. Du kannst ganz einfach Dokumente oder kurze Videoclips teilen, Meinungen äußern und sogar Abstimmungen durchführen – und das alles ohne die Komplikationen eines hybriden Echtzeit-Meetings.

Auch wenn du ein Meeting in Echtzeit benötigst, kann Slack helfen. Veröffentliche den Zeitplan in einem entsprechenden Channel und bitte die Teilnehmenden, sich vor dem Termin einzubringen. Du kannst dann die Plattform nutzen, um alle für das Meeting erforderlichen Tools nahtlos zu integrieren, von Videokonferenz-Tools bis hin zu Tools zum Teilen von Dokumenten. So kannst du alle Teilnehmenden auf dem Laufenden halten, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden.

Alles auf einen Blick

Hybride Meetings bringen einige Herausforderungen mit sich. Von technischen Problemen bis hin dazu, dass sich die Remote-Teilnehmenden einbezogen fühlen, musst du auf Zack sein, um die Diskussion proaktiv in Gang zu halten. Aber wenn du unsere Tipps befolgst und eine Plattform für die Zusammenarbeit wie Slack nutzt, kann jedes hybride Meeting ein Erfolg werden.